So erstellen Sie einen Prozessverbesserungsplan

Projektmanagement besteht aus Prozessen. Projektmanager und ihre Teams sind auf diese Prozesse angewiesen, um sicherzustellen, dass ein Projekt reibungslos abläuft. Aber was ist mit diesen Prozessen? Sind sie in Stein gemeißelt oder können sie verbessert werden?

Zu oft wird auf Prozesse vertraut, als wären sie irgendwie perfekt und nicht anfassbar. Diese Art des Denkens bringt ein Projekt schnell aus der Bahn und führt möglicherweise zum Scheitern.

Selbstgefälligkeit hat im Projektmanagement keinen Platz. Die ständige Analyse Ihrer Prozesse ist der beste Weg zum Erfolg. Wie Sie Prozesse verbessern, geschieht durch eine Technik namens Prozessverbesserung. Die Umsetzung dessen, was Sie durch die Prozessverbesserung lernen, erfolgt durch die Erstellung eines Prozessverbesserungsplans.

Was ist ein Prozessverbesserungsplan?

Einfach ausgedrückt ist ein Prozessverbesserungsplan ein Dokument, das beschreibt, wie Sie Ihre Prozesse verbessern können, nachdem Sie sie identifiziert und analysiert haben. Kurz gesagt: Wie können Sie in dem, was Sie tun, besser werden?

Der Prozessverbesserungsplan ist Teil eines größeren Gesamtprojektplans. Es leitet das Projektteam bei der Analyse der Projektprozesse an und skizziert, wo es Raum für messbare Verbesserungen gibt. Es handelt sich in der Regel um einen iterativen Prozess, der während des gesamten Lebenszyklus des Projekts stattfindet.

Der Sinn eines Prozessverbesserungsplans besteht darin, schwache Glieder in der Prozesskette oder Engpässe zu finden, die die Arbeit behindern, und dann Wege zu finden, diese Ineffizienzen zu beheben. Dies führt dazu, dass Prozesse schneller, effizienter und mit höherer Ergebnisqualität abgeschlossen werden.

Ein Prozessverbesserungsplan trägt auch dazu bei, unnötigen Aufwand zu reduzieren und dafür zu sorgen, dass Teams produktiver arbeiten. Es trägt dazu bei, Reibungsverluste in den Prozessen zu reduzieren, und stellt sicher, dass Prozesse bei Bedarf die gesetzlichen Compliance-Standards erfüllen.

Erstellen Sie einen Prozessverbesserungsplan in 7 Schritten

Schwachstellen in einem Prozess zu identifizieren und nichts dagegen zu unternehmen, ist kontraproduktiv. Es könnte sich anfühlen, als sei der Aufwand für die Erstellung und Umsetzung eines Plans die Investition nicht wert.

Aber wenn Sie glauben, dass es Fehler in Ihrem Prozess gibt und Sie nicht reagieren, um sie zu verbessern, stellen Sie sich später auf ein größeres Problem ein. Daher ist es immer in Ihrem Interesse, auf das Problem zu reagieren und an seiner Lösung zu arbeiten. Dazu braucht es einen Plan. Der Prozessverbesserungsplan kann in diese sieben Schritte unterteilt werden.

1. Karte

Der erste Schritt besteht darin, sich einen vollständigen Überblick über den Prozess zu verschaffen, der verbessert werden muss. Nehmen Sie diesen Prozess und zerlegen Sie ihn in eine Karte. Sie können einen kostenlosen Projektstrukturplan von ProjectManager verwenden, um jeden Schritt des Prozesses vollständig abzubilden. Dies wird Ihnen helfen, eine Vorstellung davon zu bekommen, wo die Schwachstellen im Prozess liegen.

2. Analysieren

Nachdem Sie den fraglichen Prozess nun skizziert und jeden Schritt klar abgegrenzt haben, müssen Sie den Prozess analysieren, um zu sehen, wo die Probleme liegen könnten. Schauen Sie sich jeden Schritt genau an und sehen Sie, wo es ein Problem gab, wie z. B. Verzögerungen, übermäßige Zuweisung von Ressourcen, zu viel ausgegebenes Geld, untätige Teammitglieder und so weiter.

Wenn Sie diese Problemstellen gefunden haben, verfolgen Sie das Problem bis zu seinem Ursprung zurück, um die Ursache zu beheben und es in Zukunft zu vermeiden. Sie können Tools wie die Methode der Ursachenanalyse verwenden, um Sie zu führen.

3. Neugestaltung

Sobald die Ursache des Problems aufgedeckt wurde, ist es an der Zeit, den Prozess neu zu gestalten, um ihn zu verbessern und das Problem bei der nächsten Verwendung zu vermeiden. An diesem Punkt sollten Sie das gesamte Projektteam einbeziehen.

Schließlich sind sie diejenigen, die den Prozess am besten kennen und praktische Erfahrungen damit haben. Sie sorgen dafür, dass nichts auf dem anderen bleibt und dabei alles dokumentiert wird. Sie sind eine unschätzbare Ressource für die Prozessverbesserung und sollten angehört werden.

Holen Sie sich ihre Ideen zur Neugestaltung des Prozesses und machen Sie mit ihnen ein Brainstorming für weitere Lösungen. Analysieren Sie dann alle angebotenen Lösungen und finden Sie heraus, welche die beste ist und den Prozess am ehesten verbessert. Jetzt sollten Sie über den Zeitplan und die Risiken nachdenken, die mit der Neugestaltung verbunden sein könnten.

