プロセス改善計画の立て方

プロジェクト管理はプロセスで構成されています。 プロジェクト マネージャーとそのチームは、プロジェクトを円滑に進めるためにこれらのプロセスに依存しています。 しかし、それらのプロセスはどうですか？ それらは石で彫られていますか、それとも改善できますか?

あまりにも多くの場合、プロセスはあたかも完璧であり、触れることができないかのように依存されています。 そのような考え方は、プロジェクトをすぐに軌道から外し、失敗に導く可能性があります。

プロジェクト管理において、自己満足は許されません。 プロセスを常に分析することは、成功を収めるための最良の方法です。 プロセスを改善する方法は、プロセス改善と呼ばれる手法です。 プロセス改善を通じて学んだことを実装するには、プロセス改善計画を作成します。

プロセス改善計画とは?

簡単に言えば、プロセス改善計画とは、プロセスを特定して分析した後、プロセスを改善する方法を概説した文書です。 一言で言えば、どうすれば自分の仕事が上達できるかということです。

プロセス改善計画は、より大きな全体的なプロジェクト計画の一部です。 これは、プロジェクト プロセスを分析する方法についてプロジェクト チームを導き、測定可能な改善の余地がある場所を概説します。 これは、プロジェクトのライフ サイクル全体で発生する反復プロセスになる傾向があります。

プロセス改善計画のポイントは、作業を妨げているプロセス チェーンの弱点やボトルネックを見つけて、それらの非効率性を是正する方法を見つけることです。 これにより、プロセスがより迅速かつ効率的に完了し、成果物の品質が向上します。

プロセス改善計画は、無駄な作業を減らし、チームの生産性を維持するのにも役立ちます。 プロセスに存在する摩擦を軽減し、必要に応じてプロセスが規制コンプライアンス基準を確実に満たすようにします。

7 つのステップでプロセス改善計画を作成する

プロセスの弱点を特定する作業を行い、それについて何もしないのは逆効果です。 計画を作成して実行する努力は、投資する価値がないと感じるかもしれません。

しかし、自分のプロセスに欠陥があると信じていて、それを改善するための対応をしないと、将来、より大きな問題に直面することになります。 したがって、問題に対応し、解決に向けて努力することは、常にあなたの利益になります。 そのためには計画が必要です。 プロセス改善計画は、次の 7 つのステップに分けることができます。

1.地図

最初のステップは、改善が必要なプロセスの全体像を把握することです。 そのプロセスをマップに分解します。 ProjectManager の無料の作業分解構造を使用して、プロセスのすべてのステップを完全にマッピングできます。 これにより、プロセスのどこに弱点があるかがわかります。

2.分析する

問題のプロセスが計画され、すべてのステップが明確に描写されたので、プロセスを分析して問題がどこにあるのかを確認する必要があります。 各ステップをよく見て、遅延、リソースの過剰割り当て、多額の費用、アイドル状態のチーム メンバーなど、どこに問題があったかを確認します。

これらの問題箇所を見つけたら、その原因に対処し、今後それを回避する方法を見つけるために、問題をその原因までさかのぼります。 根本原因の分析方法などのツールを使用して、ガイドとして役立てることができます。

3. 再設計

問題の原因が明らかになったら、プロセスを再設計して改善し、次に使用するときに問題を回避します。 この時点で、プロジェクト チーム全体を参加させる必要があります。

結局のところ、彼らはプロセスに関する最も深い知識と実践的な経験を持っている人たちです。 彼らは、裏返されていない石がなく、その過程ですべてが文書化されていることを確認します. 彼らはプロセス改善のための貴重なリソースであり、耳を傾けるべきです。

プロセスを再設計する方法についてアイデアを得て、より多くの解決策についてブレインストーミングを行います。 次に、提供されたすべてのソリューションを分析し、どれが最適で、プロセスを改善する可能性が最も高いかを判断します。 ここで、スケジュールと、再設計に内在する可能性のあるリスクについて検討する必要があります。

