Cara Menetapkan Tenggat Waktu Realistis yang Sebenarnya Dapat Dipenuhi Tim Anda
Diterbitkan: 2022-09-13
Mari kita jujur dengan diri kita sendiri di sini. Memenuhi tenggat waktu dapat memicu stres dan terasa sangat mustahil. Dan jika tidak disetel secara realistis, hal itu dapat mengakibatkan pekerjaan pengiriman di bawah standar. Jadi, apa solusi terbaik kami? Kami mendorong kembali tenggat waktu. Itu adalah sesuatu yang mudah dilakukan ketika kita berada di bawah waktu krisis. Namun, itu bukan solusi. Dorong tenggat waktu Anda kembali beberapa kali, dan akhirnya, Anda tidak akan memiliki strategi pemasaran konten yang tersisa untuk dijalankan . Konten harus dibuat, dan harus dikirimkan tepat waktu. Audiens Anda sangat menginginkannya, atasan Anda menuntutnya, dan pekerjaan Anda benar-benar bergantung padanya. Dengan proses dan kebiasaan kerja yang tepat, Anda akan mencapai setiap tenggat waktu, setiap saat. Yang terbaik dari semuanya, ini tidak sesulit yang Anda pikirkan. Inilah cara menaklukkan ketakutan Anda akan tenggat waktu dan menjadi lebih produktif dari sebelumnya.Cara menetapkan tenggat waktu yang realistis yang benar-benar dapat dipenuhi oleh tim Anda.
Klik Untuk TweetKelola Tenggat Waktu di Satu Tempat Dengan Template Kalender Ini
Karena penting untuk memiliki tempat untuk mencatat tenggat waktu Anda, kami telah menggabungkan beberapa template kalender yang sempurna untuk itu. Dalam bundel yang dapat diunduh ini, Anda akan menemukan:- Templat Kalender Konten 2021
- Templat Kalender Media Sosial 2021
- Template Kalender Pemasaran Email 2021
Daftar isi
- Tetapkan Tujuan dan Pedoman
- Buat Daftar Apa yang Perlu Dilakukan dan Kapan
- Pastikan Semua Orang Tahu Perannya
- Tetapkan Tenggat Waktu yang Wajar
- Perhatikan Berapa Banyak Pekerjaan yang Dapat Anda Kelola
- Saat Ragu, Minta Klarifikasi
- Gunakan Kalender Konten
- Anda Selalu Dapat Meningkatkan
- Jangan Pernah Menekan Tenggat Waktu
Tetapkan Tujuan dan Pedoman untuk Proyek Anda
Sebelum Anda memulai proyek apa pun, Anda perlu menetapkan tujuan untuk tim Anda, sehingga mereka memiliki beberapa prinsip panduan yang akan menginformasikan pekerjaan mereka. Apa yang ingin Anda capai dengan proyek ini? Beberapa contoh tujuan proyek yang baik adalah:- Tingkatkan lalu lintas organik ke situs web sebagai bagian dari kampanye pemasaran konten yang komprehensif.
- Bangun reputasi organisasi Anda sebagai sumber informasi tepercaya di industri Anda.
- Terhubung dengan pelanggan potensial.
- Buat materi asli untuk dipublikasikan ke outlet media sosial.
Selain menetapkan beberapa sasaran luas — seperti mendapatkan lebih banyak lalu lintas web — Anda juga harus memiliki beberapa pedoman khusus untuk tim Anda. Beberapa contohnya mungkin termasuk:- Hasilkan permintaan untuk produk atau layanan Anda
- Kumpulkan prospek atau email pelanggan
- Meningkatkan kesadaran tentang suatu penyebab
- Bangun kepercayaan dengan audiens Anda
- Terhubung dengan pelanggan secara konsisten
- Beri tahu komunitas Anda tentang masalah mendesak
- Atau tujuan lain yang penting bagi organisasi Anda
Bertujuan Untuk Mengirim, Bukan Untuk Kesempurnaan
Seth Godin memiliki banyak hal luar biasa untuk dikatakan tentang ini — memotret untuk menyelesaikan proyek dengan cepat alih-alih memotret untuk kesempurnaan.- Tuliskan tenggat waktu Anda. Anda akan mempublikasikan pada tanggal ini apakah itu sempurna atau tidak.
