كيفية عمل خطة تحسين العملية

تتكون إدارة المشروع من العمليات. يعتمد مديرو المشاريع وفرقهم على تلك العمليات لضمان سير المشروع بسلاسة. لكن ماذا عن تلك العمليات؟ هل هي محفورة في الحجر أم يمكن تحسينها؟

في كثير من الأحيان يتم الاعتماد على العمليات كما لو كانت مثالية إلى حد ما ولا يمكن المساس بها. هذا النوع من التفكير هو ما سيرسل المشروع بسرعة إلى مساره وربما يتسبب في فشله.

الرضا ليس له مكان في إدارة المشروع. يعد التحليل المستمر لعملياتك هو أفضل طريقة للوصول إلى نهاية ناجحة. كيفية تحسين العمليات من خلال تقنية تسمى تحسين العملية. يتم تنفيذ ما تتعلمه من خلال تحسين العملية من خلال إنشاء خطة تحسين العملية.

ما هي خطة تحسين العملية؟

ببساطة ، خطة تحسين العملية هي وثيقة تحدد كيفية تحسين عملياتك بعد تحديدها وتحليلها. باختصار ، كيف يمكنك تحسين ما تفعله.

تعد خطة تحسين العملية جزءًا من خطة مشروع شاملة أكبر. يوجه فريق المشروع حول كيفية تحليل عمليات المشروع ويحدد أين يوجد مجال لتحسينات قابلة للقياس. تميل إلى أن تكون عملية تكرارية تحدث طوال دورة حياة المشروع.

الهدف من خطة تحسين العملية هو العثور على حلقات ضعيفة في سلسلة العملية أو الاختناقات التي تعيق العمل ، ثم اكتشاف طرق لتصحيح أوجه القصور هذه. هذا يؤدي إلى إتمام العمليات بشكل أسرع وأكثر كفاءة وبجودة أعلى للنتائج.

ستساعد خطة تحسين العملية أيضًا على تقليل الجهود المهدرة والحفاظ على عمل الفرق بشكل أكثر إنتاجية. يساعد على تقليل أي احتكاك موجود في العمليات ، ويضمن تلبية العمليات لمعايير الامتثال التنظيمية عند الحاجة.

قم ببناء خطة تحسين العملية في 7 خطوات

إن القيام بعمل تحديد نقاط الضعف في العملية وعدم القيام بأي شيء حيال ذلك يؤدي إلى نتائج عكسية. قد يبدو أن الجهد المبذول في إنشاء وتنفيذ خطة لا يستحق الاستثمار.

ولكن إذا كنت تعتقد أن هناك عيوبًا في عمليتك ولا تستجيب لتحسينها ، فأنت تهيئ نفسك لمشكلة أكبر في المستقبل. لذلك ، من مصلحتك دائمًا الاستجابة للمشكلة والعمل على حلها. للقيام بذلك يتطلب خطة. يمكن تقسيم خطة تحسين العملية إلى هذه الخطوات السبع.

1. الخريطة

الخطوة الأولى هي الحصول على نظرة عامة كاملة للعملية التي تحتاج إلى تحسينات. خذ هذه العملية وقم بتقسيمها إلى خريطة. يمكنك استخدام هيكل تقسيم العمل المجاني من ProjectManager لرسم خريطة شاملة لكل خطوة من خطوات العملية. سيساعدك هذا في الحصول على فكرة عن نقاط الضعف في العملية.

2. تحليل

الآن بعد أن تم تعيين العملية المعنية وتم تحديد كل خطوة بوضوح ، تحتاج إلى تحليل العملية لمعرفة أين قد تكمن المشكلات. انظر عن كثب إلى كل خطوة من الخطوات واعرف أين كانت المشكلة ، مثل التأخير ، والإفراط في تخصيص الموارد ، والإنفاق الكثير من الأموال ، وأعضاء الفريق العاطلين ، وما إلى ذلك.

بمجرد العثور على نقاط المشكلة هذه ، قم بتتبع المشكلة إلى أصلها من أجل معالجة سببها وكيفية تجنبها في المستقبل. يمكنك استخدام أدوات ، مثل طريقة تحليل السبب الجذري للمساعدة في إرشادك.

3. إعادة التصميم

بمجرد اكتشاف سبب المشكلة ، حان الوقت لإعادة تصميم العملية لتحسينها وتجنب المشكلة عند استخدامها في المرة التالية. في هذه المرحلة ، سترغب في إحضار فريق المشروع بأكمله.

فهم ، بعد كل شيء ، هم من لديهم المعرفة الأكثر حميمية بالعملية والخبرة العملية بها. سيتأكدون من عدم ترك أي حجارة دون مقلوبة وأن كل شيء قد تم توثيقه في هذه العملية. إنها مورد لا يقدر بثمن لتحسين العملية ويجب الاستماع إليها.

احصل على أفكارهم حول كيفية إعادة تصميم العملية وطرح الأفكار معهم للحصول على مزيد من الحلول. ثم قم بتحليل جميع الحلول المقدمة واكتشف أيها هو الأفضل والأكثر ترجيحًا لتحسين العملية. الآن سترغب في التفكير في الجدول الزمني وأي مخاطر قد تكون متأصلة في إعادة التصميم.

