Le 3 gerarchie di agenzie pubblicitarie più comuni e come strutturare il tuo team

La gerarchia della tua agenzia pubblicitaria è un riflesso di ciò che miri a realizzare come azienda. L'inclusione di dipartimenti o strutture organizzative specifici non solo indica ai dipendenti a chi devono riferire, ma dovrebbe allinearsi ai tuoi obiettivi strategici. Può anche dire molto su come collabori con i clienti.

Senza una gerarchia ben progettata, i tempi di ritardo nel flusso di lavoro possono aumentare e portare a clienti insoddisfatti.

Che tu stia assumendo nuovi dipendenti per la prima volta o portando il tuo team da un'attività di boutique a un fornitore di servizi completi, questa guida illustrerà le strutture gerarchiche e le variazioni più comuni per la tua agenzia unica.

Con la giusta struttura organizzativa, la tua agenzia opererà in modo più efficiente e sarà ricordata dai clienti per i giusti motivi.

Che cos'è una gerarchia di agenzia?

Una gerarchia di agenzie raggruppa i membri del personale in base alle loro responsabilità generali, ad esempio all'interno del reparto Marketing o di una divisione del Servizio clienti. Mostra anche come sono strutturati i ruoli in modo che tutti sappiano chi è il loro superiore professionale. Sono disponibili in due varietà principali, meccanicistiche e biologiche:

Le strutture meccanicistiche centralizzano il potere e creano relazioni formali tra i membri del team. Le strutture organiche consentono la collaborazione interdivisionale e riducono la mentalità del "custode" che può circondare i responsabili delle divisioni e rallentare il processo.

Sia le strutture meccanicistiche che quelle organizzative presentano vantaggi e svantaggi. Come vedrai, quale sia la soluzione migliore per la tua agenzia dipende in ultima analisi dalle dimensioni, dai clienti e dai servizi offerti.

Gli organigrammi gerarchici più comuni per le agenzie

Il modello tradizionale

Il modello tradizionale è stato a lungo la struttura di riferimento per le grandi agenzie pubblicitarie che offrono una varietà di servizi. Affronta il problema della gestione di numerosi dipendenti tramite l'accentramento dell'autorità, chiarendo a chi fanno capo tutti:

L'organizzazione è suddivisa in diverse divisioni: creatività, produzione, servizi ai clienti o finanza. Ogni divisione è guidata da un capo dipartimento, come un responsabile pubblicitario o un direttore della pubblicità, e comprende tutti i membri del team specializzati in quel campo.

Gli svantaggi di questa struttura sono che naturalmente isola le persone e impedisce la collaborazione interdivisionale. Di conseguenza, non è adatto alle agenzie che offrono diversi servizi allo stesso cliente e dipendono da una comunicazione costante.

Nel complesso, questo modello funziona meglio quando i clienti in genere si rivolgono a un'agenzia per un servizio specializzato che può essere contenuto all'interno di un singolo dipartimento, come SEO o design del marchio.

Il modello a matrice

Il modello a matrice mantiene le divisioni tradizionali e i capi divisione, ma è sufficientemente flessibile da consentire la formazione di squadre interdivisionali:

Con questo modello, le agenzie pubblicitarie a servizio completo sono in grado di soddisfare tutte le esigenze dei loro clienti senza creare grandi barriere nella comunicazione tra le divisioni. Cerca di fondere il meglio delle strutture gerarchiche sia meccanicistiche che organiche.

D'altra parte, questo crea confusione tra i membri del team a cui devono riferire in un dato momento: il capo progetto o il capo divisione.

Il sistema pod

Un approccio ancora più organico rispetto al modello a matrice è il sistema pod.

Leeann Leahy, CEO di The VIA Agency, ha sviluppato questa struttura organizzativa per il suo personale. Sotto il sistema pod, i tradizionali account manager sono spariti e i clienti hanno accesso a quattro lead di progetto, tra cui:

• Responsabile della strategia aziendale/consumatore
• Responsabile della pianificazione
• Lead creativo
• Responsabile della gestione del progetto

Quando necessario, il progetto delega le attività ad altri membri del team all'interno dell'agenzia.

