Como definir prazos realistas que sua equipe pode realmente cumprir

Vamos ser honestos com nós mesmos aqui. Cumprir prazos pode ser estressante e parecer absolutamente impossível. E quando eles não são definidos de forma realista, eles podem resultar no envio de um trabalho abaixo da média. Então, qual é a nossa solução? Adiamos prazos. É algo que é fácil de fazer quando estamos em tempo de crise. No entanto, não é uma solução. Empurre seus prazos para trás o suficiente e, eventualmente, você não terá uma estratégia de marketing de conteúdo para executar . O conteúdo deve ser criado e deve ser entregue no prazo. Seu público anseia por isso, seu chefe exige e seu trabalho literalmente depende disso. Com os processos e hábitos de trabalho corretos, você cumprirá todos os prazos, todas as vezes. O melhor de tudo, isso não é tão difícil de conseguir quanto você imagina. Veja como vencer seu medo de prazos e ser mais produtivo do que nunca.

Gerencie prazos em um só lugar com estes modelos de calendário

Como é importante ter um lugar para anotar seus prazos, reunimos alguns modelos de calendário perfeitos para isso. Neste pacote para download, você encontrará:

• Modelo de Calendário de Conteúdo 2021
• Modelo de Calendário de Mídia Social 2021
• Modelo de calendário de marketing por e-mail 2021

Agora, vamos entrar nisso!

Estabeleça metas e diretrizes para seus projetos

Antes de iniciar qualquer projeto, você precisa estabelecer metas para sua equipe, para que eles tenham alguns princípios orientadores que informarão seu trabalho. O que você espera alcançar com este projeto? Alguns exemplos de bons objetivos de projeto são:

• Aumente o tráfego orgânico para sites como parte de uma campanha abrangente de marketing de conteúdo.
• Construa a reputação de sua organização como uma fonte confiável de informações em seu setor.
• Conecte-se com clientes em potencial.
• Crie material original para publicar nas mídias sociais.

Além de estabelecer algumas metas amplas – como obter mais tráfego na web – você também deve ter algumas diretrizes específicas para sua equipe. Alguns exemplos destes podem incluir:

• Gere demanda para seu produto ou serviço
• Colete leads ou assinantes de e-mail
• Aumentar a conscientização sobre uma causa
• Crie confiança com seu público
• Conecte-se com os clientes de forma consistente
• Informe sua comunidade sobre questões urgentes
• Ou qualquer outro objetivo importante para sua organização

Ao estabelecer metas e diretrizes, você cria uma base que ajudará a moldar seus projetos e garantir que todos os membros da equipe estejam na mesma página. Se todos na equipe entenderem o que você espera realizar e como você quer que eles façam isso, isso eliminará a necessidade de uma extensa reformulação no futuro.

Objetivo de enviar, não para a perfeição

Seth Godin tem muitas coisas incríveis a dizer sobre isso – fotografar para concluir projetos rapidamente, em vez de fotografar com perfeição.

1. Anote seu prazo. Você publicará nesta data se é perfeito ou não.
2. Reúna as ideias de todos sobre o seu projeto.
3. Compartilhe essas ideias de uma forma que todos possam ver e peça para eles darem uma olhada. Depois que eles olham ou até perdem a data prevista para olhar, é isso. Não há mais atualizações.
4. Faça um esboço do projeto a partir dessas ideias aproximadas.
5. Obtenha a aprovação final para a planta do seu projeto dos chefões da sua empresa.
6. Faça uma pergunta simples às pessoas com autoridade de aprovação: "Se eu entregar o que você aprovou, dentro do orçamento e no prazo, você o enviará?"
7. Não avance até conseguir o seu sim. Seth diz: "Uma vez que você tenha seu sim, vá embora e construa seu projeto, sem thrash. Envie no prazo, porque é isso que um pivô faz."

Enquanto parte disso está relacionado à burocracia do escritório, você entendeu. Comece com um prazo e dê a si mesmo permissão para enviar no prazo – sem desculpas.

Crie uma lista do que precisa ser feito e quando

Definir e manter cronogramas e metas de projeto é sem dúvida uma das partes mais desafiadoras de ser um gerente de projeto. Se você é uma operação de uma pessoa ou tem uma equipe grande, manter todas essas tarefas no caminho certo e seguir em frente exige atenção aos detalhes. O CoSchedule facilita o gerenciamento desse processo fornecendo modelos de tarefas personalizáveis ​​que você pode adicionar a cada projeto, para que você possa definir prazos, comunicar-se com sua equipe e acompanhar o progresso do projeto em um só lugar! No CoSchedule, percebemos que estávamos enfrentando esse problema de manter cronogramas e objetivos do projeto, então nos certificamos de discutir o início dos projetos com um briefing criativo e uma reunião inicial. Então, todas as manhãs, a equipe realiza um scrum matinal para discutir:

• O que você fez ontem
• O que você vai fazer hoje
• O que está impedindo você de fazer as coisas

Isso mantém todos na equipe na mesma página e todos os membros podem trabalhar juntos para fornecer soluções para quaisquer problemas ou obstáculos. Planeje como você trabalhará em equipe para manter um ao outro responsável pelo cumprimento de seus prazos. Reúna-se diariamente, converse sobre o progresso e os obstáculos que podem impedi-lo de enviar e encontre uma solução.

Certifique-se de que todos conheçam seu papel

Projetos de negócios eficazes geralmente exigem que várias pessoas trabalhem juntas em um ambiente colaborativo. Normalmente, é mais eficaz que os papéis sejam divididos entre duas ou três pessoas, embora às vezes uma pessoa (muito ocupada!) possa desempenhar todos os papéis. Por exemplo, quando uma equipe está reunindo uma postagem no blog, há um punhado de pessoas diferentes com habilidades diferentes que precisam ser incluídas. Aqui estão algumas das funções típicas que entram na criação de postagens de blog:

• Gerente de projeto: Essa pessoa atribui todas as tarefas e define prazos.
• Gerador de tópicos e palavras-chave: Essa pessoa é responsável por encontrar os tópicos do blog e fazer pesquisas para determinar as melhores palavras-chave e títulos a serem usados. Essa pessoa também pode ser o gerente do projeto.
• Escritor de conteúdo: Esta pessoa é responsável por escrever o conteúdo, que deve incorporar as ideias, palavras-chave, título, etc., conforme fornecido pelo gerente do projeto ou gerador de tópicos/palavras-chave.
• Editor de conteúdo: essa pessoa verifica e corrige a gramática do conteúdo antes que a postagem seja publicada.
• Localizador de imagens e editor de blog: As imagens e tags de imagem que o acompanham são essenciais para uma boa postagem no blog. Alguém deve ser responsável por encontrar essas imagens e garantir os direitos autorais necessários. Essa mesma pessoa geralmente também é responsável por postar o blog – normalmente usando um sistema de gerenciamento de conteúdo, como o WordPress – e garantir que tudo esteja como deveria.
• Promotor: Um post de blog não vale muito se ninguém o ler. Alguém precisa promover seu blog nas mídias sociais – postando links para ele em diferentes sites e plataformas de mídia social.

Essas funções da equipe de marketing podem diferir um pouco de uma equipe para outra, mas o ponto é que todos os envolvidos são responsáveis ​​por uma tarefa específica para que nada seja deixado de lado. Também é bom ter membros da equipe que possam desempenhar várias funções, se necessário. Por exemplo, se seu redator principal estiver fora da cidade uma semana, o editor poderá intervir e cumprir seu papel.

Não tenha medo de delegar tarefas

A parte maravilhosa de estar em uma equipe é que você tem ajuda. Às vezes, como profissionais de marketing, fomos condicionados a assumir projetos sem muita ajuda, porque contar com as pessoas significa deixar seu sucesso para os outros. É ótimo que tenhamos a paixão de fazer muito, mas pode ser nossa ruína. Ao delegar tarefas, você tem mais tempo para se concentrar em outros projetos. Ele também recebe novos olhos sobre os outros projetos e ajuda você a trabalhar mais rápido. O Muse criou uma ótima lista para ajudar na delegação de tarefas :

• Decida o que delegar: Depois de decidir pedir ajuda, escolha os projetos para os quais precisa de ajuda. Você quer se concentrar em seus próprios pontos fortes e fracos para escolher quais tarefas seriam melhor delegadas.
• Escolha as pessoas certas: assim como você escolheu quais tarefas não são adequadas para seu conjunto de habilidades, escolha os membros de sua equipe que serão estrelas do rock nessas tarefas. Se você precisar de algo editado, pense em quem é o mago da gramática em sua equipe. Precisa de algo descoberto com matemática? Encontre alguém que seja melhor com números e assim por diante. Pode ser difícil confiar em novas pessoas com um trabalho, mas, em última análise, você precisa fazer o que é melhor para o projeto e o cronograma.
• Comunique-se com clareza: ao delegar tarefas, sente-se com sua equipe e explique claramente o que você gostaria de cada pessoa. Reunir todos pode parecer um aborrecimento; no entanto, a longo prazo, você economizará tempo e dores de cabeça.
• Faça check-in, mas não seja arrogante: você entregou suas tarefas. Agora, você precisa confiar que sua equipe é profissional e que cuidará de suas tarefas. É fácil querer verificar a cada três minutos para ter certeza de que tudo está sendo feito, mas você precisa confiar em sua equipe – faça check-in com moderação e deixe-os continuar com seu trabalho também.
• Dê crédito onde o crédito é devido: o projeto está pronto, sua equipe trabalhou duro e agora você está pronto para enviá-lo. Certifique-se de reconhecer seu trabalho duro; eles pularam para ajudá-lo - não tome isso como garantido.

Defina prazos razoáveis ​​com os quais sua equipe possa trabalhar

Tudo o que você fez até agora - definir metas, diretrizes e funções - levou a como definir prazos realistas e alcançáveis ​​para sua equipe. Uma vez que todos saibam sua função, você precisa definir prazos para garantir que cada membro da equipe realmente conclua sua tarefa atribuída e que eles o façam em tempo hábil. No local de trabalho predominantemente virtual de hoje, a melhor maneira de definir prazos e garantir que todos estejam trabalhando é usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como o CoSchedule . Com o CoSchedule, você pode gerenciar todas as comunicações em um só lugar e garantir que todas as tarefas e subtarefas sejam concluídas no prazo. O CoSchedule ajuda as equipes a colaborar em projetos de marketing de conteúdo, como blogs, mídias sociais e eventos. A ferramenta permite que as equipes atribuam tarefas diferentes a várias pessoas que trabalham em um determinado projeto, minimizando o uso de e-mail. Apenas lembre-se de que você pode usar o CoSchedule para atribuir tarefas e prazos a toda a sua equipe. Com base nas funções, você pode personalizar seu fluxo de trabalho, definir prazos para as tarefas exclusivas de cada membro da equipe e comentar com a equipe diretamente no CoSchedule.

Prazos menores dentro do seu grande prazo

A cada semana, publicamos duas postagens em nosso blog CoSchedule, entre outros modelos e projetos. Usar os modelos de tarefas do CoSchedule é um grande salva-vidas para nós — especialmente porque nossa equipe está espalhada por alguns locais diferentes . Temos uma lista definida do que precisa ser feito a cada semana e contamos com listas de verificação criadas usando modelos de tarefas para ajudar todos que trabalham no projeto a conhecer as etapas que precisam ser concluídas para nos ajudar a publicar nosso conteúdo no prazo. Use estas dicas para dividir seus prazos maiores em menores:

• Olhe para o quadro geral e desenhe um roteiro de exatamente o que você precisa fazer.
• Separe as tarefas com base em quem precisa completá-las.
• Crie um esboço rotulando o que precisa ser feito e quando.
• Pergunte a si mesmo o que precisa ser feito em ordem? O que pode ser feito sempre?
• Delegue tarefas com base em quem precisa fazer o quê e, em seguida, preencha as lacunas com tarefas que podem ser feitas a qualquer momento.

Construir em tempo de buffer

Anote todas as tarefas que você precisa fazer e quando você precisa que elas sejam feitas. Em seguida, dê a cada uma dessas datas de vencimento um ou dois dias de espaço de buffer antes do vencimento, para que você não se prepare para o fracasso. Isso permite tempo para fazer as alterações necessárias ou até mesmo terminar seu trabalho antes do previsto. Seth Godin tem algumas ótimas ideias sobre como construir em tempo de buffer:

Escreva-o em vez disso. Entregue para outra pessoa. Divulgue-o. Associe-o a uma recompensa ou punição externa. Se você não cumprir o prazo, sua amiga dá os $20 que você emprestou a ela para uma causa da qual você discorda...

Os prazos dão-lhe a oportunidade de vencer a corrida. Entregar o trabalho um pouco mais cedo é uma maneira infalível de contar uma história positiva e obter a atenção que você procura.

Esteja ciente de quanto trabalho você pode gerenciar

Este é um daqueles conselhos onde é um “faça o que eu digo e não o que eu faço”. Muitas das pessoas em nossa equipe lutam com isso diariamente. Queremos ajudar a todos, fazer mais e estar ocupados, então teremos que trabalhar nisso juntos. Todo mundo tem 24 horas em um dia; há limitações para o que pode ser feito e o que pode ser bem feito. Você conhece seus pontos fortes e fracos, veja o que está em seu prato para a semana e vá a partir daí. Faça questão de escrever um cronograma simulado de tudo o que você gostaria de terminar durante a semana. Faça isso semanalmente no domingo à noite ou na segunda de manhã . Agende em todas as reuniões que você tiver, compromissos ou motivos pelos quais você não estará no escritório e certifique-se de deixar tempo para dormir (sério). Nathan Ellering , chefe de marketing da CoSchedule, planeja literalmente o que fará todos os dias para se manter na tarefa. Isso o ajuda a aprender quanto tempo determinados projetos realmente levam para ajudá-lo a usar seu tempo de forma ainda mais eficiente para projetos futuros. Isso ajudará você a saber exatamente quanto tempo livre você tem no dia e na semana, mantendo-o responsável pelo cumprimento de seus prazos pessoais e ajudando a melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo. Dessa forma, quando alguém chega até você com um novo projeto ou ideia, você pode olhar para sua agenda e saber de forma realista se pode colocar mais uma coisa no seu prato ou não. Você vai economizar o estresse e o incômodo de exagerar. Veja como fazer você mesmo:

• Valorize todo o seu tempo: saiba que você tem 24 horas todos os dias, assim como todo mundo ( mesmo Beyoncé ). Entrar no Facebook, enviar mensagens de texto ou sair de uma zona sem sentido aumenta. O usuário médio do Facebook gasta 17 minutos no Facebook por dia. São quatro dias e meio por ano. Imagine o quanto você poderia fazer nesse tempo extra.
• Concentre-se em seu trabalho: embora o zoneamento possa distrair do trabalho, é um fato comprovado que sonhar acordado pode realmente adiar o desejo de recompensas futuras – porque você imaginou o sucesso, mas não fez nada para alcançá-lo. Ser acionável ajuda você a atingir seus objetivos; grande conversa de jogo e devaneios não.
• Acabe com a procrastinação:
  • Comece fácil
  • Quebre isso
  • Seja legal consigo mesmo
  • Obtenha um bom “porquê”
  • Estar atento

Na dúvida, peça esclarecimentos

Sua empresa espera que você seja um empreendedor e assuma novos projetos. Essas são ótimas qualidades, mas isso não significa que você não possa pedir esclarecimentos sobre seus projetos antes de começar. Vai lhe poupar tempo.

• Admita que não tem certeza e obtenha os esclarecimentos necessários.
• Faça perguntas abertas – isso torna mais fácil obter mais informações das pessoas do que simples respostas "sim" ou "não". É mais provável que eles forneçam mais detalhes sobre exatamente o que você está procurando se você fizer perguntas abertas e de acompanhamento.
• Peça exemplos específicos de resultados para visualizar como será o seu projeto.
• Conheça o objetivo do projeto. Concentre-se nas necessidades do seu público em vez de apenas produzir conteúdo porque você pode. Só porque é um dos seus melhores trabalhos não significa que era o que estava sendo pedido a você. Certifique-se de permanecer na tarefa.
• Repita o que o líder de sua equipe acabou de dizer para ter certeza de que você entendeu o que eles realmente significam.

Use um calendário de conteúdo para visualizar prazos

Uma das maneiras mais fáceis de manter o foco nos objetivos e prazos do seu projeto é usar um ótimo calendário de conteúdo. Um calendário de conteúdo eficaz é a maneira perfeita de mostrar os projetos em que você e sua equipe estão trabalhando, prazos para cada projeto, o que está por vir, etc. É aí que o Calendário de Marketing do CoSchedule é útil. Com calendários de equipe, modelos de tarefas, integração de mídia social, análise de dados e muito mais - tudo em um só lugar - o CoSchedule é a próxima melhor coisa desde o pão fatiado para todas as equipes!

