Jak sporządzić plan doskonalenia procesu

Zarządzanie projektem składa się z procesów. Menedżerowie projektów i ich zespoły polegają na tych procesach, aby zapewnić płynne działanie projektu. Ale co z tymi procesami? Czy są wykute w kamieniu, czy można je ulepszyć?

Zbyt często polega się na procesach tak, jakby były w jakiś sposób doskonałe i nie można ich dotknąć. Takie myślenie szybko zepchnie projekt z toru i prawdopodobnie spowoduje jego niepowodzenie.

W zarządzaniu projektami nie ma miejsca na samozadowolenie. Ciągła analiza procesów to najlepszy sposób na pomyślne zakończenie. Poprawa procesów odbywa się za pomocą techniki zwanej doskonaleniem procesów. Wdrażanie tego, czego nauczysz się poprzez doskonalenie procesów, odbywa się poprzez stworzenie planu doskonalenia procesu.

Co to jest plan doskonalenia procesu?

Mówiąc najprościej, plan doskonalenia procesów to dokument określający, jak ulepszyć procesy po ich zidentyfikowaniu i przeanalizowaniu. Krótko mówiąc, jak możesz być lepszy w tym, co robisz.

Plan doskonalenia procesu jest częścią większego, ogólnego planu projektu. Wskazuje zespołowi projektowemu, jak analizować procesy projektowe i wskazuje, gdzie jest miejsce na wymierne ulepszenia. Zwykle jest to proces iteracyjny, który zachodzi przez cały cykl życia projektu.

Celem planu doskonalenia procesu jest znalezienie słabych ogniw w łańcuchu procesów lub wąskich gardeł, które utrudniają pracę, a następnie znalezienie sposobów naprawienia tych nieefektywności. Dzięki temu procesy są realizowane szybciej, wydajniej i z wyższą jakością rezultatów.

Plan doskonalenia procesów pomoże również zredukować zmarnowane wysiłki i sprawić, że zespoły będą pracowały bardziej produktywnie. Pomaga zmniejszyć wszelkie tarcia występujące w procesach i zapewnia, że ​​procesy spełniają standardy zgodności z przepisami, gdy jest to wymagane.

Zbuduj plan doskonalenia procesu w 7 krokach

Wykonywanie pracy polegającej na identyfikowaniu słabych punktów w procesie i nie robienie z tym żadnych działań przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. Może się wydawać, że wysiłek związany z tworzeniem i wdrażaniem planu nie jest wart inwestycji.

Ale jeśli uważasz, że w twoim procesie są wady i nie reagujesz, aby je poprawić, narażasz się na większy problem. Dlatego zawsze w twoim interesie jest reagowanie na problem i praca nad jego rozwiązaniem. Aby to zrobić, potrzebny jest plan. Plan doskonalenia procesu można podzielić na te siedem kroków.

1. Mapa

Pierwszym krokiem jest uzyskanie pełnego przeglądu procesu, który wymaga usprawnień. Weź ten proces i podziel go na mapę. Możesz skorzystać z bezpłatnej struktury podziału pracy z ProjectManagera, aby dokładnie odwzorować każdy etap procesu. Pomoże ci to zorientować się, gdzie znajdują się słabe strony.

2. Analizuj

Teraz, gdy masz już zaplanowany proces, o którym mowa, a każdy krok jest wyraźnie nakreślony, musisz przeanalizować proces, aby zobaczyć, gdzie mogą leżeć problemy. Przyjrzyj się uważnie każdemu z kroków i zobacz, gdzie wystąpił problem, taki jak opóźnienia, nadmierna alokacja zasobów, zbyt dużo wydanych pieniędzy, bezczynni członkowie zespołu i tak dalej.

Po znalezieniu tych problemów, prześledź problem do jego źródła, aby rozwiązać jego przyczynę i jak go uniknąć w przyszłości. Możesz użyć narzędzi, takich jak metoda analizy przyczyn źródłowych, które pomogą Ci w prowadzeniu.

3. Przeprojektowanie

Po odkryciu przyczyny problemu nadszedł czas na przeprojektowanie procesu, aby go ulepszyć i uniknąć problemu przy następnym użyciu. W tym momencie będziesz chciał zaangażować cały zespół projektowy.

W końcu to oni mają najbardziej intymną wiedzę na temat procesu i praktyczne z nim doświadczenie. Upewnią się, że żadne kamienie nie zostały odwrócone, a wszystko zostało udokumentowane w trakcie procesu. Są nieocenionym źródłem doskonalenia procesów i należy ich słuchać.

Poznaj ich pomysły na przeprojektowanie procesu i przeprowadź z nimi burzę mózgów, aby uzyskać więcej rozwiązań. Następnie przeanalizuj wszystkie oferowane rozwiązania i dowiedz się, które z nich jest najlepsze i najprawdopodobniej usprawni proces. Teraz będziesz chciał pomyśleć o harmonogramie i wszelkich ryzykach związanych z przeprojektowaniem.

