Comment fixer des délais réalistes que votre équipe peut réellement respecter

Soyons honnêtes avec nous-mêmes ici. Le respect des délais peut être stressant et sembler absolument impossible. Et lorsqu'ils ne sont pas définis de manière réaliste, ils peuvent entraîner un travail de livraison inférieur à la moyenne. Alors, quelle est notre solution préférée ? Nous repoussons les délais. C'est quelque chose de facile à faire quand on est en période de crise. Cependant, ce n'est pas une solution. Repoussez vos délais suffisamment de fois, et finalement, vous n'aurez plus de stratégie de marketing de contenu à exécuter . Le contenu doit être créé, et il doit être livré à temps. Votre public en a envie, votre patron l'exige et votre travail en dépend littéralement. Avec les bons processus et les bonnes habitudes de travail en place, vous respecterez chaque échéance, à chaque fois. Mieux encore, ce n'est pas aussi difficile à réaliser qu'on pourrait le penser. Voici comment vaincre votre peur des délais et être plus productif que jamais.

Gérez les délais en un seul endroit avec ces modèles de calendrier

Puisqu'il est important d'avoir un endroit pour noter vos échéances, nous avons regroupé quelques modèles de calendrier qui sont parfaits pour cela. Dans cet ensemble téléchargeable, vous trouverez :

• Modèle de calendrier de contenu 2021
• Modèle de calendrier des médias sociaux 2021
• Modèle de calendrier de marketing par e-mail 2021

Maintenant, allons-y !

Établissez des objectifs et des lignes directrices pour vos projets

Avant de commencer un projet, vous devez établir des objectifs pour votre équipe, afin qu'ils aient des principes directeurs qui guideront leur travail. Qu'espérez-vous accomplir avec ce projet ? Voici quelques exemples de bons objectifs de projet :

• Augmentez le trafic organique vers les sites Web dans le cadre d'une campagne complète de marketing de contenu.
• Construisez la réputation de votre organisation en tant que source fiable d'informations dans votre secteur.
• Connectez-vous avec des clients potentiels.
• Créez du matériel original à publier sur les réseaux sociaux.

En plus d'établir des objectifs généraux - comme obtenir plus de trafic Web - vous devriez également avoir des directives spécifiques pour votre équipe. Voici quelques exemples :

• Générer de la demande pour votre produit ou service
• Collectez des prospects ou des abonnés par e-mail
• Sensibiliser à une cause
• Établissez la confiance avec votre public
• Connectez-vous avec les clients de manière cohérente
• Informez votre communauté des problèmes urgents
• Ou tout autre objectif important pour votre organisation

En établissant des objectifs et des lignes directrices, vous créez une base qui vous aidera à façonner vos projets et à vous assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde. Si tous les membres de l'équipe comprennent ce que vous espérez accomplir et comment vous voulez qu'ils le fassent, cela éliminera le besoin d'une refonte en profondeur.

Viser à expédier, pas à la perfection

Seth Godin a beaucoup de choses géniales à dire à ce sujet – viser pour terminer des projets rapidement au lieu de viser la perfection.

1. Notez votre date limite. Vous publierez à cette date si c'est parfait ou non.
2. Rassemblez les idées de chacun sur votre projet.
3. Partagez ces idées d'une manière que tout le monde peut voir et demandez-leur d'y jeter un coup d'œil. Après avoir regardé ou même raté leur date d'échéance, c'est tout. Plus de mises à jour.
4. Rédigez un plan du projet à partir de ces idées approximatives.
5. Obtenez l'approbation finale de votre plan de projet par les gros bonnets de votre entreprise.
6. Posez une question simple aux personnes autorisées à signer : "Si je livre ce que vous avez approuvé, dans les limites du budget et des délais, allez-vous l'expédier ?"
7. N'avancez pas tant que vous n'aurez pas obtenu votre oui. Seth dit: "Une fois que vous avez obtenu votre oui, partez et construisez votre projet, sans thrash. Expédiez à temps, car c'est ce que fait une cheville ouvrière."

Bien qu'une partie de cela se rapporte à la bureaucratie de bureau, vous voyez l'idée. Commencez par une date limite, puis donnez-vous la permission d'expédier à temps - pas d'excuses.

Créer une liste de ce qui doit être fait et quand

Établir et maintenir des échéanciers et des objectifs de projet est sans doute l'une des parties les plus difficiles d'être un chef de projet. Que vous soyez une entreprise individuelle ou que vous ayez une grande équipe, garder toutes ces tâches sur la bonne voie et aller de l'avant demande une certaine attention aux détails. CoSchedule facilite la gestion de ce processus en fournissant des modèles de tâches personnalisables que vous pouvez ajouter à chaque projet, afin que vous puissiez fixer des délais, communiquer avec votre équipe et suivre l'avancement du projet au même endroit ! Chez CoSchedule, nous avons réalisé que nous rencontrions ce problème de respect des délais et des objectifs du projet, nous nous assurons donc de discuter du début des projets avec un briefing créatif et une réunion de lancement. Puis, tous les matins, l'équipe organise une mêlée matinale pour discuter :

• Ce que tu as fait hier
• Ce que tu vas faire aujourd'hui
• Qu'est-ce qui vous empêche de faire avancer les choses

Cela permet à tous les membres de l'équipe de rester sur la même longueur d'onde, et chaque membre peut travailler ensemble pour fournir des solutions à tout problème ou obstacle. Planifiez comment vous allez travailler en équipe pour vous tenir mutuellement responsable du respect de vos délais. Rencontrez-vous quotidiennement, discutez des progrès et des obstacles qui peuvent vous empêcher d'expédier et trouvez une solution.

Assurez-vous que chacun connaît son rôle

Les projets d'entreprise efficaces nécessitent souvent que plusieurs personnes travaillent ensemble dans un environnement collaboratif. Habituellement, il est plus efficace que les rôles soient répartis entre deux ou trois personnes, même si parfois une personne (très occupée !) peut remplir tous les rôles. Par exemple, lorsqu'une équipe rédige un article de blog, il y a une poignée de personnes différentes avec des compétences différentes qui doivent être incluses. Voici quelques-uns des rôles typiques qui entrent dans la création d'articles de blog :

• Chef de projet : cette personne attribue toutes les tâches et fixe les délais.
• Générateur de sujets et de mots-clés : cette personne est chargée de trouver des sujets de blog et de faire des recherches pour déterminer les meilleurs mots-clés et titres à utiliser. Cette personne peut également être le chef de projet.
• Rédacteur de contenu : cette personne est responsable de la rédaction du contenu, qui doit incorporer les idées, les mots-clés, le titre, etc., tels qu'ils sont donnés par le chef de projet ou le générateur de sujets/mots-clés.
• Éditeur de contenu : cette personne vérifie et corrige la grammaire du contenu avant la publication du message.
• Chercheur d'images et éditeur de blog : les images et les balises d'image qui l'accompagnent sont essentielles pour un bon article de blog. Quelqu'un doit être chargé de trouver ces images et d'obtenir les droits d'auteur nécessaires. Cette même personne est souvent également chargée de publier le blog - généralement à l'aide d'un système de gestion de contenu, comme WordPress - et de s'assurer que tout se présente comme il se doit.
• Promoteur : Un article de blog ne vaut pas grand-chose si personne ne le lit jamais. Quelqu'un doit promouvoir votre blog sur les réseaux sociaux en publiant des liens vers celui-ci sur différents sites et plateformes de réseaux sociaux.

Ces rôles d'équipe marketing peuvent différer quelque peu d'une équipe à l'autre, mais le fait est que chaque personne impliquée est responsable d'une tâche particulière afin que rien ne soit laissé de côté. Il est également bon d'avoir des membres de l'équipe qui peuvent remplir plusieurs rôles si nécessaire. Par exemple, si votre écrivain principal est absent de la ville une semaine, l'éditeur devrait pouvoir intervenir et remplir son rôle.

N'ayez pas peur de déléguer des tâches

Ce qui est merveilleux dans le fait d' être dans une équipe, c'est que vous avez de l'aide. Parfois, en tant que spécialistes du marketing, nous avons été conditionnés à entreprendre des projets sans beaucoup d'aide, car compter sur les gens signifie laisser votre succès aux autres. C'est formidable que nous ayons la passion de faire beaucoup, mais cela peut être notre perte. Lorsque vous déléguez des tâches, cela vous donne plus de temps pour vous concentrer sur d'autres projets. Cela permet également d'avoir un nouveau regard sur les autres projets et vous aide à travailler plus rapidement. La Muse a proposé une excellente liste pour aider à déléguer des tâches :

• Décidez quoi déléguer : une fois que vous avez décidé de demander de l'aide, choisissez les projets pour lesquels vous avez besoin d'aide. Vous voulez vous concentrer sur vos propres forces et faiblesses pour choisir quelles tâches seraient mieux déléguées.
• Choisissez les bonnes personnes : tout comme vous avez choisi les tâches qui ne correspondent pas à vos compétences, choisissez les membres de votre équipe qui seront des rock stars pour ces tâches. Si vous avez besoin de modifier quelque chose, pensez à qui est le magicien de la grammaire dans votre équipe. Besoin de comprendre quelque chose avec les mathématiques? Trouvez quelqu'un qui est meilleur avec les chiffres, et ainsi de suite. Il peut être difficile de faire confiance à de nouvelles personnes avec un emploi, mais en fin de compte, vous devez faire ce qui est le mieux pour le projet et le calendrier.
• Communiquez clairement : lorsque vous déléguez des tâches, asseyez-vous avec votre équipe et énoncez clairement ce que vous attendez de chaque personne. Rassembler tout le monde peut sembler compliqué ; cependant, à long terme, cela vous fera gagner du temps et des maux de tête.
• Enregistrez-vous, mais ne soyez pas autoritaire : vous avez confié vos tâches. Maintenant, vous devez avoir confiance que votre équipe est professionnelle et qu'elle s'occupera de ses tâches. Il est facile de vouloir vérifier toutes les trois minutes pour s'assurer que tout est fait, mais vous devez faire confiance à votre équipe - vérifiez avec parcimonie, puis laissez-les poursuivre leur travail également.
• Donnez du crédit là où le mérite est dû : le projet est terminé, votre équipe a travaillé dur et vous êtes maintenant prêt à l'expédier. Assurez-vous de reconnaître leur travail acharné; ils sont intervenus pour vous aider - ne prenez pas cela pour acquis.

Fixez des délais raisonnables avec lesquels votre équipe peut travailler

Tout ce que vous avez fait jusqu'à présent - définir des objectifs, des directives et des rôles - a conduit à définir des délais réalistes et réalisables pour votre équipe. Une fois que chacun connaît son rôle, vous devez fixer des délais pour vous assurer que chaque membre de l'équipe accomplit réellement la tâche qui lui a été assignée et qu'il le fait en temps opportun. Dans le lieu de travail essentiellement virtuel d'aujourd'hui, la meilleure façon de fixer des délais et de s'assurer que tout le monde est à la tâche est d'utiliser un outil de gestion de projet, comme CoSchedule . Avec CoSchedule, vous pouvez gérer toutes les communications en un seul endroit et vous assurer que toutes les tâches et sous-tâches sont terminées à temps. CoSchedule aide les équipes à collaborer sur des projets de marketing de contenu, comme les blogs, les médias sociaux et les événements. L'outil permet aux équipes d'assigner différentes tâches à plusieurs personnes travaillant sur un projet donné, tout en minimisant l'utilisation du courrier électronique. N'oubliez pas que vous pouvez utiliser CoSchedule pour attribuer des tâches et des délais à toute votre équipe. En fonction des rôles, vous pouvez personnaliser votre flux de travail, définir des délais pour les tâches uniques de chaque membre de l'équipe et commenter dans les deux sens à l'équipe directement dans CoSchedule.

Des délais plus courts dans votre grand délai

Chaque semaine, nous publions deux articles de blog sur notre blog CoSchedule, entre autres modèles et projets. L'utilisation des modèles de tâches de CoSchedule est une énorme bouée de sauvetage pour nous, d'autant plus que notre équipe est répartie sur plusieurs sites différents . Nous avons une liste fixe de ce qui doit être fait chaque semaine, et nous nous appuyons sur des listes de contrôle construites à l'aide de modèles de tâches pour aider tous ceux qui travaillent sur le projet à connaître les étapes à suivre afin de nous aider à publier notre contenu à temps. Utilisez ces conseils pour décomposer vos plus gros délais en plus petits :

• Regardez la situation dans son ensemble et dessinez une feuille de route indiquant exactement ce que vous devez faire.
• Séparez les tâches en fonction de qui doit les accomplir.
• Créez un plan indiquant ce qui doit être fait et quand.
• Demandez-vous ce qui doit être fait dans l'ordre ? Que peut-on faire à chaque fois ?
• Déléguez les tâches en fonction de qui doit faire quoi, puis comblez les lacunes avec des tâches qui peuvent être effectuées à tout moment.

Temps tampon intégré

Notez toutes les tâches que vous devez effectuer et quand vous en avez besoin. Ensuite, donnez à chacune de ces dates d'échéance un jour ou deux d'espace tampon avant qu'elles ne soient réellement dues afin de ne pas vous exposer à l'échec. Cela laisse le temps d'apporter les modifications nécessaires ou même de terminer votre travail plus tôt que prévu. Seth Godin a quelques bonnes idées sur la façon d'intégrer le temps tampon :

Écrivez-le plutôt. Donnez-le à quelqu'un d'autre. Faites-en la publicité. Associez-le à une récompense ou une punition externe. Si vous ne respectez pas le délai, votre amie donne les 20 $ que vous lui avez prêtés à une cause avec laquelle vous n'êtes pas d'accord...

Les délais vous donnent la possibilité de battre la ruée. Rendre le travail un peu plus tôt est un moyen infaillible de raconter une histoire positive et d'obtenir l'attention que vous recherchez.

Soyez conscient de la quantité de travail que vous pouvez gérer

C'est l'un de ces conseils où il s'agit de « faites ce que je dis et non ce que je fais ». De nombreuses personnes de notre équipe luttent quotidiennement contre cela. Nous voulons aider tout le monde, faire plus et être occupés, nous devrons donc travailler ensemble sur celui-ci. Tout le monde a 24 heures dans une journée ; il y a des limites à ce qui peut être fait et à ce qui peut être bien fait. Vous connaissez vos forces et vos faiblesses, regardez ce qui vous attend pour la semaine et partez de là. Faites-vous un devoir d'écrire un faux emploi du temps de tout ce que vous aimeriez faire pour la semaine. Faites-le chaque semaine le dimanche soir ou le lundi matin . Planifiez toutes les réunions que vous avez, les rendez-vous ou les raisons pour lesquelles vous ne serez pas au bureau, et assurez-vous de laisser du temps pour dormir (sérieusement). Nathan Ellering , responsable du marketing chez CoSchedule, planifie littéralement ce qu'il fera chaque jour pour rester concentré sur sa tâche. Cela l'aide à savoir combien de temps certains projets prennent réellement pour l'aider à utiliser son temps encore plus efficacement pour de futurs projets. Cela vous aidera à savoir exactement combien de temps libre vous avez dans la journée et la semaine, tout en vous gardant responsable du respect de vos délais personnels et en vous aidant à améliorer vos compétences en gestion du temps. De cette façon, lorsque quelqu'un vient vous voir avec un nouveau projet ou une nouvelle idée, vous pouvez consulter votre emploi du temps et savoir de manière réaliste si vous pouvez ou non mettre une chose de plus dans votre assiette. Vous vous épargnerez le stress et les tracas d'en faire trop. Voici comment le faire vous-même :

• Valorisez tout votre temps : sachez que vous disposez de 24 heures par jour, comme tout le monde ( même Beyonce ). Sauter sur Facebook, envoyer des SMS ou une sortie de zone insensée s'additionne. L'utilisateur moyen de Facebook passe 17 minutes sur Facebook par jour. C'est quatre jours et demi par an. Imaginez tout ce que vous pourriez faire pendant ce temps supplémentaire.
• Concentrez-vous sur votre travail : Bien que le zonage puisse vous distraire du travail, il est prouvé que la rêverie peut en fait retarder le désir de récompenses futures, car vous avez envisagé le succès mais n'avez rien fait pour y parvenir. Être actionnable vous aide à atteindre vos objectifs; parler de gros gibier et rêvasser ne le font pas.
• Fini la procrastination :
  • Commencez facilement
  • Décomposez-le
  • Soyez gentil avec vous-même
  • Obtenez un bon "pourquoi"
  • Aie conscience

En cas de doute, demandez des éclaircissements

Votre entreprise attend de vous que vous soyez autonome et que vous entrepreniez de nouveaux projets. Ce sont de grandes qualités à avoir, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas demander des éclaircissements sur vos projets avant de vous lancer. Cela vous fera gagner du temps.

• Admettez que vous n'êtes pas sûr et obtenez les éclaircissements dont vous avez besoin.
• Posez des questions ouvertes - cela permet d'obtenir plus facilement plus d'informations des gens que de simples réponses "oui" ou "non". Ils sont plus susceptibles de vous donner plus de détails sur ce que vous recherchez exactement si vous posez des questions ouvertes de suivi.
• Demandez des exemples précis de résultats pour imaginer à quoi ressemblera votre projet.
• Connaître le but du projet. Concentrez-vous sur les besoins de votre public au lieu de simplement produire du contenu parce que vous le pouvez. Ce n'est pas parce que c'est l'un de vos meilleurs travaux que c'est ce qu'on vous demandait. Assurez-vous de rester concentré sur la tâche.
• Répétez ce que votre chef d'équipe vient de vous dire pour vous assurer que vous comprenez ce qu'ils signifient vraiment.

Utilisez un calendrier de contenu pour visualiser les délais

L'un des moyens les plus simples de rester concentré sur les objectifs et les délais de votre projet consiste à utiliser un excellent calendrier de contenu. Un calendrier de contenu efficace est le moyen idéal pour présenter les projets sur lesquels vous et votre équipe travaillez, les délais pour chaque projet, les prochaines étapes, etc. C'est là que le calendrier marketing de CoSchedule est utile. Avec des calendriers d'équipe, des modèles de tâches, l'intégration des médias sociaux, l'analyse de données et bien plus encore - le tout en un seul endroit - CoSchedule est la meilleure chose depuis le pain tranché pour toutes les équipes !

Il y a toujours place à l'amélioration

Résistez à l'envie de travailler sur des projets plus faciles. Motivez-vous – peut-être un discours d'encouragement en miroir – et travaillez vers vos objectifs généraux, au moins un peu, un peu chaque jour. À long terme, vous serez tellement plus heureux lorsque votre assiette sera à nouveau pleine et que vous serez déjà en avance sur la boule 8.

Motivez-vous chaque jour

Prend du temps pour toi. Plus vous aurez de « temps », plus vous serez reposé et préparé pour faire votre travail et respecter vos échéances. Lorsque vous décidez d'entreprendre une tâche chaque jour, réservez 25 minutes pour y travailler. Désactivez autant de distractions que possible, puis vous pourrez revenir à « votre temps ». C'est ce que certains appellent la technique Pomodoro - un processus qui vous fait gagner du temps pour vous aider à vous concentrer sur l'accomplissement de votre travail. Si vous commencez à vous sentir démotivé, l'un des meilleurs moyens de retrouver votre énergie est de continuer votre travail . Faites une liste de contrôle de ce qui doit être fait pour la journée. Dans Evernote , vous pouvez créer une liste de contrôle facile en appuyant simplement sur un bouton. Utiliser Evernote pour conserver des listes de contrôle est facile car elles sont accessibles 24h/24 et 7j/7 depuis votre téléphone, ordinateur portable ou iPad. Voici comment tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité :

• Priorisez toutes vos idées dans un document Evernote.
• Faites une liste des tâches que vous devez accomplir aujourd'hui, demain et pour la semaine.
• Lorsque vous n'accomplissez pas une tâche , assurez-vous de la mettre en haut de la liste pour le lendemain.
• Attaquez-vous d'abord aux tâches les plus difficiles. Bien qu'il puisse sembler plus facile de faire les petites choses en premier, il serait trop facile de continuer à repousser les grandes tâches. Cela va également à l'encontre de l'objectif d'essayer de respecter votre échéance.

Vous n'avez pas votre téléphone sur vous ? Nous sommes également un grand fan des notes Post-It. Écrivez tout ce dont vous avez besoin pour terminer la journée sur un post-it et collez-le sur votre bureau. L'utiliser comme un rappel constant vous aidera à rester motivé. Il y a juste quelque chose de si satisfaisant à prendre un stylo sur papier et à cocher des choses sur votre liste de choses à faire. C'est un peu comme s'entraîner - c'est difficile de commencer, mais cela deviendra de plus en plus facile. Vous avez manqué une de ces étapes ? En prendre trop ? Assurez-vous de vous en souvenir pour l'avenir. Si vous suivez systématiquement toutes ces étapes, en manquer une ne vous fera pas reculer horriblement. Cependant, si vous commencez à prendre trop de retard, c'est à ce moment-là que vos délais commencent à souffrir et vous aurez l'impression de constamment rattraper votre retard. Il est facile d'avoir l'impression que votre erreur la plus récente est la fin du monde. Je t'entends; J'y vais environ cinq fois par jour — mais c'est la nature humaine ; nous n'avons pas été construits pour être parfaits. Les erreurs nous aident à grandir et à nous améliorer, alors utilisez ces erreurs et apprenez-en. Vous n'êtes pas un arbre; vous n'êtes pas coincé. Vous pouvez vous relever et réessayer.

Ne jamais repousser les délais

Lors de la recherche de cet article, nous avons lu de nombreux articles contenant des sections avec des sous-titres tels que "Assurez-vous de respecter la deuxième échéance". Quel était l'intérêt d'écrire le message en premier lieu s'il se termine par « Oh, ça va. Vous avez manqué votre date limite, mais assurez-vous simplement de respecter la date limite prolongée » ? Il est compréhensible que parfois des choses se produisent qui font dérailler la productivité. Cependant, il suffit parfois de travailler plus vite ou de fixer des délais plus réalisables. C'est vraiment aussi simple que ça.

Commencez à respecter les délais à chaque fois

Respecter les délais n'est pas facile. Cependant, rien qui vaut la peine d'être fait n'est facile. Ces conseils et tactiques peuvent vous aider à faire les choses à temps beaucoup plus facilement. Comment comptez-vous respecter vos échéances à partir de maintenant ? Ce message a été initialement publié le 3 mars 2015. Il a été mis à jour et republié en mars 2021. Les contributeurs à la rédaction incluent Tyson Downs, Taylor Paluck et Peyton Muldoon.