Sempre há espaço para melhorias

Resista à tentação de trabalhar em projetos mais fáceis. Motive-se – talvez uma conversa estimulante – e trabalhe em direção aos seus objetivos gerais, pelo menos um pouco, todos os dias. A longo prazo, você ficará muito mais feliz quando seu prato ficar cheio novamente e você já estiver à frente da bola 8.

Motive-se todos os dias

Arranje tempo para si. Quanto mais tempo você tiver, mais revigorado e preparado você estará para fazer seu trabalho e cumprir seus prazos. Quando você decidir realizar uma tarefa todos os dias, reserve 25 minutos para trabalhar apenas nisso. Desligue o máximo de distrações que puder, então você pode voltar ao “tempo do seu”. Isso é o que alguns chamam de técnica Pomodoro – um processo de economia de tempo para ajudá-lo a se concentrar em realizar seu trabalho. Se você está começando a se sentir desmotivado, uma das melhores maneiras de recuperar sua energia é continuar com seu trabalho . Faça uma lista de verificação do que precisa ser feito para o dia. No Evernote , você pode fazer uma lista de verificação fácil com apenas um toque de um botão. Usar o Evernote para manter listas de verificação é fácil porque elas podem ser acessadas 24 horas por dia, 7 dias por semana, de seu telefone, laptop ou iPad. Veja como aproveitar ao máximo esse recurso:

• Priorize todas as suas ideias em um documento do Evernote.
• Faça uma lista de tarefas que você precisa concluir hoje, amanhã e durante a semana.
• Quando você não concluir uma tarefa , certifique-se de colocá-la no topo da lista para o dia seguinte.
• Ataque as tarefas mais difíceis primeiro. Embora possa parecer mais fácil fazer as pequenas coisas primeiro, seria muito fácil continuar empurrando as grandes tarefas. Isso também anula o propósito de tentar atingir seu prazo.

Não está com o telefone? Também somos um grande fã de notas Post-It. Escreva tudo o que você precisa para terminar o dia em um post-it e cole-o em sua mesa. Usar isso como um lembrete constante ajudará a mantê-lo motivado. Há algo tão satisfatório em pegar a caneta no papel e verificar as coisas da sua lista de tarefas. É muito parecido com malhar – é difícil começar, mas ficará cada vez mais fácil. Você perdeu uma dessas etapas? Pega demais? Torná-lo um ponto para lembrá-lo para o futuro. Se você estiver seguindo consistentemente todas essas etapas, perder uma não o prejudicará horrivelmente. No entanto, se você começar a ficar muito atrasado, é aí que seus prazos começam a sofrer, e você sentirá que está constantemente tentando recuperar o atraso. É fácil sentir que seu erro mais recente é o fim do mundo. Eu te escuto; Estou lá cerca de cinco vezes por dia - mas esta é a natureza humana; não fomos feitos para ser perfeitos. Erros nos ajudam a crescer e nos tornam melhores, então use esses erros e aprenda com eles. Você não é uma árvore; você não está preso. Você pode se levantar e tentar novamente.

Nunca empurre prazos

Ao pesquisar este post, lemos tantos posts que incluíam seções com subtítulos como “Certifique-se de atingir o segundo prazo”. Qual foi o sentido de escrever o post em primeiro lugar se ele termina com “Ah, está tudo bem. Você perdeu o prazo, mas apenas certifique-se de cumprir o prazo estendido”? É compreensível que às vezes aconteçam coisas que prejudicam a produtividade. No entanto, às vezes você só precisa trabalhar mais rápido ou definir prazos mais atingíveis. É realmente tão simples quanto isso.

Comece a cumprir prazos sempre

Atingir prazos não é fácil. No entanto, nada que vale a pena fazer é fácil. Essas dicas e táticas podem fazer com que as coisas sejam feitas no prazo muito mais fácil. Como você planeja cumprir seus prazos a partir de agora? Este post foi publicado originalmente em 3 de março de 2015. Foi atualizado e republicado em março de 2021. Os colaboradores de redação incluem Tyson Downs, Taylor Paluck e Peyton Muldoon.