Jak przeprowadzić spotkanie planujące (w zestawie lista kontrolna)

Spotkania — może być ich zbyt wiele. Czasami odbywają się spotkania, aby omówić, kiedy się spotkać: może to wydawać się absurdalne. Jednak spotkania to nie jakiś bezużyteczny artefakt z biznesowej przeszłości. Są ważnym środkiem komunikacji. Dlatego spotkanie planistyczne w zarządzaniu projektami jest kluczem do rozpoczęcia udanego projektu.

Jak każde spotkanie, istnieją wytyczne, których należy przestrzegać. Musi być program i tylko ci, którzy muszą tam być, powinni być obecni. Jeśli nie, to właśnie dlatego spotkania mają złą sławę. Im lepiej jesteś przygotowany, tym bardziej produktywne jest spotkanie i efektywniejsze planowanie projektu.

Dlatego podzieliliśmy dobre spotkanie planistyczne na podstawowe elementy, które należy uwzględnić, aby było dokładne i korzystne. Dołączyliśmy nawet listę kontrolną, której możesz użyć, aby upewnić się, że niczego nie zaniedbałeś na spotkaniu.

Jaki jest cel spotkania planującego?

Oczywistym powodem spotkania planistycznego jest stworzenie planu i uzyskanie poparcia od zespołu. Jest to pierwszy krok w tworzeniu planu i wymaga odpowiedzi na pewne pytania, np. jak osiągnąć ten cel? Co już o tym wiemy? Kto będzie za co odpowiedzialny?

Po zakończeniu spotkania planistycznego powinno być kilka rezultatów, takich jak wstępny zarys planu, który został szybko naszkicowany po udzieleniu odpowiedzi na powyższe pytania. Musi być również pewna jasność co do tego, kto będzie co robił w projekcie.

Nie zaszkodzi, jeśli zaczniesz identyfikować zależności, jakich zasobów będziesz potrzebować, a których jeszcze nie masz. Dodatkowo będziesz mieć pytania, które wymagają odpowiedzi lub dalszych badań i badań.

Należy również ustalić ogólne zrozumienie zakresu planu. Wszyscy obecni powinni mieć dobry pomysł na plan. Uzyskaj informację zwrotną, aby upewnić się, że te parametry były jasne na spotkaniu planistycznym, a jeśli tak nie jest, zachęcaj grupę do zadawania pytań, dopóki nie będą. Obejmuje to sposób koordynowania poszczególnych osób z innymi członkami zespołu.

Kluczowe elementy spotkania planującego

Spotkanie planistyczne jest tak dobre, jak jego części. Te części są tym, co musisz przygotować przed zwołaniem spotkania. Chcesz mieć wszystkie swoje kaczki z rzędu, że tak powiem, aby spotkanie przebiegło bezproblemowo, a plan i obowiązki zespołu były dobrze nakreślone. Dlatego upewnij się, że rozwiązałeś każdy z poniższych elementów.

Wizja, cele i zamierzenia

Zanim będziesz mógł mieć plan, musisz mieć cel. Innymi słowy, jakie są cele i zadania, które chcesz osiągnąć. Aby to rozgryźć, trzeba zadać sobie proste, ale ważne pytania, takie jak: co próbujesz zrobić i jakie problemy próbujesz rozwiązać?

Odpowiedzi na te pytania zdefiniują wizję, która jest ważnym drogowskazem do naśladowania przy wdrażaniu planu. Da to również zainteresowanym stronom i członkom zespołu rampę do włączenia się do projektu. Prowadzi to do stworzenia uzasadnienia biznesowego, dostosowania projektu do ogólnych celów biznesowych organizacji i określenia korzyści płynących z projektu.

Kluczowe czynniki sukcesu

Kiedy już masz wizję, cele i zadania, musisz określić tę wizję, cele i zadania. Co to znaczy?

Według D. Ronalda Daniela, który jako pierwszy opracował koncepcję, jest to „ograniczona liczba obszarów, w których wyniki, jeśli są satysfakcjonujące, zapewnią pomyślną konkurencyjność organizacji. To kilka kluczowych obszarów, w których wszystko musi iść dobrze, aby firma mogła się rozwijać. Jeśli wyniki w tych obszarach nie są odpowiednie, wysiłki organizacji w tym okresie będą mniejsze niż pożądane.”

Innymi słowy, w jakich sprawach nie możesz zawieść. Te podstawowe elementy planu muszą być zdefiniowane i jasne dla wszystkich. Obejmują one materiał wyjściowy projektu, uzgodniony budżet i harmonogram itp.

Posiadanie kluczowych czynników sukcesu oznacza, że ​​możesz nadać priorytet nie tylko procesowi planowania, ale także realizacji projektu. Dowiesz się, kim są liderzy, gdzie umieścić swoje zasoby i jak dostosować swój plan, aby mieć pewność, że te krytyczne czynniki sukcesu są zawsze chronione.

