Jak ustalić realistyczne terminy, które Twój zespół może faktycznie spełnić?

Bądźmy tutaj szczerzy ze sobą. Dotrzymywanie terminów może powodować stres i sprawiać wrażenie absolutnie niemożliwego. A gdy nie są ustawione realistycznie, mogą skutkować niedostateczną pracą wysyłki. Więc jakie jest nasze rozwiązanie? Przesuwamy terminy. To coś, co jest łatwe do zrobienia, gdy jesteśmy w kryzysie. Nie jest to jednak rozwiązanie. Przesuwaj terminy wystarczająco dużo razy, a ostatecznie nie będziesz mieć strategii content marketingu do wykonania . Treść musi być stworzona i musi być dostarczona na czas. Twoja publiczność tego pragnie, twój szef tego wymaga, a twoja praca dosłownie od tego zależy. Dzięki odpowiednim procesom i nawykom pracy dotrzymasz każdego terminu, za każdym razem. Co najlepsze, nie jest to tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Oto jak przezwyciężyć strach przed terminami i być bardziej produktywnym niż kiedykolwiek.

Zarządzaj terminami w jednym miejscu dzięki tym szablonom kalendarza

Ponieważ ważne jest, aby mieć miejsce na zapisywanie terminów, przygotowaliśmy kilka szablonów kalendarzy, które są do tego idealne. W tym pakiecie do pobrania znajdziesz:

• Szablon kalendarza treści 2021
• Szablon kalendarza mediów społecznościowych 2021
• Szablon kalendarza e-mail marketingu 2021

Teraz przejdźmy do tego!

Ustal cele i wytyczne dla swoich projektów

Zanim zaczniesz jakikolwiek projekt, musisz ustalić cele dla swojego zespołu, aby mieli pewne zasady przewodnie, które będą stanowić podstawę ich pracy. Co masz nadzieję osiągnąć dzięki temu projektowi? Oto kilka przykładów dobrych celów projektu:

• Zwiększ ruch organiczny na stronach internetowych w ramach kompleksowej kampanii content marketingowej.
• Buduj reputację swojej organizacji jako zaufanego źródła informacji w swojej branży.
• Nawiąż kontakt z potencjalnymi klientami.
• Twórz oryginalne materiały do ​​publikacji w mediach społecznościowych.

Oprócz ustalenia pewnych ogólnych celów — takich jak zwiększenie ruchu w sieci — powinieneś również mieć pewne szczegółowe wytyczne dla swojego zespołu. Niektóre przykłady mogą obejmować:

• Generuj popyt na swój produkt lub usługę
• Zbieraj leady lub e-mail subskrybentów
• Podnieś świadomość o przyczynie
• Buduj zaufanie swoich odbiorców
• Konsekwentnie łącz się z klientami
• Poinformuj swoją społeczność o palących problemach
• Lub jakikolwiek inny cel ważny dla Twojej organizacji

Ustalając cele i wytyczne, tworzysz fundament, który pomoże ukształtować Twoje projekty i zapewni, że wszyscy członkowie zespołu będą na tej samej stronie. Jeśli wszyscy w zespole zrozumieją, co masz nadzieję osiągnąć i jak chcesz, aby to zrobili, wyeliminuje to potrzebę gruntownej modernizacji.

Celuj w wysyłkę, a nie dla perfekcji

Seth Godin ma wiele niesamowitych rzeczy do powiedzenia na ten temat — strzelanie w celu szybkiego ukończenia projektów zamiast strzelania do perfekcji.

1. Zapisz swój termin. Opublikujesz w tym dniu, niezależnie od tego, czy jest idealny, czy nie.
2. Zbierz pomysły wszystkich na swój projekt.
3. Podziel się pomysłami w sposób widoczny dla wszystkich i poproś ich, aby się przyjrzeli. Po tym, jak spojrzą, a nawet przegapią termin, to wszystko. Żadnych więcej aktualizacji.
4. Sporządź projekt projektu na podstawie tych wstępnych pomysłów.
5. Uzyskaj ostateczną zgodę na projekt projektu od wielkich peruk w Twojej firmie.
6. Zadaj osobom z uprawnieniami do podpisywania proste pytanie: „Jeśli dostarczę to, co zatwierdziłeś, zgodnie z budżetem i na czas, czy to wyślesz?”
7. Nie idź do przodu, dopóki nie otrzymasz swojego tak. Seth mówi: „Kiedy już się zgodzisz, odejdź i zbuduj swój projekt bez śmieci. Wysyłaj na czas, bo tak właśnie robi zawleczka”.

Chociaż niektóre z nich odnoszą się do biurokracji biurowej, masz pomysł. Zacznij od terminu, a potem daj sobie pozwolenie na dostawę na czas — bez wymówek.

Utwórz listę tego, co należy zrobić i kiedy

Ustalanie i utrzymywanie terminów i celów projektu jest prawdopodobnie jednym z najtrudniejszych elementów bycia kierownikiem projektu. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, czy masz duży zespół, utrzymywanie wszystkich tych zadań na bieżąco i posuwanie się naprzód wymaga poświęcenia pewnej uwagi szczegółom. CoSchedule ułatwia zarządzanie tym procesem, udostępniając konfigurowalne szablony zadań, które możesz dodawać do każdego projektu, dzięki czemu możesz ustalać terminy, komunikować się z zespołem i śledzić postępy projektu w jednym miejscu! W CoSchedule zdaliśmy sobie sprawę, że napotykamy ten problem z utrzymaniem terminów i celów projektu, dlatego omówiliśmy początek projektów z kreatywnym briefem i spotkaniem inauguracyjnym. Następnie każdego ranka zespół organizuje poranny scrum, aby omówić:

• Co zrobiłeś wczoraj
• Co zamierzasz dzisiaj robić
• Co Cię powstrzymuje przed załatwieniem spraw?

Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu są na tej samej stronie, a każdy członek może współpracować, aby zapewnić rozwiązania wszelkich problemów lub przeszkód. Zaplanuj, jak będziecie pracować razem jako zespół, aby wzajemnie rozliczać się z dotrzymywania terminów. Spotykaj się codziennie, omawiaj postępy i przeszkody, które mogą uniemożliwić Ci wysyłkę, i wymyśl rozwiązanie.

Upewnij się, że wszyscy znają swoją rolę

Skuteczne projekty biznesowe często wymagają współpracy kilku osób w środowisku współpracy. Zwykle najskuteczniejsze jest dzielenie ról między dwie lub trzy osoby, chociaż czasami jedna (bardzo zajęta!) osoba może pełnić wszystkie role. Na przykład, gdy zespół przygotowuje post na blogu, należy uwzględnić garstkę różnych osób o różnych umiejętnościach. Oto kilka typowych ról związanych z tworzeniem postów na blogu:

• Kierownik projektu: Ta osoba przydziela wszystkie zadania i ustala terminy.
• Generator tematów i słów kluczowych: Ta osoba jest odpowiedzialna za znajdowanie tematów na blogu i przeprowadzanie badań w celu określenia najlepszych słów kluczowych i tytułu. Ta osoba może być również kierownikiem projektu.
• Autor treści: Ta osoba jest odpowiedzialna za napisanie treści, która powinna zawierać pomysły, słowa kluczowe, tytuł itp., przekazane im przez kierownika projektu lub generator tematów/słów kluczowych.
• Edytor treści: ta osoba sprawdza i poprawia gramatykę treści przed opublikowaniem posta.
• Wyszukiwarka obrazów i wydawca blogów: towarzyszące obrazy i tagi obrazów są niezbędne do dobrego wpisu na blogu. Ktoś musi być odpowiedzialny za znalezienie tych obrazów i zabezpieczenie niezbędnych praw autorskich. Ta sama osoba często jest również odpowiedzialna za publikowanie bloga — zwykle za pomocą systemu zarządzania treścią, takiego jak WordPress — i upewnianie się, że wszystko wygląda tak, jak powinno.
• Promotor: Post na blogu nie jest wiele wart, jeśli nikt go nigdy nie czyta. Ktoś musi promować Twojego bloga w mediach społecznościowych — umieszczając do niego linki w różnych witrynach i platformach społecznościowych.

Te role zespołu marketingowego mogą się nieco różnić w zależności od zespołu, ale chodzi o to, że wszyscy zaangażowani są odpowiedzialni za określone zadanie , aby nic nie pozostało na uboczu. Dobrze jest też mieć członków zespołu, którzy w razie potrzeby mogą pełnić wiele ról. Na przykład, jeśli twój główny pisarz jest poza miastem na tydzień, redaktor powinien być w stanie wkroczyć i wypełnić swoją rolę.

Nie bój się delegować zadań

Wspaniałą częścią bycia w zespole jest to, że masz pomoc. Czasami, jako marketerzy, byliśmy przyzwyczajeni do podejmowania projektów bez większej pomocy, ponieważ liczenie na ludzi oznacza pozostawienie sukcesu innym. To wspaniale, że mamy pasję do robienia wielu rzeczy, ale to może być nasz upadek. Delegowanie zadań daje Ci więcej czasu na skupienie się na innych projektach. Daje również nowe spojrzenie na inne projekty i pomaga szybciej pracować. The Muse wymyśliła świetną listę, aby pomóc w delegowaniu zadań :

• Zdecyduj, co delegować: Gdy zdecydujesz się poprosić o pomoc, wybierz projekty, przy których potrzebujesz pomocy. Chcesz skoncentrować się na swoich mocnych i słabych stronach, aby wybrać zadania, które będą lepiej delegowane.
• Wybierz odpowiednich ludzi: tak jak wybierasz zadania, które nie pasują do Twojego zestawu umiejętności, wybierz członków swojego zespołu, którzy będą gwiazdami rocka w tych zadaniach. Jeśli potrzebujesz czegoś edytowanego, zastanów się, kto jest mistrzem gramatyki w twoim zespole. Potrzebujesz czegoś wymyślonego z matematyki? Znajdź kogoś, kto lepiej radzi sobie z liczbami i tak dalej. Może być trudno zaufać nowym ludziom w pracy, ale ostatecznie musisz zrobić to, co jest najlepsze dla projektu i harmonogramu.
• Komunikuj się jasno: kiedy delegujesz zadania, usiądź ze swoim zespołem i jasno określ, czego chcesz od każdej osoby. Zebranie wszystkich razem może wydawać się kłopotliwe; jednak na dłuższą metę zaoszczędzi to czas i bóle głowy.
• Odpraw się, ale nie bądź narzucający się: przekazałeś swoje zadania. Teraz musisz zaufać, że Twój zespół to profesjonaliści i zadbają o swoje zadania. Łatwo jest chcieć sprawdzać co trzy minuty, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku, ale musisz zaufać swojemu zespołowi — sprawdzaj oszczędnie, a następnie pozwól im kontynuować pracę.
• Daj uznanie tam, gdzie zasługuje na uznanie: projekt jest zakończony, Twój zespół ciężko pracował i teraz możesz go wysłać. Upewnij się, że doceniasz ich ciężką pracę; wskoczyli, aby ci pomóc – nie bierz tego za pewnik.

Ustal rozsądne terminy, z którymi Twój zespół może współpracować

Wszystko, co zrobiłeś do tej pory — wyznaczanie celów, wytycznych i ról — doprowadziło do ustalenia realistycznych i osiągalnych terminów dla Twojego zespołu. Gdy wszyscy znają swoją rolę, musisz ustalić terminy, aby upewnić się, że każdy członek zespołu faktycznie wykona przydzielone zadanie i że zrobi to w odpowiednim czasie. W dzisiejszym, głównie wirtualnym miejscu pracy, najlepszym sposobem na ustalenie terminów i upewnienie się, że wszyscy wykonują zadanie, jest użycie narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak CoSchedule . Dzięki CoSchedule możesz zarządzać całą komunikacją w jednym miejscu i zapewnić terminowe wykonanie wszystkich zadań i podzadań. CoSchedule pomaga zespołom współpracować przy projektach content marketingowych, takich jak blogi, media społecznościowe i wydarzenia. Narzędzie pozwala zespołom przydzielać różne zadania wielu osobom pracującym nad danym projektem, jednocześnie minimalizując użycie poczty e-mail. Pamiętaj tylko, że za pomocą CoSchedule możesz przydzielać zadania i terminy całemu zespołowi. W oparciu o role możesz dostosować przepływ pracy, ustawić terminy dla unikalnych zadań każdego członka zespołu oraz komentować zespół w tę i z powrotem bezpośrednio w CoSchedule.

