A luta pelo prazo é real. Experimente estas 5 dicas para gerenciá-lo

Você se lembra quando percebeu que um prazo de marketing de conteúdo era mais uma sugestão forte do que uma data difícil?

Eu cresci no mundo do jornalismo, onde um prazo perdido mantinha dezenas de pessoas esperando para fazer seu trabalho para terminar o produto e entregá-lo aos assinantes. Levei a sério o prazo diário das 17h do jornal. Meu compromisso com os prazos começou na faculdade, quando eu cumpria os prazos dos professores, mesmo quando só começava a escrever um dia antes do prazo.

No meu primeiro trabalho das 9 às 5 em marketing de conteúdo, percebi que os prazos eram imprecisos. Normalmente, ninguém estava esperando nos bastidores para eu terminar. Desde então, gerenciei prazos de forma diferente – e os perdi com mais frequência do que nunca como repórter.

Às vezes, anseio pelos dias de prazos inflexíveis. Pelo menos então, eu não poderia agonizar com minhas palavras ou esperar que a inspiração surgisse.

Para descobrir como eu poderia definir e cumprir prazos melhor, fiz uma pequena pesquisa e aprendi algumas lições que vão me ajudar – e sua equipe de marketing de conteúdo também.

1. Resista à tentação de perder o prazo

Se você está tentado a resolver um problema de estresse de prazo abolindo prazos, não o faça. Provavelmente não terá o efeito desejado.

A National Science Foundation aboliu os prazos para propostas de concessão em favor de um processo de submissão a qualquer momento. Conforme relatado na Science, a NSF viu as propostas de concessão diminuirem 59% em quatro programas de concessão. No final, eles voltaram aos prazos de entrega.

Lição: Se as pessoas não têm um prazo, a tarefa muitas vezes não é feita.

2. Reserve um tempo para concluir tarefas importantes (mas não urgentes)

No marketing, alguns ativos de conteúdo são mais sensíveis ao tempo do que outros. Pense no artigo para o seu blog que publica diariamente (urgente) versus o e-book para gerar leads que devem publicar em algum momento (importante).

Pesquisa publicada na Harvard Business Review mostra que as pessoas se concentram no que deve ser feito, deixando de lado tarefas importantes, mas não oportunas, para mais tarde. (E às vezes, mais tarde nunca chega.)

Para remediar isso, os autores testaram um experimento de tempo proativo (ou pró-tempo). Eles dividiram os funcionários de seu empregador – uma empresa de serviços de marketing e pesquisa de experiência do cliente com sede nos EUA – em um grupo de controle e um grupo pró-tempo. Eles disseram ao grupo de controle para continuar fazendo o que vinham fazendo. Eles disseram ao outro grupo para agendar uma sessão de planejamento semanal recorrente de 30 minutos em seus calendários. Durante esse período, eles listaram suas tarefas de trabalho mais importantes e urgentes e, em seguida, agendaram blocos de calendário pró-tempo de duas horas todos os dias para resolver suas tarefas importantes, mas não urgentes.

Seis semanas depois, o grupo pró-tempo relatou que eles eram 12% mais propensos a realizar mais, cumprir prazos críticos e realizar tarefas importantes mais rapidamente. Eles também foram 14% mais eficazes com seu tempo e 9% menos sobrecarregados pela carga de trabalho.

Mais importante ainda, ambos os grupos responderam igualmente às solicitações dos clientes. “Pro-time não veio à custa de um bom atendimento ao cliente”, escreveram os autores. E 84% do grupo pró-tempo recomendou que a organização utilizasse o método em toda a empresa.

Lição: Dê às tarefas importantes de criação de conteúdo a atenção que elas merecem, colocando-as em seu calendário e trabalhando nelas todos os dias.

3. Defina prazos ou check-ins progressivos

Estabelecer um prazo e agendar o tempo para fazer o trabalho não é suficiente. Conforme detalhado neste artigo da BBC, um psicólogo social realizou um experimento com estudantes da Universidade de Tel Aviv.

Os alunos tiveram que completar milhares de tarefas domésticas baseadas em computador separadas em blocos ao longo de 90 minutos. Metade do grupo recebeu feedback constante sobre seu progresso, informando quantos mais faltavam fazer. O outro grupo não recebeu essas atualizações.

Os alunos que sabiam quanto mais precisavam fazer eram mais rápidos e precisos. De acordo com a pesquisa, eles também relataram menos fadiga e fizeram intervalos mais curtos entre os blocos.

Por quê? Os alunos mais bem-sucedidos sabiam consistentemente o quão longe a linha de chegada estava. Eles tinham uma imagem mental melhor e planejavam completar as tarefas. Os outros alunos tiveram que economizar um pouco de sua energia porque nunca sabiam quando terminariam.

Lição: Descreva as tarefas necessárias para concluir o conteúdo. Estabeleça prazos ou check-ins regulares para garantir que você permaneça no caminho certo.

4. Não vá sozinho

Os criadores de conteúdo não podem fazer tudo sozinhos – os gerentes desempenham um papel fundamental na previsão do sucesso do prazo.

Psicólogos do MIT realizaram um experimento para entender o efeito dos prazos auto-impostos. Conforme relatado em Psychological Science, eles contrataram um grupo de alunos para revisar três passagens. Eles deram alguns prazos semanais, outros um prazo final e deixaram outro segmento escolher seus prazos. Os alunos recebiam 10 centavos por cada erro detectado e uma multa de US$ 1 por cada dia de atraso.

O grupo de prazo autodeterminado se saiu pior do que o grupo de prazo semanal em encontrar erros, terminar perto dos prazos e ganhar recompensas. No entanto, tanto o grupo de prazo autodeterminado quanto o de prazo semanal se saíram melhor do que aqueles com um único prazo final. Os pesquisadores concluíram que, embora prazos autoimpostos possam ser uma boa estratégia para mitigar a procrastinação, eles “nem sempre são tão eficazes quanto alguns prazos externos para aumentar o desempenho das tarefas”.

Lição: Os gerentes de marketing de conteúdo devem definir prazos frequentes para ajudar sua equipe a concluir as tarefas de criação de conteúdo no prazo.

5. Configure um processo para extensões

Nem todo criador de conteúdo pode cumprir todos os prazos. A vida intervém, responsabilidades adicionais são adicionadas e, às vezes, a criação demora mais do que o esperado. No entanto, com muita frequência, os criadores cumprem o prazo perdido com silêncio ou entregam um trabalho desleixado. Eles não pedem uma extensão.

Por quê? As pessoas colocam um alto custo pessoal em pedir uma extensão – elas estão preocupadas com o que um supervisor pensaria e não querem parecer incompetentes, de acordo com o Journal of Experimental Social Psychology. Claro, essa percepção muitas vezes não é a realidade. Outra pesquisa mostrou que as pessoas não respondem negativamente a solicitações de prazos. E, muitas vezes, as políticas formais de solicitação de extensão podem atenuar as preocupações do solicitante.

Lição: estabeleça um processo de solicitação de extensão de prazo para que os criadores de conteúdo entendam que é uma prática aceitável em sua equipe de marketing de conteúdo.

Prazos bem feitos podem funcionar bem

Estabelecer prazos para todo o seu marketing de conteúdo – urgente e importante – é uma estratégia inteligente. Mas a chave para o sucesso a longo prazo é perceber que um único prazo final não é suficiente. Os criadores de conteúdo se saem melhor quando têm uma voz que não seja sua própria conversa com eles.

Imagem da capa por Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute