Bekerja Lebih Baik Bersama: Pentingnya Sistem Kolaborasi Perusahaan

Copywriter Anda ada di San Diego, pengembang Anda di Miami, dan desainer grafis Anda ada di London. Pada akhir minggu, mereka harus berkolaborasi untuk menerbitkan halaman arahan pasca-klik. Bagaimana Anda mewujudkannya?

Teka-teki serupa dihadapi sebagian besar bisnis saat ini. Tanpa kantor pusat dan karyawan yang menjangkau zona waktu, menyelesaikan sesuatu sebagai tim bisa menjadi tugas yang mustahil. Itu sebabnya, semakin banyak bisnis beralih ke sistem kolaborasi perusahaan.

Apa itu sistem kolaborasi perusahaan?

Sistem kolaborasi perusahaan memungkinkan tim untuk bekerja sama dalam proyek yang biasanya membosankan atau tidak efisien, atau mengharuskan anggota berada di lokasi yang sama. Sistem kolaborasi dapat menyertakan alat yang memungkinkan konferensi video, atau berbagi dokumen, atau fitur lain apa pun yang memudahkan kelompok untuk bekerja bersama.

Contoh sistem kolaborasi perusahaan membuat tim lebih produktif

Tidak setiap bisnis memiliki kebutuhan kolaborasi yang sama. Beberapa memprioritaskan perangkat lunak manajemen tugas, sementara yang lain memerlukan solusi konferensi video untuk bekerja lebih baik bersama-sama. Berikut adalah beberapa sistem kolaborasi perusahaan paling populer yang digunakan tim untuk meningkatkan alur kerja dan produktivitas, beberapa di antaranya kami gunakan di Instapage. (Untuk kiat tentang cara menerapkan perangkat lunak kolaborasi baru untuk tim Anda, buka di sini.)

Kendur

Email lambat, dan kikuk, dan untuk komunikasi instan, itu tidak memotongnya. Itu sebabnya jutaan orang menggunakan Slack.

Kemungkinan Anda sudah familiar dengan alat ini bahkan jika Anda tidak menggunakannya. Dan jika tidak, kami sarankan Anda setidaknya mencobanya. Pada tingkat paling dasar, sistem kolaborasi ini memungkinkan dua anggota tim untuk saling mengirim pesan secara instan, tetapi juga dilengkapi dengan beberapa fitur lain yang membuat bentuk kolaborasi lain lebih mudah, seperti:

• Utas grup yang memungkinkan Anda menangani seluruh tim
• Pencarian mendalam ketika Anda perlu menemukan apa yang dikatakan bos Anda tentang tagline perusahaan baru seminggu yang lalu.
• Berbagi file drag-n-drop yang mudah sehingga Anda tidak perlu bolak-balik antara obrolan dan alat penyimpanan pihak ketiga.
• Integrasi untuk perangkat lunak kolaborasi lain seperti solusi konferensi video.

asana

Kapan halaman penjualan itu seharusnya diterbitkan? Kamis ini atau nanti? Sudahkah para desainer mulai mengerjakan gambar khusus yang kami inginkan?

Pertanyaan seperti ini sering muncul ketika Anda tidak memiliki platform manajemen tugas. Untuk menghindarinya, kami di Instapage menggunakan Asana.

Sistem kolaborasi ini memungkinkan Anda melakukan lebih dari sekadar menetapkan proyek. Itu membuat Anda tetap pada jadwal dengan umpan yang menampilkan status proyek yang diperbarui. Itu berarti Anda dapat mengetahui apakah desainer tersebut telah menyelesaikan gambar khusus yang Anda butuhkan untuk halaman penjualan, dan Anda juga dapat mengetahui apakah copywriter telah mulai menyusun argumen persuasif untuk itu.

Setiap langkah, tugas diperbarui karena terkait dengan anggota tim yang ditugaskan padanya, dan dari dasbor, Anda dapat dengan mudah menyeret ubin saat Anda menyelesaikan tolok ukur proyek utama. Itu membuat mencapai tenggat waktu lebih mudah dan mengalokasikan sumber daya lebih mudah bagi Anda, yang dapat menawarkan lebih banyak bantuan kepada desainer tunggal untuk menyusun gambar kustom tersebut jika dia tidak punya waktu untuk membuatnya pada hari Selasa.

