La lotta per la scadenza è reale. Prova questi 5 suggerimenti per gestirlo

Ricordi quando ti sei reso conto che una scadenza per il marketing dei contenuti era più simile a un suggerimento forte che a un appuntamento difficile?

Sono cresciuto nel mondo del giornalismo, dove una scadenza mancata teneva dozzine di persone in attesa di svolgere il proprio lavoro per finire il prodotto e farlo recapitare agli abbonati. Ho preso sul serio la scadenza giornaliera delle 17:00 del giornale. Il mio impegno per le scadenze è iniziato al college quando rispettavo le scadenze dei professori anche quando non ho nemmeno iniziato a scrivere fino al giorno prima della scadenza.

Nel mio primo lavoro dalle 9 alle 5 nel content marketing, mi sono reso conto che le scadenze erano vaghe. Di solito, nessuno aspettava dietro le quinte che finissi. Da allora, ho gestito le scadenze in modo diverso e le ho saltate più spesso di quanto non facessi come giornalista.

A volte desidero i giorni di scadenze inflessibili. Almeno allora, non potevo angosciarmi per le mie parole o aspettare che l'ispirazione mi colpisse.

Per capire come potrei impostare e rispettare meglio le scadenze, ho fatto una piccola ricerca e ho imparato alcune lezioni che aiuteranno me e anche il tuo team di marketing dei contenuti.

1. Resistere alla tentazione di far cadere la scadenza

Se sei tentato di risolvere un problema di stress da scadenza abolendo le scadenze, non farlo. Probabilmente non avrà l'effetto desiderato.

La National Science Foundation ha abolito i termini per le proposte di sovvenzione a favore di un processo di presentazione in qualsiasi momento. Come riportato in Science, l'NSF ha visto le proposte di sovvenzione diminuire del 59% in quattro programmi di sovvenzione. Alla fine, sono tornati alle scadenze di presentazione.

Lezione: se le persone non hanno una scadenza, il compito spesso non viene svolto.

2. Riserva del tempo per completare compiti importanti (ma non sensibili al fattore tempo).

Nel marketing, alcune risorse di contenuto sono più sensibili al fattore tempo rispetto ad altre. Pensa all'articolo per il tuo blog che pubblica quotidianamente (urgente) rispetto all'e-book per generare lead che dovrebbero pubblicare prima o poi (importante).

Una ricerca pubblicata su Harvard Business Review rileva che le persone si concentrano su ciò che deve essere fatto, mettendo da parte compiti importanti ma non tempestivi per dopo. (E a volte, dopo non arriva mai.)

Per rimediare a ciò, gli autori hanno testato un esperimento proattivo a tempo (o pro-tempo). Hanno diviso i dipendenti del loro datore di lavoro - una società di servizi di marketing e ricerca sull'esperienza del cliente con sede negli Stati Uniti - in un gruppo di controllo e un gruppo pro-time. Dissero al gruppo di controllo di continuare a fare quello che stavano facendo. Hanno detto all'altro gruppo di programmare una sessione di pianificazione settimanale ricorrente di 30 minuti sui loro calendari. Durante quel periodo, hanno elencato le loro attività di lavoro più importanti e urgenti, quindi hanno programmato blocchi di calendario pro-time di due ore ogni giorno per affrontare le loro attività importanti ma non urgenti.

Sei settimane dopo, il gruppo pro-time ha riferito di avere il 12% in più di probabilità di ottenere di più, rispettare scadenze critiche e svolgere compiti importanti più rapidamente. Sono stati anche il 14% più efficaci con il loro tempo e il 9% in meno sopraffatti dal carico di lavoro.

Ancora più importante, entrambi i gruppi hanno risposto allo stesso modo alle richieste dei clienti. "Il tempo pro non è venuto a scapito di un buon servizio clienti", hanno scritto gli autori. E l'84% del gruppo pro-time ha raccomandato all'organizzazione di utilizzare il metodo in tutta l'azienda.

Lezione: dai alle attività di creazione di contenuti importanti l'attenzione che meritano inserendole nel tuo calendario e lavorandoci ogni giorno.

