Como fazer um plano de melhoria de processo

A gestão de projetos é composta por processos. Os gerentes de projeto e suas equipes dependem desses processos para garantir que um projeto seja executado sem problemas. Mas e esses processos? São esculpidos em pedra ou podem ser melhorados?

Muitas vezes, os processos são considerados como se fossem de alguma forma perfeitos e não podem ser tocados. Esse tipo de pensamento é o que rapidamente fará com que um projeto saia dos trilhos e possivelmente faça com que ele falhe.

A complacência não tem lugar no gerenciamento de projetos. Analisar constantemente seus processos é a melhor maneira de chegar a um final bem-sucedido. Como você melhora os processos é através de uma técnica chamada melhoria de processo. A implementação do que você aprende por meio da melhoria de processos é feita por meio da criação de um plano de melhoria de processos.

O que é um plano de melhoria de processo?

Simplificando, um plano de melhoria de processo é um documento que descreve como melhorar seus processos após identificá-los e analisá-los. Em poucas palavras, é como você pode melhorar o que faz.

O plano de melhoria de processo é parte de um plano de projeto geral maior. Ele orienta a equipe do projeto sobre como analisar os processos do projeto e descreve onde há espaço para melhorias mensuráveis. Ele tende a ser um processo iterativo que ocorre durante todo o ciclo de vida do projeto.

O objetivo de um plano de melhoria de processo é encontrar elos fracos na cadeia de processo ou gargalos que estão impedindo o trabalho e, em seguida, descobrir maneiras de corrigir essas ineficiências. Isso faz com que os processos sejam concluídos mais rapidamente, com mais eficiência e com maior qualidade de entregas.

Um plano de melhoria de processo também ajudará a reduzir o desperdício de esforços e manter as equipes trabalhando de forma mais produtiva. Ele ajuda a reduzir qualquer atrito existente nos processos e garante que os processos atendam aos padrões de conformidade regulatória quando necessário.

Construa um Plano de Melhoria de Processo em 7 Etapas

Fazer o trabalho de identificar os pontos fracos de um processo e não fazer nada a respeito é contraproducente. Pode parecer que o esforço de criar e implementar um plano não vale o investimento.

Mas se você acredita que há falhas em seu processo e não responde para melhorá-las, você está se preparando para um problema maior no futuro. Portanto, é sempre do seu interesse responder ao problema e trabalhar para resolvê-lo. Para isso é necessário um plano. O plano de melhoria do processo pode ser dividido em sete etapas.

1. Mapa

O primeiro passo é obter uma visão geral completa do processo que precisa de melhorias. Pegue esse processo e divida-o em um mapa. Você pode usar uma estrutura de divisão de trabalho gratuita do ProjectManager para mapear completamente cada etapa do processo. Isso ajudará você a ter uma ideia de onde estão os pontos fracos no processo.

2. Analisar

Agora que você tem o processo em questão mapeado e cada passo claramente delineado, você precisa analisar o processo para ver onde podem estar os problemas. Observe atentamente cada uma das etapas e veja onde houve um problema, como atrasos, alocação excessiva de recursos, muito dinheiro gasto, membros da equipe ociosos e assim por diante.

Depois de encontrar esses pontos problemáticos, rastreie o problema até sua origem para resolver sua causa e como evitá-lo no futuro. Você pode usar ferramentas, como o método de análise de causa raiz para ajudar a orientá-lo.

3. Redesenho

Depois que a causa do problema for descoberta, é hora de redesenhar o processo para melhorá-lo e evitar o problema na próxima utilização. Neste ponto, você vai querer trazer toda a equipe do projeto.

Afinal, são eles que têm o conhecimento mais íntimo do processo e experiência prática com ele. Eles vão se certificar de que não há pedra sobre pedra e tudo foi documentado no processo. Eles são um recurso inestimável para a melhoria de processos e devem ser ouvidos.

Obtenha suas ideias sobre como redesenhar o processo e faça um brainstorming com eles para obter mais soluções. Em seguida, analise todas as soluções oferecidas e descubra qual é a melhor e com maior probabilidade de melhorar o processo. Agora você vai querer pensar sobre o cronograma e quaisquer riscos que possam ser inerentes ao redesenho.

4. Atribuir

Você identificou o problema e tem uma solução, agora precisa trabalhar nele. Isso significa atribuir seus recursos. As pessoas de referência seriam os membros da equipe que são impactados por esse processo e sua mudança. No entanto, pode ser necessário ir além dessa esfera para outras pessoas na organização com os conjuntos de habilidades necessários.

Depois de montar uma equipe, dê a eles instruções detalhadas sobre como redesenhar o processo e por que ele é importante. Você pode usar o mapa criado anteriormente no plano para ajudar nessa etapa.

5. Implementação

É aqui que o plano de melhoria do processo é colocado em ação, o que significa criar uma lista de tarefas e atribuições detalhadas. Essa parte do processo é exatamente como você criaria qualquer plano de projeto, dividindo as entregas em tarefas e atribuindo essas tarefas a cada membro da equipe. Um software de planejamento de projetos pode ajudar.

Você desejará criar uma agenda com uma linha do tempo e adicionar tarefas, sua duração e quaisquer dependências.

6. Comunicação

Quanto melhor sua comunicação, melhor o projeto. Portanto, reserve um tempo para comunicar seu plano à equipe e certifique-se de que eles entendam completamente sua parte. Ouça, esteja aberto ao feedback e certifique-se de que a equipe entenda que eles serão mantidos informados durante todo o processo. Isso cria adesão e os ajuda a adotar o novo processo.

7. Monitorar

Uma vez que a equipe está executando o projeto, é importante acompanhar seu progresso. Monitoramento não é microgerenciamento. Ele fornece uma janela para o projeto e permite quaisquer ajustes para mantê-lo em movimento conforme programado.

Além disso, uma vez que a melhoria tenha sido implementada no processo, você precisa monitorar a equipe para garantir que ela a esteja seguindo. À medida que surgem problemas, o processo recomeça.

ProjectManager Gerencia Planos de Melhoria de Processos

Um plano de melhoria de processo não é diferente de qualquer outro plano de projeto. Requer planejamento, agendamento, atribuição de equipes e acompanhamento de seu progresso. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que pode fazer tudo isso e muito mais.

Gerenciar tarefas e criar cronogramas

Uma vez que você tenha um processo que precisa ser melhorado e tenha um plano e uma equipe prontos para executá-lo, o ProjectManager vem com os controles necessários para manter o plano funcionando sem problemas. Primeiro, você pode carregar sua lista de tarefas no software e criar um projeto.

Depois que as tarefas recebem uma duração, elas aparecem em uma linha do tempo do gráfico de Gantt. Agora você pode vincular as tarefas dependentes para evitar gargalos. Se houver alterações, o ProjectManager facilita a edição do cronograma. Basta arrastar e soltar as datas de início e término da tarefa.

Os membros da equipe podem gerenciar seu trabalho e colaborar

Os membros da equipe podem ser atribuídos a partir da visualização do projeto do gráfico de Gantt, mas também têm a opção de gerenciar suas tarefas com uma lista de tarefas, calendário ou visualização kanban. Cada tarefa pode ter instruções detalhadas do gerente de projeto e até mesmo documentos e imagens anexados conforme necessário.

Os membros da equipe podem colaborar no nível da tarefa, comentando, adicionando arquivos e até trazendo outros membros da equipe marcando-os. Eles são notificados por e-mail e podem participar da conversa. Como o ProjectManager é baseado em nuvem, as equipes remotas podem colaborar onde quer que estejam e a qualquer momento.

Acompanhe o progresso à medida que acontece

Os gerentes de projeto podem usar o painel para monitorar seis métricas de projeto diferentes em uma visão de alto nível, tudo em tempo real. Para uma visualização mais detalhada, o ProjectManager possui relatórios de um clique que podem ser filtrados para mostrar exatamente as informações desejadas. Os relatórios são ótimos para acompanhar o projeto e relatar às partes interessadas, para que estejam sempre atualizados.

O ProjectManager oferece as ferramentas necessárias para melhorar qualquer processo. Desde fazer um plano de melhoria de processo até executar esse plano e monitorar seu progresso, o ProjectManager possui recursos como gráficos de Gantt e quadros kanban, todos feitos para promover a colaboração e a produtividade da equipe. Use o ProjectManager para seu próximo plano de melhoria de processo, aproveitando nossa avaliação gratuita de 30 dias hoje.