La lutte contre les délais est réelle. Essayez ces 5 conseils pour le gérer

Vous souvenez-vous quand vous avez réalisé qu'une date limite de marketing de contenu ressemblait plus à une suggestion forte qu'à une date difficile ?

J'ai grandi dans le monde du journalisme, où un délai non respecté a obligé des dizaines de personnes à attendre pour faire leur travail pour terminer le produit et le faire livrer aux abonnés. J'ai pris au sérieux l'échéance quotidienne de 17 heures du journal. Mon engagement envers les délais a commencé à l'université lorsque je respectais les délais des professeurs même si je n'avais même pas commencé à écrire avant la veille de l'échéance.

Lors de mon premier emploi de 9 à 5 dans le marketing de contenu, j'ai réalisé que les délais étaient flous. Habituellement, personne n'attendait dans les coulisses que je finisse. Depuis lors, j'ai géré les échéances différemment – ​​et je les ai ratées plus souvent que je ne l'ai jamais fait en tant que journaliste.

Je regrette parfois l'époque des délais inflexibles. Au moins à ce moment-là, je ne pouvais pas me tourmenter à cause de mes mots ou attendre que l'inspiration me frappe.

Pour comprendre comment je pourrais mieux fixer et respecter les délais, j'ai fait quelques recherches et appris quelques leçons qui m'aideront, ainsi que votre équipe de marketing de contenu.

1. Résistez à l'envie d'abandonner le délai

Si vous êtes tenté de résoudre un problème de stress lié aux délais en supprimant les délais, ne le faites pas. Cela n'aura probablement pas l'effet escompté.

La National Science Foundation a aboli les délais pour les propositions de subventions en faveur d'un processus de soumission à tout moment. Comme indiqué dans Science, la NSF a vu les propositions de subventions diminuer de 59 % dans quatre programmes de subventions. En fin de compte, ils sont revenus aux délais de soumission.

Leçon : Si les gens n'ont pas de date limite, la tâche n'est souvent pas effectuée.

2. Réservez du temps pour accomplir des tâches importantes (mais non urgentes)

En marketing, certains actifs de contenu sont plus sensibles au facteur temps que d'autres. Pensez à l'article pour votre blog qui publie quotidiennement (urgent) par rapport au livre électronique pour générer des prospects qui devraient publier parfois (important).

Une étude publiée dans Harvard Business Review révèle que les gens se concentrent sur ce qui doit être fait, repoussant les tâches importantes mais non opportunes pour plus tard. (Et parfois, plus tard ne vient jamais.)

Pour remédier à cela, les auteurs ont testé une expérience de temps proactif (ou pro-temps). Ils ont divisé les employés de leur employeur – une société américaine de services marketing et de recherche sur l'expérience client – ​​en un groupe de contrôle et un groupe pro-time. Ils ont dit au groupe témoin de continuer à faire ce qu'ils avaient fait. Ils ont dit à l'autre groupe de programmer une session de planification hebdomadaire récurrente de 30 minutes sur leurs calendriers. Pendant ce temps, ils ont répertorié leurs tâches de travail les plus importantes et les plus urgentes, puis ont programmé des blocs de calendrier pro-time de deux heures chaque jour pour s'acquitter de leurs tâches importantes mais non urgentes.

Six semaines plus tard, le groupe pro-time a déclaré qu'il était 12 % plus susceptible d'accomplir plus, de respecter des délais critiques et d'accomplir des tâches importantes plus rapidement. Ils étaient également 14 % plus efficaces de leur temps et 9 % moins débordés par la charge de travail.

Plus important encore, les deux groupes étaient tout aussi sensibles aux demandes des clients. "Pro-time ne s'est pas fait au détriment d'un bon service client", ont écrit les auteurs. Et 84% du groupe pro-time a recommandé à l'organisation d'utiliser la méthode dans toute l'entreprise.

Leçon : accordez aux tâches importantes de création de contenu l'attention qu'elles méritent en les inscrivant à votre calendrier et en y travaillant tous les jours.