4. Przypisz

Zidentyfikowałeś problem i masz rozwiązanie, teraz musisz zacząć nad nim pracować. Oznacza to przydzielanie zasobów. Osoby, do których zmierzają, to członkowie zespołu, na których ten proces i jego zmiana ma wpływ. Jednak może być konieczne wyjście poza tę sferę do innych osób w organizacji z wymaganymi zestawami umiejętności.

Po zebraniu zespołu przekaż mu szczegółowe instrukcje, jak przeprojektować proces i dlaczego jest to ważne. Możesz użyć mapy utworzonej wcześniej w planie, aby pomóc w tym kroku.

5. Wdrożenie

W tym miejscu wdrażany jest plan doskonalenia procesu, co oznacza tworzenie szczegółowej listy zadań i zadań. Ta część procesu przebiega tak, jak przy tworzeniu dowolnego planu projektu, dzieląc produkty na zadania i przypisując każdemu członkowi zespołu te zadania. Pomocne może być oprogramowanie do planowania projektów.

Będziesz chciał utworzyć harmonogram z osią czasu i dodać zadania, czas ich trwania i wszelkie zależności.

6. Komunikacja

Im lepsza komunikacja, tym lepszy projekt. Dlatego poświęć czas na przekazanie swojego planu zespołowi i upewnij się, że w pełni rozumieją swoją rolę. Słuchaj, bądź otwarty na opinie i upewnij się, że zespół rozumie, że będzie na bieżąco informowany przez cały proces. To tworzy wpisowe i pomaga im przyjąć nowy proces.

7. Monitoruj

Gdy zespół realizuje projekt, ważne jest, aby śledzić jego postępy. Monitorowanie to nie mikrozarządzanie. Zapewnia okno do projektu i pozwala na wszelkie poprawki, aby utrzymać go w ruchu zgodnie z planem.

Ponadto, gdy usprawnienie zostanie wdrożone w procesie, musisz monitorować zespół, aby upewnić się, że go przestrzega. Gdy pojawiają się problemy, proces zaczyna się od nowa.

ProjectManager zarządza planami doskonalenia procesów

Plan doskonalenia procesu nie różni się od jakiegokolwiek innego planu projektu. Wymaga planowania, harmonogramowania, przydzielania zespołów i śledzenia ich postępów. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które potrafi to wszystko i wiele więcej.

Zarządzaj zadaniami i buduj harmonogramy

Gdy już masz proces, który wymaga poprawy i masz plan oraz zespół gotowy do wykonania tego planu, ProjectManager przychodzi z elementami sterującymi, których potrzebujesz, aby plan działał płynnie. Najpierw możesz wgrać swoją listę zadań do oprogramowania i stworzyć projekt.

Po określeniu czasu trwania zadań pojawiają się one na osi czasu wykresu Gantta. Teraz możesz połączyć zadania zależne, aby uniknąć wąskich gardeł. Jeśli są zmiany, ProjectManager ułatwia edycję harmonogramu. Po prostu przeciągnij i upuść daty rozpoczęcia i zakończenia zadania.

Członkowie zespołu mogą zarządzać swoją pracą i współpracować

Członków zespołu można przypisywać z widoku projektu wykresu Gantta, ale mają również możliwość zarządzania swoimi zadaniami za pomocą listy zadań, kalendarza lub widoku Kanban. Każde zadanie może mieć szczegółowe wskazówki od kierownika projektu, a nawet dokumenty i obrazy dołączone w razie potrzeby.

Członkowie zespołu mogą następnie współpracować na poziomie zadań, komentować, dodawać pliki, a nawet zapraszać innych członków zespołu, oznaczając ich tagami. Następnie otrzymują powiadomienie e-mailem i mogą dołączyć do rozmowy. Ponieważ ProjectManager jest oparty na chmurze, zdalne zespoły mogą współpracować gdziekolwiek się znajdują i o każdej porze.

Śledź postępy na bieżąco

Menedżerowie projektów mogą używać pulpitu nawigacyjnego do monitorowania sześciu różnych metryk projektu w widoku wysokiego poziomu, a wszystko to w czasie rzeczywistym. Aby uzyskać bardziej szczegółowy widok, ProjectManager oferuje raporty za pomocą jednego kliknięcia, które można filtrować, aby pokazać dokładnie takie informacje, jakie chcesz. Raporty świetnie nadają się do śledzenia projektu i raportowania do interesariuszy, dzięki czemu zawsze są w pętli.

ProjectManager daje Ci narzędzia potrzebne do usprawnienia dowolnego procesu. ProjectManager oferuje funkcje, takie jak wykresy Gantta i tablice kanban, od przygotowania planu doskonalenia procesu po wykonanie tego planu i monitorowanie jego postępów, a wszystko to po to, aby wspierać współpracę i produktywność w zespole. Wykorzystaj ProjectManager do swojego następnego planu doskonalenia procesów, korzystając z naszej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.