Comment faire un plan d'amélioration des processus

La gestion de projet est constituée de processus. Les chefs de projet et leurs équipes dépendent de ces processus pour garantir le bon déroulement d'un projet. Mais qu'en est-il de ces processus ? Sont-ils taillés dans la pierre ou peuvent-ils être améliorés ?

Trop souvent, les processus sont considérés comme s'ils étaient en quelque sorte parfaits et intouchables. Ce type de réflexion est ce qui va rapidement faire dérailler un projet et éventuellement le faire échouer.

La complaisance n'a pas sa place dans la gestion de projet. L'analyse constante de vos processus est le meilleur moyen d'atteindre une fin réussie. Comment vous améliorez les processus grâce à une technique appelée amélioration des processus. La mise en œuvre de ce que vous apprenez grâce à l'amélioration des processus se fait en créant un plan d'amélioration des processus.

Qu'est-ce qu'un plan d'amélioration des processus ?

En termes simples, un plan d'amélioration des processus est un document décrivant comment améliorer vos processus après les avoir identifiés et analysés. En un mot, c'est comment pouvez-vous vous améliorer dans ce que vous faites.

Le plan d'amélioration des processus fait partie d'un plan de projet global plus vaste. Il guide l'équipe de projet sur la façon d'analyser les processus du projet et indique où il y a place pour des améliorations mesurables. Il s'agit généralement d'un processus itératif qui se produit tout au long du cycle de vie du projet.

Le but d'un plan d'amélioration des processus est de trouver les maillons faibles de la chaîne de processus ou les goulots d'étranglement qui entravent le travail, puis de trouver des moyens de corriger ces inefficacités. Cela conduit à des processus plus rapides, plus efficaces et avec une meilleure qualité des livrables.

Un plan d'amélioration des processus aidera également à réduire les efforts inutiles et à permettre aux équipes de travailler de manière plus productive. Cela aide à réduire toute friction qui existe dans les processus et garantit que les processus respectent les normes de conformité réglementaire si nécessaire.

Construire un plan d'amélioration des processus en 7 étapes

Faire le travail d'identification des points faibles d'un processus et ne rien faire est contre-productif. Il peut sembler que l'effort de création et de mise en œuvre d'un plan ne vaut pas l'investissement.

Mais si vous pensez qu'il y a des défauts dans votre processus et que vous ne réagissez pas pour les améliorer, vous vous préparez à un plus gros problème sur toute la ligne. Par conséquent, il est toujours dans votre intérêt de répondre au problème et de travailler à sa résolution. Pour ce faire, il faut un plan. Le plan d'amélioration des processus peut être décomposé en ces sept étapes.

1. Carte

La première étape consiste à obtenir un aperçu complet du processus qui doit être amélioré. Prenez ce processus et décomposez-le en une carte. Vous pouvez utiliser une structure de répartition du travail gratuite de ProjectManager pour cartographier en détail chaque étape du processus. Cela vous aidera à vous faire une idée des faiblesses du processus.

2. Analysez

Maintenant que vous avez tracé le processus en question et que chaque étape est clairement délimitée, vous devez analyser le processus pour voir où les problèmes pourraient se situer. Examinez attentivement chacune des étapes et voyez où il y avait un problème, comme les retards, la surallocation des ressources, trop d'argent dépensé, les membres de l'équipe inactifs, etc.

Une fois que vous avez trouvé ces points problématiques, retracez le problème jusqu'à son origine afin de traiter sa cause et comment l'éviter à l'avenir. Vous pouvez utiliser des outils, tels que la méthode d'analyse des causes profondes, pour vous guider.

3. Refonte

Une fois la cause du problème découverte, il est temps de repenser le processus pour l'améliorer et éviter le problème lors de sa prochaine utilisation. À ce stade, vous souhaiterez faire appel à toute l'équipe du projet.

Ce sont, après tout, ceux qui ont la connaissance la plus intime du processus et l'expérience pratique de celui-ci. Ils s'assureront qu'il n'y a rien à redire et que tout a été documenté dans le processus. Ils sont une ressource inestimable pour l'amélioration des processus et doivent être écoutés.

Obtenez leurs idées sur la façon de reconcevoir le processus et réfléchissez avec eux pour trouver plus de solutions. Ensuite, analysez toutes les solutions proposées et déterminez laquelle est la meilleure et la plus susceptible d'améliorer le processus. Maintenant, vous voudrez penser au calendrier et aux risques inhérents à la refonte.

