Che cos'è un team virtuale? Definizione ed esempi

"Squadra virtuale" è una frase strana. Sembra qualcosa che esiste solo in una realtà alternativa digitale. Ma i team virtuali sono praticamente una realtà e stanno diventando sempre più diffusi ogni giorno che passa.

Un team virtuale non è più un valore anomalo. Le organizzazioni hanno compreso il vantaggio dell'utilizzo della tecnologia per cercare talenti oltre la propria comunità locale. È quasi diventata la norma e, naturalmente, l'intera tendenza virtuale è stata rafforzata dalla recente pandemia.

In ogni caso, è chiaro che i team virtuali sono qui per restare. Probabilmente ne hai lavorato uno o stai pensando di avviarne uno nella tua azienda. Grande! Ma ci sono considerazioni da fare quando si valuta la propria decisione. Il primo, e forse il più alto, è capire cosa sono i team virtuali e perché hanno guadagnato così tanta popolarità così rapidamente.

Che cos'è un team virtuale?

Un team virtuale è un gruppo di lavoratori che comunicano e lavorano insieme utilizzando strumenti digitali. Sebbene possano trovarsi nello stesso spazio fisico, i team virtuali sono spesso distribuiti, lavorando da remoto in diverse parti della città, dello stato o del paese, anche dall'altra parte del mondo!

Esistono altri nomi per i team virtuali, come "team dispersi geograficamente" o "team remoti", ma significano tutti la stessa cosa: persone che lavorano insieme senza essere fisicamente insieme. Lo fanno attraverso l'uso di strumenti online, come software di gestione dei progetti, per comunicare e collaborare.

A causa della distanza tra i team virtuali, è fondamentale che sviluppino fiducia nel gruppo e promuovano buone comunicazioni al fine di evitare costosi malintesi. Questo può essere un grande ostacolo da superare, poiché le persone tendono a legare di persona. Ma ci sono tecniche di gestione dei progetti virtuali che possono aiutare.

I team virtuali sono di tendenza

Secondo il Bureau of Labor Statistics, dal 2019, il 22% dei lavoratori statunitensi lavora da casa, mentre il 50% lavora in qualche modo con team virtuali. È un numero impressionante! Aumenterà solo man mano che le organizzazioni si sentiranno più a proprio agio con i team virtuali e poiché i team richiedono maggiore flessibilità.

I lavoratori vogliono l'equilibrio tra lavoro e vita privata e le organizzazioni vogliono espandere la propria rete nell'acquisizione di talenti. E a volte forze più grandi rendono il lavoro da casa l'unico modo per mantenere in funzione un'azienda.

Qualunque sia la ragione, la necessità di team virtuali sta aumentando, ma la conoscenza di cos'è un team virtuale e di come costruirne, guidarne e gestirne uno è in ritardo. Non c'è tempo come il presente per un corso accelerato in team virtuali!

Esempi di squadre virtuali

Non tutte le squadre virtuali sono uguali. Esistono diverse varietà, che dipendono dalla durata della vita, dall'obiettivo, dagli obiettivi e dai ruoli dei membri del team. Alcuni di loro seguono.

Squadre in rete

Un team in rete è composto da membri del team interfunzionali che vengono assemblati in base alla loro esperienza e capacità su una questione specifica. Il team è aperto a nuovi membri secondo necessità e quelli già presenti nel team vengono rimossi dopo il completamento del loro ruolo.

Squadre parallele

Un team parallelo proviene dalla stessa organizzazione e ha il compito di sviluppare raccomandazioni su un processo o sistema. Di solito stanno insieme solo per un breve periodo, con tutti i membri che rimangono a bordo fino a quando non hanno raggiunto l'obiettivo assegnato.

Team di sviluppo prodotto

Un team di sviluppo prodotto è un gruppo che viene riunito grazie alla sua esperienza nel raggiungimento di un obiettivo specifico. I membri di questo team ottengono ruoli chiaramente definiti e lavorano in modo indipendente, con il loro lavoro collettivo combinato per raggiungere l'obiettivo finale. Sebbene non sia sempre un team virtuale, quando questi esperti sono situati in stati o paesi diversi, diventano virtuali.

Squadre di servizio

Un team di servizio è composto da membri che occupano fusi orari diversi. Lavorano in modo indipendente. Tuttavia, i loro turni si sovrappongono per offrire un servizio continuo. Quindi, ad esempio, quando un turno è completo sulla costa orientale, il team della costa occidentale assume le proprie funzioni.

Squadre di gestione

Un team di gestione è un insieme di manager della stessa organizzazione. Sebbene spesso lavorino sotto lo stesso tetto, se lavorano in luoghi diversi, diventano un team virtuale. I team di gestione lavorano insieme per sviluppare strategie aziendali basate su obiettivi e obiettivi organizzativi.

Squadre d'azione

Un team d'azione viene formato per un breve periodo e ha il compito di rispondere a un problema immediato. Una volta risolto il problema, la squadra viene sciolta. Come nell'ultimo esempio, un team d'azione non è esclusivamente virtuale. Ma man mano che le persone acquisiscono familiarità con il lavoro con i team virtuali, il loro utilizzo aumenta oltre l'uso tradizionale.

Perché dovrei avviare un team virtuale?

Mentre abbiamo toccato alcuni dei motivi per cui i team virtuali stanno diventando più accettati, prendiamoci un momento per immergerci un po' più a fondo in questa tendenza. La crescita dell'economia globale è uno dei pilastri che sostengono la necessità di team virtuali. Le aziende internazionali hanno spesso uffici in paesi diversi, spesso lavorando agli stessi progetti.

A causa degli sviluppi degli ultimi due decenni, i team virtuali stanno diventando sempre più comuni. Secondo uno studio del 2019 di IWG, il 70% dei professionisti lavora da remoto in qualche modo almeno una volta alla settimana, con il 53% che lo fa per metà settimana.

Atmosfera innovativa

Ci sono anche forze interne che stanno guidando il passaggio al lavoro di squadra virtuale. Secondo l'Harvard Business Review, i team virtuali sono più coinvolti di quelli che lavorano nella stessa posizione. Può sembrare controintuitivo, ma secondo la ricerca, lavorare nello stesso ufficio crea tende a creare compiacimento, specialmente per i team leader. Ma quando i manager non sono fisicamente presenti, fanno uno sforzo maggiore per connettersi.

finanziariamente prudente

I team virtuali sono anche un potenziale guadagno finanziario per le organizzazioni. Non devono configurare un'infrastruttura aggiuntiva nei luoghi in cui desiderano avere un'impronta. Affittare uno spazio fisico potrebbe non essere necessario, quindi un team virtuale può essere un'alternativa conveniente.

L'assenza di un ufficio fisico elimina anche alcuni problemi comuni che le aziende devono affrontare. Questo può includere

• Atti di Dio
• Cambiamenti alle politiche governative, come i regolamenti sui visti
• Emergenze politiche o mediche che rendono difficile il movimento dei membri del team

I team virtuali mantengono tutti al lavoro e produttivi. Ciò impedisce a un'organizzazione di dover aggiungere al proprio libro paga anche le nuove assunzioni.

In che modo ProjectManager aiuta i team virtuali

Se sei pronto per tuffarti nel mondo dei team virtuali, avrai bisogno degli strumenti che ti aiutino a gestire il tuo team e forniscano loro le funzionalità di cui hanno bisogno per lavorare insieme meglio. ProjectManager è un software pluripremiato che ha tutto il necessario per supportare un team virtuale.

Rimani connesso ovunque

Per definizione, un team virtuale deve essere connesso a Internet. Ha senso solo che il software che usano non sia accessibile solo sul desktop. Se lo è, dovrai investire in altro software per connettere il team, il che è un'inefficiente perdita di tempo e denaro. Il nostro software è basato su cloud, il che significa che è accessibile ovunque e in qualsiasi momento.

I team devono collaborare, sia che si trovino nella stessa stanza o che lavorino virtualmente. Senza collegare i membri del team, potresti anche riagganciare l'intero esperimento del team virtuale.

Diamo ai team gli strumenti di cui hanno bisogno per connettersi. Ogni attività loro assegnata può essere commentata e riceveranno una notifica via e-mail quando c'è una risposta. Anche se hanno bisogno di parlare con qualcuno non assegnato all'attività, tutto ciò che devono fare è taggarli. Tutti sono sulla stessa pagina.

Rimani informato senza problemi

Quando gestisci un team virtuale, c'è la tendenza a diventare prepotente, a guardarsi alle spalle virtuali e a gestire la microgestione. Ma ciò può ritorcersi contro, indebolendo la produttività ed erodendo il morale. Il nostro software ti offre trasparenza nel processo. Verrai aggiornato sulla nostra dashboard del progetto, visualizza istantaneamente quando gli stati delle attività cambiano.

Ci sono molte più offerte di ProjectManager per aiutare i team virtuali. Disponiamo di funzionalità che aiutano dalla pianificazione all'esecuzione, al monitoraggio e al controllo, fino alla rendicontazione del progetto per le parti interessate. Scopri come il nostro software può aiutarti a gestire e supportare i tuoi team virtuali oggi con questa prova gratuita di 30 giorni.