チームが実際に達成できる現実的な締め切りを設定する方法

ここで自分に正直になりましょう。 締め切りに間に合うことはストレスを引き起こし、絶対に不可能だと感じることがあります。 そして、それらが現実的に設定されていない場合、標準以下の作業を出荷する可能性があります. では、私たちの頼りになるソリューションは何ですか? 締め切りを遅らせます。 危機的な状況にあるとき、それは簡単にできることです。 ただし、それは解決策ではありません。 締め切りを何度も遅らせると、最終的には、実行するコンテンツ マーケティング戦略が残っていなくなります。 コンテンツを作成し、時間どおりに配信する必要があります。 あなたの聴衆はそれを切望し、あなたの上司はそれを要求し、あなたの仕事は文字通りそれに依存しています. 適切なプロセスと作業習慣が整っていれば、毎回、すべての締め切りに間に合います。 何よりも、これはあなたが思っているほど難しいことではありません。 締め切りへの恐怖心を克服し、これまで以上に生産性を高める方法をご紹介します。

これらのカレンダー テンプレートを使用して 1 か所で締め切りを管理する

締め切りを書き留める場所を確保することは重要であるため、そのために最適なカレンダー テンプレートをいくつかまとめました。 このダウンロード可能なバンドルには、次のものがあります。

• 2021 コンテンツ カレンダー テンプレート
• 2021 ソーシャル メディア カレンダー テンプレート
• 2021 メール マーケティングカレンダー テンプレート

では、本題に入りましょう！

プロジェクトの目標とガイドラインを確立する

プロジェクトを開始する前に、チームの目標を確立する必要があります。これにより、チームの作業に役立つ指針となる原則が得られます。 このプロジェクトで何を達成したいですか？ 適切なプロジェクト目標の例は次のとおりです。

• 包括的なコンテンツ マーケティング キャンペーンの一環として、Web サイトへのオーガニック トラフィックを増やします。
• 業界で信頼できる情報源としての組織の評判を築きましょう。
• 見込み客とつながりましょう。
• オリジナルの素材を作成して、ソーシャル メディアに公開します。

Web トラフィックを増やすなど、いくつかの幅広い目標を設定することに加えて、チーム向けの特定のガイドラインも用意する必要があります。 これらのいくつかの例は次のとおりです。

• 製品またはサービスの需要を生み出す
• 見込み客やメール購読者を集める
• 原因についての意識を高める
• 視聴者との信頼関係を築く
• 一貫して顧客とつながる
• 差し迫った問題についてコミュニティに知らせる
• または組織にとって重要なその他の目標

目標とガイドラインを確立することで、プロジェクトを形成し、すべてのチーム メンバーが同じページにいることを確認するのに役立つ基盤を作成します。 チームの全員が、あなたが達成したいことと、それをどのように実行してほしいかを理解していれば、将来的に大規模な改良を行う必要がなくなります。

完璧ではなく出荷を目指す

Seth Godin はこれについて多くの素晴らしいことを言っています。完璧を目指すのではなく、プロジェクトを迅速に完了することを目指しています。

1. 締め切りを書き留めます。 完璧かどうかにかかわらず、この日に公開します。
2. プロジェクトに関する全員のアイデアを集めます。
3. それらのアイデアを全員が見える方法で共有し、見てもらうように依頼します。 彼らが見たり、見たりする期日を逃したりした後、それはそれです。 もう更新はありません。
4. それらの大まかなアイデアからプロジェクトの青写真を作成します。
5. あなたの会社の大物からプロジェクトの青写真の最終承認を得てください。
6. 承認権限を持つ人々に簡単な質問をしてください。
7. イエスと答えるまで先に進まないでください。 Seth は次のように述べています。

その一部はオフィスの官僚主義に関連していますが、その考えは理解できます。 締め切りから始めて、時間通りに出荷する許可を自分に与えてください。言い訳はできません。

何をいつ完了する必要があるかのリストを作成する

タイムラインとプロジェクトの目標を設定して維持することは、プロジェクト マネージャーとして最も困難な作業の 1 つです。 1 人での運用であっても、大規模なチームであっても、これらすべてのタスクを順調に進めて前進するには、細部に注意を払う必要があります。 CoSchedule は、すべてのプロジェクトに追加できるカスタマイズ可能なタスク テンプレートを提供することで、このプロセスの管理を容易にします。これにより、締め切りの設定、チームとのコミュニケーション、プロジェクトの進捗状況の追跡をすべて 1 か所で行うことができます。 CoSchedule では、タイムラインとプロジェクトの目標を維持するというこの問題に直面していることに気付きました。そのため、クリエイティブ ブリーフとキックオフ ミーティングでプロジェクトの開始について話し合うようにしています。 その後、毎朝、チームは次のことについて話し合うモーニング スクラムを開催します。

• あなたが昨日やったこと
• 今日は何をしますか
• 物事を成し遂げるのを妨げているもの

これにより、チームの全員が同じ認識を持つことができ、すべてのメンバーが協力して問題や障害の解決策を提供できます。 チームとしてどのように協力して、締め切りに間に合うようにお互いに責任を持ち続けるかを計画します。 毎日ミーティングを行い、出荷を妨げる可能性のある進捗状況や障害について話し合い、解決策を見つけてください。

全員が自分の役割を理解していることを確認する

効果的なビジネス プロジェクトでは、多くの場合、共同作業環境で複数の人が協力する必要があります。 通常、役割を 2 人または 3 人に分けるのが最も効果的ですが、1 人 (非常に忙しい!) がすべての役割を果たすこともあります。 たとえば、チームがブログ投稿をまとめている場合、さまざまなスキルを持つ少数の人々を含める必要があります。 ブログ投稿の作成に入る典型的な役割のいくつかを次に示します。

• プロジェクト マネージャー:この人は、すべてのタスクを割り当て、期限を設定します。
• トピックとキーワード ジェネレーター:この人物は、ブログのトピックを見つけ、調査を行って、使用するのに最適なキーワードとタイトルを決定する責任があります。 この人は、プロジェクト マネージャーでもある可能性があります。
• コンテンツ ライター:この人物は、プロジェクト マネージャーまたはトピック/キーワード ジェネレーターによって与えられたアイデア、キーワード、タイトルなどを組み込む必要があるコンテンツを作成する責任があります。
• コンテンツ編集者:この人は、投稿が公開される前にコンテンツの文法をチェックして修正します。
• 画像ファインダーとブログ発行者:付随する画像と画像タグは、優れたブログ投稿に不可欠です。 誰かがこれらの画像を見つけ、必要な著作権を確保する責任を負わなければなりません。 この同じ人が実際にブログを投稿することも担当していることが多く、通常は WordPress などのコンテンツ管理システムを使用して、すべてが適切に表示されるようにします。
• プロモーター:ブログの投稿は、誰も読まなければ価値がありません。 誰かがあなたのブログをソーシャル メディアで宣伝する必要があります。さまざまなサイトやソーシャル メディア プラットフォームにブログへのリンクを投稿します。

これらのマーケティング チームの役割は、チームごとに多少異なる場合がありますが、重要なのは、関係者全員が特定のタスクに責任を持ち、取り残されることがないようにすることです。 また、必要に応じて複数の役割を果たせるチーム メンバーがいるとよいでしょう。 たとえば、メインのライターが 1 週間外出している場合、編集者が介入してその役割を果たせるようにする必要があります。

タスクを委任することを恐れないでください

チームに所属することの素晴らしい点は、助けが得られることです。 マーケティング担当者として、人に頼るということは自分の成功を他人に委ねることになるため、あまり助けを借りずにプロジェクトに取り組むように条件づけられていることがあります。 私たちが多くのことに情熱を傾けていることは素晴らしいことですが、それが私たちの失敗につながる可能性があります。 タスクを委任すると、他のプロジェクトに集中する時間が増えます。 また、他のプロジェクトに新しい目を向け、より迅速に作業するのに役立ちます。 ミューズは、タスクの委任に役立つ優れたリストを思いつきました:

• 何を委任するかを決める:助けを求めることに決めたら、助けが必要なプロジェクトを選びます。 自分の長所と短所に焦点を当てて、どのタスクをより適切に委任するかを選択する必要があります。
• 適切な人を選ぶ:自分のスキル セットに適さないタスクを選択したのと同じように、それらのタスクでロックスターになるチーム メンバーを選びます。 何かを編集する必要がある場合は、チームの文法の達人が誰であるかを考えてください。 数学で何かを理解する必要がありますか？ 数字などに優れている人を見つけてください。 新しい人に仕事を任せるのは難しいかもしれませんが、最終的には、プロジェクトとタイムラインにとって最善のことをしなければなりません。
• 明確なコミュニケーション:タスクを委任するときは、チームと一緒に座って、各人に何を求めているかを明確に説明します。 全員を集めるのは面倒に思えるかもしれません。 ただし、長期的には、時間と頭痛の種を節約できます。
• チェックインしますが、威圧的にならないでください:あなたはタスクを引き継ぎました。 今、あなたのチームはプロであり、彼らが自分の仕事を引き受けてくれると信じなければなりません。 すべてが完了していることを確認するために 3 分ごとにチェックするのは簡単ですが、チームを信頼する必要があります。
• クレジットが必要な場合はクレジットを表示:プロジェクトが完了し、チームが懸命に作業を行い、出荷の準備が整いました。 彼らの努力を認めてください。 彼らはあなたを助けるために飛び込んできました — それを当然のことと考えないでください。

チームが作業できる合理的な期限を設定する

目標、ガイドライン、役割の設定など、これまでに行ってきたことはすべて、チームにとって現実的で達成可能な期限を設定する方法につながりました。 全員が自分の役割を理解したら、締め切りを設定して、各チーム メンバーが割り当てられたタスクを実際に完了し、タイムリーに完了するようにする必要があります。 ほとんどが仮想化されている今日の職場で、締め切りを設定し、全員が確実にタスクを遂行できるようにする最善の方法は、 CoScheduleなどのプロジェクト管理ツールを使用することです。 CoSchedule を使用すると、すべてのコミュニケーションを 1 か所で管理し、すべてのタスクとサブタスクを時間どおりに完了することができます。 CoSchedule は、チームがブログ、ソーシャル メディア、イベントなどのコンテンツ マーケティング プロジェクトで協力するのに役立ちます。 このツールを使用すると、チームは、電子メールの使用を最小限に抑えながら、特定のプロジェクトに取り組んでいる複数の人にさまざまなタスクを割り当てることができます。 CoSchedule を使用して、チーム全体にタスクと期限を割り当てることができることを覚えておいてください。 役割に基づいて、ワークフローをカスタマイズし、各チーム メンバーの固有のタスクの期限を設定し、CoSchedule でチームとコメントをやり取りできます。

長い締め切りの中に短い締め切り

毎週、他のテンプレートやプロジェクトとともに、CoSchedule ブログに 2 つのブログ投稿を掲載しています。 CoSchedule のタスク テンプレートを使用することは、私たちにとって大きな命の恩人です。特に、私たちのチームはいくつかの異なる場所に分散しているためです。 毎週何をする必要があるかのセットリストがあり、タスクテンプレートを使用して作成されたチェックリストに依存して、プロジェクトに取り組んでいる全員が、コンテンツを予定どおりに公開するために完了する必要がある手順を理解できるようにしています. これらのヒントを使用して、大きな締め切りを小さな締め切りに分割してください。

• 全体像を見て、何をする必要があるかを正確に示すロードマップを描きます。
• 誰が完了する必要があるかに基づいてタスクを分けます。
• 何をいつ行う必要があるかを示すアウトラインを作成します。
• 順番に何をする必要があるか自問してください。 いつでもできることは何ですか？
• 誰が何をする必要があるかに基づいてタスクを委任し、ギャップをいつでも実行できるタスクで埋めます。

ビルドインバッファ時間

完了する必要があるすべてのタスクと、それらを完了する必要がある時期を書き留めます。 次に、これらの各期日に実際の期日より 1 日か 2 日余裕を持たせて、失敗の準備をしないようにします。 これにより、必要な変更を加えたり、予定より早く作業を完了したりする時間ができます。 Seth Godinは、バッファー時間を構築する方法についていくつかの素晴らしいアイデアを持っています。

代わりに書き留めてください。 他の人に渡してください。 それを公表します。 それを外部の報酬または罰に関連付けます。 あなたが締め切りを守らなければ、あなたの友人はあなたが貸した20ドルを、あなたが同意しない理由に寄付します...

