7 consigli per una riunione virtuale senza intoppi

Le riunioni virtuali sono all'ordine del giorno nel nostro mondo connesso digitalmente. Indipendentemente dal fatto che vengano utilizzati per connettere team di paesi diversi o per riunire i dipendenti che lavorano da casa per una teleconferenza, le riunioni virtuali possono essere fondamentali per il successo di un'azienda.

Come un orologio, però, quasi ogni riunione virtuale sembra incontrare una sorta di problema. I ritornelli comuni includono: "Qual è il codice per partecipare a questa videochiamata" o "Il mio microfono funziona?"

Per aiutarti a evitare problemi comuni e per assicurarti di ottenere il massimo dalle tue riunioni virtuali, abbiamo messo insieme sette suggerimenti per aiutare te e il tuo team. Ma prima di entrare nei suggerimenti, diamo un'occhiata rapidamente a cos'è una riunione virtuale e perché potresti scegliere di incontrarti virtualmente con il tuo team.

Che cos'è una riunione virtuale?

Una riunione virtuale è un raduno di persone distribuite, che utilizza la tecnologia per connettere i partecipanti invece di un luogo di incontro fisico. Le riunioni virtuali utilizzano strumenti digitali come videoconferenze, software di gestione dei progetti o software di chat per connettere le persone in modo che possano comunicare e lavorare insieme in tempo reale.

Gli incontri virtuali avverranno per convenienza o per necessità. A volte, i team trovano più facile partecipare a una riunione virtuale invece di interrompere la giornata lasciando le loro scrivanie e incontrandosi insieme. In questi casi, le riunioni virtuali fanno perdere meno tempo e consentono ai dipendenti di mantenere livelli di produttività più elevati.

E a volte le riunioni virtuali sono l'unico modo per entrare in contatto con il tuo team. Ciò può essere dovuto a una forza lavoro distribuita o al fatto che la tua azienda ha dipendenti remoti. In questi casi, i membri del personale si riuniscono virtualmente per rimanere sincronizzati tra loro. Le riunioni virtuali consentono persino ai team con dipendenti in fusi orari diversi di connettersi senza problemi tra loro, cosa che altrimenti non sarebbe possibile.

Suggerimenti per una riunione virtuale di successo

Il successo del tuo incontro virtuale dipende da molte cose. Alcuni di essi potrebbero essere fuori dal tuo controllo, come la tua connessione Internet. Se la tua connettività è scarsa, lo sarà la tua riunione. Quindi, ci sono problemi di base della pipeline da risolvere per primi. Una volta che sei pronto per incontrarti virtualmente, assicurati di seguire questi passaggi.

1. Seleziona il software per riunioni virtuali giusto

La prima e più importante decisione da prendere quando si organizza un incontro virtuale è rispondere alla domanda: "come ci incontreremo?" Le riunioni virtuali possono essere semplici come una telefonata di gruppo o complesse come una sessione di lavoro con uno schermo condiviso.

Pertanto, dovrai selezionare una tecnologia che consentirà al tuo team di incontrarsi. Dovrebbe fornire tutti gli strumenti necessari per raggiungere i tuoi obiettivi di incontro.

Esistono numerosi modi per ospitare una riunione virtuale, ma ecco alcune delle piattaforme per riunioni virtuali più popolari utilizzate oggi:

• Piattaforme di chat video come Zoom, FaceTime o Google Hangouts
• Software di chat come Slack o Skype
• Software di gestione dei progetti collaborativo come ProjectManager

Quando si seleziona un software per riunioni virtuali, si può essere tentati di utilizzare uno strumento gratuito, ma è importante non tagliare gli angoli qui. La piattaforma che scegli influenzerà sia il modo in cui il tuo team comunica, sia la produttività che esce dalle tue riunioni.

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Ad esempio, molti team hanno provato la videoconferenza con l'edizione gratuita di Zoom, solo per scoprire in seguito che le chiamate hanno una durata limitata, un numero limitato di partecipanti e non sono protette da una password (il che ha portato a storie di visitatori imbarazzanti che si sono casualmente inseriti nelle riunioni) . Queste limitazioni possono portare a mal di testa e perdita di tempo, quindi è meglio pagare per uno strumento che sarà così parte integrante del tuo team.

2. Tutti i membri del team testano prima di unirsi

È importante che tutte le persone coinvolte nell'imminente riunione virtuale si iscrivano, installino e collaudano il software che verrà utilizzato in anticipo. Uno dei problemi principali che si presenta spesso con le riunioni virtuali sono i problemi tecnici.

Se un membro del team non riesce a capire come accedere o come far funzionare la propria webcam, l'intera riunione può subire dei ritardi. Questi intoppi tecnologici possono portare a frustrazione tra i membri del team e perdite di produttività. Ogni persona dovrebbe partecipare alla riunione virtuale sapendo esattamente come partecipare in modo efficiente.

3. Crea un'agenda

Oltre alle riunioni virtuali, questo consiglio vale anche per le riunioni di qualsiasi tipo: prepara sempre un ordine del giorno prima della riunione. L'ordine del giorno dovrebbe elencare argomenti specifici che verranno discussi, insieme a tutti i risultati finali che dovrebbero uscire dalla riunione. Ogni ordine del giorno dovrebbe essere limitato nel tempo e il tempo deve essere osservato attentamente.

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Non c'è niente di peggio di una riunione di 30 minuti che dura due ore, soprattutto quando la riunione avrebbe potuto essere conclusa nei 30 minuti originali. Un'agenda ti aiuta a rispettare il piano in modo che i membri del team non si scoraggino o si sentano frustrati dal tempo perso. Una buona regola pratica da seguire è questa: se non c'è agenda, allora non c'è riunione.

4. Invia l'invito e l'agenda

Dopo aver preparato un'agenda, è importante inviare l'agenda insieme a un invito all'evento a tutti i membri del team che parteciperanno alla riunione virtuale. Questo dovrebbe essere fatto con largo anticipo rispetto all'inizio dell'orario della riunione in modo che i membri del team abbiano tutto il tempo per prepararsi.

Una considerazione importante quando si inviano inviti a eventi di riunioni virtuali sono i fusi orari dei membri del team. Il coordinamento di una riunione può diventare più difficile quando si lavora con team remoti distribuiti in diversi paesi e fusi orari.

Questa è anche una considerazione importante quando si incontrano dipendenti che lavorano da casa, poiché i loro orari possono essere meno rigidi rispetto al personale in ufficio. Una chiara politica di lavoro da casa può aiutare a consolidare i programmi.

5. Usa rompighiaccio (se appropriato)

Le riunioni virtuali possono essere più difficili da avviare rispetto alle riunioni tradizionali perché i partecipanti in genere impiegano alcuni minuti per entrare e configurare la propria tecnologia. Invece di perdere tempo prezioso a chiacchierare durante questi primi minuti, puoi utilizzare rompighiaccio per incoraggiare la squadra a conoscersi meglio.

Li ami o li odi, ma è stato dimostrato che i rompighiaccio aiutano con la coesione e il lavoro di squadra. Per alcune riunioni virtuali più serie, tuttavia, i rompighiaccio potrebbero non essere appropriati. In questi casi, potrebbe essere meglio andare avanti e iniziare la riunione all'ora indicata nell'invito alla riunione.

6. Collabora

In tutte le riunioni, ci sono persone che parleranno con orgoglio e coloro che passeranno felicemente in secondo piano solo per ascoltare. Durante le riunioni di persona, è facile leggere la stanza e incoraggiare i membri del team più silenziosi a parlare, al fine di avviare la collaborazione del team.

Tuttavia, nelle riunioni virtuali può essere più difficile. Devi essere sempre consapevole di chi è in chiamata e di chi potrebbe aver bisogno di incoraggiamento per parlare. Presta particolare attenzione ai membri della tua riunione virtuale che potrebbero aver bisogno di incoraggiamento per partecipare. Se possibile, tieni a portata di mano un elenco di tutti i partecipanti alla riunione virtuale in modo da poter chiamare rapidamente i membri del team secondo necessità.

7. Invia note di riepilogo

L'ultima e forse la cosa più importante che dovresti fare arriva subito dopo la fine della tua riunione virtuale. Al termine della riunione, raccogli tutti gli appunti della riunione e condividili con l'intero team di partecipanti.

Un modo semplice per farlo è iniziare con l'agenda della riunione originale, quindi aggiungere note per ogni elemento pubblicitario. Abbiamo realizzato questo elemento pubblicitario? Chi è responsabile del possesso del follow-up dell'elemento pubblicitario?

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È importante che l'intero team esca da ogni riunione virtuale con elementi di azione. Se dalle tue riunioni non arriva nulla di fattibile, potresti dover considerare se la riunione era addirittura necessaria.

In che modo ProjectManager aiuta i team virtuali

ProjectManager è una piattaforma online di gestione dei progetti e del lavoro che consente ai membri del team di lavorare insieme, indipendentemente da dove si trovano. A volte si fa così tanto lavoro che le riunioni virtuali non sono nemmeno necessarie!

Team virtuali, team remoti e dipendenti che lavorano da casa utilizzano ProjectManager per collaborare al lavoro insieme. Con più visualizzazioni del progetto, ci sono strumenti per ogni team sulla piattaforma basata su cloud.

Pianifica in linea

I manager possono creare piani di progetto per i loro team utilizzando un diagramma di Gantt online. Possono assegnare tutte le attività del progetto ai membri del team e ogni membro del team verrà informato in tempo reale che gli è stato assegnato un nuovo lavoro.

Collabora in tempo reale

I team possono anche utilizzare bacheche kanban visive per creare flussi di lavoro condivisi in modo che ogni membro del team sappia esattamente su cosa sta lavorando il resto del team in ogni momento. Questa visibilità è fondamentale per il successo di un team, soprattutto quando il personale non lavora insieme faccia a faccia in ufficio.

Migliaia di team in tutto il mondo si affidano a ProjectManager per collaborare, rimanere organizzati e lavorare di più insieme. ProjectManager ha strumenti per tutti i team, sia in ufficio che remoti. I manager possono assegnare il lavoro e tenere traccia dei progressi, mentre i dipendenti possono organizzare tutte le loro attività in un'unica posizione. Prova ProjectManager oggi gratuitamente con questa prova gratuita di 30 giorni.