4.割り当て

問題を特定し、解決策を見つけたので、次はそれに取り組む必要があります。 つまり、リソースを割り当てるということです。 頼りになるのは、このプロセスとその変更によって影響を受けるチーム メンバーです。 ただし、その範囲を超えて、必要なスキル セットを持つ組織内の他の人々に手を差し伸べる必要がある場合があります。

チームを編成したら、プロセスを再設計する方法とその重要性について詳細な指示を与えます。 計画の前半で作成したマップを使用して、このステップを支援できます。

5.実装

ここで、プロセス改善計画が実行に移されます。つまり、詳細なタスク リストと割り当てが作成されます。 プロセスのこの部分は、プロジェクト計画を作成する場合と同様に、成果物をタスクに分解し、各チーム メンバーにそれらのタスクを割り当てます。 プロジェクト計画ソフトウェアが役立ちます。

タイムラインを使用してスケジュールを作成し、タスク、その期間、および依存関係を追加する必要があります。

6. コミュニケーション

コミュニケーションが改善されれば、プロジェクトは改善されます。 したがって、時間をかけて計画をチームに伝え、チームが自分の役割を完全に理解していることを確認してください。 耳を傾け、フィードバックにオープンになり、プロセス全体を通してチームが最新情報を把握していることをチームが理解していることを確認してください。 これにより賛同が生まれ、新しいプロセスを受け入れることができます。

7. モニター

チームがプロジェクトを実行したら、進捗状況を追跡することが重要です。 モニタリングはマイクロマネジメントではありません。 プロジェクトへのウィンドウを提供し、調整を行ってスケジュールどおりに動かし続けることができます。

また、改善がプロセスに実装されたら、チームがそれに従っていることを確認するために、チームを監視する必要があります。 問題が発生すると、プロセスが再び開始されます。

ProjectManager はプロセス改善計画を管理します

プロセス改善計画は、他のプロジェクト計画と何ら変わりはありません。 計画、スケジューリング、チームの割り当て、進捗状況の追跡が必要です。 ProjectManager は、これらすべてを実行できるクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。

タスクの管理とタイムラインの作成

改善が必要なプロセスがあり、その計画を実行するための計画とチームの準備ができたら、ProjectManager は、計画を円滑に実行し続けるために必要なコントロールを提供します。 まず、タスク リストをソフトウェアにアップロードして、プロジェクトを作成します。

タスクに期間が指定されると、ガント チャートのタイムラインに表示されます。 これで、依存タスクをリンクしてボトルネックを回避できます。 変更がある場合、ProjectManager を使用すると、スケジュールを簡単に編集できます。 タスクの開始日と終了日をドラッグ アンド ドロップするだけです。

チーム メンバーは自分の作業を管理し、共同作業を行うことができます

チーム メンバーは、ガント チャート プロジェクト ビューから割り当てることができますが、タスク リスト、カレンダー、またはかんばんビューを使用してタスクを管理するオプションもあります。 各タスクには、プロジェクト マネージャーからの詳細な指示があり、必要に応じてドキュメントや画像を添付することもできます。

その後、チーム メンバーはタスク レベルで共同作業を行い、コメントを付けたり、ファイルを追加したり、他のチーム メンバーにタグを付けて参加させることさえできます。 その後、電子メールで通知され、会話に参加できます。 ProjectManager はクラウドベースであるため、リモート チームはいつでも、どこにいても共同作業を行うことができます。

進行状況を随時追跡

プロジェクト マネージャーは、ダッシュボードを使用して、6 つの異なるプロジェクト メトリックをすべてリアルタイムで高レベル ビューで監視できます。 より詳細なビューを得るために、ProjectManager にはワンクリック レポートがあり、必要な情報だけを表示するようにフィルタリングできます。 レポートは、プロジェクトを追跡し、関係者に報告するのに最適であるため、関係者は常に最新情報を把握できます。

ProjectManager は、あらゆるプロセスを改善するために必要なツールを提供します。 プロセス改善計画の作成からその計画の実行、進捗状況の監視まで、ProjectManager にはガント チャートやかんばんボードなどの機能があり、すべてチームのコラボレーションと生産性を促進するために作られています。 今すぐ 30 日間の無料試用版を利用して、次のプロセス改善計画に ProjectManager を使用してください。