締め切りは、ラッシュを打ち負かす機会を与えてくれます。 少し早めに仕事を提出することは、ポジティブなストーリーを伝え、あなたが求める注目を集めるための確実な方法です。

管理できる作業量に注意する

これは、「私が言うようにするのではなく、私が言うようにする」というアドバイスの 1 つです。 私たちのチームの多くの人々は、毎日これに苦労しています。 みんなを助けたい、もっとやりたい、忙しくしたいので、一緒に取り組んでいきたいと思います。 誰もが 1 日は 24 時間です。 できること、うまくできることには限界があります。 あなたは自分の長所と短所を知っており、その週の予定を見て、そこから始めます。 その週に終わらせたいことすべての模擬スケジュールを書くようにしてください。 これを毎週日曜日の夜または月曜日の朝に行います。 会議、予定、またはオフィスにいない理由をスケジュールし、睡眠の時間を確保してください (真剣に)。 CoSchedule のマーケティング責任者であるNathan Ellering氏は、文字通り、仕事を続けるために毎日何をするかを計画しています。 特定のプロジェクトに実際にどれくらいの時間がかかるかを知るのに役立ち、将来のプロジェクトのために時間をさらに効率的に使うことができます。 これにより、1 日と 1 週間にどれくらいの自由時間があるかを正確に知ることができ、同時に、個人的な締め切りを守る責任を負い、時間管理スキルを向上させることができます。 こうすることで、誰かが新しいプロジェクトやアイデアを持ってきたときに、自分のスケジュールを見て、自分の皿にあと 1 つ収まるかどうかを現実的に知ることができます。 やり過ぎによるストレスや煩わしさから解放されます。 自分で行う方法は次のとおりです。

• すべての時間を大切にする:他の人と同じように (ビヨンセも)、毎日 24 時間あることを知っておいてください。 Facebookに飛び乗ったり、テキストメッセージを送ったり、無知なゾーンアウトが追加されます. 平均的な Facebook ユーザーは、1 日 17 分間 Facebook を利用しています。 年間4日半ですね。 その余分な時間でどれだけのことができるか想像してみてください。
• 仕事に集中する:ゾーニングアウトは仕事から気を散らす可能性がありますが、空想が将来の報酬への欲求を実際に先延ばしにすることが証明された事実です。 行動可能であることは、目標を達成するのに役立ちます。 ビッグゲームの話や空想はそうではありません。
• 先延ばしを終わらせる:
  • 簡単に始める
  • それを打破する
  • 自分に優しく
  • 良い「理由」をつかむ
  • 留意します

疑問があるときは、説明を求める

あなたの会社は、あなたが自発的に行動し、新しいプロジェクトに取り組むことを期待しています。 これらは優れた資質ですが、プロジェクトを開始する前に説明を求めてはいけないというわけではありません。 時間の節約になります。

• 確信が持てないことを認め、必要な説明を受けてください。
• 開かれた質問をする — これにより、単純な「はい」または「いいえ」で答えるよりも、より多くの情報を人々から簡単に得ることができます。 オープンなフォローアップの質問をすると、探しているものを正確に詳細に説明してくれる可能性が高くなります。
• あなたのプロジェクトがどのようなものになるかを想像するために、成果の具体例を尋ねてください。
• プロジェクトのゴールを知る。 コンテンツを制作するだけでなく、視聴者のニーズに焦点を当てます。 それがあなたの最高の作品の一部だからといって、それがあなたに求められていたものであるとは限りません. タスクにとどまるようにしてください。
• チーム リーダーが今言ったことを繰り返して、その真の意味を理解していることを確認します。

コンテンツ カレンダーを使用して締め切りを視覚化する

プロジェクトの目標と締め切りに集中する最も簡単な方法の 1 つは、優れたコンテンツ カレンダーを使用することです。 効果的なコンテンツ カレンダーは、あなたとあなたのチームが取り組んでいるプロジェクト、各プロジェクトの締め切り、次に予定されていることなどを紹介するのに最適な方法です。ここでCoSchedule のマーケティング カレンダーが役に立ちます。 チーム カレンダー、タスク テンプレート、ソーシャル メディアの統合、データ分析など、すべてが 1 か所にある CoSchedule は、すべてのチームにとってスライス パン以来の次善の策です。

改善の余地は常にあります

より簡単なプロジェクトに取り組みたいという衝動に抵抗してください。 自分自身をやる気にさせて (ミラーペップ トークかもしれません)、全体像の目標に向けて、少なくとも毎日少しずつ取り組んでください。 長い目で見れば、お皿が再びいっぱいになったときはとても幸せで、すでに 8 ボールよりも進んでいます。

毎日自分をやる気にさせる

自分のための時間を作ってください。 「自分の時間」が多ければ多いほど、仕事を終わらせて締め切りに間に合うようにリフレッシュして準備を整えることができます。 毎日何かをやろうと決めたら、それに取り組むために25 分間取っておきましょう。 気を散らすものをできるだけオフにして、「自分の時間」に戻ることができます。 これは、ポモドーロ テクニックと呼ばれるもので、時間を節約して仕事に集中するのに役立ちます。 やる気がなくなり始めたら、エネルギーを取り戻す最善の方法の 1 つは、仕事を続けることです。 その日に何をする必要があるかのチェックリストを作成します。 Evernoteでは、ボタンを押すだけで簡単にチェックリストを作成できます。 Evernote を使用してチェックリストを維持するのは、携帯電話、ラップトップ、または iPad から 24 時間年中無休でアクセスできるため、簡単です。 この機能を最大限に活用する方法は次のとおりです。

• Evernote ドキュメント内のすべてのアイデアに優先順位を付けます。
• 今日、明日、およびその週に完了する必要があるタスクのリストを作成します。
• タスクが完了しない場合は、次の日のリストの一番上に置くようにしてください。
• 最も困難なタスクに最初に取り組みます。 最初に小さなことを行う方が簡単に思えるかもしれませんが、大きなタスクを後回しにし続けるのは簡単すぎます. これはまた、締め切りに間に合わせようとする目的を無効にします。

電話を持っていませんか？ 私たちはポストイットの大ファンでもあります。 付箋にその日に必要なことをすべて書き、机に貼り付けます。 これを常にリマインダーとして使用すると、モチベーションを維持するのに役立ちます。 紙にペンを取り、やることリストから物事をチェックすることには、とても満足のいくものがあります. ワークアウトによく似ています。始めるのは難しいですが、どんどん簡単になっていきます。 これらの手順のいずれかを見逃していませんか? 取りすぎ？ 将来のために覚えておくようにしましょう。 これらすべての手順を一貫して実行している場合は、1 つでも失敗しても、ひどく後退することはありません。 ただし、遅れが大きくなり始めると、締め切りに間に合わなくなり、常に追いついているような気がします。 最近の間違いが世界の終わりだと感じるのは簡単です。 私はあなたを聞く; 私は 1 日に 5 回ほどそこにいますが、これは人間の本性です。 私たちは完璧になるように造られたわけではありません。 間違いは私たちを成長させ、より良くするのに役立つので、これらの間違いを利用して学びましょう。 あなたは木ではありません。 あなたは立ち往生していません。 気を取り直して再挑戦できます。

締め切りを決して押し付けない

この投稿を調査したところ、「必ず 2 番目の締め切りに間に合うように」などの小見出しが付いたセクションを含む非常に多くの投稿を読みました。 そもそも「ああ、大丈夫。 締め切りに間に合いませんでしたが、延長された締め切りに間に合うようにしてください。」 生産性を損なうようなことが時々起こるのは理解できます。 ただし、より迅速に作業したり、達成可能な締め切りを設定したりする必要がある場合もあります。 それは本当にそれと同じくらい簡単です。

毎回締め切りに間に合わせる

締め切りを守るのは簡単ではありません。 しかし、やりがいのあることは簡単ではありません。 これらのヒントと戦術により、時間通りに物事を完了することがはるかに簡単になります. これからどのように締め切りに間に合うように計画していますか? この投稿は、2015 年 3 月 3 日に最初に公開されました。2021 年 3 月に更新され、再公開されました。執筆者には、Tyson Downs、Taylor Paluck、Peyton Muldoon が含まれます。