Der Deadline-Kampf ist real. Probieren Sie diese 5 Tipps aus, um es zu verwalten

Erinnerst du dich, als dir klar wurde, dass eine Content-Marketing-Frist eher ein starker Vorschlag als ein festes Datum war?

Ich bin in der Journalismuswelt aufgewachsen, wo eine verpasste Deadline Dutzende von Menschen darauf warten ließ, ihre Arbeit zu erledigen, um das Produkt fertigzustellen und es an die Abonnenten zu liefern. Ich nahm den täglichen Abgabeschluss der Zeitung um 17 Uhr ernst. Meine Verpflichtung zu Fristen begann im College, als ich die Fristen der Professoren einhielt, selbst wenn ich erst am Tag vor Fälligkeit mit dem Schreiben anfing.

In meinem ersten 9-to-5-Job im Content-Marketing stellte ich fest, dass die Fristen unscharf waren. Normalerweise wartete niemand in den Startlöchern, bis ich fertig war. Seitdem gehe ich anders mit Terminen um – und verpasse sie öfter als je zuvor als Reporter.

Ich sehne mich manchmal nach den Tagen unflexibler Fristen. Wenigstens konnte ich mich nicht über meine Worte quälen oder auf eine Eingebung warten.

Um herauszufinden, wie ich Fristen besser festlegen und einhalten kann, habe ich ein wenig recherchiert und einige Lektionen gelernt, die mir – und auch Ihrem Content-Marketing-Team – helfen werden.

1. Widerstehen Sie dem Drang, die Frist zu verstreichen

Wenn Sie versucht sind, ein Terminstressproblem durch die Abschaffung von Fristen zu lösen, tun Sie es nicht. Es wird wahrscheinlich nicht den gewünschten Effekt haben.

Die National Science Foundation hat die Fristen für Förderanträge zugunsten eines jederzeitigen Einreichungsverfahrens abgeschafft. Wie in Science berichtet, verzeichnete die NSF einen Rückgang der Förderanträge um 59 % in vier Förderprogrammen. Am Ende gingen sie zurück zu den Einreichungsfristen.

Lektion: Wenn Leute keine Frist haben, wird die Aufgabe oft nicht erledigt.

2. Nehmen Sie sich Zeit, um wichtige (aber nicht zeitkritische) Aufgaben zu erledigen

Im Marketing sind einige Content-Assets zeitkritischer als andere. Denken Sie an den Artikel für Ihren Blog, der täglich veröffentlicht wird (dringend), im Vergleich zum E-Book, um Leads zu generieren, die irgendwann veröffentlicht werden sollten (wichtig).

Eine im Harvard Business Review veröffentlichte Studie zeigt, dass sich Menschen auf das konzentrieren, was erledigt werden muss , und wichtige, aber nicht zeitgemäße Aufgaben für später beiseite schieben. (Und manchmal kommt später nie.)

Um dem abzuhelfen, testeten die Autoren ein proaktives Zeit- (oder Pro-Zeit-)Experiment. Sie teilten die Mitarbeiter ihres Arbeitgebers – eines in den USA ansässigen Marketingdienstleistungs- und Kundenerfahrungsforschungsunternehmens – in eine Kontrollgruppe und eine Pro-Zeit-Gruppe auf. Sie forderten die Kontrollgruppe auf, mit dem fortzufahren, was sie bisher getan hatten. Sie sagten der anderen Gruppe, sie sollten eine wiederkehrende 30-minütige wöchentliche Planungssitzung in ihren Kalendern einplanen. Während dieser Zeit listeten sie ihre wichtigsten und dringendsten Arbeitsaufgaben auf und planten dann jeden Tag zweistündige Kalenderblöcke pro Zeit, um ihre wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben zu erledigen.

Sechs Wochen später berichtete die Pro-Time-Gruppe, dass sie mit 12 % höherer Wahrscheinlichkeit mehr erreichen, kritische Fristen einhalten und wichtige Aufgaben schneller erledigen würden. Sie waren auch 14 % effektiver mit ihrer Zeit und 9 % weniger von der Arbeitsbelastung überwältigt.

Am wichtigsten war, dass beide Gruppen gleichermaßen auf Kundenanfragen reagierten. „Pro-Zeit ging nicht auf Kosten eines guten Kundenservice“, schreiben die Autoren. Und 84 % der Pro-Time-Gruppe empfahlen der Organisation, die Methode im gesamten Unternehmen einzusetzen.

Lektion: Geben Sie wichtigen Aufgaben zur Inhaltserstellung die Aufmerksamkeit, die sie verdienen, indem Sie sie in Ihren Kalender eintragen und jeden Tag daran arbeiten.

