Come fare un piano di miglioramento del processo

La gestione del progetto è composta da processi. I project manager e i loro team dipendono da tali processi per garantire che un progetto funzioni senza intoppi. Ma che dire di questi processi? Sono cesellati nella pietra o si possono migliorare?

Troppo spesso si fa affidamento sui processi come se fossero in qualche modo perfetti e non possono essere toccati. Questo tipo di pensiero è ciò che manderà rapidamente fuori strada un progetto e probabilmente lo farà fallire.

L'autocompiacimento non ha posto nella gestione dei progetti. Analizzare costantemente i tuoi processi è il modo migliore per raggiungere un traguardo positivo. Il modo in cui migliori i processi è attraverso una tecnica chiamata miglioramento dei processi. L'implementazione di ciò che si apprende attraverso il miglioramento dei processi viene eseguita creando un piano di miglioramento dei processi.

Che cos'è un piano di miglioramento del processo?

In poche parole, un piano di miglioramento dei processi è un documento che delinea come migliorare i processi dopo averli identificati e analizzati. In poche parole è come puoi migliorare in quello che fai.

Il piano di miglioramento del processo fa parte di un piano di progetto globale più ampio. Guida il team di progetto su come analizzare i processi del progetto e delinea dove c'è spazio per miglioramenti misurabili. Tende ad essere un processo iterativo che si verifica durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Lo scopo di un piano di miglioramento del processo è trovare gli anelli deboli nella catena del processo o i colli di bottiglia che ostacolano il lavoro, e quindi trovare i modi per correggere tali inefficienze. Ciò porta a completare i processi più velocemente, in modo più efficiente e con una maggiore qualità dei risultati finali.

Un piano di miglioramento del processo aiuterà anche a ridurre gli sforzi sprecati e a far lavorare i team in modo più produttivo. Aiuta a ridurre qualsiasi attrito esistente nei processi e garantisce che i processi soddisfino gli standard di conformità alle normative quando richiesto.

Costruisci un piano di miglioramento del processo in 7 passaggi

Fare il lavoro di identificazione dei punti deboli in un processo e non fare nulla al riguardo è controproducente. Potrebbe sembrare che lo sforzo di creare e implementare un piano non valga l'investimento.

Ma se ritieni che ci siano dei difetti nel tuo processo e non rispondi per migliorarli, ti stai preparando per un problema più grande su tutta la linea. Pertanto, è sempre nel tuo interesse rispondere al problema e lavorare per risolverlo. Per fare questo è necessario un piano. Il piano di miglioramento del processo può essere suddiviso in questi sette passaggi.

1. Mappa

Il primo passo è ottenere una panoramica completa del processo che necessita di miglioramenti. Prendi quel processo e scomponilo in una mappa. Puoi utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro gratuita di ProjectManager per mappare accuratamente ogni fase del processo. Questo ti aiuterà a farti un'idea di dove sono i punti deboli nel processo.

2. Analizza

Ora che il processo in questione è stato mappato e ogni passaggio chiaramente delineato, è necessario analizzare il processo per vedere dove potrebbero risiedere i problemi. Osserva attentamente ciascuno dei passaggi e osserva dove si è verificato un problema, ad esempio ritardi, allocazione eccessiva di risorse, troppi soldi spesi, membri del team inattivi e così via.

Una volta individuati i punti problematici, risalire al problema alla sua origine per affrontarne la causa e come evitarlo in futuro. Puoi utilizzare strumenti, come il metodo di analisi della causa principale, come guida.

3. Riprogettazione

Una volta scoperta la causa del problema, è il momento di riprogettare il processo per migliorarlo ed evitare il problema al prossimo utilizzo. A questo punto, vorrai coinvolgere l'intero team di progetto.

Dopotutto, sono quelli che hanno la conoscenza più intima del processo e l'esperienza pratica con esso. Si assicureranno che non ci siano pietre lasciate non girate e che tutto sia stato documentato nel processo. Sono una risorsa inestimabile per il miglioramento dei processi e dovrebbero essere ascoltati.

Ottieni le loro idee su come riprogettare il processo e confrontati con loro per ulteriori soluzioni. Quindi analizza tutte le soluzioni offerte e scopri qual è la migliore e la più probabile per migliorare il processo. Ora vorrai pensare al programma e a tutti i rischi che potrebbero essere inerenti alla riprogettazione.

