วิธีการจัดทำแผนการปรับปรุงกระบวนการ

การจัดการโครงการประกอบด้วยกระบวนการ ผู้จัดการโครงการและทีมของพวกเขาพึ่งพากระบวนการเหล่านั้นเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น แต่กระบวนการเหล่านั้นล่ะ? พวกเขาสกัดด้วยหินหรือสามารถปรับปรุงได้หรือไม่?

บ่อยครั้งที่กระบวนการต้องพึ่งพาราวกับว่ามันสมบูรณ์แบบและไม่สามารถสัมผัสได้ การคิดแบบนั้นคือสิ่งที่จะส่งโครงการออกไปอย่างรวดเร็วและอาจทำให้ล้มเหลวได้

ความพึงพอใจไม่มีสถานที่ในการจัดการโครงการ การวิเคราะห์กระบวนการของคุณอย่างต่อเนื่องเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุจุดสิ้นสุดที่ประสบความสำเร็จ วิธีที่คุณปรับปรุงกระบวนการคือการใช้เทคนิคที่เรียกว่าการปรับปรุงกระบวนการ การใช้สิ่งที่คุณเรียนรู้ผ่านการปรับปรุงกระบวนการทำได้โดยการสร้างแผนการปรับปรุงกระบวนการ

แผนการปรับปรุงกระบวนการคืออะไร?

พูดง่ายๆ ก็คือ แผนการปรับปรุงกระบวนการคือเอกสารที่สรุปวิธีการปรับปรุงกระบวนการของคุณหลังจากระบุและวิเคราะห์แล้ว โดยสังเขปคือคุณจะเก่งขึ้นได้อย่างไรในสิ่งที่คุณทำ

แผนการปรับปรุงกระบวนการเป็นส่วนหนึ่งของแผนโครงการโดยรวมที่ใหญ่ขึ้น โดยจะแนะนำทีมโครงการเกี่ยวกับวิธีการวิเคราะห์กระบวนการของโครงการและโครงร่างที่มีที่ว่างสำหรับการปรับปรุงที่วัดผลได้ มีแนวโน้มที่จะเป็นกระบวนการวนซ้ำที่เกิดขึ้นตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

จุดประสงค์ของแผนการปรับปรุงกระบวนการคือการค้นหาจุดเชื่อมโยงที่อ่อนแอในห่วงโซ่กระบวนการหรือคอขวดที่ขัดขวางการทำงาน จากนั้นจึงหาวิธีแก้ไขความไร้ประสิทธิภาพเหล่านั้น สิ่งนี้นำไปสู่กระบวนการที่เสร็จสมบูรณ์เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และด้วยคุณภาพของการส่งมอบที่มากขึ้น

แผนการปรับปรุงกระบวนการยังช่วยลดความพยายามที่สูญเปล่าและทำให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น ช่วยลดแรงเสียดทานใดๆ ที่มีอยู่ในกระบวนการ และทำให้มั่นใจว่ากระบวนการเป็นไปตามมาตรฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบเมื่อจำเป็น

สร้างแผนการปรับปรุงกระบวนการใน 7 ขั้นตอน

การทำงานเพื่อระบุจุดอ่อนในกระบวนการและไม่ทำอะไรเลยถือเป็นการต่อต้าน อาจรู้สึกว่าความพยายามในการสร้างและดำเนินการตามแผนไม่คุ้มกับการลงทุน

แต่ถ้าคุณเชื่อว่ามีข้อบกพร่องในกระบวนการของคุณและคุณไม่ตอบสนองต่อการปรับปรุง แสดงว่าคุณกำลังเตรียมตัวเองให้พร้อมสำหรับปัญหาที่ใหญ่กว่า ดังนั้น คุณจึงสนใจที่จะตอบสนองต่อปัญหาและดำเนินการแก้ไข การทำเช่นนี้ต้องมีแผน แผนการปรับปรุงกระบวนการสามารถแบ่งออกเป็นเจ็ดขั้นตอนเหล่านี้

1. แผนที่

ขั้นตอนแรกคือการได้รับภาพรวมทั้งหมดของกระบวนการที่ต้องการการปรับปรุง ใช้กระบวนการนั้นและแยกย่อยออกเป็นแผนที่ คุณสามารถใช้โครงสร้างการแบ่งงานฟรีจาก ProjectManager เพื่อแมปทุกขั้นตอนของกระบวนการอย่างละเอียด สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าจุดอ่อนอยู่ในกระบวนการนี้

2. วิเคราะห์

ตอนนี้คุณมีกระบวนการที่เป็นปัญหาและกำหนดขั้นตอนชัดเจนทุกขั้นตอนแล้ว คุณต้องวิเคราะห์กระบวนการเพื่อดูว่าปัญหาอยู่ที่ใด ดูแต่ละขั้นตอนอย่างละเอียดและดูว่ามีปัญหาตรงจุดใด เช่น ความล่าช้า การจัดสรรทรัพยากรมากเกินไป เงินที่ใช้ไปมากเกินไป สมาชิกในทีมที่ไม่ได้ใช้งาน และอื่นๆ

เมื่อคุณพบจุดปัญหาเหล่านั้นแล้ว ให้ติดตามปัญหากลับไปยังต้นทางเพื่อระบุสาเหตุและวิธีหลีกเลี่ยงในอนาคต คุณสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น วิธีวิเคราะห์สาเหตุเพื่อช่วยแนะนำคุณได้

3. ออกแบบใหม่

เมื่อค้นพบสาเหตุของปัญหาแล้ว ก็ถึงเวลาออกแบบกระบวนการใหม่เพื่อปรับปรุงและหลีกเลี่ยงปัญหาเมื่อใช้ครั้งต่อไป ณ จุดนี้ คุณจะต้องนำทีมโครงการทั้งหมดเข้ามา

ท้ายที่สุดแล้ว พวกเขาเป็นคนที่มีความรู้ที่ใกล้ชิดที่สุดเกี่ยวกับกระบวนการและประสบการณ์ตรงกับมัน พวกเขาจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีก้อนหินเหลือทิ้งไว้และทุกอย่างได้รับการบันทึกไว้ในกระบวนการ สิ่งเหล่านี้เป็นทรัพยากรอันล้ำค่าสำหรับการปรับปรุงกระบวนการและควรรับฟัง

รับแนวคิดเกี่ยวกับวิธีออกแบบกระบวนการใหม่ และระดมความคิดกับพวกเขาเพื่อหาวิธีแก้ไขเพิ่มเติม จากนั้นวิเคราะห์โซลูชันทั้งหมดที่มีและหาว่าวิธีใดดีที่สุดและมีแนวโน้มมากที่สุดที่จะปรับปรุงกระบวนการ ตอนนี้ คุณจะต้องคำนึงถึงกำหนดการและความเสี่ยงที่อาจมีอยู่ในการออกแบบใหม่

4. มอบหมาย

คุณได้ระบุปัญหาและมีวิธีแก้ไขแล้ว ตอนนี้คุณต้องดำเนินการแก้ไข นั่นหมายถึงการกำหนดทรัพยากรของคุณ คนที่ไปร่วมงานจะเป็นสมาชิกในทีมที่ได้รับผลกระทบจากกระบวนการนี้และการเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องเข้าถึงคนอื่นๆ ในองค์กรที่มีทักษะที่จำเป็น

เมื่อคุณรวบรวมทีมแล้ว ให้ให้คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีออกแบบกระบวนการใหม่และเหตุใดจึงสำคัญ คุณสามารถใช้แผนที่ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ในแผนเพื่อช่วยในขั้นตอนนี้

5. การดำเนินการ

นี่คือที่ที่แผนการปรับปรุงกระบวนการถูกนำไปใช้จริง ซึ่งหมายถึงการสร้างรายการงานและการมอบหมายโดยละเอียด ส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้เหมือนกับที่คุณสร้างแผนโครงการใดๆ แยกย่อยสิ่งที่ส่งมอบออกเป็นงาน และมอบหมายงานเหล่านั้นให้สมาชิกในทีมแต่ละคน ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการสามารถช่วยได้

คุณจะต้องสร้างกำหนดการพร้อมไทม์ไลน์และเพิ่มงาน ระยะเวลา และการอ้างอิงใดๆ

6. การสื่อสาร

ยิ่งคุณสื่อสารได้ดีเท่าไร โครงการก็ยิ่งดีขึ้นเท่านั้น ดังนั้นจงใช้เวลาในการสื่อสารแผนของคุณกับทีมและให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจส่วนของพวกเขาอย่างถ่องแท้ รับฟัง เปิดรับคำติชม และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมเข้าใจว่าพวกเขาจะอยู่ในวงจรตลอดกระบวนการทั้งหมด สิ่งนี้ทำให้เกิดการซื้อและช่วยให้พวกเขายอมรับกระบวนการใหม่