Mniejsze terminy w Twoim dużym terminie

Każdego tygodnia publikujemy dwa posty na naszym blogu CoSchedule, wśród innych szablonów i projektów. Korzystanie z szablonów zadań CoSchedule jest dla nas ogromnym ratunkiem — zwłaszcza, że ​​nasz zespół jest rozmieszczony w kilku różnych lokalizacjach . Mamy ustaloną listę tego, co należy zrobić każdego tygodnia, i polegamy na listach kontrolnych zbudowanych przy użyciu szablonów zadań, aby pomóc wszystkim pracującym nad projektem poznać kroki, które muszą wykonać, aby pomóc nam opublikować nasze treści na czas. Skorzystaj z tych wskazówek, aby podzielić większe terminy na mniejsze:

• Spójrz na duży obraz i narysuj mapę drogową dokładnie tego, co musisz zrobić.
• Oddziel zadania w zależności od tego, kto musi je wykonać.
• Utwórz zarys opisujący, co należy zrobić i kiedy.
• Zadaj sobie pytanie, co należy zrobić w kolejności? Co można zrobić w dowolnym momencie?
• Deleguj zadania na podstawie tego, kto ma co robić, a następnie wypełniaj luki zadaniami, które można wykonać w dowolnym momencie.

Czas wbudowania w buforze

Zapisz wszystkie zadania, które musisz wykonać i kiedy musisz je wykonać. Następnie daj każdemu z tych terminów dzień lub dwa bufora przed ich faktycznym terminem, aby nie narażać się na niepowodzenie. Daje to czas na wprowadzenie niezbędnych zmian, a nawet zakończenie pracy przed terminem. Seth Godin ma kilka świetnych pomysłów na budowanie w czasie buforowania:

Zapisz to zamiast. Przekaż to komuś innemu. Upublicznij to. Powiąż to z zewnętrzną nagrodą lub karą. Jeśli nie dotrzymasz terminu, twoja przyjaciółka odda 20 dolarów, które jej pożyczyłeś, na cel, z którym się nie zgadzasz...

Terminy dają możliwość pokonania pośpiechu. Oddanie pracy trochę wcześniej to niezawodny sposób na opowiedzenie pozytywnej historii i przyciągnięcie uwagi, której szukasz.

Pamiętaj, ile pracy możesz zarządzać

To jedna z tych rad, w których jest „rób tak, jak mówię, a nie tak, jak robię”. Wiele osób w naszym zespole zmaga się z tym codziennie. Chcemy wszystkim pomagać, robić więcej i być zajętym, więc będziemy musieli wspólnie nad tym popracować. Każdy ma 24 godziny na dobę; istnieją ograniczenia dotyczące tego, co można zrobić i co można zrobić dobrze . Znasz swoje mocne i słabe strony, spójrz na to, co masz na talerzu na tydzień i od tego momentu. Postaraj się napisać próbny harmonogram wszystkiego, co chcesz skończyć na tydzień. Rób to co tydzień w niedzielę wieczorem lub w poniedziałek rano . Zaplanuj wszelkie spotkania, spotkania lub powody, dla których nie będziesz w biurze, i upewnij się, że zostawiasz czas na sen (poważnie). Nathan Ellering , szef marketingu CoSchedule, dosłownie planuje, co będzie robił każdego dnia, aby utrzymać się na zadaniach. Pomaga mu dowiedzieć się, ile czasu naprawdę zajmują niektóre projekty, aby pomóc mu jeszcze efektywniej wykorzystać swój czas na przyszłe projekty. Pomoże Ci to dokładnie wiedzieć, ile masz wolnego czasu w ciągu dnia i tygodnia, jednocześnie utrzymując odpowiedzialność za dotrzymywanie osobistych terminów i pomagając poprawić umiejętności zarządzania czasem. W ten sposób, gdy ktoś przychodzi do Ciebie z nowym projektem lub pomysłem, możesz spojrzeć na swój harmonogram i realistycznie wiedzieć, czy możesz zmieścić jeszcze jedną rzecz na talerzu, czy nie. Zaoszczędzisz sobie stresu i kłopotów z przesadzaniem. Oto jak to zrobić samemu:

• Ceń cały swój czas: wiedz, że masz 24 godziny każdego dnia, tak jak wszyscy inni ( nawet Beyonce ). Wskakiwanie na Facebooka, wysyłanie SMS-ów lub bezmyślne wycofywanie się ze strefy sumuje się. Przeciętny użytkownik Facebooka spędza na Facebooku 17 minut dziennie. To cztery i pół dnia w roku. Wyobraź sobie, ile możesz zrobić w tym dodatkowym czasie.
• Skoncentruj się na swojej pracy: chociaż podział na strefy może odwracać uwagę od pracy, udowodniono, że marzycielstwo może w rzeczywistości odłożyć pragnienie przyszłych nagród — ponieważ wyobrażałeś sobie sukces, ale nie zrobiłeś nic, aby go osiągnąć. Bycie aktywnym pomaga ci osiągnąć swoje cele; rozmowa o wielkiej grze i marzenia nie.
• Zakończ zwlekanie:
  • Zacznij łatwo
  • Rozbicie go
  • Bądź dla siebie miły
  • Uzyskaj dobre „dlaczego”
  • Być świadomym

W razie wątpliwości poproś o wyjaśnienie

Twoja firma oczekuje, że sam zaczniesz i podejmiesz nowe projekty. Są to wspaniałe cechy, ale to nie znaczy, że nie możesz poprosić o wyjaśnienie swoich projektów przed rozpoczęciem. Oszczędzi to czas.

• Przyznaj, że nie masz pewności i uzyskaj potrzebne wyjaśnienia.
• Zadawaj pytania otwarte — dzięki temu łatwiej jest uzyskać od ludzi więcej informacji niż proste odpowiedzi „tak” lub „nie”. Bardziej prawdopodobne jest, że podadzą Ci więcej szczegółów na temat tego, czego szukasz, jeśli zadasz otwarte pytania uzupełniające.
• Poproś o konkretne przykłady wyników, aby wyobrazić sobie, jak będzie wyglądał Twój projekt.
• Poznaj cel projektu. Skoncentruj się na potrzebach odbiorców, a nie tylko na tworzeniu treści, ponieważ możesz. To, że jest to jedna z twoich najlepszych prac, nie oznacza, że ​​o to cię proszono. Upewnij się, że trzymasz się zadania.
• Powtórz to, co właśnie powiedział Ci lider zespołu, aby upewnić się, że rozumiesz, co naprawdę mają na myśli.

Użyj kalendarza treści do wizualizacji terminów

Jednym z najłatwiejszych sposobów na skupienie się na celach projektu i terminach jest użycie świetnego kalendarza treści. Skuteczny kalendarz treści to doskonały sposób na zaprezentowanie projektów, nad którymi pracujesz Ty i Twój zespół, terminów dla każdego projektu, tego, co będzie dalej, itp. Tutaj przydaje się Kalendarz Marketingowy CoSchedule . Dzięki kalendarzom zespołów, szablonom zadań, integracji mediów społecznościowych, analizie danych i wielu innym — wszystko w jednym miejscu — CoSchedule to kolejna najlepsza rzecz od czasu krojonego chleba dla wszystkich zespołów!

Zawsze jest miejsce na ulepszenia

Oprzyj się pokusie pracy nad łatwiejszymi projektami. Zmotywuj się – może pogadanka w lustrze – i pracuj nad swoimi ogólnymi celami, przynajmniej trochę, każdego dnia. Na dłuższą metę będziesz o wiele szczęśliwszy, gdy twój talerz znów się zapełni, a już wyprzedzisz ósemkę.

Motywuj się każdego dnia

Znajdź czas dla siebie. Im więcej czasu dostaniesz, tym bardziej będziesz odświeżony i przygotowany do pracy i dotrzymania terminów. Kiedy zdecydujesz się podjąć zadanie każdego dnia, przeznacz 25 minut na pracę tylko nad tym. Wyłącz jak najwięcej rozproszeń, a potem wróć do „swojego czasu”. To właśnie niektórzy nazywają techniką Pomodoro — oszczędzającym czas procesem, który pomoże Ci skoncentrować się na wykonaniu swojej pracy. Jeśli zaczynasz czuć się pozbawiony motywacji, jednym z najlepszych sposobów na odzyskanie energii jest kontynuowanie pracy . Zrób listę kontrolną tego, co należy zrobić na dany dzień. W Evernote możesz stworzyć łatwą listę kontrolną za jednym naciśnięciem przycisku. Korzystanie z Evernote do przechowywania list kontrolnych jest łatwe, ponieważ są one dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, na telefonie, laptopie lub iPadzie. Oto jak najlepiej wykorzystać tę funkcję:

• Nadaj priorytet wszystkim swoim pomysłom w dokumencie Evernote.
• Zrób listę zadań, które musisz wykonać dzisiaj, jutro i na tydzień.
• Jeśli nie uda Ci się wykonać zadania , umieść je na początku listy na następny dzień.
• Najpierw zaatakuj najtrudniejsze zadania. Chociaż może wydawać się łatwiejsze, aby najpierw zrobić małe rzeczy, zbyt łatwo byłoby odepchnąć duże zadania. To również niweczy cel próby dotrzymania terminu.

Nie masz przy sobie telefonu? Jesteśmy również wielkim fanem karteczek Post-It. Napisz wszystko, czego potrzebujesz, aby zakończyć dzień na kartce samoprzylepnej i przyklej ją do biurka. Używanie tego jako stałego przypomnienia pomoże ci utrzymać motywację. Jest coś tak satysfakcjonującego w zabraniu pióra na papier i odhaczaniu rzeczy na liście rzeczy do zrobienia. To bardzo przypomina ćwiczenie — trudno jest zacząć, ale będzie coraz łatwiej. Czy przegapiłeś jeden z tych kroków? Wziąć za dużo? Zapamiętaj to na przyszłość. Jeśli konsekwentnie wykonujesz wszystkie te kroki, pominięcie jednego nie spowoduje strasznego powrotu. Jeśli jednak zaczniesz być zbyt daleko w tyle, zaczną ucierpieć twoje terminy i poczujesz, że ciągle nadrabiasz zaległości. Łatwo jest poczuć, że ostatnim błędem jest koniec świata. Słyszę cię; Jestem tam około pięć razy dziennie — ale taka jest ludzka natura; nie zostaliśmy stworzeni, aby być doskonałymi. Błędy pomagają nam się rozwijać i ulepszać, więc wykorzystuj te błędy i ucz się na nich. Nie jesteś drzewem; nie utknąłeś. Możesz się podnieść i spróbować ponownie.

Nigdy nie przekraczaj terminów

Podczas badania tego posta przeczytaliśmy tak wiele postów, które zawierały sekcje z podtytułami, takimi jak „Pamiętaj, aby trafić w drugi termin”. Jaki był sens pisania posta w pierwszej kolejności, jeśli kończy się na: „Och, w porządku. Przekroczyłeś termin, ale po prostu upewnij się, że dotrzymałeś przedłużonego terminu”? Zrozumiałe jest, że czasami zdarzają się rzeczy, które zakłócają produktywność. Czasami jednak wystarczy pracować szybciej lub ustalić bardziej osiągalne terminy. To naprawdę takie proste.

Zacznij dotrzymywać terminów za każdym razem

Dotrzymanie terminów nie jest łatwe. Jednak nic, co warto robić, nie jest łatwe. Te wskazówki i taktyki mogą znacznie ułatwić wykonanie zadań na czas. Jak od teraz planujesz dotrzymywać terminów? Ten post został pierwotnie opublikowany 3 marca 2015 r. Został zaktualizowany i ponownie opublikowany w marcu 2021 r. Współtwórcami pisania są Tyson Downs, Taylor Paluck i Peyton Muldoon.