4. Assegna

Hai identificato il problema e hai una soluzione, ora devi lavorarci sopra. Ciò significa assegnare le tue risorse. Le persone di riferimento sarebbero i membri del team che sono interessati da questo processo e dal suo cambiamento. Tuttavia, potrebbe essere necessario raggiungere al di fuori di tale sfera altre persone nell'organizzazione con le competenze richieste.

Dopo aver assemblato una squadra, fornisci loro istruzioni dettagliate su come riprogettare il processo e perché è importante. Puoi utilizzare la mappa che hai creato in precedenza nel piano per aiutare con questo passaggio.

5. Attuazione

È qui che viene messo in atto il piano di miglioramento del processo, il che significa creare un elenco dettagliato delle attività e degli incarichi. Questa parte del processo è proprio come creeresti qualsiasi piano di progetto, suddividendo i risultati finali in attività e assegnando a ciascun membro del team tali attività. Un software di pianificazione del progetto può aiutare.

Ti consigliamo di creare una pianificazione con una sequenza temporale e aggiungere attività, la loro durata ed eventuali dipendenze.

6. Comunicazione

Migliore è la tua comunicazione, migliore è il progetto. Pertanto, prenditi il ​​​​tempo necessario per comunicare il tuo piano al team e assicurati che comprendano appieno la loro parte. Ascolta, sii aperto al feedback e assicurati che il team capisca che sarà tenuto al corrente durante l'intero processo. Questo crea adesione e li aiuta ad abbracciare il nuovo processo.

7. Monitorare

Una volta che il team sta eseguendo il progetto, è importante monitorare i propri progressi. Il monitoraggio non è microgestione. Fornisce una finestra sul progetto e consente eventuali modifiche per mantenerlo in movimento come programmato.

Inoltre, una volta che il miglioramento è stato implementato nel processo, devi monitorare il team per assicurarti che lo stia seguendo. Quando sorgono problemi, il processo ricomincia.

ProjectManager gestisce i piani di miglioramento dei processi

Un piano di miglioramento del processo non è diverso da qualsiasi altro piano di progetto. Richiede pianificazione, programmazione, assegnazione di team e monitoraggio dei loro progressi. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che può fare tutto questo e molto altro.

Gestisci attività e crea sequenze temporali

Una volta che hai un processo che deve essere migliorato e hai un piano e un team pronti per eseguire quel piano, ProjectManager arriva con i controlli necessari per mantenere il piano senza intoppi. Innanzitutto, puoi caricare l'elenco delle attività nel software e creare un progetto.

Una volta assegnata una durata alle attività, vengono visualizzate su una sequenza temporale del diagramma di Gantt. Ora puoi collegare le attività dipendenti per evitare colli di bottiglia. In caso di modifiche, ProjectManager semplifica la modifica della pianificazione. Basta trascinare e rilasciare le date di inizio e fine dell'attività.

I membri del team possono gestire il proprio lavoro e collaborare

I membri del team possono essere assegnati dalla visualizzazione del progetto del diagramma di Gantt, ma hanno anche la possibilità di gestire le proprie attività con un elenco di attività, un calendario o una visualizzazione kanban. Ogni attività può avere indicazioni dettagliate dal project manager e persino documenti e immagini allegati secondo necessità.

I membri del team possono quindi collaborare a livello di attività, commentando, aggiungendo file e persino portando altri membri del team taggandoli. Vengono quindi avvisati tramite e-mail e possono partecipare alla conversazione. Poiché ProjectManager è basato su cloud, i team remoti possono collaborare ovunque si trovino e in qualsiasi momento.

Tieni traccia dei progressi mentre accade

I project manager possono utilizzare la dashboard per monitorare sei diverse metriche di progetto con una visualizzazione di alto livello, il tutto in tempo reale. Per una visualizzazione più dettagliata, ProjectManager dispone di report con un clic che possono essere filtrati per mostrare esattamente le informazioni desiderate. I report sono ottimi per tenere traccia del progetto e riferire alle parti interessate, in modo che siano sempre aggiornati.

ProjectManager ti fornisce gli strumenti necessari per migliorare qualsiasi processo. Dall'elaborazione di un piano di miglioramento del processo all'esecuzione di tale piano e al monitoraggio dei suoi progressi, ProjectManager dispone di funzionalità come diagrammi di Gantt e schede kanban, tutte realizzate per favorire la collaborazione e la produttività del team. Usa ProjectManager per il tuo prossimo piano di miglioramento dei processi approfittando della nostra prova gratuita di 30 giorni oggi.