- Kumpulkan ide semua orang tentang proyek Anda.
- Bagikan ide tersebut dengan cara yang dapat dilihat semua orang , dan minta mereka untuk melihatnya. Setelah mereka melihat atau bahkan melewatkan tanggal jatuh tempo untuk mencari, itu saja. Tidak ada lagi pembaruan.
- Draf cetak biru proyek dari ide-ide kasar itu.
- Dapatkan persetujuan akhir untuk cetak biru proyek Anda dari wig besar di perusahaan Anda.
- Ajukan pertanyaan sederhana kepada orang-orang dengan otoritas penandatangan : "Jika saya memberikan apa yang Anda setujui, sesuai anggaran dan tepat waktu, apakah Anda akan mengirimkannya?"
- Jangan bergerak maju sampai Anda mendapatkan ya. Seth berkata, "Begitu Anda mendapatkan ya, pergi dan bangun proyek Anda, bebas thrash. Kirim tepat waktu, karena itulah yang dilakukan oleh linchpin."
Bacaan yang Disarankan: Bagaimana Merencanakan Proses Produksi Konten yang Efektif dalam 8 Langkah
Kembali ke atas
Buat Daftar Apa yang Perlu Dilakukan dan Kapan
Menetapkan dan memelihara jadwal dan tujuan proyek bisa dibilang salah satu bagian paling menantang dari menjadi manajer proyek. Apakah Anda seorang operasi satu orang atau memiliki tim besar, menjaga semua tugas ini di jalur dan bergerak maju membutuhkan perhatian terhadap detail. CoSchedule mempermudah pengelolaan proses ini dengan menyediakan templat tugas yang dapat disesuaikan yang dapat Anda tambahkan ke setiap proyek, sehingga Anda dapat mengatur tenggat waktu, berkomunikasi dengan tim Anda, dan melacak kemajuan proyek semua di satu tempat!
Di CoSchedule, kami menyadari bahwa kami mengalami masalah dalam mempertahankan jadwal dan tujuan proyek, jadi kami memastikan untuk mendiskusikan awal proyek dengan briefing kreatif dan pertemuan awal. Kemudian, setiap pagi, tim mengadakan scrum pagi untuk membahas:- Apa yang kamu lakukan kemarin
- Apa yang akan kamu lakukan hari ini
- Apa yang menahan Anda untuk menyelesaikan sesuatu?
Rencanakan bagaimana Anda akan bekerja sama sebagai sebuah tim untuk menjaga satu sama lain bertanggung jawab untuk memenuhi tenggat waktu Anda.
Klik Untuk Tweet Kembali ke atas
Pastikan Semua Orang Tahu Perannya
Proyek bisnis yang efektif seringkali membutuhkan beberapa orang untuk bekerja sama dalam lingkungan kolaboratif. Biasanya, paling efektif untuk membagi peran antara dua atau tiga orang, meskipun terkadang satu (sangat sibuk!) orang dapat memenuhi semua peran. Misalnya, ketika sebuah tim menyusun posting blog, ada beberapa orang berbeda dengan keterampilan berbeda yang perlu disertakan.
Berikut adalah beberapa peran khas yang digunakan dalam pembuatan posting blog:- Manajer proyek: Orang ini menetapkan semua tugas dan menetapkan tenggat waktu.
- Generator topik dan kata kunci: Orang ini bertanggung jawab untuk menemukan topik blog dan melakukan penelitian untuk menentukan kata kunci dan judul terbaik untuk digunakan. Orang ini mungkin juga manajer proyek.
- Penulis konten: Orang ini bertanggung jawab untuk menulis konten, yang harus memasukkan ide, kata kunci, judul, dll., seperti yang diberikan kepada mereka oleh manajer proyek atau pembuat topik/kata kunci.
- Editor konten: Orang ini memeriksa dan memperbaiki tata bahasa konten sebelum posting dipublikasikan.
- Pencari gambar dan penerbit blog: Gambar dan tag gambar yang menyertainya sangat penting untuk posting blog yang bagus. Seseorang harus bertanggung jawab untuk menemukan gambar-gambar ini dan mengamankan hak cipta yang diperlukan. Orang yang sama ini sering juga bertanggung jawab untuk benar-benar memposting blog — biasanya menggunakan sistem manajemen konten, seperti WordPress — dan memastikan semuanya terlihat sebagaimana mestinya.
- Promotor: Sebuah posting blog tidak bernilai banyak jika tidak ada yang membacanya. Seseorang perlu mempromosikan blog Anda di media sosial — memposting tautan ke situs dan platform media sosial yang berbeda.
Ada baiknya memiliki anggota tim yang dapat memenuhi banyak peran jika diperlukan.
Klik Untuk TweetJangan Takut Mendelegasikan Tugas
Bagian yang indah tentang berada di tim adalah bahwa Anda memiliki bantuan. Terkadang, sebagai pemasar, kita telah dikondisikan untuk mengambil proyek tanpa banyak bantuan karena mengandalkan orang berarti menyerahkan kesuksesan Anda kepada orang lain. Sangat bagus bahwa kami memiliki semangat untuk melakukan banyak hal, tetapi itu bisa menjadi kejatuhan kami. Saat Anda mendelegasikan tugas, ini memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada proyek lain. Itu juga mendapat perhatian baru pada proyek lain dan membantu Anda bekerja lebih cepat. Muse datang dengan daftar yang bagus untuk membantu mendelegasikan tugas :- Putuskan apa yang akan didelegasikan: Setelah Anda memutuskan untuk meminta bantuan, pilih proyek yang membutuhkan bantuan. Anda ingin fokus pada kekuatan dan kelemahan Anda sendiri untuk memilih tugas apa yang akan lebih baik didelegasikan.
- Pilih orang yang tepat: Sama seperti Anda memilih tugas mana yang tidak tepat untuk keahlian Anda, pilih anggota tim Anda yang akan menjadi bintang rock dalam tugas tersebut. Jika Anda memerlukan sesuatu yang diedit, pikirkan tentang siapa ahli tata bahasa di tim Anda. Perlu sesuatu yang ditemukan dengan matematika? Temukan seseorang yang lebih baik dengan angka, dan seterusnya. Mungkin sulit untuk mempercayai orang baru dengan pekerjaan, tetapi pada akhirnya, Anda harus melakukan yang terbaik untuk proyek dan garis waktu.
- Berkomunikasi dengan jelas: Saat Anda mendelegasikan tugas, duduklah bersama tim Anda dan jelaskan dengan jelas apa yang Anda inginkan dari setiap orang. Mengumpulkan semua orang mungkin tampak merepotkan; namun, dalam jangka panjang, ini akan menghemat waktu dan sakit kepala Anda.
- Check in, tapi jangan sombong: Anda menyerahkan tugas Anda. Sekarang, Anda harus percaya bahwa tim Anda adalah profesional dan mereka akan menangani tugas mereka. Sangat mudah untuk ingin memeriksa setiap tiga menit untuk memastikan semuanya selesai, tetapi Anda harus memercayai tim Anda — periksa dengan hati-hati, lalu biarkan mereka melanjutkan pekerjaan mereka juga.
- Berikan kredit di mana kredit jatuh tempo: Proyek selesai, tim Anda bekerja keras dan sekarang Anda siap untuk mengirimkannya. Pastikan untuk mengakui kerja keras mereka; mereka terjun untuk membantu Anda — jangan anggap remeh itu.
Kembali ke atas
Tetapkan Tenggat Waktu yang Wajar yang Dapat Dikerjakan oleh Tim Anda
Semua yang telah Anda lakukan sejauh ini — menetapkan tujuan, pedoman, dan peran — telah mengarah pada cara menetapkan tenggat waktu yang realistis dan dapat dicapai untuk tim Anda. Setelah semua orang mengetahui peran mereka, Anda perlu menetapkan tenggat waktu untuk memastikan setiap anggota tim benar-benar menyelesaikan tugas yang diberikan, dan mereka melakukannya tepat waktu. Di sebagian besar tempat kerja virtual saat ini, cara terbaik untuk menetapkan tenggat waktu dan memastikan semua orang mengerjakan tugas adalah dengan menggunakan alat manajemen proyek, seperti CoSchedule . Dengan CoSchedule, Anda dapat mengelola semua komunikasi di satu tempat dan memastikan semua tugas dan subtugas diselesaikan tepat waktu.
CoSchedule membantu tim berkolaborasi bersama dalam proyek pemasaran konten, seperti blogging, media sosial, dan acara. Alat ini memungkinkan tim untuk menetapkan tugas yang berbeda ke beberapa orang yang mengerjakan proyek tertentu, sambil meminimalkan penggunaan email.
Ingatlah bahwa Anda dapat menggunakan CoSchedule untuk menetapkan tugas dan tenggat waktu ke seluruh tim Anda. Berdasarkan peran, Anda dapat menyesuaikan alur kerja, menetapkan tenggat waktu untuk tugas unik setiap anggota tim, dan memberi komentar bolak-balik ke tim langsung di CoSchedule. Bacaan yang Disarankan: Template Kalender Konten 2021 Terbaik untuk Diorganisir Sepanjang Tahun
Tenggat Waktu Lebih Kecil Dalam Tenggat Besar Anda
Setiap minggu, kami memasang dua posting blog di blog CoSchedule kami, di antara template dan proyek lainnya. Menggunakan templat tugas CoSchedule adalah penyelamat besar bagi kami — terutama karena tim kami tersebar di beberapa lokasi berbeda . Kami memiliki daftar set tentang apa yang perlu dilakukan setiap minggu, dan kami mengandalkan daftar periksa yang dibuat menggunakan templat tugas untuk membantu semua orang yang mengerjakan proyek mengetahui langkah-langkah yang harus mereka selesaikan untuk membantu kami mempublikasikan konten kami tepat waktu. Gunakan kiat-kiat ini untuk memecah tenggat waktu Anda yang lebih besar menjadi yang lebih kecil:- Lihatlah gambaran besarnya dan buatlah peta jalan tentang apa yang perlu Anda lakukan.
- Pisahkan tugas berdasarkan siapa yang perlu menyelesaikannya.
- Buat garis besar yang memberi label apa yang perlu dilakukan dan kapan.
- Tanyakan pada diri sendiri apa yang perlu dilakukan agar? Apa yang bisa dilakukan kapan saja?
- Delegasikan tugas berdasarkan siapa yang perlu melakukan apa, dan kemudian isi celah dengan tugas yang dapat dilakukan kapan saja.
Build In Buffer Time
Tuliskan semua tugas yang perlu Anda lakukan dan kapan Anda perlu menyelesaikannya. Kemudian, berikan masing-masing tanggal jatuh tempo ini satu atau dua hari ruang penyangga sebelum benar-benar jatuh tempo sehingga Anda tidak membuat diri Anda gagal. Ini memungkinkan waktu untuk membuat perubahan yang diperlukan atau bahkan menyelesaikan pekerjaan Anda lebih cepat dari jadwal.
Seth Godin memiliki beberapa ide bagus tentang bagaimana membangun waktu buffer:Tuliskan sebagai gantinya. Serahkan pada orang lain. Publikasikan itu. Kaitkan dengan hadiah atau hukuman eksternal. Jika Anda tidak memenuhi tenggat waktu, teman Anda memberikan $20 yang Anda pinjamkan untuk tujuan yang tidak Anda setujui...Tenggat waktu memberi Anda kesempatan untuk mengalahkan terburu-buru. Menyerahkan pekerjaan sedikit lebih awal adalah cara yang pasti untuk menceritakan kisah positif dan mendapatkan perhatian yang Anda cari.
Tenggat waktu memberi Anda kesempatan untuk mengalahkan terburu-buru.
Klik Untuk Tweet Kembali ke atas
Perhatikan Berapa Banyak Pekerjaan yang Dapat Anda Kelola
Ini adalah salah satu nasihat di mana itu adalah "lakukan seperti yang saya katakan dan bukan seperti yang saya lakukan". Banyak orang di tim kami berjuang dengan ini setiap hari. Kami ingin membantu semua orang, berbuat lebih banyak, dan sibuk, jadi kami harus mengerjakan yang satu ini bersama-sama. Setiap orang memiliki 24 jam dalam sehari; ada batasan untuk apa yang bisa dilakukan dan apa yang bisa dilakukan dengan baik . Anda tahu kekuatan dan kelemahan Anda, lihat apa yang ada di piring Anda untuk minggu ini, dan mulai dari sana. Buatlah titik untuk menulis jadwal tiruan dari semua yang ingin Anda selesaikan selama seminggu. Lakukan ini setiap minggu pada Minggu malam atau Senin pagi . Jadwalkan rapat apa pun yang Anda adakan, janji temu atau alasan Anda tidak akan berada di kantor, dan pastikan Anda menyisakan waktu untuk tidur (serius).
Nathan Ellering , Kepala Pemasaran CoSchedule, benar-benar merencanakan apa yang akan dia lakukan setiap hari untuk menjaga dirinya tetap pada tugas. Ini membantunya mempelajari berapa banyak waktu yang benar-benar dibutuhkan proyek tertentu untuk membantunya menggunakan waktunya dengan lebih efisien untuk proyek-proyek masa depan. Ini akan membantu Anda mengetahui dengan tepat berapa banyak waktu luang yang Anda miliki dalam sehari dan seminggu, sambil membuat Anda bertanggung jawab untuk memenuhi tenggat waktu pribadi Anda dan membantu Anda meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda. Dengan cara ini, ketika seseorang datang kepada Anda dengan proyek atau ide baru, Anda dapat melihat jadwal Anda dan secara realistis mengetahui apakah Anda dapat memasukkan satu hal lagi di piring Anda atau tidak. Anda akan menyelamatkan diri dari stres dan kerumitan melakukannya secara berlebihan. Berikut cara melakukannya sendiri:- Hargai semua waktu Anda: Ketahuilah bahwa Anda memiliki 24 jam setiap hari, sama seperti orang lain ( bahkan Beyonce ). Melompat ke Facebook, mengirim pesan teks, atau zona-out tanpa pikiran bertambah. Rata-rata pengguna Facebook menghabiskan 17 menit di Facebook sehari. Itu empat setengah hari dalam setahun. Bayangkan berapa banyak yang bisa Anda selesaikan dalam waktu ekstra itu.
- Fokus pada pekerjaan Anda: Meskipun zonasi dapat mengalihkan perhatian dari pekerjaan, fakta yang terbukti bahwa melamun sebenarnya dapat menunda keinginan untuk mendapatkan imbalan di masa depan — karena Anda membayangkan kesuksesan tetapi tidak melakukan apa pun untuk mencapainya. Menjadi dapat ditindaklanjuti membantu Anda mencapai tujuan Anda; pembicaraan besar dan melamun tidak.
- Akhiri penundaan:
- Mulai dengan mudah
- Memecahnya
- Berbaik hatilah pada diri sendiri
- Dapatkan "mengapa" yang bagus
- Berhati-hatilah
Kembali ke atas
Saat Ragu, Minta Klarifikasi
Perusahaan Anda mengharapkan Anda menjadi orang yang memulai sendiri dan mengambil proyek baru. Ini adalah kualitas yang bagus untuk dimiliki, tetapi itu tidak berarti Anda tidak dapat meminta klarifikasi tentang proyek Anda sebelum memulai. Ini akan menghemat waktu Anda.
- Akui bahwa Anda tidak yakin dan dapatkan klarifikasi yang Anda butuhkan.
- Ajukan pertanyaan terbuka — ini memudahkan untuk mendapatkan lebih banyak informasi dari orang-orang daripada jawaban sederhana "ya" atau "tidak". Mereka lebih cenderung memberi Anda lebih banyak detail tentang apa yang Anda cari jika Anda mengajukan pertanyaan terbuka dan tindak lanjut.
- Mintalah contoh spesifik hasil untuk membayangkan seperti apa proyek Anda nantinya.
- Ketahui tujuan proyek. Fokus pada kebutuhan audiens Anda daripada hanya memproduksi konten karena Anda bisa. Hanya karena itu adalah beberapa karya terbaik Anda, bukan berarti itu yang diminta dari Anda. Pastikan untuk tetap pada tugas.
- Ulangi apa yang baru saja dikatakan oleh pemimpin tim Anda untuk memastikan Anda memahami apa yang sebenarnya mereka maksud.
Bacaan yang Direkomendasikan: Cara Membuat Kampanye Komunikasi Pemasaran Terpadu Terbaik Di Dunia Dengan Banyak Tim
Kembali ke atas
Gunakan Kalender Konten untuk Memvisualisasikan Tenggat Waktu
Salah satu cara termudah untuk tetap fokus pada tujuan dan tenggat waktu proyek Anda adalah dengan menggunakan kalender konten yang bagus. Kalender konten yang efektif adalah cara sempurna untuk menampilkan proyek yang sedang Anda dan tim Anda kerjakan, tenggat waktu untuk setiap proyek, apa yang akan terjadi selanjutnya, dll. Di sinilah Kalender Pemasaran CoSchedule berguna.
Dengan kalender tim, templat tugas, integrasi media sosial, analisis data, dan banyak lagi — semuanya di satu tempat — CoSchedule adalah hal terbaik berikutnya sejak irisan roti untuk semua tim! Kembali ke atas
Selalu Ada Ruang untuk Perbaikan
Tahan keinginan untuk mengerjakan proyek yang lebih mudah. Motivasi diri Anda sendiri — mungkin percakapan singkat — dan bekerjalah untuk mencapai tujuan besar Anda, setidaknya sedikit, sedikit setiap hari. Dalam jangka panjang, Anda akan jauh lebih bahagia ketika piring Anda menjadi penuh lagi, dan Anda sudah berada di depan bola 8.Motivasi Diri Anda Setiap Hari
Luangkan waktu untuk diri sendiri. Semakin banyak "waktu Anda", semakin segar dan siap Anda untuk menyelesaikan pekerjaan dan memenuhi tenggat waktu Anda. Ketika Anda memutuskan untuk melakukan tugas setiap hari, sisihkan 25 menit untuk mengerjakannya. Matikan gangguan sebanyak mungkin, lalu Anda bisa kembali ke “waktu Anda”. Inilah yang disebut beberapa orang sebagai teknik Pomodoro — proses menghemat waktu untuk membantu Anda fokus menyelesaikan pekerjaan Anda. Jika Anda mulai merasa tidak termotivasi, salah satu cara terbaik untuk mendapatkan kembali energi Anda adalah dengan melanjutkan pekerjaan Anda . Buat daftar periksa tentang apa yang perlu dilakukan untuk hari itu.
Di Evernote , Anda dapat membuat daftar periksa yang mudah hanya dengan menekan satu tombol. Menggunakan Evernote untuk menyimpan daftar periksa itu mudah karena dapat diakses, 24/7, dari ponsel, laptop, atau iPad Anda. Berikut cara memaksimalkan fitur ini:- Prioritaskan semua ide Anda dalam dokumen Evernote.
- Buat daftar tugas yang harus Anda selesaikan hari ini, besok, dan selama seminggu.
- Ketika Anda tidak menyelesaikan tugas , pastikan untuk meletakkannya di bagian atas daftar untuk hari berikutnya.
- Serang tugas yang paling sulit terlebih dahulu. Meskipun mungkin tampak lebih mudah untuk melakukan hal-hal kecil terlebih dahulu, akan terlalu mudah untuk terus mendorong tugas-tugas besar. Ini juga mengalahkan tujuan mencoba mencapai tenggat waktu Anda.
Anda bukan pohon; Anda tidak terjebak. Anda dapat bangkit dan mencoba lagi.
Klik Untuk TweetJangan Pernah Menekan Tenggat Waktu
Kembali ke atas
Saat meneliti posting ini, kami membaca begitu banyak posting yang menyertakan bagian dengan sub-judul seperti, "Pastikan Untuk Mencapai Tenggat Kedua". Apa gunanya menulis posting di tempat pertama jika diakhiri dengan, “Oh, tidak apa-apa. Anda melewatkan tenggat waktu Anda, tetapi pastikan Anda mencapai tenggat waktu yang diperpanjang”? Dapat dimengerti bahwa terkadang terjadi hal-hal yang menggagalkan produktivitas. Namun, terkadang Anda hanya perlu bekerja lebih cepat atau menetapkan tenggat waktu yang lebih dapat dicapai. Ini benar-benar sesederhana itu.