Saat Anda terus mengetahui cara tim Anda bekerja secara individu dalam sebuah proyek, itu akan terlihat di produk akhir. Dan ketika proyek itu selesai, Anda dapat mengarsipkan tugas dan meninjaunya nanti untuk mengetahui proses dan alur kerja Anda yang paling produktif.

Solusi Kolaborasi Instapage

Kami tidak perlu memberi tahu Anda betapa sulitnya berkolaborasi di halaman arahan pasca-klik. Jika Anda bukan pelanggan Instapage, Anda tahu, dan jika ya, Anda mungkin pernah tahu. Untuk beralih dari versi satu dari wireframe ke versi dua, ke tiga, ke versi final wireframe, dan kemudian versi final dari wireframe (kita semua tahu final tidak pernah final), ada banyak birokrasi.

Jika Anda sudah menggunakan solusi Kolaborasi Instapage, maka Anda perlu sedikit penyegaran tentang seperti apa birokrasi itu. Ada tangkapan layar yang tercakup dalam teks merah yang diedarkan di sekitar kantor untuk umpan balik; dan semakin mereka diedarkan, semakin tertutup teks merah sampai Anda bahkan tidak dapat melihat tombol ajakan bertindak lagi.

Selain itu, ada rantai email yang memecahkan rekor jumlah balasan. Balasan mengatakan "Ini adalah umpan balik saya yang direvisi," dan "Saya pikir kita harus mengubah ajakan bertindak, tetapi Anda akan melihat komentar lengkap saya dalam teks merah di tangkapan layar." Dan pada saat Anda selesai mendapatkan hanya satu putaran umpan balik tim, Anda ingin mengubah alamat email Anda atau menutup laptop Anda dan membuangnya ke luar jendela seperti pelempar cakram Olimpiade yang mencari emas.

SOS Jika skenario itu terdengar agak terlalu familiar, Anda memerlukan Solusi Kolaborasi Instapage. Ini akan menghemat waktu, sakit kepala, dan biaya penggantian laptop lama Anda. Berikut caranya:

• Kerjakan SATU versi terbaru dari halaman arahan pasca-klik Anda dengan seluruh tim Anda secara real-time.
• Letakkan Hotspot di mana saja di halaman untuk mengomentari elemen apa pun.
• Lihat semua komentar Anda dari semua halaman Anda dalam umpan nyaman yang membuat menanggapi umpan balik dan menyelesaikan masalah desain tidak menyakitkan.
• Undang siapa pun untuk memberikan umpan balik dengan menekan tombol “Bagikan” di sudut kanan atas halaman.
• Kelola izin untuk semua kolaborator, termasuk komentar mana yang dapat mereka lihat dan tidak dapat dilihat (paling baik ketika klien Anda mengatakan "Mari kita ubah warna tombol kembali menjadi biru", dan desainer Anda mengatakan "Perubahan warna tombol keempat? Anda harus melakukannya bercanda saya")

Monosnap

Seringkali dengan tim jarak jauh, penting untuk mengomunikasikan berbagai hal dengan cepat dan spesifik. Anda dapat menulis email panjang yang merinci dengan tepat apa yang perlu diubah dan bagaimana caranya, atau Anda cukup mengambil screenshot dan menambahkan panah dan detail lain tentang apa yang mungkin perlu diubah. Monosnap adalah alat yang efektif untuk melakukan hal ini.

Di Instapage, kami menggunakannya untuk mengambil dan mengedit tangkapan layar untuk membagikan sesuatu yang mungkin relevan dengan proyek yang sedang kami kerjakan dengan cepat. Itu mungkin halaman hasil mesin pencari, metrik tertentu pada dasbor analitik, atau perubahan yang kami buat pada halaman web. Setelah Anda menangkap target Anda, Anda dapat menempelkan foto Anda di mana saja apa adanya — atau Anda dapat memotong, menyorot, menunjuk dengan panah dan menulis komentar dalam teks merah, lalu mengunggah gambar yang diedit ke server dan mengirim tautan ke foto sebagai teks.

Google Dokumen

Untuk kolaborasi yang efektif, sebagian besar tim pemasaran konten tidak memerlukan apa pun selain Google Documents. Sistem kolaborasi yang gratis dan mudah digunakan membuat proses penulisan dan pengeditan menjadi mudah bagi pengelola konten dan staf mereka.

Penulis akan menemukannya mirip dengan menggunakan Microsoft Word. Semua fungsi dasar yang tersedia yang memungkinkan pemformatan teks ada di sana, dan yang sangat berguna adalah drop-down yang memungkinkan penulis SEO dengan mudah memberi label pada subjudul mereka.

Tetapi fungsi yang sedikit lebih maju adalah yang membuat Google Documents hebat untuk kolaborasi. Fitur "komentar" memungkinkan editor menyorot frasa untuk memberikan umpan balik dengan mudah, dan satu mode izin tertentu, yang disebut "menyarankan", memudahkan anggota tim untuk menyarankan perubahan pada teks yang dapat ditinjau dan diterima atau ditolak oleh penulis di kemudian hari. menekan sebuah tombol.

kalender

Berikut adalah rantai email yang akan terlihat familier. Dari dia untuk Anda: "Hei, jam berapa sebaiknya Anda bertemu?"

Dari Anda kepadanya: “Saya hampir bebas sepanjang hari hari ini. Jadi bagaimana kalau sebelum makan siang?”

Dari dia untuk Anda: “Tidak bisa hari ini. kebanjiran. Bagaimana dengan besok?"

Dari Anda kepadanya: "Tidak, besok saya sedang mengerjakan tenggat waktu yang ketat, dan saya ada pertemuan dengan Ted di sore hari, dan dia benar-benar pembicara, jadi mungkin akan lama."

Dari dia untuk Anda: “Oof. Ted bisa terus dengung. Maaf, Anda harus berurusan dengan itu, tapi saya sudah memesan sisa minggu ini. ”

Kemudian, rantai email itu akan dilanjutkan minggu depan, dan itu akan diisi dengan banyak hal yang sama lagi. Jadi untuk melewati semua itu, banyak tim menggunakan Calendly.

Alat ini memungkinkan Anda mengatur waktu Anda tersedia dan hanya memotret jadwal untuk siapa pun yang Anda coba temui, yang kemudian dapat memilih waktu yang juga tersedia berdasarkan jadwal Anda.

Pergi rapat

Terkadang Anda membutuhkan sedikit waktu tatap muka. Bukan jenis ponsel Anda, tetapi jenis pertemuan dengan investor atau eksekutif untuk melaporkan nomor akuisisi pengguna terbaru. GoToMeeting cocok untuk 16 juta pengguna yang terlibat dalam interaksi jarak jauh seperti itu.

Sistem kolaborasi akan memungkinkan Anda dengan cepat dan mudah mengatur ruang khusus untuk rapat yang berbeda, mengundang peserta dari sejumlah lokasi berbeda, dan bahkan mulai merekam rapat Anda dengan sekali klik. Umpan definisi tinggi membuat keseluruhan pengalaman menjadi lebih pribadi, sementara alat menggambar dan fitur siaran layar memungkinkan Anda berbagi apa yang Anda lihat dengan akurasi yang tepat.

Bekerja lebih baik bersama dengan sistem kolaborasi perusahaan

Sistem kolaborasi perusahaan semakin populer karena bisnis menjadi jauh dan ingin mempertahankan alur kerja tim yang produktif. Dengan bantuan mereka, bertemu satu sama lain, saling bertanggung jawab, dan berbagi konten terpenting Anda untuk bekerja lebih baik bersama. Cari tahu seberapa cepat dan tanpa rasa sakit produksi halaman arahan pasca-klik dengan bantuan Solusi Kolaborasi Instapage. Daftar untuk demo Perusahaan hari ini.