L'obiettivo principale di questo modello è abbreviare i tempi del processo di approvazione, eliminare posizioni senior estranee, aumentare la responsabilità tra pari e incoraggiare quella che Leahy descrive come creatività "veloce e furiosa".

Variazioni nella gerarchia per tipo di agenzia

Non tutte le agenzie pubblicitarie offriranno tutti i servizi di un'agenzia a servizio completo. Ciò in cui un'agenzia è specializzata influenzerà quale struttura organizzativa funziona meglio per essa.

Agenzie SEO

Mentre un'agenzia pubblicitaria a servizio completo può incorporare la SEO nei suoi servizi, un'agenzia SEO è specializzata nella costruzione della visibilità online di un'azienda con servizi come:

• Analisi del sito web
• Ottimizzazione della struttura
• Produzione di contenuti
• Gestione dei social media
• Ottimizzazione del tasso di conversione

In quanto tale, un'agenzia SEO potrebbe aver bisogno solo di tre divisioni principali: strategia/gestione del progetto, SEO tecnica e content marketing. Un modello gerarchico tradizionale può funzionare per un'agenzia SEO perché i servizi offerti sono generalmente specifici e non ci sono tante divisioni necessarie come un'agenzia pubblicitaria a servizio completo.

Agenzie creative

Un'agenzia creativa di solito sviluppa e produce prodotti visivi che vengono utilizzati nella strategia di marketing esistente di un cliente, tra cui:

• Direzione artistica
• Copywriting
• Design del marchio
• Progettazione dell'esperienza utente
• web design
• Produzione video

Questi servizi richiedono molta collaborazione. Ad esempio, copywriter e grafici pubblicitari dovranno lavorare insieme per creare un prodotto finale. Per questo motivo, un modello a matrice potrebbe funzionare meglio per un'agenzia creativa.

Variazioni nella gerarchia per dimensione dell'agenzia

Per agenzie con più sedi

Le agenzie con più di una sede offrono ai clienti geograficamente diversificati maggiori opportunità di interazioni faccia a faccia. Può anche aumentare le tue probabilità di trovare i migliori talenti.

La tua struttura organizzativa con sedi diverse potrebbe assomigliare a questa:

In questo modello, l'autorità è decentralizzata in regioni geografiche. Ciò consente di lavorare rapidamente, ma se non stai attento, la mancanza di comunicazione tra le regioni può portare a confusione, come una voce del marchio frammentata.

Ad esempio, se le suddette divisioni Nord America e Asia-Pacifico lanciano entrambe una campagna di marketing per il proprio pubblico di destinazione locale, dovrebbero comunque coordinarsi tra loro per mantenere coerente la messaggistica generale e il marchio.

Per agenzie grandi o full-service

Le agenzie più grandi offrono un elenco completo di servizi in grado di soddisfare molte se non tutte le richieste di marketing e pubblicità di un cliente, indipendentemente dal fatto che abbiano bisogno di aiuto nella progettazione di immagini del marchio o di specialisti SEO in grado di migliorare i loro elenchi di ricerca organici.

Pertanto, ha senso per le grandi agenzie avere un dipartimento dedicato alla gestione degli account. Gli account manager fungono da collegamento tra il cliente e qualsiasi membro del team in altri dipartimenti coinvolti in un progetto.

Ciò migliora l'esperienza del cliente consentendo loro di sviluppare una relazione con un punto di contatto centrale. L'account manager è anche in grado di consegnare un messaggio coerente a tutti i reparti, riducendo la possibilità di una situazione "ha detto, ha detto".

Una struttura come il modello a matrice preserva l'autorità della divisione consentendo agli account manager di lavorare con un team composto da diversi membri della divisione che soddisfa tutte le esigenze del cliente.

Per piccole agenzie

I membri del team nelle piccole agenzie in genere indossano molti ruoli e hanno rapporti più informali e familiari con i loro colleghi. I loro ruoli sono flessibili e cambiano su base giornaliera, se non oraria.

In quanto tali, queste agenzie sono ben posizionate per sperimentare una struttura organizzativa più progressiva come il sistema pod. I clienti possono avere accesso a tutti i membri del team senza essere sopraffatti e i membri del team non devono passare attraverso un gatekeeper non necessario come un account manager per evitare di causare confusione nella comunicazione.

Suggerimenti per migliorare l'efficienza della gerarchia del tuo team

Non puoi fare affidamento solo su una struttura organizzativa per far funzionare il tuo team senza intoppi. Ecco alcuni suggerimenti per sviluppare la gerarchia dell'agenzia giusta per le tue esigenze, quindi eseguirla in modo efficiente.

Stabilire il consenso dei dipendenti

Se stai ristrutturando la gerarchia della tua agenzia, cerca il coinvolgimento dei tuoi manager e del personale, non solo dei tuoi alti dirigenti o del consiglio di amministrazione. I tuoi dipendenti saranno quelli che opereranno all'interno di questa nuova struttura organizzativa giorno dopo giorno e probabilmente avranno un'idea di ciò che funzionerà meglio.

Sii flessibile all'inizio

Bob Sanders di Sanders Consulting Group, un'organizzazione che aiuta le agenzie con i loro obiettivi strategici, consiglia di affrontare la ristrutturazione come un processo evolutivo, che dovrebbe essere consentito in modo organico.

Ciò ti consente di provare e testare nuove strutture prima di impegnarti in qualcosa che non ha senso per la tua squadra.

Trasforma le persone anziane in allenatori

I membri senior e i dirigenti del team hanno raggiunto il loro status grazie alla loro notevole conoscenza acquisita in anni di pratica. Troppo spesso, la loro esperienza viene sprecata solo per approvare o firmare i deliverable creati dai membri del team che supervisionano.

Incoraggiare le posizioni senior a fungere anche da coach per il proprio team non solo può aumentare l'esperienza di più dipendenti junior, ma migliora la qualità del prodotto finale che offri ai clienti e previene gli errori.

Garrett Mehrguth, CEO di Directive Consulting, spiega il loro ragionamento dietro l'utilizzo di un modello di coaching:

Quando abbiamo istituito la Direttiva, il nostro management ha confuso il coaching con la formazione. Credevamo che le nostre schede didattiche potessero formare uomini e donne a diventare esperti di marketing di ricerca.

Pensavamo che le persone potessero imparare a essere strategiche dalle letture online e immergendosi direttamente nel loro lavoro. Non ci siamo concentrati sulla necessità del coaching 1 contro 1. Il controllo della qualità era il nostro obiettivo e in quel momento abbiamo trascurato un coaching significativo. Il controllo di qualità è reattivo; il coaching è proattivo.

Entrambi hanno un posto, ma nessun allenamento dovrebbe avere la meglio sul coaching.

Quindi, quale gerarchia di agenzie pubblicitarie è la migliore?

Nonostante la loro reputazione di creare silos e soffocare la collaborazione, le strutture organizzative tradizionali possono ancora funzionare per le agenzie che offrono servizi specializzati.

Modelli più organici, tuttavia, possono creare sinergie entusiasmanti diminuendo la formalità tra i membri del team. Mentre qualcosa come il sistema pod potrebbe essere troppo lento per un'agenzia pubblicitaria più grande, il modello a matrice mostra la promessa consentendo flessibilità pur mantenendo chiare linee di autorità.

In definitiva, il miglior modello di gerarchia per la tua agenzia è quello che ti aiuta a mantenere dipendenti e clienti soddisfatti.

Sviluppare la giusta gerarchia per la tua agenzia pubblicitaria è solo una parte della battaglia. Iscriviti oggi stesso per una demo di Instapage Enterprise.