La lucha por la fecha límite es real. Pruebe estos 5 consejos para administrarlo

¿Recuerdas cuando te diste cuenta de que una fecha límite de marketing de contenido era más una sugerencia fuerte que una fecha difícil?

Crecí en el mundo del periodismo, donde una fecha límite incumplida mantuvo a docenas de personas esperando para hacer su trabajo para terminar el producto y entregarlo a los suscriptores. Me tomé en serio la fecha límite diaria de las 5:00 p. m. del periódico. Mi compromiso con los plazos comenzó en la universidad cuando cumplía con los plazos de los profesores, incluso cuando ni siquiera comencé a escribir hasta el día anterior a la fecha límite.

En mi primer trabajo de 9 a 5 en marketing de contenidos, me di cuenta de que los plazos eran confusos. Por lo general, nadie estaba esperando entre bastidores a que terminara. Desde entonces, he manejado los plazos de manera diferente, y los he perdido con más frecuencia que nunca como reportero.

A veces anhelo los días de plazos inflexibles. Al menos entonces, no podía angustiarme por mis palabras o esperar a que me llegara la inspiración.

Para descubrir cómo podría establecer y cumplir mejor los plazos, investigué un poco y aprendí algunas lecciones que me ayudarán a mí y a su equipo de marketing de contenido también.

1. Resista la tentación de abandonar la fecha límite

Si tiene la tentación de resolver un problema de estrés por plazos aboliendo los plazos, no lo haga. Probablemente no tendrá el efecto deseado.

La Fundación Nacional de Ciencias abolió los plazos para las propuestas de subvenciones a favor de un proceso de presentación en cualquier momento. Como se informó en Science, la NSF vio disminuir las propuestas de subvenciones en un 59 % en cuatro programas de subvenciones. Al final, volvieron a los plazos de presentación.

Lección: si las personas no tienen una fecha límite, a menudo la tarea no se realiza.

2. Reserve tiempo para completar tareas importantes (pero no urgentes)

En marketing, algunos activos de contenido son más sensibles al tiempo que otros. Piensa en el artículo para tu blog que se publica a diario (urgente) versus el e-book para generar leads que deberían publicar en algún momento (importante).

La investigación publicada en Harvard Business Review encuentra que las personas se enfocan en lo que se debe hacer, dejando de lado las tareas importantes pero no oportunas para más adelante. (Y a veces, el más tarde nunca llega).

Para remediarlo, los autores probaron un experimento de tiempo proactivo (o pro-tiempo). Dividieron a los empleados de su empleador, una empresa de servicios de marketing e investigación de la experiencia del cliente con sede en EE. UU., en un grupo de control y un grupo pro-tiempo. Le dijeron al grupo de control que siguieran haciendo lo que habían estado haciendo. Le dijeron al otro grupo que programara una sesión de planificación semanal recurrente de 30 minutos en sus calendarios. Durante ese tiempo, enumeraron sus tareas de trabajo más importantes y urgentes, luego programaron bloques de calendario de dos horas pro-tiempo todos los días para abordar sus tareas importantes pero no urgentes.

Seis semanas después, el grupo pro-tiempo informó que tenían un 12 % más de probabilidades de lograr más, cumplir con los plazos críticos y realizar las tareas importantes con mayor rapidez. También fueron un 14 % más efectivos con su tiempo y un 9 % menos abrumados por la carga de trabajo.

Lo que es más importante, ambos grupos respondieron por igual a las solicitudes de los clientes. “Pro-time no vino a costa de un buen servicio al cliente”, escribieron los autores. Y el 84% del grupo pro-tiempo recomendó que la organización use el método en toda la empresa.

Lección: Preste a las tareas importantes de creación de contenido la atención que merecen colocándolas en su calendario y trabajando en ellas todos los días.

3. Establece plazos progresivos o check-ins

Establecer una fecha límite y programar el tiempo para hacer el trabajo no es suficiente. Como se detalla en este artículo de la BBC, un psicólogo social realizó un experimento con estudiantes de la Universidad de Tel Aviv.

Los estudiantes tuvieron que completar miles de tareas menores basadas en computadora separadas en bloques durante 90 minutos. La mitad del grupo recibió comentarios constantes sobre su progreso, haciéndoles saber cuántos más les quedaban por hacer. El otro grupo no recibió tales actualizaciones.

Los estudiantes que sabían cuánto más tenían que hacer eran más rápidos y precisos. Según la investigación, también reportaron menos fatiga y tomaron descansos más cortos entre los bloques.

¿Por qué? Los estudiantes más exitosos siempre sabían cuánto más lejos estaba la línea de meta. Tenían una mejor imagen mental y un plan para completar las tareas. Los otros estudiantes tuvieron que ahorrar algo de su energía porque nunca sabían cuándo terminarían.

Lección: Resuma las tareas necesarias para completar el contenido. Establezca plazos de hitos o controles regulares para asegurarse de mantenerse al día.

4. No lo hagas solo

Los creadores de contenido no pueden hacerlo todo solos: los gerentes juegan un papel fundamental en la predicción del éxito de la fecha límite.

Los psicólogos del MIT realizaron un experimento para comprender el efecto de los plazos autoimpuestos. Como se informó en Psychological Science, contrataron a un grupo de estudiantes para corregir tres pasajes. A algunos les dieron plazos semanales, a otros un plazo final y dejaron que otro segmento eligiera sus plazos. Los estudiantes recibieron 10 centavos por cada error que detectaron y una multa de $1 por cada día de retraso.

El grupo con fecha límite autodeterminada tuvo peor desempeño que el grupo con fecha límite semanal en encontrar errores, terminar cerca de las fechas límite y obtener recompensas. Sin embargo, tanto los grupos con plazos semanales como los autodeterminados obtuvieron mejores resultados que los que tenían un único plazo final. Los investigadores concluyeron que, si bien los plazos autoimpuestos pueden ser una buena estrategia para mitigar la procrastinación, "no siempre son tan efectivos como algunos plazos externos para impulsar el desempeño de las tareas".

Lección: los gerentes de marketing de contenido deben establecer plazos frecuentes para ayudar a su equipo a completar las tareas de creación de contenido a tiempo.

5. Configure un proceso para extensiones

No todos los creadores de contenido pueden cumplir con todos los plazos. La vida interviene, se agregan responsabilidades adicionales y, a veces, crear toma más tiempo de lo esperado. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los creadores cumplen con el plazo incumplido en silencio o entregan un trabajo descuidado. No piden prórroga.

¿Por qué? Las personas asignan un alto costo personal al solicitar una extensión: les preocupa lo que pensaría un supervisor y no quieren parecer incompetentes, según el Journal of Experimental Social Psychology. Por supuesto, esa percepción a menudo no es la realidad. Otra investigación ha demostrado que las personas no responden negativamente a las solicitudes de fecha límite. Y, a menudo, las políticas formales de solicitud de extensión pueden mitigar las preocupaciones del solicitante.

Lección: establezca un proceso de solicitud de extensión de fecha límite, de modo que sea más probable que los creadores entiendan que es una práctica aceptable en su equipo de marketing de contenido.

Los plazos bien hechos pueden funcionar bien

Establecer fechas de vencimiento para todo su contenido de marketing, urgente e importante, es una estrategia inteligente. Pero la clave para el éxito a largo plazo es darse cuenta de que una única fecha límite final no es suficiente. A los creadores les va mejor cuando tienen una voz que no sea la suya propia para comunicarse con ellos.

Imagen de portada de Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute