Cómo establecer plazos realistas que su equipo pueda cumplir

Seamos honestos con nosotros mismos aquí. Cumplir con los plazos puede ser estresante y sentirse absolutamente imposible. Y cuando no se configuran de manera realista, pueden resultar en un trabajo de envío deficiente. Entonces, ¿cuál es nuestra solución preferida? Retrasamos los plazos. Es algo que es fácil de hacer cuando estamos en un momento crítico. Sin embargo, no es una solución. Retrasa tus plazos lo suficiente y, eventualmente, no tendrás una estrategia de marketing de contenido que ejecutar . El contenido debe crearse y debe entregarse a tiempo. Tu audiencia lo anhela, tu jefe lo exige y tu trabajo literalmente depende de ello. Con los procesos y hábitos de trabajo correctos, cumplirá con todos los plazos, siempre. Lo mejor de todo es que esto no es tan difícil de lograr como podría pensar. Aquí le mostramos cómo conquistar su miedo a los plazos y ser más productivo que nunca.

Administre los plazos en un solo lugar con estas plantillas de calendario

Dado que es importante tener un lugar para anotar los plazos, hemos reunido algunas plantillas de calendario que son perfectas para eso. En este paquete descargable, encontrará:

• Plantilla de calendario de contenido 2021
• Plantilla de calendario de redes sociales 2021
• Plantilla de calendario de marketing por correo electrónico 2021

¡Ahora, entremos en esto!

Establezca metas y lineamientos para sus proyectos

Antes de comenzar cualquier proyecto, debe establecer objetivos para su equipo, de modo que tengan algunos principios rectores que informarán su trabajo. ¿Qué esperas lograr con este proyecto? Algunos ejemplos de buenos objetivos de proyecto son:

• Aumente el tráfico orgánico a los sitios web como parte de una campaña integral de marketing de contenido.
• Construya la reputación de su organización como una fuente confiable de información en su industria.
• Conéctate con clientes potenciales.
• Crear material original para publicar en las redes sociales.

Además de establecer algunos objetivos generales, como obtener más tráfico web, también debe tener algunas pautas específicas para su equipo. Algunos ejemplos de estos pueden incluir:

• Genera demanda de tu producto o servicio
• Recopilar clientes potenciales o suscriptores de correo electrónico
• Crear conciencia sobre una causa.
• Genera confianza con tu audiencia
• Conéctese con los clientes de manera consistente
• Informe a su comunidad sobre problemas urgentes
• O cualquier otro objetivo importante para su organización

Al establecer objetivos y pautas, crea una base que ayudará a dar forma a sus proyectos y garantizará que todos los miembros del equipo estén en la misma página. Si todos en el equipo entienden lo que espera lograr y cómo quiere que lo hagan, esto eliminará la necesidad de una renovación extensa en el futuro.

Apunta a enviar, no a la perfección

Seth Godin tiene muchas cosas increíbles que decir sobre esto: apuntar para completar proyectos rápidamente en lugar de apuntar a la perfección.

1. Anota tu fecha límite. Publicarás en esta fecha tanto si es perfecto como si no.
2. Reúna las ideas de todos en su proyecto.
3. Comparta esas ideas de una manera que todos puedan ver y pídales que echen un vistazo. Después de que miran o incluso pierden su fecha de vencimiento de mirar, eso es todo. No más actualizaciones.
4. Redacte un anteproyecto del proyecto a partir de esas ideas aproximadas.
5. Obtenga la aprobación final para el plan de su proyecto de parte de los peces gordos de su empresa.
6. Hágale a la gente con autoridad de aprobación una pregunta simple: "Si entrego lo que aprobaron, dentro del presupuesto y a tiempo, ¿lo enviarán?"
7. No avance hasta que obtenga su sí. Seth dice: "Una vez que obtenga su sí, vaya y construya su proyecto, sin problemas. Envíe a tiempo, porque eso es lo que hace un eje".

Si bien algo de eso se relaciona con la burocracia de la oficina, entiendes la idea. Comience con una fecha límite, luego dése permiso para enviar a tiempo, sin excusas.

Cree una lista de lo que debe hacerse y cuándo

Establecer y mantener plazos y objetivos del proyecto es posiblemente una de las partes más desafiantes de ser un gerente de proyecto. Ya sea que usted sea una operación de una sola persona o tenga un equipo grande, mantener todas estas tareas en orden y avanzar requiere atención a los detalles. CoSchedule facilita la gestión de este proceso al proporcionar plantillas de tareas personalizables que puede agregar a cada proyecto, para que pueda establecer fechas límite, comunicarse con su equipo y realizar un seguimiento del progreso del proyecto, ¡todo en un solo lugar! En CoSchedule, nos dimos cuenta de que nos estábamos encontrando con este problema de mantener los cronogramas y los objetivos del proyecto, por lo que nos aseguramos de discutir el comienzo de los proyectos con un informe creativo y una reunión inicial. Luego, todas las mañanas, el equipo realiza un scrum matutino para discutir:

• Que hiciste ayer
• que vas a hacer hoy
• ¿Qué te impide hacer las cosas?

Esto mantiene a todos los miembros del equipo en sintonía y todos los miembros pueden trabajar juntos para brindar soluciones a cualquier problema o obstáculo. Planifique cómo trabajarán juntos como equipo para responsabilizarse mutuamente de cumplir con los plazos. Reúnase diariamente, hable sobre el progreso y los obstáculos que pueden impedirle realizar envíos y encuentre una solución.

Asegúrese de que todos conozcan su función

Los proyectos comerciales efectivos a menudo requieren que varias personas trabajen juntas en un entorno colaborativo. Por lo general, es más efectivo dividir los roles entre dos o tres personas, aunque a veces una persona (¡muy ocupada!) puede desempeñar todos los roles. Por ejemplo, cuando un equipo está elaborando una publicación de blog, hay un puñado de personas diferentes con diferentes habilidades que deben incluirse. Estos son algunos de los roles típicos que intervienen en la creación de publicaciones de blog:

• Gerente de proyecto: esta persona asigna todas las tareas y establece plazos.
• Generador de temas y palabras clave: esta persona es responsable de encontrar los temas del blog y de investigar para determinar las mejores palabras clave y el título a utilizar. Esta persona también puede ser el director del proyecto.
• Redactor de contenido: esta persona es responsable de escribir el contenido, que debe incorporar las ideas, las palabras clave, el título, etc., que le haya proporcionado el director del proyecto o el generador de temas/palabras clave.
• Editor de contenido: esta persona revisa y corrige la gramática del contenido antes de que se publique la publicación.
• Buscador de imágenes y editor de blogs: las imágenes y las etiquetas de imágenes que lo acompañan son esenciales para una buena publicación de blog. Alguien debe ser responsable de encontrar estas imágenes y obtener los derechos de autor necesarios. Esta misma persona a menudo también está a cargo de publicar el blog, generalmente utilizando un sistema de administración de contenido, como WordPress, y asegurarse de que todo se vea como debería.
• Promotor: Una publicación de blog no vale mucho si nadie la lee. Alguien necesita promocionar su blog en las redes sociales, publicando enlaces en diferentes sitios y plataformas de redes sociales.

Estos roles del equipo de marketing pueden diferir un poco de un equipo a otro, pero el punto es que todos los involucrados son responsables de una tarea en particular para que nada se quede en el camino. También es bueno tener miembros del equipo que puedan cumplir múltiples roles si es necesario. Por ejemplo, si su escritor principal está fuera de la ciudad una semana, el editor debería poder intervenir y cumplir con su función.

No tengas miedo de delegar tareas

La parte maravillosa de estar en un equipo es que tienes ayuda. A veces, como especialistas en marketing, hemos sido condicionados a asumir proyectos sin mucha ayuda porque contar con las personas significa dejar su éxito en manos de otros. Es genial que tengamos pasión por hacer muchas cosas, pero puede ser nuestra perdición. Cuando delega tareas, le da más tiempo para concentrarse en otros proyectos. También pone nuevos ojos en los otros proyectos y lo ayuda a trabajar más rápido. The Muse ideó una gran lista para ayudar con la delegación de tareas :

• Decide qué delegar: una vez que decidas pedir ayuda, elige los proyectos con los que necesitas ayuda. Desea concentrarse en sus propias fortalezas y debilidades para elegir qué tareas se delegarían mejor.
• Elija a las personas adecuadas: al igual que eligió qué tareas no son adecuadas para su conjunto de habilidades, elija a los miembros de su equipo que serán estrellas de rock en esas tareas. Si necesita editar algo, piense en quién es el mago de la gramática en su equipo. ¿Necesitas algo resuelto con las matemáticas? Encuentre a alguien que sea mejor con los números, y así sucesivamente. Puede ser difícil confiarle un trabajo a personas nuevas, pero en última instancia, debe hacer lo que sea mejor para el proyecto y el cronograma.
• Comuníquese claramente: cuando delegue tareas, siéntese con su equipo y explique claramente lo que le gustaría de cada persona. Reunir a todos puede parecer una molestia; sin embargo, a la larga, te ahorrará tiempo y dolores de cabeza.
• Regístrese, pero no sea autoritario: entregó sus tareas. Ahora bien, tienes que confiar en que tu equipo son profesionales y que se encargarán de sus tareas. Es fácil querer verificar cada tres minutos para asegurarse de que todo se está haciendo, pero debe confiar en su equipo: verifique con moderación y luego déjelos continuar con su trabajo también.
• Otorgue crédito donde se debe: el proyecto está terminado, su equipo trabajó duro y ahora está listo para enviarlo. Asegúrese de reconocer su arduo trabajo; saltaron para ayudarte, no lo des por sentado.

Establezca plazos razonables con los que su equipo pueda trabajar

Todo lo que ha hecho hasta ahora (establecer objetivos, pautas y roles) lo llevó a establecer plazos que sean realistas y alcanzables para su equipo. Una vez que todos conozcan su función, debe establecer plazos para asegurarse de que cada miembro del equipo realmente complete su tarea asignada y que lo haga de manera oportuna. En el lugar de trabajo mayoritariamente virtual de hoy en día, la mejor manera de establecer fechas límite y asegurarse de que todos estén al día es mediante una herramienta de gestión de proyectos, como CoSchedule . Con CoSchedule, puede administrar todas las comunicaciones en un solo lugar y asegurarse de que todas las tareas y subtareas se completen a tiempo. CoSchedule ayuda a los equipos a colaborar en proyectos de marketing de contenido, como blogs, redes sociales y eventos. La herramienta permite a los equipos asignar diferentes tareas a varias personas que trabajan en un proyecto determinado, al tiempo que minimiza el uso del correo electrónico. Solo recuerda que puedes usar CoSchedule para asignar tareas y plazos a todo tu equipo. En función de los roles, puede personalizar su flujo de trabajo, establecer plazos para las tareas únicas de cada miembro del equipo y comentar al equipo directamente en CoSchedule.

Plazos más pequeños dentro de su plazo grande

Cada semana, publicamos dos publicaciones en nuestro blog CoSchedule, entre otras plantillas y proyectos. El uso de las plantillas de tareas de CoSchedule es un gran salvavidas para nosotros, especialmente porque nuestro equipo está repartido en algunas ubicaciones diferentes . Tenemos una lista establecida de lo que se debe hacer cada semana y nos basamos en listas de verificación creadas con plantillas de tareas para ayudar a todos los que trabajan en el proyecto a conocer los pasos que deben completar para ayudarnos a publicar nuestro contenido a tiempo. Utilice estos consejos para dividir sus plazos más grandes en otros más pequeños:

• Mire el panorama general y dibuje un mapa de ruta de exactamente lo que necesita hacer.
• Separe las tareas en función de quién necesita completarlas.
• Cree un esquema que etiquete lo que debe hacerse y cuándo.
• Pregúntate qué hay que hacer en orden. ¿Qué se puede hacer cada vez?
• Delegue tareas en función de quién necesita hacer qué y luego llene los vacíos con tareas que se pueden realizar en cualquier momento.

Construir en tiempo de búfer

Anote todas las tareas que necesita hacer y cuándo las necesita. Luego, asigne a cada una de estas fechas de vencimiento un día o dos de margen de maniobra antes de que venzan realmente para que no se prepare para el fracaso. Esto le da tiempo para hacer los cambios necesarios o incluso terminar su trabajo antes de lo previsto. Seth Godin tiene algunas ideas geniales sobre cómo aprovechar el tiempo de amortiguación:

Escríbalo en su lugar. dáselo a otra persona. publicitarlo Asociarlo con una recompensa o castigo externo. Si no cumples con la fecha límite, tu amiga le da los $20 que le prestaste a una causa con la que no estás de acuerdo...

Los plazos le dan la oportunidad de vencer la prisa. Entregar el trabajo un poco antes es una forma segura de contar una historia positiva y obtener la atención que buscas.

Tenga en cuenta la cantidad de trabajo que puede administrar

Este es uno de esos consejos donde se trata de un "haz lo que digo y no lo que hago". Muchas de las personas de nuestro equipo luchan con esto a diario. Queremos ayudar a todos, hacer más y estar ocupados, así que tendremos que trabajar juntos en esto. Todo el mundo tiene 24 horas en un día; hay limitaciones a lo que se puede hacer y lo que se puede hacer bien . Conoces tus fortalezas y debilidades, mira lo que hay en tu plato para la semana y comienza desde allí. Asegúrate de escribir un horario simulado de todo lo que te gustaría terminar para la semana. Haga esto semanalmente el domingo por la noche o el lunes por la mañana . Programe cualquier reunión que tenga, citas o razones por las que no estará en la oficina, y asegúrese de dejar tiempo para dormir (en serio). Nathan Ellering , director de marketing de CoSchedule, literalmente planifica lo que hará todos los días para mantenerse concentrado. Le ayuda a aprender cuánto tiempo realmente toman ciertos proyectos para ayudarlo a usar su tiempo de manera aún más eficiente para proyectos futuros. Esto lo ayudará a saber exactamente cuánto tiempo libre tiene en el día y la semana, mientras lo mantiene responsable de cumplir con sus plazos personales y lo ayuda a mejorar sus habilidades de administración del tiempo. De esta manera, cuando alguien acuda a usted con un nuevo proyecto o idea, puede mirar su agenda y saber de manera realista si puede incluir una cosa más en su plato o no. Te ahorrarás el estrés y la molestia de exagerar. He aquí cómo hacerlo usted mismo:

• Valore todo su tiempo: sepa que tiene 24 horas todos los días, como todos los demás ( incluso Beyonce ). Saltar a Facebook, enviar mensajes de texto o desconectarse sin sentido se suma. El usuario promedio de Facebook pasa 17 minutos en Facebook al día. Son cuatro días y medio al año. Imagina cuánto podrías hacer en ese tiempo extra.
• Concéntrese en su trabajo: si bien distraerse puede distraerlo del trabajo, es un hecho comprobado que soñar despierto puede posponer el deseo de recompensas futuras, porque imaginó el éxito pero no hizo nada para lograrlo. Ser accionable te ayuda a lograr tus objetivos; la charla sobre juegos importantes y los sueños despiertos no.
• Terminar con la procrastinación:
  • Comience fácil
  • Descomponerlo
  • sé amable contigo mismo
  • Obtenga un buen "por qué"
  • Tener en cuenta

En caso de duda, solicite una aclaración

Su empresa espera que sea un emprendedor y que asuma nuevos proyectos. Estas son excelentes cualidades para tener, pero eso no significa que no pueda pedir aclaraciones sobre sus proyectos antes de comenzar. Te ahorrará tiempo.

• Admita que no está seguro y obtenga la aclaración que necesita.
• Haga preguntas abiertas : esto hace que sea más fácil obtener más información de las personas que las simples respuestas de "sí" o "no". Es más probable que le brinden más detalles de lo que está buscando exactamente si hace preguntas abiertas de seguimiento.
• Solicite ejemplos específicos de resultados para visualizar cómo será su proyecto.
• Conocer el objetivo del proyecto. Concéntrese en las necesidades de su audiencia en lugar de solo producir contenido porque puede hacerlo. El hecho de que sea uno de tus mejores trabajos no significa que fuera lo que se te pedía. Asegúrese de permanecer en la tarea.
• Repite lo que el líder de tu equipo te acaba de decir para asegurarte de que entiendes lo que realmente quieren decir.

Utilice un calendario de contenido para visualizar los plazos

Una de las maneras más fáciles de mantenerse enfocado en los objetivos y fechas límite de su proyecto es usar un excelente calendario de contenido. Un calendario de contenido efectivo es la manera perfecta de mostrar los proyectos en los que usted y su equipo están trabajando, las fechas límite para cada proyecto, lo que sigue, etc. Aquí es donde el calendario de marketing de CoSchedule resulta útil. Con calendarios de equipo, plantillas de tareas, integración de redes sociales, análisis de datos y mucho más, todo en un solo lugar, ¡CoSchedule es la siguiente mejor opción desde el pan rebanado para todos los equipos!

Siempre hay espacio para mejorar

Resiste la tentación de trabajar en proyectos más fáciles. Motívate, tal vez una charla de ánimo en el espejo, y trabaja para alcanzar tus objetivos generales, al menos un poco todos los días. A la larga, serás mucho más feliz cuando tu plato se llene nuevamente y ya estés por delante de la bola 8.

Motívate todos los días

Haz tiempo para ti. Cuanto más "su tiempo" obtenga, más renovado y preparado estará para hacer su trabajo y cumplir con los plazos. Cuando decida asumir una tarea todos los días, reserve 25 minutos para trabajar solo en eso. Apague tantas distracciones como pueda, luego puede volver a "su tiempo". Esto es lo que algunos llaman la técnica Pomodoro : un proceso que ahorra tiempo y lo ayuda a concentrarse en realizar su trabajo. Si comienza a sentirse desmotivado, una de las mejores maneras de recuperar su energía es continuar con su trabajo . Haga una lista de verificación de lo que debe hacerse durante el día. En Evernote , puede hacer una lista de verificación fácil con solo presionar un botón. Usar Evernote para mantener listas de verificación es fácil porque son accesibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde su teléfono, computadora portátil o iPad. A continuación, le indicamos cómo aprovechar al máximo esta característica:

• Prioriza todas tus ideas en un documento de Evernote.
• Haz una lista de tareas que necesitas completar hoy, mañana y para la semana.
• Cuando no termine una tarea , asegúrese de ponerla en la parte superior de la lista para el día siguiente.
• Ataque las tareas más difíciles primero. Si bien puede parecer más fácil hacer las cosas pequeñas primero, sería demasiado fácil seguir postergando las tareas grandes. Esto también anula el propósito de tratar de cumplir con su fecha límite.

¿No tienes tu teléfono contigo? También somos grandes fans de las notas Post-It. Escriba todo lo que necesita para terminar el día en una nota Post-It y péguela en su escritorio. Usar esto como un recordatorio constante te ayudará a mantenerte motivado. Hay algo muy satisfactorio en tomar el lápiz y el papel y marcar las cosas de tu lista de tareas pendientes. Es muy parecido a hacer ejercicio: es difícil comenzar, pero será cada vez más fácil. ¿Te perdiste alguno de estos pasos? ¿Asumir demasiado? Que sea un punto para recordarlo para el futuro. Si sigues todos estos pasos constantemente, perder uno no te hará retroceder terriblemente. Sin embargo, si comienza a atrasarse demasiado, es cuando sus plazos comienzan a sufrir y sentirá que está constantemente tratando de ponerse al día. Es fácil sentir que tu error más reciente es el fin del mundo. Te escucho; Estoy allí unas cinco veces al día, pero así es la naturaleza humana; no fuimos hechos para ser perfectos. Los errores nos ayudan a crecer y nos hacen mejores, así que úsalos y aprende de ellos. Tú no eres un árbol; no estás atascado. Puedes levantarte y volver a intentarlo.

Nunca presione los plazos

Al investigar esta publicación, leemos muchas publicaciones que incluían secciones con subtítulos como "Asegúrese de llegar a la segunda fecha límite". ¿Cuál fue el punto de escribir la publicación en primer lugar si termina con “Oh, está bien. No cumplió con su fecha límite, pero solo asegúrese de cumplir con la fecha límite extendida”? Es comprensible que a veces sucedan cosas que descarrilen la productividad. Sin embargo, a veces solo necesita trabajar más rápido o establecer plazos más alcanzables. Es realmente tan simple como eso.

Comience a alcanzar los plazos cada vez

Alcanzar los plazos no es fácil. Sin embargo, nada que valga la pena hacer es fácil. Estos consejos y tácticas pueden hacer que hacer las cosas a tiempo sea mucho más fácil. ¿Cómo planea cumplir con sus plazos a partir de ahora? Esta publicación se publicó originalmente el 3 de marzo de 2015. Se actualizó y se volvió a publicar en marzo de 2021. Los colaboradores de escritura incluyen a Tyson Downs, Taylor Paluck y Peyton Muldoon.