3. Fixez des délais ou des enregistrements progressifs

Établir un délai et prévoir du temps pour faire le travail ne suffit pas. Comme détaillé dans cet article de la BBC, un psychologue social a mené une expérience avec des étudiants de l'Université de Tel Aviv.

Les étudiants devaient accomplir des milliers de tâches subalternes sur ordinateur séparées en blocs de plus de 90 minutes. La moitié du groupe a reçu des commentaires constants sur leurs progrès, leur faisant savoir combien il leur restait à faire. L'autre groupe n'a reçu aucune mise à jour de ce type.

Les élèves qui savaient ce qu'il leur restait à faire étaient plus rapides et plus précis. Selon la recherche, ils ont également signalé moins de fatigue et pris des pauses plus courtes entre les blocs.

Pourquoi? Les élèves les plus performants savaient systématiquement à quelle distance se trouvait la ligne d'arrivée. Ils avaient une meilleure image mentale et planifiaient d'accomplir les tâches. Les autres élèves ont dû économiser une partie de leur énergie car ils ne savaient jamais quand ils auraient fini.

Leçon : Décrivez les tâches nécessaires pour terminer le contenu. Établissez des échéances ou des vérifications régulières pour vous assurer de rester sur la bonne voie.

4. Ne faites pas cavalier seul

Les créateurs de contenu ne peuvent pas tout faire par eux-mêmes ; les gestionnaires jouent un rôle essentiel dans la prévision du succès des délais.

Les psychologues du MIT ont mené une expérience pour comprendre l'effet des délais auto-imposés. Comme indiqué dans Psychological Science, ils ont embauché un groupe d'étudiants pour relire trois passages. Ils ont donné à certains délais hebdomadaires, à d'autres un délai définitif et ont laissé un autre segment choisir ses délais. Les étudiants ont reçu 10 cents pour chaque erreur détectée et une pénalité de 1 $ pour chaque jour de retard.

Le groupe des échéances autodéterminées a fait moins bien que le groupe des échéances hebdomadaires pour trouver des erreurs, terminer près des échéances et gagner des récompenses. Cependant, les groupes à échéance autodéterminée et hebdomadaire ont obtenu de meilleurs résultats que ceux avec une seule échéance finale. Les chercheurs ont conclu que si les délais auto-imposés peuvent être une bonne stratégie pour atténuer la procrastination, ils ne sont "pas toujours aussi efficaces que certains délais externes pour améliorer la performance des tâches".

Leçon : Les responsables du marketing de contenu doivent fixer des délais fréquents pour aider leur équipe à terminer les tâches de création de contenu à temps.

5. Mettre en place un processus pour les extensions

Tous les créateurs de contenu ne peuvent pas respecter toutes les échéances. La vie intervient, des responsabilités supplémentaires s'ajoutent et parfois la création prend juste plus de temps que prévu. Pourtant, trop souvent, les créateurs respectent ce délai manqué par le silence ou rendent un travail bâclé. Ils ne demandent pas de prolongation.

Pourquoi? Selon le Journal of Experimental Social Psychology, les gens accordent un coût personnel élevé à la demande d'une prolongation - ils s'inquiètent de ce que penserait un superviseur et ne veulent pas paraître incompétents. Bien sûr, cette perception n'est souvent pas la réalité. D'autres recherches ont montré que les gens ne répondent pas négativement aux demandes de délai. Et souvent, les politiques formelles de demande d'extension peuvent atténuer les préoccupations du demandeur.

Leçon : Établissez un processus de demande de prolongation de délai, afin que les créateurs soient plus susceptibles de comprendre qu'il s'agit d'une pratique acceptable au sein de votre équipe de marketing de contenu.

Les délais bien faits peuvent bien fonctionner

Établir des dates d'échéance pour tout votre marketing de contenu - urgent et important - est une stratégie intelligente. Mais la clé du succès à long terme est de réaliser qu'une seule échéance finale ne suffit pas. Les créateurs réussissent mieux lorsqu'ils ont une voix autre que la leur.

Image de couverture par Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute