Walka o termin jest prawdziwa. Wypróbuj te 5 wskazówek, jak nim zarządzać

Czy pamiętasz, kiedy zdałeś sobie sprawę, że termin content marketingowy był bardziej silną sugestią niż trudną randką?

Dorastałem w świecie dziennikarstwa, gdzie niedotrzymany termin sprawił, że dziesiątki ludzi czekało na wykonanie swojej pracy, aby ukończyć produkt i dostarczyć go do subskrybentów. Poważnie potraktowałem codzienny termin o godzinie 17:00. Moje zobowiązanie do terminów zaczęło się na studiach, kiedy dotrzymywałem terminów profesorów, nawet jeśli nawet nie zacząłem pisać do dnia przed terminem.

W mojej pierwszej pracy od 9 do 5 w content marketingu zdałem sobie sprawę, że terminy są rozmyte. Zwykle nikt nie czekał w skrzydłach, aż skończę. Od tego czasu inaczej zarządzam terminami – i przegapiłem je częściej niż kiedykolwiek jako reporter.

Czasami tęsknię za dniami sztywnych terminów. Przynajmniej wtedy nie mogłem męczyć się z moimi słowami ani czekać na uderzenie inspiracji.

Aby dowiedzieć się, jak lepiej ustalać i dotrzymywać terminów, zrobiłem małe rozeznanie i nauczyłem się kilku lekcji, które pomogą mi – a także Twojemu zespołowi ds. content marketingu.

1. Oprzyj się pokusie skrócenia terminu

Jeśli kusi Cię, aby rozwiązać problem związany ze stresem związanym z terminem realizacji przez zniesienie terminów, nie rób tego. Prawdopodobnie nie przyniesie to pożądanego efektu.

Narodowa Fundacja Nauki zniosła terminy składania wniosków o dotacje na rzecz procesu składania wniosków w dowolnym momencie. Jak donosi Science, NSF odnotował spadek wniosków o granty o 59% w czterech programach grantowych. W końcu wrócili do terminów składania wniosków.

Lekcja: Jeśli ludzie nie mają terminu, zadanie często nie zostaje wykonane.

2. Zarezerwuj czas na wykonanie ważnych (ale nie czasochłonnych) zadań

W marketingu niektóre zasoby treści są bardziej czasochłonne niż inne. Pomyśl o artykule na swój blog, który publikuje codziennie (pilne) w porównaniu z e-bookiem, aby wygenerować leady, które powinny kiedyś opublikować (ważne).

Badania opublikowane w Harvard Business Review pokazują, że ludzie skupiają się na tym, co należy zrobić, odkładając na później ważne, ale nie na czas zadania. (A czasami później nigdy nie nadchodzi).

Aby temu zaradzić, autorzy przetestowali proaktywny eksperyment czasowy (lub pro-czasowy). Podzielili pracowników u swojego pracodawcy – amerykańskiej firmy zajmującej się usługami marketingowymi i badaniem doświadczeń klientów – na grupę kontrolną i grupę pro-czasową. Powiedzieli grupie kontrolnej, aby dalej robiła to, co robiła. Powiedzieli drugiej grupie, aby zaplanowała w swoich kalendarzach powtarzające się 30-minutowe cotygodniowe sesje planowania. W tym czasie wymieniali najważniejsze i pilne zadania w pracy, a następnie codziennie planowali dwugodzinne bloki kalendarza, aby zająć się ważnymi, ale nie pilnymi zadaniami.

Sześć tygodni później grupa pro-czasowa poinformowała, że ​​mają o 12% większe szanse na osiągnięcie więcej, dotrzymanie krytycznych terminów i szybsze wykonanie ważnych zadań. Byli również o 14% bardziej wydajni w swoim czasie io 9% mniej przytłoczeni obciążeniem pracą.

Co najważniejsze, obie grupy w równym stopniu odpowiadały na prośby klientów. „Pro-czas nie przyszedł kosztem dobrej obsługi klienta” – napisali autorzy. A 84% grupy pro-czasowej poleciło organizacji stosowanie tej metody w całej firmie.

Lekcja: Daj ważnym zadaniom związanym z tworzeniem treści uwagę, na jaką zasługują, umieszczając je w swoim kalendarzu i pracując nad nimi każdego dnia.

3. Ustaw progresywne terminy lub odprawy

Ustalenie terminu i zaplanowanie czasu na wykonanie pracy nie wystarczy. Jak szczegółowo opisano w artykule BBC, psycholog społeczny przeprowadził eksperyment ze studentami Uniwersytetu w Tel Awiwie.

Uczniowie mieli do wykonania tysiące służebnych zadań komputerowych podzielonych na bloki w ciągu 90 minut. Połowa grupy otrzymywała ciągłe informacje zwrotne na temat swoich postępów, informując ich, ile jeszcze zostało do zrobienia. Druga grupa nie otrzymała takich aktualizacji.

Studenci, którzy wiedzieli, ile jeszcze mają do zrobienia, byli szybsi i dokładniejsi. Według badań zgłaszali również mniejsze zmęczenie i robili krótsze przerwy między blokami.

Czemu? Uczniowie, którzy odnieśli większe sukcesy, konsekwentnie wiedzieli, jak daleko jest do mety. Mieli lepszy obraz psychiczny i plan wykonania zadań. Pozostali uczniowie musieli zaoszczędzić trochę energii, ponieważ nigdy nie wiedzieli, kiedy skończą.

Lekcja: Nakreśl zadania niezbędne do ukończenia treści. Ustal terminy kamieni milowych lub regularne odprawy, aby upewnić się, że jesteś na dobrej drodze.

4. Nie idź sam

Twórcy treści nie są w stanie zrobić wszystkiego sami – menedżerowie odgrywają kluczową rolę w przewidywaniu dotrzymania terminu.

Psychologowie z MIT przeprowadzili eksperyment, aby zrozumieć wpływ narzuconych sobie terminów. Jak donosi „Psychological Science”, zatrudnili grupę studentów do korekty trzech fragmentów. Dali jedne tygodniowe terminy, innym ostateczny termin, a inny segment wybrał ich terminy. Studenci otrzymywali 10 centów za każdy wykryty błąd i karę w wysokości 1 dolara za każdy dzień spóźnienia.

Grupa z samookreślonymi terminami radziła sobie gorzej niż grupa z tygodniowymi terminami w znajdowaniu błędów, kończeniu w pobliżu terminów i zdobywaniu nagród. Jednak zarówno grupy samodzielnych, jak i tygodniowych terminów spisywały się lepiej niż te z jednym ostatecznym terminem. Naukowcy doszli do wniosku, że chociaż narzucane przez siebie terminy mogą być dobrą strategią łagodzenia prokrastynacji, „nie zawsze są tak skuteczne, jak niektóre zewnętrzne terminy w zwiększaniu wydajności zadań”.

Lekcja: Menedżerowie ds. marketingu treści muszą ustalać częste terminy, aby pomóc swojemu zespołowi w terminowym wykonaniu zadań związanych z tworzeniem treści.

5. Skonfiguruj proces dla rozszerzeń

Nie każdy twórca treści może dotrzymać każdego terminu. Życie interweniuje, pojawiają się dodatkowe obowiązki, a czasami tworzenie trwa dłużej niż oczekiwano. Jednak zbyt często twórcy dotrzymują tego terminu milczeniem lub oddają się niechlujnej pracy. Nie proszą o przedłużenie.

Czemu? Według „Journal of Experimental Social Psychology”, ludzie narażają na wysokie koszty osobiste prosząc o przedłużenie – obawiają się, co pomyśli superwizor i nie chcą wyglądać na niekompetentnych. Oczywiście to postrzeganie często nie jest rzeczywistością. Inne badania wykazały, że ludzie nie reagują negatywnie na prośby o terminy. I często formalne zasady dotyczące wniosków o przedłużenie mogą złagodzić obawy wnioskodawcy.

Lekcja: ustal procedurę prośby o przedłużenie terminu, aby twórcy z większym prawdopodobieństwem zrozumieli, że jest to dopuszczalna praktyka w zespole marketingu treści.

Terminy dotrzymane we właściwy sposób mogą działać dobrze

Ustalenie terminów realizacji całego content marketingu – pilnego i ważnego – to mądra strategia. Ale kluczem do długoterminowego sukcesu jest uświadomienie sobie, że jeden ostateczny termin nie wystarczy. Twórcy radzą sobie lepiej, gdy mają inny głos niż ich własny kontakt z nimi.

Zdjęcie na okładce: Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute