Zarządzanie projektami wirtualnymi: korzyści, wyzwania i narzędzia

Praca zdalna jest bardziej niż powszechna, staje się koniecznością z wielu powodów. Pozyskiwanie najlepszych talentów, bez względu na to, gdzie mieszkają, ma swoje zalety. Wspomaga wyniki finansowe organizacji. Czasami działanie Boże zakłóci normalny przepływ pracy.

Bez względu na przyczynę, wirtualne zarządzanie projektami wiąże się z własnym zestawem wyzwań, które są dodawane do i tak już trudnego zadania zarządzania projektem. Istnieją tradycyjne protokoły wykonywania przydziałów, zarządzania zasobami, śledzenia postępów i aktualizacji interesariuszy, ale nie, gdy znajdują się w innym miejscu lub obcym kraju.

Jak poruszać się po tym wspaniałym nowym świecie wirtualnego zarządzania projektami? Dojdziemy do tego, ale najpierw ważne jest zrozumienie całościowego obrazu.

Co to jest zarządzanie projektami wirtualnymi?

Zarządzanie projektami wirtualnymi to proces, w którym zarządza się projektami za pośrednictwem zdalnych lub wirtualnych zespołów. Gdy zespoły są rozmieszczone w różnych strefach czasowych, nadal muszą otrzymywać przydzielone zadania, a praca musi być monitorowana i śledzona, aby upewnić się, że jest zgodna z harmonogramem. Ponieważ coraz więcej zespołów pracuje w domu, zarządzanie projektami wirtualnymi stało się bardziej zdefiniowane.

Chociaż podstawy pozostają takie same, takie jak cykl życia projektu i różne dyscypliny, które zajmują się kontrolowaniem każdego aspektu projektu, istnieje różnica. I jest duży. Zarządzane zespoły nie są w jednym miejscu, ale są rozrzucone po czterech stronach świata. Brak fizycznego kontaktu z zespołem stwarza nowe przeszkody, które muszą pokonać kierownicy projektów.

Wirtualne zespoły nie odchodzą. Rosną, a kierownicy projektów nie mogą popadać w samozadowolenie i wierzyć, że stare zasady nadal obowiązują. Rzeczy się zmieniają, a kierownicy projektów muszą się zmieniać wraz z nimi i przenieść zarządzanie projektami w erę cyfrową.

Na szczęście narzędzia do zarządzania projektami od pewnego czasu przechodzą z analogowych na cyfrowe, a wraz z tym przejściem zwiększa się wydajność i produktywność. Tak więc przejście do wirtualnego zarządzania projektami jest wielkim skokiem, jaki może się pojawić na pierwszy rzut oka. Ale najpierw przyjrzyjmy się trendowi i dlaczego nie można go zignorować.

Dlaczego wzrost w zarządzaniu projektami wirtualnymi?

Istnieje wiele powodów, dla których wirtualne zarządzanie projektami zyskuje na popularności. Faktem jest, że wiele zespołów domaga się większej elastyczności w pracy, aby mieć większą kontrolę nad swoim harmonogramem. Może to wynikać z posiadania małych dzieci i chęci pozostania z nimi w domu lub znalezienia równowagi między pracą a życiem domowym.

Trend polegający na zatrudnianiu wykonawców do outsourcingu ma pewne nieoczekiwane konsekwencje. W miarę jak organizacje przyzwyczajają się i przyzwyczajają do pracy z zespołami, które nie są z nimi usytuowane, przyjęły również ideę wirtualnych zespołów i wirtualnych kierowników projektów.

Nowa technologia i nowa generacja

Idzie to w parze z postępem technologicznym, który ułatwił zarządzanie pracownikami zdalnymi. Rozwój wirtualnego biura znacznie ułatwił przejście do zarządzania projektami wirusowymi.

Zmiana pokoleniowa pracowników ma również wpływ na rozwój wirtualnego zarządzania projektami. Nowi pracownicy wchodzą na rynek pracy, ale starsi pracownicy, którzy są w stanie się przystosować, pozostają przy pomocy wirtualnych zespołów.

Tworzy to jeszcze bardziej produktywny zespół, który jest pobudzony młodzieńczym entuzjazmem i nowymi pomysłami, ale zakorzeniony w doświadczeniu i umiejętnościach starszych członków zespołu. Również wielu młodszych pracowników przyciąga praca w zespołach wirtualnych. Często są bardziej zaznajomieni z narzędziami cyfrowymi i doceniają swobodę. Na szczęście nic z tego nie zagraża głównym najemcom dobrego zarządzania projektami.

Chodzi o wyniki

ROWE, czyli środowisko pracy tylko dla wyników, to strategia zarządzania, która zyskuje na popularności. Jego koncepcja umożliwiająca pracownikom ustalanie warunków i czasu, o ile osiągają wymagane wyniki. Pomogło to napędzać rozwój wirtualnych zespołów, a tym samym wirtualne zarządzanie projektami.

W rzeczywistości, aby ROWE mogło działać, zarówno menedżerowie, jak i ich zespoły muszą ułatwiać przejrzystą i efektywną komunikację, która jest podstawą zarządzania projektami wirtualnymi.

Powiązane: Techniki zarządzania komunikacją, które każdy dyrektor zarządzający powinien znać

Jakie są zalety zarządzania projektami wirtualnymi?

Zalety zarządzania projektami wirtualnymi są powiązane z korzyściami płynącymi z posiadania wirtualnych zespołów. W końcu wirtualne zarządzanie projektami istnieje tylko jako metoda zarządzania tymi zdalnymi zespołami.

Dobre dla twoich zysków

Ten, który jest prawdopodobnie najbardziej przekonujący dla firmy, to wpływ na jej wynik finansowy. Posiadanie wirtualnych zespołów i wirtualnego zarządzania projektami do zarządzania nimi oznacza mniej powierzchni biurowej, mniej sprzętu, mniej rachunków za media itp.

Uzyskaj dostęp do większej liczby talentów

Jak wspomniano wcześniej, wirtualne zarządzanie projektami oznacza wirtualne zespoły, które są świetną przynętą na przyciągnięcie talentów poza swój region. W ten sposób wiele organizacji podkreśla znaczenie posiadania wirtualnego zarządzania projektami, ale nie zawsze jest brane pod uwagę, w jaki sposób zespoły zdalne pomagają również w utrzymaniu tego talentu.

Wyższa retencja pracowników

Zarządzając wirtualnie, Twoja organizacja nie tylko przyciąga talenty spoza swojego zasięgu geograficznego, ale także zatrzymuje tych wykwalifikowanych pracowników. Coraz więcej pracowników domaga się równowagi między życiem a pracą. Bycie częścią wirtualnego zespołu zwykle zapewnia im elastyczność w opiece nad małymi dziećmi, ustalaniu godzin pracy i uzyskiwaniu innych korzyści, które utrzymują ich lojalność wobec organizacji. Są mniej skłonni do niepokoju i szukania pracy gdzie indziej.

Większa produktywność

Choć może się to wydawać sprzeczne z intuicją, zarządzanie projektami wirtualnymi zwiększa produktywność. Według sondażu przeprowadzonego przez Global Workplace Analytics „typowy pracodawca może zaoszczędzić średnio 11 000 USD na telepracownika pracującego na pół etatu rocznie. Główne oszczędności są wynikiem zwiększonej produktywności, niższych kosztów nieruchomości, zmniejszonej absencji i rotacji oraz lepszej gotowości na wypadek katastrof”. Nie obejmuje to nawet skrócenia czasu podróży i niepotrzebnych spotkań.

Wyzwania zarządzania projektami wirtualnymi

Nie oznacza to, że wirtualne zarządzanie projektami nie jest pozbawione wyzwań. Zawsze będą jakieś przeszkody do pokonania.

Budowanie zaufania

Kwestią numer jeden jest zaufanie. Dotyczy to każdego projektu. Zespołom należy ufać, aby wykonywały swoje zadania najlepiej jak potrafią dzięki umiejętnościom, dzięki którym zostały zatrudnione.

Brak swojego zespołu w biurze stwarza obawę, że nie będą pracować tak sumiennie, jak gdybyś zaglądał im przez ramię. Prawda jest taka, że ​​budowanie zaufania wymaga czasu, co może zająć dużo czasu, jeśli pracujesz w kulturze korporacyjnej, która jest nowa w zarządzaniu projektami wirtualnymi.

Monitorowanie postępów

Możliwość monitorowania i śledzenia postępów w rodzaju piggybacków w kwestii zaufania. Ale nawet jeśli masz całkowitą wiarę w to, że Twój zespół będzie ciężko pracował, każdy kierownik projektu, który jest wart swojego arkusza kalkulacyjnego, wie, że bez metryk do pomiaru jego pracy rzeczy mogą szybko wymknąć się spod kontroli.

Posiadanie do zarządzania wirtualnymi zespołami utrudnia monitorowanie i śledzenie postępów. Nie możesz po prostu wejść do ich biura i otrzymać aktualizację lub zobaczyć, na jakim etapie są.

Kultura biurowa

Kultura korporacyjna w Twojej organizacji może być korzyścią lub wyzwaniem, ale najprawdopodobniej jest to kolejna przeszkoda do pokonania. Nawet z listą, o ile twoje ramię odnotowuje, w jaki sposób wirtualne zarządzanie projektami może pomóc projektom i organizacjom, stare nawyki ciężko umierają. Jeśli kierownictwo nie zainteresuje się ideą wirtualnego zarządzania projektami, to na pewno się nie powiedzie. Ale uzyskanie tej prawdziwej akceptacji z góry może być trudne.

Powolna komunikacja

Czas jest jednym z potrójnych ograniczeń w projekcie. Usprawnianie procesu to sposób, w jaki projekty działają wydajniej. Jednak podczas pracy z wirtualnym zarządzaniem projektami i zespołami rozproszonymi często może wystąpić opóźnienie między przypisaniem zadania a jego wykonaniem.

Jest też codzienna komunikacja, która jest tak ważna w każdym projekcie. Posiadanie kanału komunikacji jest kluczowe, coś bardziej bezpośredniego niż e-mail i upewnienie się, że ludzie zwracają na to uwagę.

Narzędzia do zarządzania projektami wirtualnymi

Pokonanie tych wyzwań i czerpanie korzyści to miejsce, w którym wkraczają narzędzia do wirtualnego zarządzania projektami. Więcej osób pracuje zdalnie, a więcej menedżerów musi kontrolować tę pracę wirtualnie. Oto niektóre z narzędzi, które pomagają menedżerom i zespołom lepiej wykonywać swoją pracę.

G Suite

G Suite z Google Cloud to całe Twoje oprogramowanie biurowe pod jednym dachem. Obejmuje ona nie tylko Gmaila, Dokumenty, Dysk, Kalendarz i nie tylko dla firm, ale wszystko to jest przechowywane online i łatwo udostępniane zespołom. Spotkania można skonfigurować, a Kalendarz powiadamia zespół. Członkowie zespołu mogą współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Jest to papierowa wirtualna ścieżka, która prowadzi do solidnego zarządzania projektami wirtualnymi.

Powiększenie

Zoom to oprogramowanie do wideokonferencji, które stało się wirtualnym liderem w komunikacji online do zarządzania projektami wirtualnymi. Świetnie nadaje się do odpraw, spotkań i dyskusji jeden na jeden. Usługa ostatnio dodała hasła, aby zatkać luki w zabezpieczeniach, które miały w przeszłości.

Oprogramowanie do zarządzania projektami

Narzędzia produktywności i wideokonferencje to tylko dwa filary, na których opiera się zarządzanie wirtualnymi projektami. Ale nie może obejść się bez oprogramowania do zarządzania projektami.

Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia zespołom wirtualnym lepszą współpracę, a menedżerom przypisywanie, monitorowanie i śledzenie postępów. Czyni to za pomocą zestawu funkcji. Aby lepiej zilustrować, jak to się robi, spójrzmy na wielokrotnie nagradzanego ProjectManagera.

Jak zarządzać projektami wirtualnymi za pomocą oprogramowania

Przede wszystkim ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami w chmurze. Oznacza to, że dane są gromadzone w czasie rzeczywistym i każdy, kto ma połączenie z Internetem, może zalogować się do oprogramowania i pracować z zespołem. Jeśli zarządzasz projektami wirtualnie, potrzebujesz narzędzia w chmurze, które zapewnia bieżące dane i komunikację.

Zarządzanie zespołem wirtualnym

Aby zarządzać zespołami, najpierw musisz sprawić, by działały. ProjectManager ułatwia rozpoczęcie projektu. Możesz przesłać arkusz kalkulacyjny zadań, wyeksportować projekt z innego oprogramowania, a następnie zaimportować go do ProjectManagera lub użyć jednego z wbudowanych szablonów, aby przeprowadzić Cię przez proces.

Przypisywanie może wydawać się problemem, gdy zespoły są rozproszone, ale gdy masz nowy projekt, po prostu zaproś zespół do oprogramowania i zacznij przydzielać mu zadania. Zespół zostanie zebrany w rozwijanym menu — przypisz jedno lub więcej do każdego zadania.

Twórz harmonogramy i trzymaj się ich

Istnieje wiele widoków projektów, a wykres Gantta online jest pomocny dla menedżerów. Mogą planować, łączyć zależności zadań i wyznaczać kamienie milowe na osi czasu projektu.

Po wykonaniu zadań, gdy zespoły aktualizują swój status, postęp jest przedstawiany jako cieniowanie na pasku zadań między datami rozpoczęcia i zakończenia. Ten poziom przejrzystości i odpowiedzialności pomaga utrzymać zespoły wirtualne na właściwym torze — i projekty w ruchu.

Współpracuj z dowolnego miejsca

Ale jak możesz pomóc zespołom współpracować, gdy są fizycznie oddzielone? Gdy zespołom zostaną przydzielone zadania, mają do dyspozycji platformę do współpracy. Każde zadanie ma miejsce na dodawanie komentarzy, co wyzwala alert e-mailowy, więc bez względu na to, gdzie znajdują się członkowie Twojego zespołu, mogą lepiej współpracować.

ProjectManager ma nieograniczone miejsce do przechowywania plików, a użytkownicy mogą dołączyć tyle dokumentów i obrazów, ile potrzeba do zadania. Mogą nawet oznaczyć osobę nieprzypisaną do zadania i włączyć ją do rozmowy.

Problemem może być utrzymywanie zespołów skupionych na właściwym zadaniu we właściwym czasie. Jednym z widoków projektu oferowanych przez ProjectManagera jest tablica kanban, która wizualizuje przepływ pracy. Zadania można oznaczać według priorytetów, aby członkowie zespołu byli wydajni, a jednocześnie zapewniał przejrzystość procesu produkcyjnego dla kierownika i innych członków zespołu.

Śledź produktywność i postęp projektu

Ale obserwowanie, co robią członkowie zespołu, jak dotąd pozwoli tylko uzyskać kierownika projektu. Potrzebują więcej danych.

ProjectManager oferuje wysokopoziomowy widok postępu projektu z pulpitem nawigacyjnym w czasie rzeczywistym. Oprogramowanie automatycznie analizuje dane projektowe i dostarcza je w postaci czytelnych wykresów i wykresów, co doskonale sprawdza się podczas spotkań z interesariuszami.

Jeśli chcesz mieć większą kontrolę nad metrykami projektu, ProjectManager ma proste narzędzie do raportowania, które można filtrować, aby pokazać tylko te informacje, które chcesz. Dostępna jest również funkcja zarządzania zasobami, która pomaga utrzymać równowagę obciążenia zespołu. Możesz zapomnieć, że zarządzasz wirtualnymi zespołami.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga utrzymać porządek w zespołach. Od planowania, monitorowania i raportowania, każda faza projektu jest zarządzana i kontrolowana w celu zwiększenia produktywności. Zobacz, jak ProjectManager może pomóc w zarządzaniu wirtualnymi projektami już dziś, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.