3. Legen Sie progressive Fristen oder Check-Ins fest

Es reicht nicht aus, eine Frist und Zeit für die Erledigung der Arbeit festzulegen. Wie in diesem BBC-Artikel ausführlich beschrieben, führte ein Sozialpsychologe ein Experiment mit Studenten der Universität Tel Aviv durch.

Die Studenten mussten Tausende von computergestützten einfachen Aufgaben erledigen, die in Blöcken über 90 Minuten verteilt waren. Die Hälfte der Gruppe erhielt ständig Feedback zu ihren Fortschritten und ließ sie wissen, wie viele sie noch zu tun hatten. Die andere Gruppe erhielt keine derartigen Updates.

Die Schüler, die wussten, wie viel sie noch zu tun hatten, waren schneller und genauer. Laut der Studie berichteten sie auch von weniger Müdigkeit und machten kürzere Pausen zwischen den Blöcken.

Wieso den? Die erfolgreicheren Schüler wussten durchweg, wie weit die Ziellinie entfernt war. Sie hatten ein besseres geistiges Bild und einen besseren Plan, um die Aufgaben zu erledigen. Die anderen Schüler mussten etwas von ihrer Energie sparen, weil sie nie wussten, wann sie fertig sein würden.

Lektion: Skizzieren Sie die Aufgaben, die zur Vervollständigung des Inhalts erforderlich sind. Legen Sie Fristen für Meilensteine ​​oder regelmäßige Überprüfungen fest, um sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben.

4. Gehen Sie nicht alleine vor

Ersteller von Inhalten können nicht alles alleine machen – Manager spielen eine entscheidende Rolle bei der Vorhersage des Erfolgs von Fristen.

MIT-Psychologen führten ein Experiment durch, um die Wirkung selbst auferlegter Fristen zu verstehen. Wie in Psychological Science berichtet, stellten sie eine Gruppe von Studenten ein, um drei Passagen Korrektur zu lesen. Sie gaben einigen wöchentlichen Fristen, anderen eine Endfrist und ließen ein anderes Segment ihre Fristen wählen. Die Schüler erhielten 10 Cent für jeden Fehler, den sie entdeckten, und 1 Dollar Strafe für jeden Tag, an dem sie zu spät kamen.

Die selbstbestimmte Deadline-Gruppe schnitt schlechter ab als die wöchentliche Deadline-Gruppe, wenn es darum ging, Fehler zu finden, knapp vor Deadlines fertig zu werden und Belohnungen zu verdienen. Allerdings schnitten sowohl die selbstbestimmten als auch die wöchentlichen Termingruppen besser ab als diejenigen mit einem einzigen Endtermin. Die Forscher kamen zu dem Schluss, dass selbst auferlegte Fristen zwar eine gute Strategie sein können, um das Aufschieben zu verringern, aber „nicht immer so effektiv sind wie einige externe Fristen, um die Aufgabenleistung zu steigern“.

Lektion: Content-Marketing-Manager müssen häufig Fristen setzen, damit ihr Team die Aufgaben zur Inhaltserstellung rechtzeitig erledigen kann.

5. Richten Sie einen Prozess für Erweiterungen ein

Nicht jeder Ersteller von Inhalten kann jede Frist einhalten. Das Leben greift ein, zusätzliche Verantwortlichkeiten kommen hinzu und manchmal dauert das Schaffen einfach länger als erwartet. Doch allzu oft erfüllen Schöpfer diese versäumte Frist mit Schweigen oder liefern schlampige Arbeit ab. Sie verlangen keine Verlängerung.

Wieso den? Laut dem Journal of Experimental Social Psychology verursachen Menschen hohe persönliche Kosten, wenn sie um eine Verlängerung bitten – sie sind besorgt darüber, was ein Vorgesetzter denken würde, und sie wollen nicht inkompetent erscheinen. Natürlich entspricht diese Wahrnehmung oft nicht der Realität. Andere Untersuchungen haben gezeigt, dass Menschen nicht negativ auf Fristanfragen reagieren. Und oft können formelle Verlängerungsanträge die Bedenken des Anforderers zerstreuen.

Lektion: Richten Sie einen Antragsprozess für Fristverlängerungen ein, damit die Ersteller eher verstehen, dass dies eine akzeptable Praxis in Ihrem Content-Marketing-Team ist.

Richtig gesetzte Fristen können gut funktionieren

Die Festlegung von Fälligkeitsterminen für Ihr gesamtes Content-Marketing – dringend und wichtig – ist eine kluge Strategie. Aber der Schlüssel zum langfristigen Erfolg liegt darin, zu erkennen, dass eine einzige Endfrist nicht ausreicht. Schöpfer tun es besser, wenn sie eine andere Stimme als ihre eigene haben, die sich bei ihnen meldet.

Titelbild von Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute