如何設定您的團隊實際可以滿足的實際截止日期

讓我們在這裡對自己誠實。 完成最後期限可能會導致壓力，並且感覺絕對不可能。 而且，當它們沒有實際設置時，它們可能會導致交付低於標準的工作。 那麼，我們的首選解決方案是什麼？ 我們推遲最後期限。 當我們處於關鍵時刻時，這很容易做到。 但是，這不是解決方案。 將您的最後期限推遲足夠多的時間，最終，您將無法執行內容營銷策略。 必須創建內容，並且必須按時交付。 你的觀眾渴望它，你的老闆要求它，你的工作實際上取決於它。 有了正確的流程和工作習慣，您每次都能按時完成任務。 最重要的是，這並不像您想像的那麼難實現。 以下是如何克服對截止日期的恐懼並比以往任何時候都更有效率的方法。

使用這些日曆模板在一處管理截止日期

由於有一個地方記下您的最後期限很重要，因此我們捆綁了一些非常適合的日曆模板。 在這個可下載的捆綁包中，您會發現：

• 2021 年內容日曆模板
• 2021 年社交媒體日曆模板
• 2021 年電子郵件營銷日曆模板

現在，讓我們開始吧！

為您的項目建立目標和指導方針

在你開始任何項目之前，你需要為你的團隊建立目標，所以他們有一些指導原則可以指導他們的工作。 你希望通過這個項目完成什麼？ 一些好的項目目標的例子是：

• 作為綜合內容營銷活動的一部分，增加網站的自然流量。
• 建立您的組織作為行業中值得信賴的信息來源的聲譽。
• 與潛在客戶建立聯繫。
• 創建原始材料以發佈到社交媒體。

除了建立一些廣泛的目標——比如獲得更多的網絡流量——你還應該為你的團隊制定一些具體的指導方針。 其中一些示例可能包括：

• 產生對您的產品或服務的需求
• 收集潛在客戶或電子郵件訂閱者
• 提高對事業的認識
• 與觀眾建立信任
• 始終如一地與客戶聯繫
• 向您的社區通報緊迫的問題
• 或對您的組織重要的任何其他目標

通過建立目標和指導方針，您可以創建一個基礎，幫助塑造您的項目並確保所有團隊成員都在同一個頁面上。 如果團隊中的每個人都了解您希望完成的工作以及您希望他們如何完成工作，那麼這將消除未來進行大規模改造的需要。

以出貨為目標，不求完美

賽斯·戈丁對此有很多很棒的說法——為快速完成項目而努力，而不是為完美而努力。

1. 寫下你的截止日期。 無論它是否完美，您都將在此日期發布。
2. 收集每個人對您項目的想法。
3. 以每個人都能看到的方式分享這些想法，並請他們看一看。 在他們看甚至錯過了看的截止日期之後，就是這樣。 沒有更多的更新。
4. 從這些粗略的想法中起草項目的藍圖。
5. 從貴公司的大佬那裡獲得項目藍圖的最終批准。
6. 向具有簽字權的人提出一個簡單的問題：“如果我按預算和按時交付您批准的產品，您會發貨嗎？”
7. 在你得到你的肯定之前不要前進。 Seth 說：“一旦你得到你的同意，就離開並構建你的項目，沒有顛簸。準時發貨，因為這就是關鍵所在。”

雖然其中一些與辦公室官僚作風有關，但你明白了。 從截止日期開始，然後允許自己準時發貨——沒有任何藉口。

創建需要完成的任務和時間的列表

設置和維護時間表和項目目標可以說是作為項目經理最具挑戰性的部分之一。 無論您是一個人的操作還是擁有一個大型團隊，保持所有這些任務正常進行並向前推進都需要注意細節。 CoSchedule 通過提供可添加到每個項目的可自定義任務模板來簡化此過程的管理，因此您可以在一個地方設置截止日期、與團隊溝通並跟踪項目進度！ 在 CoSchedule，我們意識到我們遇到了維護時間表和項目目標的問題，因此我們確保通過創意簡報和啟動會議來討論項目的開始。 然後，每天早上，團隊都會舉行晨會討論：

• 你昨天做了什麼
• 你今天要做什麼
• 是什麼阻礙了你完成工作

這使團隊中的每個人都在同一個頁面上，每個成員都可以一起工作，為任何問題或障礙提供解決方案。 計劃您將如何作為一個團隊一起工作，以使彼此對按時完成任務負責。 每天開會，討論可能阻止您發貨的進度和障礙，並找出解決方案。

確保每個人都知道自己的角色

有效的業務項目通常需要幾個人在協作環境中一起工作。 通常，將角色分配給兩三個人是最有效的，儘管有時一個人（非常忙碌！）可能會完成所有角色。 例如，當一個團隊正在整理一篇博客文章時，需要包含一些具有不同技能的不同人員。 以下是博客文章創建中的一些典型角色：

• 項目經理：此人分配所有任務並設定截止日期。
• 主題和關鍵字生成器：此人負責查找博客主題並進行研究以確定要使用的最佳關鍵字和標題。 此人也可能是項目經理。
• 內容作者：此人負責編寫內容，內容應包含項目經理或主題/關鍵字生成器給他們的想法、關鍵字、標題等。
• 內容編輯：此人在發布帖子之前檢查並修復內容的語法。
• 圖片查找器和博客發布者：隨附的圖片和圖片標籤對於一篇好的博客文章至關重要。 必須有人負責找到這些圖像並確保必要的版權。 同一個人通常還負責實際發布博客——通常使用內容管理系統，如 WordPress——並確保一切看起來都應該如此。
• 推廣者：如果沒有人閱讀，一篇博文就不值錢了。 有人需要在社交媒體上宣傳你的博客——在不同的網站和社交媒體平台上發布指向它的鏈接。

這些營銷團隊的角色可能從一個團隊到另一個團隊有所不同，但關鍵是每個參與的人都對特定任務負責，這樣就不會留下任何東西。 如果需要，讓團隊成員能夠擔任多個角色也是一件好事。 例如，如果你的主要作者出城一周，編輯應該能夠介入並履行他們的職責。

不要害怕委派任務

加入團隊的美妙之處在於你有幫助。 有時，作為營銷人員，我們習慣於在沒有太多幫助的情況下承擔項目，因為依靠人意味著將您的成功留給他人。 很高興我們有激情去做很多事情，但這可能是我們的失敗。 當您委派任務時，它會讓您有更多時間專注於其他項目。 它還可以讓您對其他項目有新的認識，並幫助您更快地工作。 繆斯提出了一個很好的清單來幫助委派任務：

• 決定委派什麼：一旦你決定尋求幫助，選擇你需要幫助的項目。 您想專注於自己的優勢和劣勢，以選擇可以更好地委派哪些任務。
• 選擇合適的人：就像您選擇哪些任務不適合您的技能一樣，選擇您的團隊成員，他們將成為這些任務的搖滾明星。 如果您需要編輯某些內容，請考慮一下您團隊中的語法高手是誰。 需要用數學計算出一些東西嗎？ 找一個更擅長數字的人，等等。 很難相信有工作的新人，但最終，你必須做最適合項目和時間表的事情。
• 清楚地溝通：當你委派任務時，與你的團隊坐下來，清楚地說明你希望每個人做什麼。 讓每個人聚在一起似乎很麻煩。 但是，從長遠來看，它會節省您的時間和麻煩。
• 簽到，但不要太霸道：你交出了你的任務。 現在，您必須相信您的團隊是專業人士，並且他們會處理好自己的任務。 很容易希望每三分鐘檢查一次以確保一切都已完成，但您需要信任您的團隊 - 謹慎檢查，然後讓他們繼續工作。
• 在應得的地方給予讚揚：項目已經完成，您的團隊努力工作，現在您已準備好交付它。 確保承認他們的辛勤工作； 他們跳進來幫助你——不要認為這是理所當然的。

設定您的團隊可以使用的合理截止日期

到目前為止，你所做的一切——設定目標、指導方針和角色——都導致瞭如何為你的團隊設定切合實際且可以實現的最後期限。 一旦每個人都知道自己的角色，您就需要設定最後期限，以確保每個團隊成員都能真正完成分配給他們的任務，並確保他們及時完成。 在當今大部分是虛擬的工作場所中，設置截止日期並確保每個人都在完成任務的最佳方法是使用項目管理工具，例如CoSchedule 。 使用 CoSchedule，您可以在一個地方管理所有通信，並確保所有任務和子任務按時完成。 CoSchedule 幫助團隊在內容營銷項目上進行協作，例如博客、社交媒體和活動。 該工具允許團隊將不同的任務分配給從事給定項目的多人，同時最大限度地減少電子郵件的使用。 請記住，您可以使用 CoSchedule 為整個團隊分配任務和截止日期。 根據角色，您可以自定義工作流程，為每個團隊成員的獨特任務設置截止日期，並直接在 CoSchedule 中與團隊來回評論。

大期限內的小期限

每週，我們都會在 CoSchedule 博客上發布兩篇博文，以及其他模板和項目。 使用 CoSchedule 的任務模闆對我們來說是一個巨大的救命稻草——尤其是因為我們的團隊分佈在幾個不同的位置。 我們有一個每週需要完成的列表，我們依靠使用任務模板構建的清單來幫助每個從事項目工作的人知道他們需要完成的步驟，以幫助我們按時發布我們的內容。 使用這些技巧將較大的截止日期分解為較小的截止日期：

• 著眼大局，畫出你需要做什麼的路線圖。
• 根據需要完成任務的人員來劃分任務。
• 創建一個大綱，標明需要做什麼以及何時做。
• 問問自己需要按順序做什麼？ 什麼時候可以做什麼？
• 根據誰需要做什麼來委派任務，然後用可以隨時完成的任務來填補空白。

建立緩衝時間

寫下您需要完成的所有任務以及需要完成的時間。 然後，在它們實際到期之前給每個到期日一兩天的緩衝空間，這樣你就不會為失敗做好準備。 這樣可以有時間進行必要的更改，甚至可以提前完成工作。 Seth Godin對如何建立緩衝時間有一些很棒的想法：

把它寫下來。 交給別人。 宣傳它。 將其與外部獎勵或懲罰聯繫起來。 如果您沒有按時完成，您的朋友會將您借給她的 20 美元用於您不同意的事業……

截止日期讓你有機會戰勝匆忙。 稍微提早提交工作是講述積極故事並獲得您所尋求的關注的可靠方式。

注意你可以管理多少工作

這是“照我說的做，而不是照我做的”的建議之一。 我們團隊中的許多人每天都在為此苦苦掙扎。 我們想幫助每個人，做更多事情，並且很忙，所以我們必須一起努力。 每個人一天都有24小時； 能做的和能做好的都是有限度的。 你知道自己的長處和短處，看看這週你的盤子裡有什麼，然後從那裡開始。 重點是為你想在一周內完成的所有事情寫一個模擬時間表。 每週在周日晚上或週一早上執行此操作。 安排你的任何會議、約會或你不在辦公室的原因，並確保你留出時間睡覺（認真地）。 CoSchedule 的營銷主管內森·埃勒林（ Nathan Ellering ）從字面上計劃了他每天要做什麼來保持自己的任務。 這有助於他了解某些項目真正需要多少時間來幫助他更有效地利用他的時間來完成未來的項目。 這將幫助您準確了解您在一天和一周中有多少空閒時間，同時讓您負責滿足您的個人截止日期並幫助您提高時間管理技能。 這樣，當有人帶著一個新項目或想法來找你時，你可以查看你的日程安排，並實際地知道你是否可以在你的盤子上再放一件事。 你會為自己省去過度使用它的壓力和麻煩。 以下是您自己的操作方法：

• 珍惜所有時間：知道你每天都有 24 小時，就像其他人（甚至是碧昂絲）一樣。 跳上 Facebook、發短信或無意識的閒逛加起來。 Facebook 用戶平均每天在 Facebook 上花費 17 分鐘。 一年有四天半。 想像一下，在這段額外的時間裡，你能完成多少工作。
• 專注於你的工作：雖然分心可能會分散工作的注意力，但事實證明，白日夢實際上可以推遲對未來獎勵的渴望——因為你設想了成功，但沒有採取任何行動來實現它。 可操作可幫助您實現目標； 大型遊戲談話和白日夢不會。
• 結束拖延：
  • 輕鬆開始
  • 把它分解
  • 對自己好一點
  • 找到一個好的“為什麼”
  • 銘記

有疑問時，要求澄清

貴公司希望您能夠自我創業並承擔新項目。 這些都是很好的品質，但這並不意味著您不能在開始之前要求對您的項目進行澄清。 它會節省你的時間。

• 承認你不確定並得到你需要的澄清。
• 提出開放性問題——這比簡單的“是”或“否”答案更容易從人們那裡獲得更多信息。 如果您提出開放的後續問題，他們更有可能為您提供有關您正在尋找的確切內容的更多詳細信息。
• 詢問具體的結果示例，以設想您的項目將是什麼樣子。
• 了解項目的目標。 專注於觀眾的需求，而不是僅僅因為你可以製作內容。 僅僅因為它是你最好的作品並不意味著它就是被要求做的。 確保繼續完成任務。
• 重複你的團隊領導剛剛告訴你的內容，以確保你理解他們的真正意思。

使用內容日曆可視化截止日期

專注於項目目標和截止日期的最簡單方法之一是使用出色的內容日曆。 有效的內容日曆是展示您和您的團隊正在開展的項目、每個項目的截止日期、接下來會發生什麼等的完美方式。這就是CoSchedule 的營銷日曆派上用場的地方。 借助團隊日曆、任務模板、社交媒體集成、數據分析等等——所有這些都在一個地方——CoSchedule 是自為所有團隊切片麵包以來的下一個最佳選擇！

總是有改進的餘地

抵制從事更簡單項目的衝動。 激勵自己——也許是一面鏡子鼓舞士氣的話——並朝著你的大目標努力，至少每天一點點。 從長遠來看，當你的盤子再次裝滿時，你會更快樂，而且你已經領先於 8 號球。

每天激勵自己

為自己騰出時間。 你得到的“你的時間”越多，你就會越精神振奮，越有準備完成你的工作並在最後期限前完成。 當您決定每天承擔一項任務時，請留出 25 分鐘的時間來完成這項工作。 盡可能多地關閉干擾，然後你可以回到“你的時間”。 這就是一些人所說的番茄工作法——一種幫助你專注於完成工作的省時過程。 如果您開始感到沒有動力，恢復精力的最佳方法之一就是繼續您的工作。 列出當天需要做的事情的清單。 在Evernote中，您只需按一下按鈕即可製作簡單的清單。 使用 Evernote 保存清單很容易，因為它們可以通過手機、筆記本電腦或 iPad 全天候 24/7 訪問。 以下是如何充分利用此功能：

• 在 Evernote 文檔中優先考慮你的所有想法。
• 列出今天、明天和本週需要完成的任務。
• 當您沒有完成任務時，請確保將其放在第二天的列表頂部。
• 首先攻擊最艱鉅的任務。 雖然先做小事似乎更容易，但繼續推遲大任務就太容易了。 這也違背了試圖趕上最後期限的目的。

你沒帶手機嗎？ 我們也是便利貼的忠實粉絲。 將當天需要完成的所有內容寫在便利貼上，然後貼在辦公桌上。 將其用作持續提醒將有助於保持動力。 將筆放在紙上並從待辦事項清單上核對一下，真是令人滿足。 這很像鍛煉——很難開始，但它會變得越來越容易。 您是否錯過了這些步驟之一？ 承擔太多？ 記住它以備將來使用。 如果您始終遵循所有這些步驟，那麼缺少一個不會使您倒退。 然而，如果你開始落後太遠，那就是你的最後期限開始受到影響的時候，你會覺得自己一直在追趕。 很容易覺得你最近的錯誤是世界末日。 我聽到你了； 我每天在那里大約五次——但這是人的本性； 我們不是為了完美而建造的。 錯誤可以幫助我們成長並使我們變得更好，因此請利用這些錯誤並從中吸取教訓。 你不是一棵樹； 你沒有被卡住。 你可以振作起來再試一次。

從不推最後期限

在研究這篇文章時，我們閱讀了很多帖子，其中包括帶有子標題的部分，例如“一定要趕上第二個截止日期”。 如果文章以“哦，沒關係”結尾，那麼寫這篇文章的意義何在。 你錯過了最後期限，但只要確保你達到了延長的最後期限”？ 有時會發生影響生產力的事情是可以理解的。 但是，有時您只需要更快地工作或設置更容易達到的截止日期。 真的就這麼簡單。

開始每次都按時完成

趕上最後期限並不容易。 然而，沒有什麼值得做的事是容易的。 這些技巧和策略可以使按時完成工作變得更加容易。 從現在開始，您打算如何按時完成任務？ 這篇文章最初發表於 2015 年 3 月 3 日。它於 2021 年 3 月更新並重新發布。寫作貢獻者包括 Tyson Downs、Taylor Paluck 和 Peyton Muldoon。