Kluczowe wskaźniki efektywności

Kluczowy wskaźnik wydajności lub KPI to coś, co ma wymierną wartość. Pokazuje, jak skutecznie projekt pracuje nad realizacją kluczowych celów biznesowych. Jest to sposób na ocenę sukcesu, ale aby to zrobić, najpierw musisz określić, jakie są KPI dla projektu.

Dlatego spotkanie planistyczne musi dotyczyć kluczowych wskaźników wydajności projektu, a dokładniej tego, za co każdy w zespole projektowym jest odpowiedzialny, aby osiągnąć te kluczowe wskaźniki wydajności. Bez ustalenia celu do osiągnięcia i wyjaśnienia go zespołowi, a także bez udziału w osiągnięciu tego celu, projekt ma mniejsze szanse powodzenia. Dlatego jest istotną częścią spotkania planistycznego.

Kluczowe problemy

Następnie są kluczowe kwestie: najpilniejsze sprawy, które należy natychmiast rozwiązać. Przed przystąpieniem do realizacji projektu, a nawet planowania, prawdopodobnie istnieją przeszkody, które należy usunąć. Jest to czas, w którym są oni identyfikowani i zapada decyzja co do rozwiązania i kto poprowadzi to oskarżenie.

Powiązane: Darmowy szablon śledzenia problemów dla programu Excel

Trafienie w te punkty zapewni podstawowy zarys jednodniowego spotkania planistycznego. Oczywiście możesz i możesz potrzebować więcej czasu poświęconego na planowanie, ale będzie to zależeć bardziej od wielkości Twojego zespołu niż projektu. Niezależnie od tego, jak duży lub mały jest Twój zespół, aby spotkanie planistyczne było bardziej produktywne, będziesz chciał uwzględnić ich przed spotkaniem i uzyskać ich pomysły i komentarze.

ProjectManager zamienia spotkanie planistyczne w plan

Spotkałeś się, zdefiniowałeś projekt, a teraz nadchodzi tworzenie prawdziwego planu, który zawiera wszystko, o czym mówiłeś. W tym przypadku ProjectManager może pomóc. ProjectManager to oprogramowanie do planowania projektów online, które może pomóc w planowaniu, harmonogramowaniu i zarządzaniu projektami od początku do końca.

Łatwy import

Masz wizję, cele i zadania, ale jak podzielić je na kroki, które doprowadzą do ostatecznego rezultatu projektu? Cóż, na początek użyj struktury podziału pracy, która pomoże ci wrócić od końca projektu do wszystkich zadań, które są niezbędne, aby się tam dostać. Jest to w zasadzie tworzenie listy zadań, którą można następnie przesłać do ProjectManagera i otworzy się jako nowy projekt.

Ustaw zależności, terminy i kamienie milowe

Nie wszystkie zadania można ukończyć na raz, niektóre nie mogą się rozpocząć, dopóki inne nie skończą, więc musisz je uporządkować. ProjectManager upraszcza ten proces. Dodaj czasy trwania zadań i wypełnij oś czasu w narzędziu wykresu Gantta.

Teraz możesz łączyć zależne zadania, wyznaczać kamienie milowe, aby podzielić projekt na fazy, a nawet rozpocząć przypisywanie członków zespołu z poziomu wykresu Gantta.

Narzędzia do zarządzania zadaniami do zarządzania pracą

Gdy członek zespołu zostanie zaproszony do ProjectManagera, można mu przydzielić zadania. Zadania mogą mieć wskazówki od menedżera, listy rzeczy do zrobienia i zawierać nieograniczoną liczbę załączników w postaci plików i obrazów. Ale to dopiero początek.

Różne osoby pracujące nad projektem pracują na różne sposoby, dlatego ProjectManager ma wiele widoków projektu. Członkowie zespołu mogą preferować listę zadań lub nawet widok kalendarza.

Jednak po rozpoczęciu wykonywania zadań może być trudno skupić się na priorytetach i kontrolować przepływ pracy. Widok Kanban sprawia, że ​​członkowie zespołu pracują tylko nad tymi zadaniami, do których mają odpowiednie zasoby i możliwości. Menedżerowie uzyskują również przejrzystość cyklu produkcyjnego.

Oczywiście członkowie zespołu są najbardziej produktywni, gdy pracują razem, dlatego ProjectManager wspiera współpracę. Zadania można komentować, a inni członkowie zespołu, którzy nie są przypisani do tego zadania, mogą być oznaczani i włączani do konwersacji.

Śledzenie i raportowanie planu

Menedżerowie chcą śledzić postępy zespołu i mogą to robić na wysokim poziomie za pomocą pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym lub zagłębiać się w dane za pomocą raportowania jednym kliknięciem. ProjectManager to idealne narzędzie do przekształcania planów w rzeczywistość i powinno znaleźć się w programie każdego spotkania planistycznego.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga w planowaniu projektu, a następnie jego realizacji. Wiele widoków projektów sprawia, że ​​jest to elastyczne narzędzie dla wszystkich członków zespołu, od menedżerów po zespoły i interesariuszy, którzy uwielbiają przejrzyste i łatwe raportowanie. Wypróbuj ProjectManager przy następnym planowaniu projektu dzięki tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.