如何制定流程改進計劃

項目管理由流程組成。 項目經理及其團隊依靠這些流程來確保項目順利運行。 但是那些過程呢？ 它們是一成不變的還是可以改進的？

很多時候，流程被依賴，就好像它們在某種程度上是完美的，無法觸及。 這種思維方式會很快使項目偏離軌道並可能導致項目失敗。

自滿在項目管理中沒有立足之地。 不斷分析您的流程是取得成功的最佳方式。 您如何改進流程是通過一種稱為流程改進的技術。 通過創建流程改進計劃來實施您通過流程改進所學到的知識。

什麼是過程改進計劃？

簡而言之，流程改進計劃是一份文件，概述了在識別和分析流程後如何改進流程。 簡而言之，就是你如何才能做得更好。

過程改進計劃是更大的整體項目計劃的一部分。 它指導項目團隊如何分析項目過程，並概述了哪些地方有可衡量的改進空間。 它往往是一個貫穿項目生命週期的迭代過程。

流程改進計劃的重點是找到流程鏈中的薄弱環節或阻礙工作的瓶頸，然後找出糾正這些低效率的方法。 這會導致流程更快、更高效、交付質量更高。

流程改進計劃也將有助於減少浪費的努力並讓團隊更高效地工作。 它有助於減少流程中存在的任何摩擦，並確保流程在需要時符合法規遵從標準。

通過 7 個步驟構建流程改進計劃

只做識別流程中的弱點的工作而不做任何事情會適得其反。 可能會覺得創建和實施計劃的努力不值得投資。

但是，如果您認為您的流程中存在缺陷並且您沒有做出響應以改進它們，那麼您正在為一個更大的問題做好準備。 因此，響應問題並努力解決問題始終符合您的利益。 要做到這一點，需要一個計劃。 過程改進計劃可以分解為這七個步驟。

1. 地圖

第一步是全面了解需要改進的流程。 把這個過程分解成一張地圖。 您可以使用 ProjectManager 中的免費工作分解結構來徹底映射流程的每個步驟。 這將幫助您了解流程中的弱點。

2. 分析

現在您已經制定了相關流程並清楚地描述了每個步驟，您需要分析流程以查看問題可能存在的位置。 仔細查看每個步驟，看看哪裡出了問題，比如延誤、資源過度分配、花費過多、團隊成員閒置等等。

找到這些問題點後，將問題追溯到其根源，以解決其原因以及將來如何避免它。 您可以使用根本原因分析方法等工具來幫助指導您。

3.重新設計

一旦發現問題的原因，就該重新設計流程以改進它並在下次使用時避免該問題。 此時，您需要引入整個項目團隊。

畢竟，他們是對流程和實踐經驗最深入的人。 他們將確保不遺餘力，並在此過程中記錄所有內容。 它們是流程改進的寶貴資源，應該被傾聽。

獲取他們關於如何重新設計流程的想法，並與他們一起集思廣益以尋求更多解決方案。 然後分析所有提供的解決方案，找出哪一個是最好的並且最有可能改進流程。 現在您需要考慮時間表以及重新設計中可能存在的任何風險。

4.分配

您已經確定了問題並有了解決方案，現在您需要著手解決。 這意味著分配你的資源。 首選人員將是受此過程及其變化影響的團隊成員。 但是，您可能需要在該領域之外與組織中具有所需技能的其他人接觸。

組建團隊後，請向他們提供有關如何重新設計流程及其重要性的詳細說明。 您可以使用您之前在計劃中創建的地圖來幫助完成此步驟。

5. 實施

這是流程改進計劃付諸實施的地方，這意味著創建詳細的任務列表和分配。 這部分過程就像您創建任何項目計劃一樣，將可交付成果分解為任務並為每個團隊成員分配這些任務。 項目規劃軟件可以提供幫助。

您需要創建一個帶有時間線的計劃並添加任務、它們的持續時間和任何依賴項。

6. 溝通

你的溝通越好，項目就越好。 因此，請花時間將您的計劃傳達給團隊，並確保他們完全理解他們的職責。 傾聽，對反饋持開放態度，並確保團隊明白他們將在整個過程中保持循環。 這創造了支持並幫助他們接受新流程。

7. 監控

團隊執行項目後，跟踪他們的進度很重要。 監控不是微觀管理。 它為項目提供了一個窗口，並允許進行任何調整以使其按計劃進行。

此外，一旦改進實施到流程中，您必須監控團隊以確保他們遵循它。 隨著問題的出現​​，該過程再次開始。

ProjectManager 管理流程改進計劃

過程改進計劃與任何其他項目計劃沒有什麼不同。 它需要計劃、調度、分配團隊並跟踪他們的進度。 ProjectManager 是一個基於雲的項目管理軟件，可以完成所有這些以及更多工作。

管理任務和構建時間表

一旦您有一個需要改進的流程並有一個計劃和團隊準備好執行該計劃，ProjectManager 就會提供您需要的控制，以保持計劃順利運行。 首先，您可以將您的任務列表上傳到軟件中並創建一個項目。

一旦為任務指定了持續時間，它們就會顯示在甘特圖時間軸上。 現在您可以鏈接相關任務以防止出現瓶頸。 如果有更改，ProjectManager 可以輕鬆編輯計劃。 只需拖放任務開始和結束日期。

團隊成員可以管理他們的工作和協作

可以從甘特圖項目視圖分配團隊成員，但他們也可以選擇使用任務列表、日曆或看板視圖來管理他們的任務。 每個任務都可以有項目經理的詳細指導，甚至可以根據需要附加文檔和圖像。

然後，團隊成員可以在任務級別進行協作、評論、添加文件，甚至通過標記其他團隊成員來引入他們。 然後他們會收到電子郵件通知，並可以加入對話。 由於 ProjectManager 是基於雲的，遠程團隊可以隨時隨地進行協作。

跟踪進度

項目經理可以使用儀表板在高級視圖中實時監控六個不同的項目指標。 對於更詳細的視圖，ProjectManager 具有一鍵式報告，可以過濾這些報告以準確顯示您想要的信息。 報告非常適合跟踪項目並向利益相關者報告，因此它們始終處於循環中。

ProjectManager 為您提供改進任何流程所需的工具。 從制定流程改進計劃到執行該計劃並監控其進度，ProjectManager 具有甘特圖和看板等功能，所有這些都旨在促進團隊協作和生產力。 立即利用我們的 30 天免費試用，將 ProjectManager 用於您的下一個流程改進計劃。