Cómo hacer un plan de mejora de procesos

La gestión de proyectos se compone de procesos. Los gerentes de proyecto y sus equipos dependen de esos procesos para garantizar que un proyecto se desarrolle sin problemas. Pero, ¿qué pasa con esos procesos? ¿Están tallados en piedra o se pueden mejorar?

Con demasiada frecuencia se confía en los procesos como si fueran perfectos y no se pudieran tocar. Ese tipo de pensamiento es lo que desviará rápidamente un proyecto y posiblemente hará que fracase.

La complacencia no tiene cabida en la gestión de proyectos. Analizar constantemente tus procesos es la mejor manera de llegar a un final exitoso. La forma de mejorar los procesos es a través de una técnica llamada mejora de procesos. La implementación de lo que aprende a través de la mejora de procesos se realiza mediante la creación de un plan de mejora de procesos.

¿Qué es un plan de mejora de procesos?

En pocas palabras, un plan de mejora de procesos es un documento que describe cómo mejorar sus procesos después de identificarlos y analizarlos. En pocas palabras, es cómo puedes mejorar en lo que haces.

El plan de mejora de procesos es parte de un plan de proyecto general más amplio. Guía al equipo del proyecto sobre cómo analizar los procesos del proyecto y describe dónde hay espacio para mejoras medibles. Tiende a ser un proceso iterativo que ocurre a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

El objetivo de un plan de mejora de procesos es encontrar eslabones débiles en la cadena de procesos o cuellos de botella que impidan el trabajo, y luego encontrar formas de rectificar esas ineficiencias. Esto lleva a que los procesos se completen más rápido, de manera más eficiente y con una mayor calidad de los entregables.

Un plan de mejora de procesos también ayudará a reducir los esfuerzos desperdiciados y a mantener a los equipos trabajando de manera más productiva. Ayuda a reducir cualquier fricción que exista en los procesos y garantiza que los procesos cumplan con los estándares de cumplimiento normativo cuando sea necesario.

Cree un plan de mejora de procesos en 7 pasos

Hacer el trabajo de identificar los puntos débiles de un proceso y no hacer nada al respecto es contraproducente. Puede parecer que el esfuerzo de crear e implementar un plan no vale la pena la inversión.

Pero si cree que hay fallas en su proceso y no responde para mejorarlas, se está preparando para un problema mayor en el futuro. Por lo tanto, siempre es de su interés responder al problema y trabajar para resolverlo. Para hacer esto se requiere un plan. El plan de mejora de procesos se puede dividir en estos siete pasos.

1. Mapa

El primer paso es obtener una visión general completa del proceso que necesita mejoras. Tome ese proceso y divídalo en un mapa. Puede usar una estructura de desglose de trabajo gratuita de ProjectManager para mapear minuciosamente cada paso del proceso. Esto le ayudará a tener una idea de dónde están las debilidades en el proceso.

2. Analizar

Ahora que tiene el proceso en cuestión trazado y cada paso claramente delineado, necesita analizar el proceso para ver dónde pueden estar los problemas. Mire de cerca cada uno de los pasos y vea dónde hubo un problema, como demoras, asignación excesiva de recursos, demasiado dinero gastado, miembros del equipo inactivos, etc.

Una vez que haya encontrado esos puntos problemáticos, rastree el problema hasta su origen para abordar su causa y cómo evitarlo en el futuro. Puede usar herramientas, como el método de análisis de causa raíz, para guiarlo.

3. Rediseño

Una vez que se ha descubierto la causa del problema, es hora de rediseñar el proceso para mejorarlo y evitar el problema la próxima vez que lo use. En este punto, querrá traer a todo el equipo del proyecto.

Son, después de todo, los que tienen el conocimiento más íntimo del proceso y la experiencia práctica con él. Se asegurarán de que no quede piedra sin remover y que todo haya sido documentado en el proceso. Son un recurso invaluable para la mejora de procesos y deben ser escuchados.

Obtenga sus ideas sobre cómo rediseñar el proceso y haga una lluvia de ideas con ellos para encontrar más soluciones. Luego, analice todas las soluciones ofrecidas y descubra cuál es la mejor y la que tiene más probabilidades de mejorar el proceso. Ahora querrá pensar en el cronograma y en los riesgos inherentes al rediseño.

4. Asignar

Has identificado el problema y tienes una solución, ahora necesitas trabajar en ello. Eso significa asignar sus recursos. Las personas a las que acudir serían los miembros del equipo que se ven afectados por este proceso y su cambio. Sin embargo, es posible que deba llegar más allá de esa esfera a otras personas de la organización con las habilidades requeridas.

Una vez que haya reunido un equipo, déles instrucciones detalladas sobre cómo rediseñar el proceso y por qué es importante. Puede usar el mapa que creó anteriormente en el plan para ayudar con este paso.

5. Implementación

Aquí es donde se pone en marcha el plan de mejora de procesos, lo que significa crear una lista de tareas y asignaciones detalladas. Esta parte del proceso es igual que crearía cualquier plan de proyecto, dividiendo los entregables en tareas y asignando esas tareas a cada miembro del equipo. Un software de planificación de proyectos puede ayudar.

Querrá crear un cronograma con una línea de tiempo y agregar tareas, su duración y cualquier dependencia.

6. Comunicación

Cuanto mejor sea su comunicación, mejor será el proyecto. Por lo tanto, tómese el tiempo para comunicar su plan al equipo y asegúrese de que entiendan completamente su parte. Escuche, esté abierto a los comentarios y asegúrese de que el equipo entienda que se les mantendrá informados durante todo el proceso. Esto crea aceptación y les ayuda a adoptar el nuevo proceso.

7. Supervisar

Una vez que el equipo está ejecutando el proyecto, es importante realizar un seguimiento de su progreso. Supervisar no es microgestionar. Proporciona una ventana al proyecto y permite cualquier ajuste para mantenerlo en movimiento según lo programado.

Además, una vez que se ha implementado la mejora en el proceso, debe monitorear al equipo para asegurarse de que la estén siguiendo. A medida que surgen problemas, el proceso comienza de nuevo.

ProjectManager gestiona planes de mejora de procesos

Un plan de mejora de procesos no es diferente a cualquier otro plan de proyecto. Requiere planificación, programación, asignación de equipos y seguimiento de su progreso. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que puede hacer todo esto y más.

Administrar tareas y crear líneas de tiempo

Una vez que tiene un proceso que necesita mejorar y tiene un plan y un equipo listos para ejecutar ese plan, ProjectManager aparece con los controles que necesita para que el plan funcione sin problemas. Primero, puede cargar su lista de tareas en el software y crear un proyecto.

Una vez que se asigna una duración a las tareas, se muestran en una línea de tiempo de diagrama de Gantt. Ahora puede vincular las tareas dependientes para evitar cuellos de botella. Si hay cambios, ProjectManager facilita la edición de la programación. Simplemente arrastre y suelte las fechas de inicio y finalización de la tarea.

Los miembros del equipo pueden administrar su trabajo y colaborar

Los miembros del equipo se pueden asignar desde la vista del proyecto del diagrama de Gantt, pero también tienen la opción de administrar sus tareas con una lista de tareas, un calendario o una vista kanban. Cada tarea puede tener instrucciones detalladas del administrador del proyecto e incluso documentos e imágenes adjuntos según sea necesario.

Los miembros del equipo pueden colaborar a nivel de tarea, comentar, agregar archivos e incluso traer a otros miembros del equipo etiquetándolos. Luego se les notifica por correo electrónico y pueden unirse a la conversación. Como ProjectManager está basado en la nube, los equipos remotos pueden colaborar dondequiera que estén y en cualquier momento.

Siga el progreso a medida que sucede

Los gerentes de proyecto pueden usar el tablero para monitorear seis métricas de proyecto diferentes en una vista de alto nivel, todo en tiempo real. Para una vista más detallada, ProjectManager tiene informes de un solo clic que se pueden filtrar para mostrar exactamente la información que desea. Los informes son excelentes para realizar un seguimiento del proyecto e informar a las partes interesadas, por lo que siempre están al tanto.

ProjectManager te brinda las herramientas que necesitas para mejorar cualquier proceso. Desde hacer un plan de mejora de procesos hasta ejecutar ese plan y monitorear su progreso, ProjectManager tiene características como diagramas de Gantt y tableros kanban, todos creados para fomentar la colaboración y la productividad del equipo. Utilice ProjectManager para su próximo plan de mejora de procesos aprovechando nuestra prueba gratuita de 30 días hoy.