4. Zuordnen

Sie haben das Problem identifiziert und eine Lösung gefunden, jetzt müssen Sie daran arbeiten. Das bedeutet, dass Sie Ihre Ressourcen zuweisen. Die Ansprechpartner wären die Teammitglieder, die von diesem Prozess und seiner Veränderung betroffen sind. Möglicherweise müssen Sie sich jedoch über diesen Bereich hinaus an andere Personen in der Organisation wenden, die über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen.

Sobald Sie ein Team zusammengestellt haben, geben Sie ihm detaillierte Anweisungen, wie der Prozess neu gestaltet werden kann und warum dies wichtig ist. Sie können die Karte, die Sie zuvor im Plan erstellt haben, als Hilfe bei diesem Schritt verwenden.

5. Umsetzung

Hier wird der Prozessverbesserungsplan in die Tat umgesetzt, was bedeutet, dass eine detaillierte Aufgabenliste und Aufgaben erstellt werden. Dieser Teil des Prozesses ist genau so, als würden Sie jeden Projektplan erstellen, die Ergebnisse in Aufgaben aufteilen und jedem Teammitglied diese Aufgaben zuweisen. Eine Projektplanungssoftware kann dabei helfen.

Sie möchten einen Zeitplan mit einer Zeitleiste erstellen und Aufgaben, ihre Dauer und alle Abhängigkeiten hinzufügen.

6. Kommunikation

Je besser Ihre Kommunikation, desto besser das Projekt. Nehmen Sie sich daher die Zeit, Ihren Plan dem Team mitzuteilen, und stellen Sie sicher, dass es seinen Teil vollständig versteht. Hören Sie zu, seien Sie offen für Feedback und stellen Sie sicher, dass das Team versteht, dass es während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden gehalten wird. Dies schafft Akzeptanz und hilft ihnen, den neuen Prozess anzunehmen.

7. Überwachen

Sobald das Team das Projekt ausführt, ist es wichtig, seinen Fortschritt zu verfolgen. Überwachung ist kein Mikromanagement. Es bietet einen Einblick in das Projekt und ermöglicht Anpassungen, damit es wie geplant weiterläuft.

Sobald die Verbesserung in den Prozess implementiert wurde, müssen Sie das Team überwachen, um sicherzustellen, dass es sich daran hält. Wenn Probleme auftreten, beginnt der Prozess erneut.

ProjectManager verwaltet Prozessverbesserungspläne

Ein Prozessverbesserungsplan unterscheidet sich nicht von jedem anderen Projektplan. Es erfordert Planung, Terminierung, Zuweisung von Teams und Verfolgung ihres Fortschritts. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die all dies und mehr kann.

Verwalten Sie Aufgaben und erstellen Sie Zeitpläne

Sobald Sie einen Prozess haben, der verbessert werden muss, und einen Plan und ein Team zur Ausführung dieses Plans bereit haben, kommt ProjectManager mit den Kontrollen ins Spiel, die Sie benötigen, um den reibungslosen Ablauf des Plans zu gewährleisten. Zunächst können Sie Ihre Aufgabenliste in die Software hochladen und ein Projekt erstellen.

Sobald den Aufgaben eine Dauer zugewiesen wurde, werden sie auf einer Gantt-Diagramm-Zeitachse angezeigt. Jetzt können Sie die abhängigen Aufgaben verknüpfen, um Engpässe zu vermeiden. Wenn es Änderungen gibt, macht es ProjectManager einfach, den Zeitplan zu bearbeiten. Ziehen Sie einfach die Start- und Enddaten der Aufgabe per Drag & Drop.

Teammitglieder können ihre Arbeit verwalten und zusammenarbeiten

Teammitglieder können aus der Gantt-Diagramm-Projektansicht zugewiesen werden, sie haben aber auch die Möglichkeit, ihre Aufgaben mit einer Aufgabenliste, Kalender- oder Kanban-Ansicht zu verwalten. Jeder Aufgabe können detaillierte Anweisungen des Projektmanagers und bei Bedarf sogar Dokumente und Bilder beigefügt werden.

Teammitglieder können dann auf Aufgabenebene zusammenarbeiten, kommentieren, Dateien hinzufügen und sogar andere Teammitglieder einbeziehen, indem sie sie markieren. Sie werden dann per E-Mail benachrichtigt und können an der Konversation teilnehmen. Da ProjectManager Cloud-basiert ist, können Remote-Teams überall und jederzeit zusammenarbeiten.

Verfolgen Sie den Fortschritt, während er geschieht

Projektmanager können das Dashboard verwenden, um sechs verschiedene Projektmetriken in einer Übersichtsansicht in Echtzeit zu überwachen. Für eine detailliertere Ansicht verfügt ProjectManager über Ein-Klick-Berichte, die gefiltert werden können, um genau die gewünschten Informationen anzuzeigen. Berichte eignen sich hervorragend, um das Projekt zu verfolgen und den Beteiligten Bericht zu erstatten, damit sie immer auf dem Laufenden sind.

ProjectManager gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, die Sie benötigen, um jeden Prozess zu verbessern. Von der Erstellung eines Prozessverbesserungsplans über die Ausführung dieses Plans bis hin zur Überwachung seines Fortschritts verfügt ProjectManager über Funktionen wie Gantt-Diagramme und Kanban-Tafeln, die alle zur Förderung der Teamzusammenarbeit und -produktivität entwickelt wurden. Verwenden Sie ProjectManager für Ihren nächsten Prozessverbesserungsplan, indem Sie noch heute unsere kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.