Cum să stabiliți termene realiste pe care echipa dvs. le poate îndeplini de fapt

Să fim sinceri cu noi înșine aici. Respectarea termenelor limită poate provoca stres și poate fi absolut imposibilă. Și atunci când nu sunt setate în mod realist, pot duce la o muncă necorespunzătoare de transport. Deci, care este soluția noastră de bază? Amânăm termenele limită. Este ceva ce este ușor de făcut atunci când suntem în criză. Cu toate acestea, nu este o soluție. Împingeți-vă termenele limită de destule ori și, în cele din urmă, nu veți mai avea de executat o strategie de marketing de conținut . Conținutul trebuie creat și trebuie livrat la timp. Publicul tău tânjește, șeful tău o cere, iar meseria ta depinde literalmente de asta. Cu procesele și obiceiurile de lucru potrivite, vei atinge fiecare termen limită, de fiecare dată. Cel mai bine, acest lucru nu este atât de greu de realizat pe cât ai putea crede. Iată cum să-ți învingi frica de termene limită și să fii mai productiv ca niciodată.

Gestionați termenele limită într-un singur loc cu aceste șabloane de calendar

Deoarece este important să aveți un loc unde să vă notați termenele limită, am adunat câteva șabloane de calendar care sunt perfecte pentru asta. În acest pachet descărcabil, veți găsi:

• Șablon de calendar de conținut 2021
• Șablon de calendar pentru rețelele sociale 2021
• Șablon de calendar de marketing prin e-mail 2021

Acum, să intrăm în asta!

Stabiliți obiective și linii directoare pentru proiectele dvs

Înainte de a începe orice proiect, trebuie să stabilești obiective pentru echipa ta, astfel încât aceștia să aibă câteva principii directoare care le vor informa munca. Ce sperați să realizați cu acest proiect? Câteva exemple de obiective bune ale proiectului sunt:

• Creșteți traficul organic către site-uri web, ca parte a unei campanii cuprinzătoare de marketing de conținut.
• Construiți-vă reputația organizației dvs. ca sursă de informații de încredere în industria dvs.
• Conectați-vă cu potențialii clienți.
• Creați material original pentru a-l publica pe rețelele de socializare.

Pe lângă stabilirea unor obiective ample - cum ar fi obținerea mai mult trafic web - ar trebui să aveți și câteva linii directoare specifice pentru echipa dvs. Câteva exemple dintre acestea ar putea include:

• Generați cerere pentru produsul sau serviciul dvs
• Colectați clienți potențiali sau abonați prin e-mail
• Creșterea gradului de conștientizare cu privire la o cauză
• Creați încredere cu publicul dvs
• Conectați-vă cu clienții în mod constant
• Informați-vă comunitatea despre problemele stringente
• Sau orice alt obiectiv important pentru organizația dvs

Prin stabilirea obiectivelor și a liniilor directoare, creați o fundație care vă va ajuta să vă modelați proiectele și să vă asigurați că toți membrii echipei sunt pe aceeași pagină. Dacă toată lumea din echipă înțelege ce sperați să realizați și cum doriți să o facă, acest lucru va elimina necesitatea unei renovări ample pe drum.

Scopul să fie expediat, nu spre perfecțiune

Seth Godin are o mulțime de lucruri minunate de spus despre asta - filmează pentru finalizarea rapidă a proiectelor în loc să filmeze pentru perfecțiune.

1. Notează-ți termenul limită. Veți publica la această dată dacă este perfect sau nu.
2. Adună ideile tuturor despre proiectul tău.
3. Distribuiți acele idei într-un mod pe care toată lumea să le poată vedea și cereți-le să arunce o privire. După ce se uită sau chiar pierd data scadentă de a se uita, asta este. Nu mai există actualizări.
4. Elaborați un plan al proiectului din acele idei brute.
5. Obțineți aprobarea finală pentru proiectul dvs. de la perucile mari din compania dvs.
6. Adresați-le oamenilor cu autoritate de semnare o întrebare simplă: „Dacă livrez ceea ce ați aprobat, la buget și la timp, îl veți expedia?”
7. Nu merge mai departe până nu primești da. Seth spune: „Odată ce ai primit da, pleacă și construiește-ți proiectul, fără thrash. Expediază la timp, pentru că asta face un cheie”.

În timp ce unele dintre acestea se referă la birocrația de birou, ați înțeles ideea. Începeți cu un termen limită, apoi acordați-vă permisiunea de a expedia la timp - fără scuze.

Creați o listă cu ceea ce trebuie făcut și când

Stabilirea și menținerea termenelor și a obiectivelor proiectului este, fără îndoială, una dintre cele mai provocatoare părți ale unui manager de proiect. Indiferent dacă sunteți o operațiune cu o singură persoană sau aveți o echipă mare, pentru a menține toate aceste sarcini pe drumul cel bun și a merge mai departe necesită atenție la detalii. CoSchedule facilitează gestionarea acestui proces, oferind șabloane de sarcini personalizabile pe care le puteți adăuga la fiecare proiect, astfel încât să puteți stabili termene limită, să comunicați cu echipa dvs. și să urmăriți progresul proiectului într-un singur loc! La CoSchedule, ne-am dat seama că ne confruntăm cu această problemă de a menține termenele și obiectivele proiectului, așa că ne asigurăm că discutăm începutul proiectelor cu un brief creativ și o întâlnire de lansare. Apoi, în fiecare dimineață, echipa ține un scrum de dimineață pentru a discuta:

• Ce ai facut ieri
• Ce ai de gând să faci astăzi
• Ce te împiedică să faci lucrurile

Acest lucru îi menține pe toți membrii echipei pe aceeași pagină și fiecare membru poate lucra împreună pentru a oferi soluții la orice probleme sau blocaje. Planificați modul în care veți lucra împreună ca o echipă pentru a vă ține reciproc la răspundere pentru respectarea termenelor limită. Întâlniți-vă zilnic, discutați despre progrese și blocaje care vă pot împiedica să expediați și găsiți o soluție.

Asigurați-vă că toată lumea își cunoaște rolul

Proiectele de afaceri eficiente necesită adesea mai multe persoane să lucreze împreună într-un mediu de colaborare. De obicei, este cel mai eficient ca rolurile să fie împărțite între două sau trei persoane, deși uneori o persoană (foarte ocupată!) poate îndeplini toate rolurile. De exemplu, atunci când o echipă reunește o postare pe blog, există o mână de oameni diferiți cu abilități diferite care trebuie incluse. Iată câteva dintre rolurile tipice care intră în crearea postărilor de blog:

• Manager de proiect: această persoană atribuie toate sarcinile și stabilește termene limită.
• Generator de subiecte și cuvinte cheie: această persoană este responsabilă de găsirea subiectelor de blog și de a face cercetări pentru a determina cele mai bune cuvinte cheie și titlul de utilizat. Această persoană poate fi și managerul de proiect.
• Scriitor de conținut: această persoană este responsabilă pentru scrierea conținutului, care ar trebui să includă ideile, cuvintele cheie, titlul etc., așa cum le-a dat managerul de proiect sau generatorul de subiecte/cuvinte cheie.
• Editor de conținut: această persoană verifică și corectează gramatica conținutului înainte ca postarea să fie publicată.
• Găsește imagini și editor de blog: Imaginile însoțitoare și etichetele de imagine sunt esențiale pentru o postare bună pe blog. Cineva trebuie să fie responsabil pentru găsirea acestor imagini și pentru asigurarea drepturilor de autor necesare. Aceeași persoană este adesea însărcinată să posteze blogul - de obicei folosind un sistem de gestionare a conținutului, cum ar fi WordPress - și să se asigure că totul arată așa cum ar trebui.
• Promotor: O postare pe blog nu valorează prea mult dacă nimeni nu o citește vreodată. Cineva trebuie să-ți promoveze blogul pe rețelele sociale - postând link-uri către el pe diferite site-uri și platforme de rețele sociale.

Aceste roluri ale echipei de marketing pot diferi oarecum de la o echipă la alta, dar ideea este că toată lumea implicată este responsabilă pentru o anumită sarcină, astfel încât nimic să nu fie lăsat pe margine. De asemenea, este bine să ai membri ai echipei care pot îndeplini mai multe roluri dacă este necesar. De exemplu, dacă scriitorul principal nu este în oraș o săptămână, editorul ar trebui să poată interveni și să-și îndeplinească rolul.

Nu vă fie teamă să delegați sarcini

Partea minunată despre a fi într-o echipă este că ai ajutor. Uneori, în calitate de marketeri, am fost condiționați să ne asumăm proiecte fără prea mult ajutor, deoarece a conta pe oameni înseamnă a lăsa succesul în seama altora. Este grozav că avem pasiunea de a face multe, dar poate fi căderea noastră. Când delegi sarcini, îți oferă mai mult timp să te concentrezi pe alte proiecte. De asemenea, atrage un nou ochi asupra celorlalte proiecte și vă ajută să lucrați mai repede. Muse a venit cu o listă grozavă pentru a ajuta la delegarea sarcinilor :

• Decideți ce să delegați: odată ce vă decideți să cereți ajutor, alegeți proiectele pentru care aveți nevoie de ajutor. Vrei să te concentrezi pe propriile tale puncte tari și puncte slabe pentru a alege ce sarcini ar fi mai bine delegate.
• Alegeți oamenii potriviți: așa cum ați ales sarcinile care nu sunt potrivite pentru setul dvs. de abilități, alegeți membrii echipei care vor fi vedete rock la acele sarcini. Dacă aveți nevoie de ceva editat, gândiți-vă cine este expertul în gramatică din echipa dvs. Ai nevoie de ceva înțeles cu matematica? Găsiți pe cineva care este mai bun cu numere și așa mai departe. Poate fi greu să ai încredere în oameni noi cu un loc de muncă, dar, în cele din urmă, trebuie să faci ceea ce este mai bine pentru proiect și cronologie.
• Comunicați clar: atunci când delegeți sarcini, așezați-vă cu echipa și spuneți clar ce ați dori de la fiecare persoană. A reuni pe toată lumea poate părea o bătaie de cap; cu toate acestea, pe termen lung, vă va economisi timp și dureri de cap.
• Înregistrează-te , dar nu fi obscen: ți-ai predat sarcinile. Acum, trebuie să ai încredere că echipa ta sunt profesioniști și că se vor ocupa de sarcinile lor. Este ușor să dorești să verifici la fiecare trei minute pentru a te asigura că totul se face, dar trebuie să ai încredere în echipa ta — autentifică-te cu moderație și apoi lasă-i să-și continue munca.
• Acordați credit acolo unde se datorează credit: proiectul este finalizat, echipa dvs. a muncit din greu și acum sunteți gata să-l expediați. Asigurați-vă că recunoașteți munca lor grea; au sărit să te ajute — nu iei asta ca de la sine înțeles.

Stabiliți termene rezonabile cu care echipa dvs. poate lucra

Tot ceea ce ați făcut până acum – stabilirea obiectivelor, liniilor directoare și rolurilor – a condus la stabilirea unor termene care sunt realiste și realizabile pentru echipa dvs. Odată ce toată lumea își cunoaște rolul, trebuie să stabiliți termene limită pentru a vă asigura că fiecare membru al echipei își îndeplinește efectiv sarcina atribuită și că o face în timp util. În locul de muncă de astăzi, preponderent virtual, cel mai bun mod de a stabili termene limită și de a vă asigura că toată lumea este la sarcină este utilizarea unui instrument de management de proiect, cum ar fi CoSchedule . Cu CoSchedule, puteți gestiona toate comunicările într-un singur loc și vă puteți asigura că toate sarcinile și subsarcinile sunt finalizate la timp. CoSchedule ajută echipele să colaboreze împreună la proiecte de marketing de conținut, cum ar fi blogging, social media și evenimente. Instrumentul permite echipelor să atribuie diferite sarcini mai multor persoane care lucrează la un anumit proiect, minimizând în același timp utilizarea e-mailului. Nu uitați că puteți utiliza CoSchedule pentru a atribui sarcini și termene limită întregii dvs. echipe. Pe baza rolurilor, vă puteți personaliza fluxul de lucru, puteți stabili termene limită pentru sarcinile unice ale fiecărui membru al echipei și puteți comenta echipa direct în CoSchedule.

Termenele limită mai mici în termenul mare

În fiecare săptămână, publicăm două postări pe blogul nostru CoSchedule, printre alte șabloane și proiecte. Utilizarea șabloanelor de sarcini CoSchedule este o salvare imensă pentru noi, mai ales că echipa noastră este răspândită în câteva locații diferite . Avem o listă setată a ceea ce trebuie făcut în fiecare săptămână și ne bazăm pe liste de verificare construite folosind șabloane de sarcini pentru a ajuta toți cei care lucrează la proiect să cunoască pașii pe care trebuie să îi parcurgă pentru a ne ajuta să ne publicăm conținutul la timp. Folosiți aceste sfaturi pentru a împărți termenele-limită mai mari în altele mai mici:

• Privește imaginea de ansamblu și desenează o foaie de parcurs cu exact ceea ce trebuie să faci.
• Separați sarcinile în funcție de cine trebuie să le îndeplinească.
• Creați o schiță care etichetează ce trebuie făcut și când.
• Întrebați-vă ce trebuie făcut în ordine? Ce se poate face oricând?
• Delegați sarcini în funcție de cine trebuie să facă ce, apoi umpleți golurile cu sarcini care pot fi efectuate oricând.

Build In Buffer Time

Notează toate sarcinile de care trebuie să le faci și când trebuie să le faci. Apoi, acordați fiecăruia dintre aceste date scadente o zi sau două de spațiu tampon înainte ca acestea să fie efectiv scadente, astfel încât să nu vă pregătiți pentru eșec. Acest lucru oferă timp pentru a face modificările necesare sau chiar pentru a vă termina munca înainte de program. Seth Godin are câteva idei grozave despre cum să construiți un timp tampon:

Scrie-l în schimb. Dă-l altcuiva. Faceți publicitate. Asociați-l cu o recompensă sau o pedeapsă externă. Dacă nu respecti termenul limită, prietenul tău dă cei 20 de dolari pe care i-ai împrumutat-o ​​unei cauze cu care nu ești de acord...

Termenele limită vă oferă posibilitatea de a învinge graba. Predarea lucrului doar un pic mai devreme este o modalitate sigură de a spune o poveste pozitivă și de a obține atenția pe care o cauți.

Fii atent la cât de multă muncă poți gestiona

Acesta este unul dintre acele sfaturi în care este un „fă cum spun și nu așa cum fac”. Mulți dintre oamenii din echipa noastră se luptă zilnic cu acest lucru. Vrem să ajutăm pe toată lumea, să facem mai mult și să fim ocupați, așa că va trebui să lucrăm la asta împreună. Toată lumea are 24 de ore într-o zi; există limitări la ceea ce se poate face și ceea ce se poate face bine . Vă cunoașteți punctele forte și punctele slabe, uitați-vă la ce aveți în farfurie pentru săptămâna și plecați de acolo. Faceți un punct pentru a scrie un program simulat cu tot ceea ce doriți să finalizați pentru săptămână. Faceți acest lucru săptămânal duminică seara sau luni dimineața . Programează-te la orice întâlniri pe care le ai, întâlniri sau motive pentru care nu vei fi la birou și asigură-te că lași timp pentru somn (serios). Nathan Ellering , șeful de marketing al CoSchedule, planifică literalmente ce va face în fiecare zi pentru a se menține în sarcină. Îl ajută să învețe cât timp durează anumite proiecte pentru a-l ajuta să-și folosească timpul și mai eficient pentru proiecte viitoare. Acest lucru vă va ajuta să știți exact cât timp liber aveți în zi și în săptămână, ținându-vă în același timp responsabil pentru respectarea termenelor-limită personale și ajutându-vă să vă îmbunătățiți abilitățile de gestionare a timpului. În acest fel, când cineva vine la tine cu un proiect sau o idee nouă, poți să te uiți la programul tău și să știi în mod realist dacă mai poți încăpea ceva în farfurie sau nu. Vă veți economisi stresul și bătaia de cap de a exagera. Iată cum să o faci singur:

• Prețuiește-ți tot timpul: știi că ai 24 de ore în fiecare zi, la fel ca toți ceilalți ( chiar și Beyonce ). Săriți pe Facebook, trimiteți mesaje sau o zonă fără minte se adaugă. Utilizatorul mediu de Facebook petrece 17 minute pe Facebook pe zi. Asta înseamnă patru zile și jumătate pe an. Imaginați-vă cât de mult ați putea face în acest timp suplimentar.
• Concentrează-te pe munca ta: în timp ce eliminarea zonei poate distrage atenția de la muncă, este un fapt dovedit că visarea cu ochii deschisi poate de fapt amâna dorința de recompense viitoare - pentru că ți-ai imaginat succesul, dar nu ai făcut nimic pentru a-l atinge. A fi acționabil vă ajută să vă atingeți obiectivele; discuțiile despre vânatul mare și visele cu ochii deschisi nu.
• Opriți procrastinarea:
  • Începe ușor
  • Defalcă-l
  • Fii drăguț cu tine însuți
  • Obțineți un „de ce” bun
  • Gandeste-te bine

Când aveți îndoieli, cereți clarificări

Compania dvs. se așteaptă să fiți auto-începător și să vă asumați noi proiecte. Acestea sunt calități grozave de avut, dar asta nu înseamnă că nu poți cere clarificări cu privire la proiectele tale înainte de a începe. Vă va economisi timp.

• Recunoaște că nu ești sigur și obține clarificările de care ai nevoie.
• Puneți întrebări deschise - acest lucru face mai ușor să obțineți mai multe informații de la oameni decât răspunsurile simple „da” sau „nu”. Este mai probabil să vă ofere mai multe detalii despre exact ceea ce căutați dacă puneți întrebări deschise, ulterioare.
• Solicitați exemple specifice de rezultate pentru a vă imagina cum va arăta proiectul dvs.
• Cunoașteți scopul proiectului. Concentrează-te pe nevoile publicului tău în loc să produci doar conținut pentru că poți. Doar pentru că este una dintre cele mai bune lucrări ale tale, nu înseamnă că a fost ceea ce ți se cerea. Asigurați-vă că rămâneți la sarcină.
• Repetați ceea ce tocmai v-a spus liderul echipei pentru a vă asigura că înțelegeți ce înseamnă cu adevărat.

Utilizați un calendar de conținut pentru a vizualiza termenele limită

Una dintre cele mai simple moduri de a rămâne concentrat pe obiectivele și termenele limită ale proiectului este să folosești un calendar de conținut excelent. Un calendar de conținut eficient este modalitatea perfectă de a prezenta proiectele la care lucrați dvs. și echipa dvs., termenele limită pentru fiecare proiect, ce urmează, etc. Aici este util calendarul de marketing al CoSchedule . Cu calendare de echipă, șabloane de sarcini, integrare în rețelele sociale, analize de date și multe altele - toate într-un singur loc - CoSchedule este următorul cel mai bun lucru de la feliile de pâine pentru toate echipele!

Există întotdeauna loc de îmbunătățire

Rezistați impulsului de a lucra la proiecte mai ușoare. Motivează-te – poate o discuție încurajatoare în oglindă – și lucrează pentru a-ți atinge obiectivele de ansamblu, măcar puțin, puțin în fiecare zi. Pe termen lung, vei fi mult mai fericit când farfuria ta devine din nou plină și ești deja înaintea mingii 8.

Motivează-te în fiecare zi

Fă-ți timp pentru tine. Cu cât ai mai mult timp, cu atât vei fi mai împrospătat și mai pregătit pentru a-ți finaliza munca și pentru a-ți respecta termenele limită. Când decideți să vă ocupați de o sarcină în fiecare zi, rezervați 25 de minute pentru a lucra la asta. Dezactivează cât mai multe distrageri, apoi te poți întoarce la „timpul tău”. Aceasta este ceea ce unii numesc tehnica Pomodoro - un proces care economisește timp pentru a vă ajuta să vă concentrați asupra îndeplinirii muncii dvs. Dacă începeți să vă simțiți nemotivați, una dintre cele mai bune modalități de a vă recupera energia este să vă continuați cu munca . Faceți o listă de verificare a ceea ce trebuie făcut pentru ziua respectivă. În Evernote , puteți face o listă de verificare ușoară doar cu o apăsare a unui buton. Folosirea Evernote pentru a păstra listele de verificare este ușoară, deoarece acestea sunt accesibile, 24/7, de pe telefon, laptop sau iPad. Iată cum să profitați la maximum de această funcție:

• Prioritizează toate ideile tale într-un document Evernote.
• Faceți o listă cu sarcinile pe care trebuie să le finalizați astăzi, mâine și pentru săptămână.
• Când nu terminați o sarcină , asigurați-vă că o puneți în fruntea listei pentru ziua următoare.
• Atacă mai întâi sarcinile cele mai grele. Deși poate părea mai ușor să faci lucrurile mici mai întâi, ar fi prea ușor să continui să împingi sarcinile mari. Acest lucru înfrânge, de asemenea, scopul de a încerca să vă atingeți termenul limită.

Nu ai telefonul la tine? De asemenea, suntem un mare fan al notelor Post-It. Scrieți tot ce aveți nevoie pentru a termina ziua pe un post-it și lipiți-l de birou. Folosind acest lucru ca un memento constant, vă va ajuta să vă mențineți motivat. Există ceva atât de satisfăcător în a lua pixul pe hârtie și a bifa lucrurile de pe lista de sarcini. Este mult ca antrenamentul – este greu să începi, dar va deveni din ce în ce mai ușor. Ai ratat unul dintre acești pași? Ia prea mult? Faceți un punct să-l amintiți pentru viitor. Dacă urmați în mod constant toți acești pași, ratarea unuia nu vă va da înapoi îngrozitor. Cu toate acestea, dacă începi să te îndepărtezi prea mult, atunci termenele tale încep să sufere și vei simți că te joci în mod constant să-ți prindeți din urmă. Este ușor să simți că cea mai recentă greșeală a ta este sfârșitul lumii. Te aud; Sunt acolo de cinci ori pe zi — dar aceasta este natura umană; nu am fost făcuți să fim perfecți. Greșelile ne ajută să creștem și să ne facă mai buni, așa că folosiți aceste greșeli și învățați din ele. Nu ești un copac; nu esti blocat. Poți să te ridici și să încerci din nou.

Nu depăși niciodată termenele limită

Când cercetăm această postare, am citit atât de multe postări care au inclus secțiuni cu subtitluri precum „Fii sigur că vei atinge al doilea termen limită”. Ce rost avea să scriu postarea în primul rând dacă se termină cu „Oh, e în regulă. Ați ratat termenul limită, dar asigurați-vă că atingeți termenul prelungit”? Este de înțeles că, uneori, se întâmplă lucruri care să deraieze productivitatea. Cu toate acestea, uneori trebuie doar să lucrați mai repede sau să stabiliți termene limită mai accesibile. Este într-adevăr la fel de simplu.

Începeți să atingeți termenele limită de fiecare dată

Atingerea termenelor limită nu este ușoară. Cu toate acestea, nimic care merită făcut nu este ușor. Aceste sfaturi și tactici pot face ca lucrurile să fie făcute la timp mult mai ușor. Cum plănuiți să vă atingeți termenele limită de acum înainte? Această postare a fost publicată inițial pe 3 martie 2015. A fost actualizată și republicată în martie 2021. Printre contribuabili se numără Tyson Downs, Taylor Paluck și Peyton Muldoon.