4. تعيين

لقد حددت المشكلة ولديك حل ، الآن تحتاج إلى العمل عليها. هذا يعني تخصيص الموارد الخاصة بك. سيكون الأشخاص المناسبون هم أعضاء الفريق الذين تأثروا بهذه العملية وتغييرها. ومع ذلك ، قد تحتاج إلى الوصول إلى أشخاص آخرين في المؤسسة بمجموعات المهارات المطلوبة خارج هذا المجال.

بمجرد قيامك بتجميع الفريق ، أعطهم إرشادات مفصلة حول كيفية إعادة تصميم العملية وسبب أهميتها. يمكنك استخدام الخريطة التي أنشأتها مسبقًا في الخطة للمساعدة في هذه الخطوة.

5. التنفيذ

هذا هو المكان الذي يتم فيه وضع خطة تحسين العملية موضع التنفيذ ، مما يعني إنشاء قائمة مهام ومهام مفصلة. هذا الجزء من العملية هو تمامًا مثل إنشاء أي خطة مشروع ، وتقسيم التسليمات إلى مهام وتعيين كل عضو في الفريق بهذه المهام. يمكن أن يساعد برنامج تخطيط المشروع.

سترغب في إنشاء جدول زمني مع جدول زمني وإضافة المهام ومدتها وأي تبعيات.

6. الاتصالات

كلما كان اتصالك أفضل ، كان المشروع أفضل. لذلك ، خذ الوقت الكافي لإيصال خطتك إلى الفريق وتأكد من فهمهم التام لدورهم. استمع ، وكن منفتحًا على التعليقات ، وتأكد من أن الفريق يفهم أنهم سيظلون على اطلاع طوال العملية برمتها. يؤدي ذلك إلى قبولهم ويساعدهم على تبني العملية الجديدة.

7. مراقبة

بمجرد تنفيذ الفريق للمشروع ، من المهم تتبع تقدمهم. المراقبة ليست إدارة دقيقة. إنه يوفر نافذة على المشروع ويسمح لأي تعديلات لإبقائه متحركًا كما هو مقرر.

أيضًا ، بمجرد تنفيذ التحسين في العملية ، يجب عليك مراقبة الفريق للتأكد من متابعته. مع ظهور المشاكل ، تبدأ العملية مرة أخرى.

يدير ProjectManager خطط تحسين العمليات

لا تختلف خطة تحسين العملية عن أي خطة مشروع أخرى. يتطلب التخطيط والجدولة وتعيين الفرق وتتبع تقدمهم. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة يمكنه القيام بكل هذا وأكثر.

إدارة المهام وبناء الجداول الزمنية

بمجرد أن يكون لديك عملية تحتاج إلى تحسين ولديها خطة وفريق جاهز لتنفيذ تلك الخطة ، يأتي ProjectManager مع عناصر التحكم التي تحتاجها للحفاظ على تشغيل الخطة بسلاسة. أولاً ، يمكنك تحميل قائمة المهام الخاصة بك في البرنامج وإنشاء مشروع.

بمجرد إعطاء مدة للمهام ، فإنها تظهر في مخطط زمني لمخطط جانت. يمكنك الآن ربط المهام التابعة لمنع الاختناقات. إذا كانت هناك تغييرات ، فإن ProjectManager يجعل من السهل تعديل الجدول. ما عليك سوى سحب وإفلات تواريخ بدء المهمة وانتهائها.

يمكن لأعضاء الفريق إدارة عملهم والتعاون

يمكن تعيين أعضاء الفريق من طريقة عرض مشروع مخطط جانت ، ولكن لديهم أيضًا خيار إدارة مهامهم باستخدام قائمة مهام أو تقويم أو طريقة عرض كانبان. يمكن أن يكون لكل مهمة توجيهات مفصلة من مدير المشروع وحتى المستندات والصور المرفقة حسب الحاجة.

يمكن لأعضاء الفريق بعد ذلك التعاون على مستوى المهمة والتعليق وإضافة الملفات وحتى جلب أعضاء الفريق الآخرين عن طريق وضع علامات عليهم. ثم يتم إخطارهم عبر البريد الإلكتروني ويمكنهم الانضمام إلى المحادثة. نظرًا لأن ProjectManager قائم على السحابة ، يمكن للفرق البعيدة التعاون أينما كانوا وفي أي وقت.

تتبع التقدم كما يحدث

يمكن لمديري المشاريع استخدام لوحة القيادة لمراقبة ستة مقاييس مختلفة للمشروع في طريقة عرض عالية المستوى ، كل ذلك في الوقت الفعلي. للحصول على عرض أكثر تفصيلاً ، يحتوي ProjectManager على تقارير بنقرة واحدة يمكن تصفيتها لإظهار المعلومات التي تريدها بالضبط. تعد التقارير رائعة لتتبع المشروع وتقديم التقارير إلى أصحاب المصلحة ، لذا فهم دائمًا في الحلقة.

يمنحك ProjectManager الأدوات التي تحتاجها لتحسين أي عملية. من وضع خطة تحسين العملية إلى تنفيذ تلك الخطة ومراقبة تقدمها ، يحتوي ProjectManager على ميزات مثل مخططات جانت ولوحات كانبان ، وكلها مصممة لتعزيز تعاون الفريق والإنتاجية. استخدم ProjectManager لخطة تحسين العملية التالية من خلال الاستفادة من الإصدار التجريبي المجاني لمدة 30 يومًا اليوم.