Come impostare scadenze realistiche che la tua squadra può effettivamente soddisfare

Siamo onesti con noi stessi qui. Rispettare le scadenze può essere stressante e sembrare assolutamente impossibile. E quando non sono impostati in modo realistico, possono comportare un lavoro di spedizione scadente. Allora, qual è la nostra soluzione? Rimandiamo le scadenze. È qualcosa che è facile da fare quando siamo in crisi. Tuttavia, non è una soluzione. Spingi indietro le tue scadenze abbastanza volte e, alla fine, non avrai più una strategia di marketing dei contenuti da eseguire . Il contenuto deve essere creato e deve essere consegnato in tempo. Il tuo pubblico lo desidera, il tuo capo lo richiede e il tuo lavoro dipende letteralmente da questo. Con i giusti processi e le abitudini di lavoro in atto, raggiungerai ogni scadenza, ogni volta. Soprattutto, non è così difficile da realizzare come potresti pensare. Ecco come vincere la paura delle scadenze ed essere più produttivi che mai.

Gestisci le scadenze in un unico posto con questi modelli di calendario

Poiché è importante avere un posto dove annotare le scadenze, abbiamo raggruppato alcuni modelli di calendario perfetti proprio per questo. In questo pacchetto scaricabile troverai:

• Modello di calendario dei contenuti 2021
• Modello di calendario dei social media 2021
• Modello di calendario per l'email marketing 2021

Ora, entriamo in questo!

Stabilisci obiettivi e linee guida per i tuoi progetti

Prima di iniziare qualsiasi progetto, devi stabilire degli obiettivi per il tuo team, in modo che abbiano alcuni principi guida che informeranno il loro lavoro. Cosa speri di ottenere con questo progetto? Alcuni esempi di buoni obiettivi di progetto sono:

• Aumenta il traffico organico verso i siti web come parte di una campagna di content marketing completa.
• Costruisci la reputazione della tua organizzazione come fonte di informazioni affidabile nel tuo settore.
• Entra in contatto con potenziali clienti.
• Crea materiale originale da pubblicare sui social media.

Oltre a stabilire alcuni obiettivi generali, come ottenere più traffico web, dovresti anche avere alcune linee guida specifiche per il tuo team. Alcuni esempi di questi potrebbero includere:

• Genera domanda per il tuo prodotto o servizio
• Raccogli contatti o abbonati e-mail
• Aumentare la consapevolezza su una causa
• Crea fiducia con il tuo pubblico
• Connettiti con i clienti in modo coerente
• Informa la tua comunità su questioni urgenti
• O qualsiasi altro obiettivo importante per la tua organizzazione

Stabilendo obiettivi e linee guida, crei una base che ti aiuterà a dare forma ai tuoi progetti e a garantire che tutti i membri del team siano sulla stessa pagina. Se tutti i membri del team capiscono cosa speri di ottenere e come vuoi che lo facciano, questo eliminerà la necessità di un ampio rinnovamento lungo la strada.

Obiettivo per la spedizione, non per la perfezione

Seth Godin ha molte cose fantastiche da dire su questo: girare per completare rapidamente i progetti invece di girare per la perfezione.

1. Scrivi la tua scadenza. Pubblicherai in questa data, perfetta o meno.
2. Raccogli le idee di tutti sul tuo progetto.
3. Condividi queste idee in un modo che tutti possono vedere e chiedi loro di dare un'occhiata. Dopo che hanno guardato o addirittura perso la data di scadenza della ricerca, il gioco è fatto. Niente più aggiornamenti.
4. Disegna un progetto del progetto da quelle idee approssimative.
5. Ottieni l'approvazione finale per il progetto del tuo progetto dalle grandi parrucche della tua azienda.
6. Fai una semplice domanda alle persone con autorità di approvazione: "Se consegno ciò che hai approvato, rispettando il budget e i tempi, lo spedirai?"
7. Non andare avanti finché non ottieni il tuo sì. Seth dice: "Una volta ottenuto il tuo sì, vai via e costruisci il tuo progetto, senza problemi. Spedisci in tempo, perché è quello che fa un fulcro".

Mentre parte di ciò si riferisce alla burocrazia dell'ufficio, hai un'idea. Inizia con una scadenza, quindi concediti il ​​permesso di spedire in tempo, senza scuse.

Crea un elenco di cosa è necessario fare e quando

L'impostazione e il mantenimento delle scadenze e degli obiettivi del progetto è probabilmente una delle parti più impegnative dell'essere un project manager. Che tu sia un'operazione di una sola persona o di un grande team, mantenere tutte queste attività in pista e andare avanti richiede una certa attenzione ai dettagli. CoSchedule semplifica la gestione di questo processo fornendo modelli di attività personalizzabili che puoi aggiungere a ogni progetto, così puoi impostare scadenze, comunicare con il tuo team e tenere traccia dei progressi del progetto, tutto in un unico posto! In CoSchedule, ci siamo resi conto che stavamo incontrando questo problema di mantenimento delle scadenze e degli obiettivi del progetto, quindi ci assicuriamo di discutere l'inizio dei progetti con un brief creativo e un incontro di avvio. Poi, ogni mattina, il team tiene una mischia mattutina per discutere:

• Ciò che hai fatto ieri
• Cosa farai oggi
• Cosa ti trattiene dal portare a termine le cose

Ciò mantiene tutti i membri del team sulla stessa pagina e ogni membro può collaborare per fornire soluzioni a qualsiasi problema o ostacolo. Pianifica come lavorerai insieme come una squadra per assicurarti reciprocamente la responsabilità di rispettare le tue scadenze. Incontra ogni giorno, parla dei progressi e dei blocchi stradali che potrebbero impedirti di spedire e trova una soluzione.

Assicurati che tutti conoscano il loro ruolo

Progetti aziendali efficaci spesso richiedono che più persone lavorino insieme in un ambiente collaborativo. Di solito, è più efficace dividere i ruoli tra due o tre persone, anche se a volte una persona (molto impegnata!) può svolgere tutti i ruoli. Ad esempio, quando un team sta mettendo insieme un post sul blog, ci sono una manciata di persone diverse con abilità diverse che devono essere incluse. Ecco alcuni dei ruoli tipici che entrano nella creazione di post sul blog:

• Project manager: questa persona assegna tutti i compiti e fissa le scadenze.
• Generatore di argomenti e parole chiave: questa persona è responsabile della ricerca di argomenti del blog e della ricerca per determinare le parole chiave e il titolo migliori da utilizzare. Questa persona può anche essere il project manager.
• Scrittore di contenuti: questa persona è responsabile della scrittura del contenuto, che dovrebbe incorporare le idee, le parole chiave, il titolo, ecc., come fornito loro dal project manager o dal generatore di argomenti/parole chiave.
• Editor di contenuti: questa persona controlla e corregge la grammatica del contenuto prima della pubblicazione del post.
• Trova immagini e editore di blog: le immagini e i tag immagine di accompagnamento sono essenziali per un buon post sul blog. Qualcuno deve essere responsabile della ricerca di queste immagini e della protezione dei diritti d'autore necessari. Questa stessa persona è spesso anche incaricata di pubblicare effettivamente il blog, in genere utilizzando un sistema di gestione dei contenuti, come WordPress, e assicurarsi che tutto appaia come dovrebbe.
• Promotore: un post sul blog non vale molto se nessuno lo legge mai. Qualcuno ha bisogno di promuovere il tuo blog sui social media, pubblicando link ad esso su diversi siti e piattaforme di social media.

Questi ruoli del team di marketing possono differire leggermente da un team all'altro, ma il punto è che tutte le persone coinvolte sono responsabili di un compito particolare in modo che nulla venga lasciato per strada. È anche utile avere membri del team che possono svolgere più ruoli, se necessario. Ad esempio, se il tuo scrittore principale è fuori città per una settimana, l'editore dovrebbe essere in grado di intervenire e svolgere il proprio ruolo.

Non aver paura di delegare compiti

La parte meravigliosa dell'essere in una squadra è che hai aiuto. A volte, come marketer, siamo stati condizionati ad affrontare progetti senza molto aiuto perché contare sulle persone significa lasciare il tuo successo agli altri. È fantastico che abbiamo la passione di fare molto, ma può essere la nostra rovina. Quando deleghi compiti, hai più tempo per concentrarti su altri progetti. Inoltre ottiene nuovi occhi sugli altri progetti e ti aiuta a lavorare più velocemente. The Muse ha creato un ottimo elenco per aiutare a delegare i compiti :

• Decidi cosa delegare: una volta deciso di chiedere aiuto, scegli i progetti per i quali hai bisogno di aiuto. Vuoi concentrarti sui tuoi punti di forza e di debolezza per scegliere quali compiti sarebbero meglio delegati.
• Scegli le persone giuste: proprio come hai scelto quali compiti non sono adatti alle tue abilità, scegli i membri del tuo team che saranno delle rockstar in quei compiti. Se hai bisogno di qualcosa di modificato, pensa a chi è il mago della grammatica nella tua squadra. Hai bisogno di capire qualcosa con la matematica? Trova qualcuno che sia migliore con i numeri e così via. Può essere difficile fidarsi di nuove persone con un lavoro, ma alla fine devi fare ciò che è meglio per il progetto e la sequenza temporale.
• Comunica chiaramente: quando deleghi compiti, siediti con il tuo team e spiega chiaramente cosa vorresti da ogni persona. Riunire tutti può sembrare una seccatura; tuttavia, a lungo termine, ti farà risparmiare tempo e mal di testa.
• Fai il check-in, ma non essere prepotente: hai passato i tuoi compiti. Ora devi fidarti che il tuo team sia professionale e che si occuperà dei propri compiti. È facile voler controllare ogni tre minuti per assicurarsi che tutto venga fatto, ma devi fidarti del tuo team: controlla con parsimonia e poi lascia che anche loro continuino il loro lavoro.
• Dai credito dove è dovuto il credito: il progetto è finito, il tuo team ha lavorato sodo e ora sei pronto per spedirlo. Assicurati di riconoscere il loro duro lavoro; sono intervenuti per aiutarti - non darlo per scontato.

Stabilisci scadenze ragionevoli con cui il tuo team può lavorare

Tutto ciò che hai fatto finora (fissare obiettivi, linee guida e ruoli) ha portato a come impostare scadenze realistiche e realizzabili per il tuo team. Una volta che tutti conoscono il proprio ruolo, è necessario stabilire delle scadenze per assicurarsi che ogni membro del team completi effettivamente l'attività assegnata e che lo faccia in modo tempestivo. Nell'attuale ambiente di lavoro per lo più virtuale, il modo migliore per fissare scadenze e assicurarsi che tutti siano al lavoro è utilizzare uno strumento di gestione dei progetti, come CoSchedule . Con CoSchedule, puoi gestire tutte le comunicazioni in un unico posto e assicurarti che tutte le attività e le attività secondarie vengano completate in tempo. CoSchedule aiuta i team a collaborare su progetti di content marketing, come blog, social media ed eventi. Lo strumento consente ai team di assegnare compiti diversi a più persone che lavorano su un determinato progetto, riducendo al minimo l'uso della posta elettronica. Ricorda solo che puoi utilizzare CoSchedule per assegnare compiti e scadenze a tutto il tuo team. In base ai ruoli, puoi personalizzare il tuo flusso di lavoro, impostare scadenze per le attività uniche di ciascun membro del team e commentare avanti e indietro il team direttamente in CoSchedule.

Scadenze più piccole entro la tua grande scadenza

Ogni settimana pubblichiamo due post sul nostro blog CoSchedule, tra altri modelli e progetti. L'utilizzo dei modelli di attività di CoSchedule ci salva la vita, soprattutto perché il nostro team è distribuito in diverse località . Abbiamo un elenco prestabilito di ciò che deve essere fatto ogni settimana e ci affidiamo a liste di controllo create utilizzando modelli di attività per aiutare tutti coloro che lavorano al progetto a conoscere i passaggi che devono completare per aiutarci a pubblicare i nostri contenuti in tempo. Usa questi suggerimenti per suddividere le scadenze più grandi in scadenze più piccole:

• Osserva il quadro generale e disegna una mappa stradale di esattamente ciò che devi fare.
• Separare le attività in base a chi deve completarle.
• Crea uno schema che indichi cosa deve essere fatto e quando.
• Chiediti cosa è necessario fare in ordine? Cosa si può fare in qualsiasi momento?
• Delega attività in base a chi deve fare cosa, quindi riempi le lacune con attività che possono essere eseguite in qualsiasi momento.

Costruisci in tempo di buffer

Annota tutte le attività che devi svolgere e quando ne hai bisogno. Quindi, dai a ciascuna di queste date di scadenza un giorno o due di spazio buffer prima che siano effettivamente dovute in modo da non prepararti al fallimento. Ciò consente al tempo di apportare le modifiche necessarie o persino di finire il lavoro prima del previsto. Seth Godin ha alcune grandi idee su come costruire in tempo di buffer:

Scrivilo invece. Passalo a qualcun altro. Pubblicizzalo. Associalo a una ricompensa o punizione esterna. Se non rispetti la scadenza, la tua amica dà i $ 20 che le hai prestato a una causa con cui non sei d'accordo...

Le scadenze ti danno l'opportunità di battere la fretta. Consegnare il lavoro un po' in anticipo è un modo infallibile per raccontare una storia positiva e ottenere l'attenzione che cerchi.

Fai attenzione a quanto lavoro puoi gestire

Questo è uno di quei consigli in cui è un “fai come dico e non come faccio”. Molte delle persone del nostro team lottano con questo ogni giorno. Vogliamo aiutare tutti, fare di più ed essere impegnati, quindi dovremo lavorare su questo insieme. Ognuno ha 24 ore in un giorno; ci sono limitazioni a ciò che si può fare e ciò che si può fare bene . Conosci i tuoi punti di forza e di debolezza, guarda cosa c'è nel tuo piatto per la settimana e vai da lì. Impegnati a scrivere un programma fittizio di tutto ciò che vorresti finire per la settimana. Fallo settimanalmente la domenica sera o il lunedì mattina . Pianifica eventuali riunioni, appuntamenti o motivi per cui non sarai in ufficio e assicurati di lasciare il tempo per dormire (sul serio). Nathan Ellering , capo del marketing di CoSchedule, pianifica letteralmente cosa farà ogni singolo giorno per mantenersi in attività. Lo aiuta a capire quanto tempo impiegano davvero determinati progetti per aiutarlo a utilizzare il suo tempo in modo ancora più efficiente per progetti futuri. Questo ti aiuterà a sapere esattamente quanto tempo libero hai durante il giorno e la settimana, mantenendoti responsabile del rispetto delle tue scadenze personali e aiutandoti a migliorare le tue capacità di gestione del tempo. In questo modo, quando qualcuno viene da te con un nuovo progetto o un'idea, puoi guardare il tuo programma e sapere realisticamente se puoi inserire un'altra cosa nel tuo piatto o meno. Ti risparmierai lo stress e il fastidio di esagerare. Ecco come farlo da soli:

• Dai valore a tutto il tuo tempo: sappi che hai 24 ore al giorno, proprio come tutti gli altri ( anche Beyonce ). Passare su Facebook, inviare messaggi di testo o uscire senza cervello si somma. L'utente medio di Facebook trascorre 17 minuti su Facebook al giorno. Sono quattro giorni e mezzo all'anno. Immagina quanto potresti fare in quel tempo extra.
• Concentrati sul tuo lavoro: sebbene l'esclusione in zone possa distrarre dal lavoro, è un fatto provato che sognare ad occhi aperti può effettivamente rimandare il desiderio di ricompense future, perché hai immaginato il successo ma non hai fatto nulla per raggiungerlo. Essere perseguibili ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi; chiacchiere sul gioco e sognare ad occhi aperti no.
• Fine della procrastinazione:
  • Inizia facile
  • Scomponilo
  • Sii gentile con te stesso
  • Ottieni un buon "perché"
  • Sii consapevole

In caso di dubbio, chiedi chiarimenti

La tua azienda si aspetta che tu sia un self-starter e che tu intraprenda nuovi progetti. Queste sono grandi qualità da avere, ma ciò non significa che non puoi chiedere chiarimenti sui tuoi progetti prima di iniziare. Ti farà risparmiare tempo.

• Ammetti di non essere sicuro e ottieni i chiarimenti di cui hai bisogno.
• Poni domande aperte : questo rende più facile ottenere più informazioni dalle persone rispetto alle semplici risposte "sì" o "no". È più probabile che ti forniscano maggiori dettagli su esattamente ciò che stai cercando se fai domande aperte e di follow-up.
• Chiedi esempi specifici di risultati per immaginare come sarà il tuo progetto.
• Conoscere l'obiettivo del progetto. Concentrati sulle esigenze del tuo pubblico invece di limitarti a produrre contenuti perché puoi. Solo perché è uno dei tuoi migliori lavori non significa che fosse quello che ti veniva chiesto. Assicurati di rimanere sul compito.
• Ripeti ciò che il tuo team ti ha appena detto per assicurarti di capire cosa significano veramente.

Usa un calendario dei contenuti per visualizzare le scadenze

Uno dei modi più semplici per rimanere concentrati sugli obiettivi e sulle scadenze del progetto è utilizzare un ottimo calendario dei contenuti. Un calendario dei contenuti efficace è il modo perfetto per mostrare i progetti su cui stai lavorando tu e il tuo team, le scadenze per ogni progetto, cosa succederà dopo, ecc. È qui che il Calendario di marketing di CoSchedule torna utile. Con calendari di squadra, modelli di attività, integrazione con i social media, analisi dei dati e molto altro ancora, tutto in un unico posto, CoSchedule è la cosa migliore dopo aver tagliato il pane per tutti i team!

C'è sempre spazio per il miglioramento

Resisti all'impulso di lavorare su progetti più semplici. Motivati ​​- forse un discorso di incoraggiamento allo specchio - e lavora verso i tuoi obiettivi generali, almeno un po', un po' ogni giorno. Alla lunga, sarai molto più felice quando il tuo piatto sarà di nuovo pieno e sarai già in vantaggio sulla palla 8.

Motivati ​​ogni giorno

Trova il tempo per te stesso. Più tempo avrai, più sarai aggiornato e preparato per portare a termine il tuo lavoro e rispettare le scadenze. Quando decidi di svolgere un compito ogni giorno, dedica 25 minuti a lavorare proprio su quello. Disattiva quante più distrazioni puoi, quindi puoi tornare al "tuo tempo". Questo è ciò che alcuni chiamano la tecnica del Pomodoro : un processo che consente di risparmiare tempo per aiutarti a concentrarti sulla realizzazione del tuo lavoro. Se inizi a sentirti demotivato, uno dei modi migliori per recuperare le energie è continuare il tuo lavoro . Fai una lista di controllo di ciò che deve essere fatto per la giornata. In Evernote puoi creare una semplice lista di controllo con la semplice pressione di un pulsante. Usare Evernote per tenere le liste di controllo è facile perché sono accessibili, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, dal tuo telefono, laptop o iPad. Ecco come sfruttare al meglio questa funzionalità:

• Dai priorità a tutte le tue idee in un documento Evernote.
• Fai un elenco delle attività che devi completare oggi, domani e per la settimana.
• Quando non riesci a portare a termine un'attività , assicurati di metterla in cima all'elenco per il giorno successivo.
• Attacca prima i compiti più difficili. Anche se può sembrare più facile fare prima le piccole cose, sarebbe troppo facile continuare a spingere i grandi compiti. Questo vanifica anche lo scopo di cercare di rispettare la scadenza.

Non hai il telefono con te? Siamo anche un grande fan dei post-it. Scrivi tutto ciò di cui hai bisogno per finire la giornata su un post-it e attaccalo alla tua scrivania. Usarlo come promemoria costante ti aiuterà a mantenerti motivato. C'è solo qualcosa di così soddisfacente nel prendere carta su carta e controllare le cose dalla tua lista di cose da fare. È molto simile all'allenamento: è difficile iniziare, ma diventerà sempre più facile. Ti sei perso uno di questi passaggi? Assumere troppo? Fai in modo di ricordarlo per il futuro. Se segui costantemente tutti questi passaggi, mancarne uno non ti riporterà indietro in modo orribile. Tuttavia, se inizi a rimanere troppo indietro, è allora che le tue scadenze iniziano a soffrire e ti sentirai come se stessi costantemente recuperando terreno. È facile pensare che il tuo errore più recente sia la fine del mondo. Ti sento; Sono lì circa cinque volte al giorno, ma questa è la natura umana; non siamo stati costruiti per essere perfetti. Gli errori ci aiutano a crescere e ci rendono migliori, quindi usa questi errori e impara da loro. Non sei un albero; non sei bloccato. Puoi rialzarti e riprovare.

Mai spingere le scadenze

Durante la ricerca di questo post, leggiamo così tanti post che includevano sezioni con sottotitoli come "Assicurati di raggiungere la seconda scadenza". Qual era lo scopo di scrivere il post in primo luogo se termina con "Oh, va bene. Hai mancato la scadenza, ma assicurati solo di rispettare la scadenza estesa”? È comprensibile che a volte accadano cose che fanno deragliare la produttività. Tuttavia, a volte devi solo lavorare più velocemente o impostare scadenze più raggiungibili. È davvero così semplice.

Inizia a raggiungere le scadenze ogni volta

Rispettare le scadenze non è facile. Tuttavia, nulla che valga la pena fare è facile. Questi suggerimenti e tattiche possono rendere molto più facile fare le cose in tempo. Come pensi di rispettare le scadenze d'ora in poi? Questo post è stato originariamente pubblicato il 3 marzo 2015. È stato aggiornato e ripubblicato nel marzo del 2021. I contributori alla scrittura includono Tyson Downs, Taylor Paluck e Peyton Muldoon.