7. มอนิเตอร์

เมื่อทีมดำเนินโครงการแล้ว การติดตามความคืบหน้าเป็นสิ่งสำคัญ การตรวจสอบไม่ใช่การจัดการแบบไมโคร มีหน้าต่างเข้าสู่โปรเจ็กต์และอนุญาตให้มีการปรับแต่งใด ๆ เพื่อให้มันเคลื่อนไหวตามกำหนดเวลา

นอกจากนี้ เมื่อนำการปรับปรุงไปใช้ในกระบวนการแล้ว คุณต้องตรวจสอบทีมเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังปฏิบัติตาม เมื่อเกิดปัญหาขึ้น กระบวนการก็จะเริ่มต้นขึ้นอีกครั้ง

ProjectManager จัดการแผนการปรับปรุงกระบวนการ

แผนการปรับปรุงกระบวนการไม่แตกต่างจากแผนโครงการอื่นๆ ต้องมีการวางแผน กำหนดเวลา มอบหมายทีม และติดตามความคืบหน้า ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่สามารถทำสิ่งนี้ทั้งหมดและอื่น ๆ ได้

จัดการงานและสร้างไทม์ไลน์

เมื่อคุณมีกระบวนการที่ต้องปรับปรุงและมีแผนและทีมพร้อมที่จะดำเนินการตามแผนนั้น ProjectManager จะมาพร้อมกับการควบคุมที่คุณต้องการเพื่อให้แผนทำงานได้อย่างราบรื่น ขั้นแรก คุณสามารถอัปโหลดรายการงานของคุณลงในซอฟต์แวร์และสร้างโครงการได้

เมื่องานได้รับระยะเวลาแล้ว งานนั้นจะปรากฏบนไทม์ไลน์ของแผนภูมิแกนต์ ตอนนี้คุณสามารถเชื่อมโยงงานที่ต้องพึ่งพากันเพื่อป้องกันปัญหาคอขวด หากมีการเปลี่ยนแปลง ProjectManager จะทำให้การแก้ไขกำหนดการเป็นเรื่องง่าย เพียงลากและวางวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด

สมาชิกในทีมสามารถจัดการงานและทำงานร่วมกันได้

สมาชิกในทีมสามารถกำหนดได้จากมุมมองโครงการแผนภูมิแกนต์ แต่พวกเขายังมีตัวเลือกในการจัดการงานด้วยรายการงาน ปฏิทิน หรือมุมมองคัมบัง แต่ละงานสามารถมีคำแนะนำโดยละเอียดจากผู้จัดการโครงการและแม้กระทั่งเอกสารและรูปภาพที่แนบมาตามต้องการ

สมาชิกในทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ในระดับงาน แสดงความคิดเห็น เพิ่มไฟล์ และแม้กระทั่งนำสมาชิกในทีมคนอื่นๆ เข้ามาด้วยการแท็ก พวกเขาจะได้รับแจ้งทางอีเมลและสามารถเข้าร่วมการสนทนาได้ เนื่องจาก ProjectManager เป็นระบบคลาวด์ ทีมระยะไกลจึงสามารถทำงานร่วมกันได้ทุกที่และทุกเวลา

ติดตามความคืบหน้าเมื่อมันเกิดขึ้น

ผู้จัดการโครงการสามารถใช้แดชบอร์ดเพื่อตรวจสอบเมตริกโครงการที่แตกต่างกัน 6 รายการในมุมมองระดับสูง ทั้งหมดแบบเรียลไทม์ สำหรับมุมมองที่ละเอียดยิ่งขึ้น ProjectManager มีรายงานแบบคลิกเดียวที่สามารถกรองเพื่อแสดงข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างแม่นยำ รายงานนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการติดตามโครงการและการรายงานกลับไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ดังนั้นจึงมีความเกี่ยวข้องเสมอ

ProjectManager มอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับคุณในการปรับปรุงกระบวนการใดๆ ตั้งแต่การวางแผนการปรับปรุงกระบวนการไปจนถึงการดำเนินการตามแผนดังกล่าวและติดตามความคืบหน้า ProjectManager มีคุณสมบัติต่างๆ เช่น แผนภูมิแกนต์และบอร์ดคัมบัง ทั้งหมดนี้สร้างขึ้นเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันในทีมและประสิทธิภาพการทำงาน ใช้ ProjectManager สำหรับแผนการปรับปรุงกระบวนการต่อไปของคุณโดยใช้ประโยชน์จากการทดลองใช้ฟรี 30 วันของเราวันนี้