4. Attribuer

Vous avez identifié le problème et avez une solution, vous devez maintenant vous y mettre. Cela signifie affecter vos ressources. Les personnes de référence seraient les membres de l'équipe qui sont touchés par ce processus et son changement. Cependant, vous devrez peut-être aller au-delà de cette sphère vers d'autres personnes de l'organisation possédant les compétences requises.

Une fois que vous avez réuni une équipe, donnez-leur des instructions détaillées sur la façon de reconcevoir le processus et pourquoi c'est important. Vous pouvez utiliser la carte que vous avez créée précédemment dans le plan pour vous aider dans cette étape.

5. Mise en œuvre

C'est là que le plan d'amélioration des processus est mis en œuvre, ce qui signifie créer une liste de tâches et des affectations détaillées. Cette partie du processus est identique à la création de n'importe quel plan de projet, en décomposant les livrables en tâches et en attribuant ces tâches à chaque membre de l'équipe. Un logiciel de planification de projet peut vous aider.

Vous voudrez créer un calendrier avec un calendrier et ajouter des tâches, leur durée et toutes les dépendances.

6. Communications

Meilleure est votre communication, meilleur est le projet. Par conséquent, prenez le temps de communiquer votre plan à l'équipe et assurez-vous qu'ils comprennent parfaitement leur rôle. Écoutez, soyez ouvert aux commentaires et assurez-vous que l'équipe comprend qu'elle sera tenue au courant tout au long du processus. Cela crée l'adhésion et les aide à adopter le nouveau processus.

7. Surveiller

Une fois que l'équipe exécute le projet, il est important de suivre ses progrès. La surveillance n'est pas de la microgestion. Il fournit une fenêtre sur le projet et permet des ajustements pour le faire avancer comme prévu.

De plus, une fois que l'amélioration a été mise en œuvre dans le processus, vous devez surveiller l'équipe pour vous assurer qu'elle la suit. Lorsque des problèmes surviennent, le processus recommence.

ProjectManager gère les plans d'amélioration des processus

Un plan d'amélioration des processus n'est pas différent de tout autre plan de projet. Cela nécessite de planifier, de programmer, d'affecter des équipes et de suivre leurs progrès. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui peut faire tout cela et plus encore.

Gérer les tâches et créer des échéanciers

Une fois que vous avez un processus qui doit être amélioré et que vous avez un plan et une équipe prêts à exécuter ce plan, ProjectManager arrive avec les contrôles dont vous avez besoin pour assurer le bon déroulement du plan. Tout d'abord, vous pouvez télécharger votre liste de tâches dans le logiciel et créer un projet.

Une fois que les tâches ont une durée, elles apparaissent sur une chronologie de diagramme de Gantt. Vous pouvez maintenant lier les tâches dépendantes pour éviter les goulots d'étranglement. S'il y a des changements, ProjectManager facilite la modification de la planification. Faites simplement glisser et déposez les dates de début et de fin de la tâche.

Les membres de l'équipe peuvent gérer leur travail et collaborer

Les membres de l'équipe peuvent être affectés à partir de la vue de projet du diagramme de Gantt, mais ils ont également la possibilité de gérer leurs tâches avec une liste de tâches, un calendrier ou une vue kanban. Chaque tâche peut avoir des instructions détaillées du chef de projet et même des documents et des images joints selon les besoins.

Les membres de l'équipe peuvent ensuite collaborer au niveau des tâches, en commentant, en ajoutant des fichiers et même en faisant venir d'autres membres de l'équipe en les marquant. Ils sont ensuite avertis par e-mail et peuvent rejoindre la conversation. ProjectManager étant basé sur le cloud, les équipes distantes peuvent collaborer où qu'elles soient et à tout moment.

Suivre les progrès au fur et à mesure

Les chefs de projet peuvent utiliser le tableau de bord pour surveiller six métriques de projet différentes à un niveau élevé, le tout en temps réel. Pour une vue plus détaillée, ProjectManager propose des rapports en un clic qui peuvent être filtrés pour afficher exactement les informations souhaitées. Les rapports sont parfaits pour suivre le projet et rendre compte aux parties prenantes, afin qu'ils soient toujours au courant.

ProjectManager vous donne les outils dont vous avez besoin pour améliorer n'importe quel processus. De l'élaboration d'un plan d'amélioration des processus à l'exécution de ce plan et au suivi de ses progrès, ProjectManager dispose de fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban, tous conçus pour favoriser la collaboration et la productivité de l'équipe. Utilisez ProjectManager pour votre prochain plan d'amélioration des processus en profitant dès aujourd'hui de notre essai gratuit de 30 jours.