3. Fissare scadenze o check-in progressivi

Stabilire una scadenza e programmare il tempo per fare il lavoro non è sufficiente. Come dettagliato in questo articolo della BBC, uno psicologo sociale ha condotto un esperimento con gli studenti dell'Università di Tel Aviv.

Gli studenti hanno dovuto completare migliaia di compiti umili basati su computer suddivisi in blocchi nell'arco di 90 minuti. La metà del gruppo ha ricevuto un feedback costante sui propri progressi, facendo loro sapere quanti altri avevano ancora da fare. L'altro gruppo non ha ricevuto tali aggiornamenti.

Gli studenti che sapevano quanto più dovevano fare erano più veloci e più precisi. Secondo la ricerca, hanno anche riportato meno affaticamento e fatto pause più brevi tra i blocchi.

Come mai? Gli studenti di maggior successo sapevano costantemente quanto fosse lontano il traguardo. Avevano un quadro mentale migliore e pianificavano di completare i compiti. Gli altri studenti hanno dovuto risparmiare un po' delle loro energie perché non sapevano mai quando avrebbero finito.

Lezione: delineare le attività necessarie per completare il contenuto. Stabilisci scadenze cardine o check-in regolari per assicurarti di rimanere in pista.

4. Non andare da solo

I creatori di contenuti non possono fare tutto da soli: i manager svolgono un ruolo fondamentale nel prevedere il successo delle scadenze.

Gli psicologi del MIT hanno condotto un esperimento per comprendere l'effetto delle scadenze autoimposte. Come riportato in Psychological Science, hanno assunto un gruppo di studenti per correggere tre passaggi. Hanno dato alcune scadenze settimanali, altre una scadenza finale e hanno lasciato che un altro segmento scegliesse le loro scadenze. Gli studenti hanno ricevuto 10 centesimi per ogni errore rilevato e una penale di $ 1 per ogni giorno di ritardo.

Il gruppo delle scadenze autodeterminate ha fatto peggio del gruppo delle scadenze settimanali nel trovare errori, finire vicino alle scadenze e guadagnare premi. Tuttavia, sia il gruppo autodeterminato che quello settimanale hanno ottenuto risultati migliori rispetto a quelli con un'unica scadenza finale. I ricercatori hanno concluso che mentre le scadenze autoimposte possono essere una buona strategia per mitigare la procrastinazione, "non sono sempre efficaci come alcune scadenze esterne nel migliorare le prestazioni delle attività".

Lezione: i responsabili del marketing dei contenuti devono fissare scadenze frequenti per aiutare il proprio team a completare le attività di creazione dei contenuti in tempo.

5. Imposta un processo per le estensioni

Non tutti i creatori di contenuti possono rispettare tutte le scadenze. La vita interviene, vengono aggiunte ulteriori responsabilità e talvolta la creazione richiede più tempo del previsto. Eppure, troppo spesso, i creatori rispettano la scadenza mancata con il silenzio o consegnano un lavoro sciatto. Non chiedono proroga.

Come mai? Le persone pongono un alto costo personale nel chiedere una proroga: sono preoccupate per ciò che penserebbe un supervisore e non vogliono apparire incompetenti, secondo il Journal of Experimental Social Psychology. Naturalmente, quella percezione spesso non è la realtà. Altre ricerche hanno dimostrato che le persone non rispondono negativamente alle richieste di scadenza. E spesso, le politiche formali di richiesta di estensione possono mitigare le preoccupazioni del richiedente.

Lezione: stabilisci un processo di richiesta di estensione della scadenza, in modo che i creatori capiscano più facilmente che si tratta di una pratica accettabile nel tuo team di marketing dei contenuti.

Le scadenze fatte bene possono funzionare bene

Stabilire date di scadenza per tutto il tuo content marketing – urgente e importante – è una strategia intelligente. Ma la chiave del successo a lungo termine è rendersi conto che un'unica scadenza finale non è sufficiente. I creatori fanno meglio quando hanno una voce diversa dalla propria che si confronta con loro.

Immagine di copertina di Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute