如何设定您的团队实际可以满足的实际截止日期

让我们在这里对自己诚实。 完成最后期限可能会导致压力，并且感觉绝对不可能。 而且，当它们没有实际设置时，它们可能会导致交付低于标准的工作。 那么，我们的首选解决方案是什么？ 我们推迟最后期限。 当我们处于关键时刻时，这很容易做到。 但是，这不是解决方案。 将您的最后期限推迟足够多的时间，最终，您将无法执行内容营销策略。 必须创建内容，并且必须按时交付。 你的观众渴望它，你的老板要求它，你的工作实际上取决于它。 有了正确的流程和工作习惯，您每次都能按时完成任务。 最重要的是，这并不像您想象的那么难实现。 以下是如何克服对截止日期的恐惧并比以往任何时候都更有效率的方法。

使用这些日历模板在一处管理截止日期

由于有一个地方记下您的最后期限很重要，因此我们捆绑了一些非常适合的日历模板。 在这个可下载的捆绑包中，您会发现：

• 2021 年内容日历模板
• 2021 年社交媒体日历模板
• 2021 年电子邮件营销日历模板

现在，让我们开始吧！

为您的项目建立目标和指导方针

在你开始任何项目之前，你需要为你的团队建立目标，所以他们有一些指导原则可以指导他们的工作。 你希望通过这个项目完成什么？ 一些好的项目目标的例子是：

• 作为综合内容营销活动的一部分，增加网站的自然流量。
• 建立您的组织作为行业中值得信赖的信息来源的声誉。
• 与潜在客户建立联系。
• 创建原始材料以发布到社交媒体。

除了建立一些广泛的目标——比如获得更多的网络流量——你还应该为你的团队制定一些具体的指导方针。 其中一些示例可能包括：

• 产生对您的产品或服务的需求
• 收集潜在客户或电子邮件订阅者
• 提高对事业的认识
• 与观众建立信任
• 始终如一地与客户联系
• 向您的社区通报紧迫的问题
• 或对您的组织重要的任何其他目标

通过建立目标和指导方针，您可以创建一个基础，帮助塑造您的项目并确保所有团队成员都在同一个页面上。 如果团队中的每个人都了解您希望完成的工作以及您希望他们如何完成工作，那么这将消除未来进行大规模改造的需要。

以出货为目标，不求完美

赛斯·戈丁对此有很多很棒的说法——为快速完成项目而努力，而不是为完美而努力。

1. 写下你的截止日期。 无论它是否完美，您都将在此日期发布。
2. 收集每个人对您项目的想法。
3. 以每个人都能看到的方式分享这些想法，并请他们看一看。 在他们看甚至错过了看的截止日期之后，就是这样。 没有更多的更新。
4. 从这些粗略的想法中起草项目的蓝图。
5. 从贵公司的大佬那里获得项目蓝图的最终批准。
6. 向具有签字权的人提出一个简单的问题：“如果我按预算和按时交付您批准的产品，您会发货吗？”
7. 在你得到你的肯定之前不要前进。 Seth 说：“一旦你得到你的同意，就离开并构建你的项目，没有颠簸。准时发货，因为这就是关键所在。”

虽然其中一些与办公室官僚作风有关，但你明白了。 从截止日期开始，然后允许自己准时发货——没有任何借口。

创建需要完成的任务和时间的列表

设置和维护时间表和项目目标可以说是作为项目经理最具挑战性的部分之一。 无论您是一个人的操作还是拥有一个大型团队，保持所有这些任务正常进行并向前推进都需要注意细节。 CoSchedule 通过提供可添加到每个项目的可自定义任务模板来简化此过程的管理，因此您可以在一个地方设置截止日期、与团队沟通并跟踪项目进度！ 在 CoSchedule，我们意识到我们遇到了维护时间表和项目目标的问题，因此我们确保通过创意简报和启动会议来讨论项目的开始。 然后，每天早上，团队都会举行晨会讨论：

• 你昨天做了什么
• 你今天要做什么
• 是什么阻碍了你完成工作

这使团队中的每个人都在同一个页面上，每个成员都可以一起工作，为任何问题或障碍提供解决方案。 计划您将如何作为一个团队一起工作，以使彼此对按时完成任务负责。 每天开会，讨论可能阻止您发货的进度和障碍，并找出解决方案。

确保每个人都知道自己的角色

有效的业务项目通常需要几个人在协作环境中一起工作。 通常，将角色分配给两三个人是最有效的，尽管有时一个人（非常忙碌！）可能会完成所有角色。 例如，当一个团队正在整理一篇博客文章时，需要包含一些具有不同技能的不同人员。 以下是博客文章创建中的一些典型角色：

• 项目经理：此人分配所有任务并设定截止日期。
• 主题和关键字生成器：此人负责查找博客主题并进行研究以确定要使用的最佳关键字和标题。 此人也可能是项目经理。
• 内容作者：此人负责编写内容，内容应包含项目经理或主题/关键字生成器给他们的想法、关键字、标题等。
• 内容编辑：此人在发布帖子之前检查并修复内容的语法。
• 图片查找器和博客发布者：随附的图片和图片标签对于一篇好的博客文章至关重要。 必须有人负责找到这些图像并确保必要的版权。 同一个人通常还负责实际发布博客——通常使用内容管理系统，如 WordPress——并确保一切看起来都应该如此。
• 推广者：如果没有人阅读，一篇博文就不值钱了。 有人需要在社交媒体上宣传你的博客——在不同的网站和社交媒体平台上发布指向它的链接。

这些营销团队的角色可能从一个团队到另一个团队有所不同，但关键是每个参与的人都对特定任务负责，这样就不会留下任何东西。 如果需要，让团队成员能够担任多个角色也是一件好事。 例如，如果你的主要作者出城一周，编辑应该能够介入并履行他们的职责。

不要害怕委派任务

加入团队的美妙之处在于你有帮助。 有时，作为营销人员，我们习惯于在没有太多帮助的情况下承担项目，因为依靠人意味着将您的成功留给他人。 很高兴我们有激情去做很多事情，但这可能是我们的失败。 当您委派任务时，它会让您有更多时间专注于其他项目。 它还可以让您对其他项目有新的认识，并帮助您更快地工作。 缪斯提出了一个很好的清单来帮助委派任务：

• 决定委派什么：一旦你决定寻求帮助，选择你需要帮助的项目。 您想专注于自己的优势和劣势，以选择可以更好地委派哪些任务。
• 选择合适的人：就像您选择哪些任务不适合您的技能一样，选择您的团队成员，他们将成为这些任务的摇滚明星。 如果您需要编辑某些内容，请考虑一下您团队中的语法高手是谁。 需要用数学计算出一些东西吗？ 找一个更擅长数字的人，等等。 很难相信有工作的新人，但最终，你必须做最适合项目和时间表的事情。
• 清楚地沟通：当你委派任务时，与你的团队坐下来，清楚地说明你希望每个人做什么。 让每个人聚在一起似乎很麻烦。 但是，从长远来看，它会节省您的时间和麻烦。
• 签到，但不要太霸道：你交出了你的任务。 现在，您必须相信您的团队是专业人士，并且他们会处理好自己的任务。 很容易希望每三分钟检查一次以确保一切都已完成，但您需要信任您的团队 - 谨慎检查，然后让他们继续工作。
• 在应得的地方给予赞扬：项目已经完成，您的团队努力工作，现在您已准备好交付它。 确保承认他们的辛勤工作； 他们跳进来帮助你——不要认为这是理所当然的。

设定您的团队可以使用的合理截止日期

到目前为止，你所做的一切——设定目标、指导方针和角色——都导致了如何为你的团队设定切合实际且可以实现的最后期限。 一旦每个人都知道自己的角色，您就需要设定最后期限，以确保每个团队成员都能真正完成分配给他们的任务，并确保他们及时完成。 在当今大部分是虚拟的工作场所中，设置截止日期并确保每个人都在完成任务的最佳方法是使用项目管理工具，例如CoSchedule 。 使用 CoSchedule，您可以在一个地方管理所有通信，并确保所有任务和子任务按时完成。 CoSchedule 帮助团队在内容营销项目上进行协作，例如博客、社交媒体和活动。 该工具允许团队将不同的任务分配给从事给定项目的多人，同时最大限度地减少电子邮件的使用。 请记住，您可以使用 CoSchedule 为整个团队分配任务和截止日期。 根据角色，您可以自定义工作流程，为每个团队成员的独特任务设置截止日期，并直接在 CoSchedule 中与团队来回评论。

大期限内的小期限

每周，我们都会在 CoSchedule 博客上发布两篇博文，以及其他模板和项目。 使用 CoSchedule 的任务模板对我们来说是一个巨大的救命稻草——尤其是因为我们的团队分布在几个不同的位置。 我们有一个每周需要完成的列表，我们依靠使用任务模板构建的清单来帮助每个从事项目工作的人知道他们需要完成的步骤，以帮助我们按时发布我们的内容。 使用这些技巧将较大的截止日期分解为较小的截止日期：

• 着眼大局，画出你需要做什么的路线图。
• 根据需要完成任务的人员来划分任务。
• 创建一个大纲，标明需要做什么以及何时做。
• 问问自己需要按顺序做什么？ 什么时候可以做什么？
• 根据谁需要做什么来委派任务，然后用可以随时完成的任务来填补空白。

建立缓冲时间

写下您需要完成的所有任务以及需要完成的时间。 然后，在它们实际到期之前给每个到期日一两天的缓冲空间，这样你就不会为失败做好准备。 这样可以有时间进行必要的更改，甚至可以提前完成工作。 Seth Godin对如何建立缓冲时间有一些很棒的想法：

把它写下来。 交给别人。 宣传它。 将其与外部奖励或惩罚联系起来。 如果您没有按时完成，您的朋友会将您借给她的 20 美元用于您不同意的事业……

截止日期让你有机会战胜匆忙。 稍微提早提交工作是讲述积极故事并获得您所寻求的关注的可靠方式。

注意你可以管理多少工作

这是“照我说的做，而不是照我做的”的建议之一。 我们团队中的许多人每天都在为此苦苦挣扎。 我们想帮助每个人，做更多事情，并且很忙，所以我们必须一起努力。 每个人一天都有24小时； 能做的和能做好的都是有限度的。 你知道自己的长处和短处，看看这周你的盘子里有什么，然后从那里开始。 重点是为你想在一周内完成的所有事情写一个模拟时间表。 每周在周日晚上或周一早上执行此操作。 安排你的任何会议、约会或你不在办公室的原因，并确保你留出时间睡觉（认真地）。 CoSchedule 的营销主管内森·埃勒林（ Nathan Ellering ）从字面上计划了他每天要做什么来保持自己的任务。 这有助于他了解某些项目真正需要多少时间来帮助他更有效地利用他的时间来完成未来的项目。 这将帮助您准确了解您在一天和一周中有多少空闲时间，同时让您负责满足您的个人截止日期并帮助您提高时间管理技能。 这样，当有人带着一个新项目或想法来找你时，你可以查看你的日程安排，并实际地知道你是否可以在你的盘子上再放一件事。 你会为自己省去过度使用它的压力和麻烦。 以下是您自己的操作方法：

• 珍惜所有时间：知道你每天都有 24 小时，就像其他人（甚至是碧昂丝）一样。 跳上 Facebook、发短信或无意识的闲逛加起来。 Facebook 用户平均每天在 Facebook 上花费 17 分钟。 一年有四天半。 想象一下，在这段额外的时间里，你能完成多少工作。
• 专注于你的工作：虽然分心可能会分散工作的注意力，但事实证明，白日梦实际上可以推迟对未来奖励的渴望——因为你设想了成功，但没有采取任何行动来实现它。 可操作可帮助您实现目标； 大型游戏谈话和白日梦不会。
• 结束拖延：
  • 轻松开始
  • 把它分解
  • 对自己好一点
  • 找到一个好的“为什么”
  • 铭记

有疑问时，要求澄清

贵公司希望您能够自我创业并承担新项目。 这些都是很好的品质，但这并不意味着您不能在开始之前要求对您的项目进行澄清。 它会节省你的时间。

• 承认你不确定并得到你需要的澄清。
• 提出开放性问题——这比简单的“是”或“否”答案更容易从人们那里获得更多信息。 如果您提出开放的后续问题，他们更有可能为您提供有关您正在寻找的确切内容的更多详细信息。
• 询问具体的结果示例，以设想您的项目将是什么样子。
• 了解项目的目标。 专注于观众的需求，而不是仅仅因为你可以制作内容。 仅仅因为它是你最好的作品并不意味着它就是被要求做的。 确保继续完成任务。
• 重复你的团队领导刚刚告诉你的内容，以确保你理解他们的真正意思。

使用内容日历可视化截止日期

专注于项目目标和截止日期的最简单方法之一是使用出色的内容日历。 有效的内容日历是展示您和您的团队正在开展的项目、每个项目的截止日期、接下来会发生什么等的完美方式。这就是CoSchedule 的营销日历派上用场的地方。 借助团队日历、任务模板、社交媒体集成、数据分析等等——所有这些都在一个地方——CoSchedule 是自为所有团队切片面包以来的下一个最佳选择！

总是有改进的余地

抵制从事更简单项目的冲动。 激励自己——也许是一面镜子鼓舞士气的话——并朝着你的大目标努力，至少每天一点点。 从长远来看，当你的盘子再次装满时，你会更快乐，而且你已经领先于 8 号球。

每天激励自己

为自己腾出时间。 你得到的“你的时间”越多，你就会越精神振奋，越有准备完成你的工作并在最后期限前完成。 当您决定每天承担一项任务时，请留出 25 分钟的时间来完成这项工作。 尽可能多地关闭干扰，然后你可以回到“你的时间”。 这就是一些人所说的番茄工作法——一种帮助你专注于完成工作的省时过程。 如果您开始感到没有动力，恢复精力的最佳方法之一就是继续您的工作。 列出当天需要做的事情的清单。 在Evernote中，您只需按一下按钮即可制作简单的清单。 使用 Evernote 保存清单很容易，因为它们可以通过手机、笔记本电脑或 iPad 全天候 24/7 访问。 以下是如何充分利用此功能：

• 在 Evernote 文档中优先考虑你的所有想法。
• 列出今天、明天和本周需要完成的任务。
• 当您没有完成任务时，请确保将其放在第二天的列表顶部。
• 首先攻击最艰巨的任务。 虽然先做小事似乎更容易，但继续推迟大任务就太容易了。 这也违背了试图赶上最后期限的目的。

你没带手机吗？ 我们也是便利贴的忠实粉丝。 将当天需要完成的所有内容写在便利贴上，然后贴在办公桌上。 将其用作持续提醒将有助于保持动力。 将笔放在纸上并从待办事项清单上核对一下，真是令人满足。 这很像锻炼——很难开始，但它会变得越来越容易。 您是否错过了这些步骤之一？ 承担太多？ 记住它以备将来使用。 如果您始终遵循所有这些步骤，那么缺少一个不会使您倒退。 然而，如果你开始落后太远，那就是你的最后期限开始受到影响的时候，你会觉得自己一直在追赶。 很容易觉得你最近的错误是世界末日。 我听到你了； 我每天在那里大约五次——但这是人的本性； 我们不是为了完美而建造的。 错误可以帮助我们成长并使我们变得更好，因此请利用这些错误并从中吸取教训。 你不是一棵树； 你没有被卡住。 你可以振作起来再试一次。

从不推最后期限

在研究这篇文章时，我们阅读了很多帖子，其中包括带有子标题的部分，例如“一定要赶上第二个截止日期”。 如果文章以“哦，没关系”结尾，那么写这篇文章的意义何在。 你错过了最后期限，但只要确保你达到了延长的最后期限”？ 有时会发生影响生产力的事情是可以理解的。 但是，有时您只需要更快地工作或设置更容易达到的截止日期。 真的就这么简单。

开始每次都按时完成

赶上最后期限并不容易。 然而，没有什么值得做的事是容易的。 这些技巧和策略可以使按时完成工作变得更加容易。 从现在开始，您打算如何按时完成任务？ 这篇文章最初发表于 2015 年 3 月 3 日。它于 2021 年 3 月更新并重新发布。写作贡献者包括 Tyson Downs、Taylor Paluck 和 Peyton Muldoon。