Las 3 jerarquías de agencias de publicidad más comunes y cómo estructurar su equipo

La jerarquía de su agencia de publicidad es un reflejo de lo que pretende lograr como empresa. La inclusión de departamentos o estructuras organizativas específicas no solo les dice a los empleados a quién deben informar, sino que deben alinearse con sus objetivos estratégicos. También puede decir mucho sobre cómo colabora con los clientes.

Sin una jerarquía bien diseñada, los retrasos en el flujo de trabajo pueden aumentar y generar clientes insatisfechos.

Ya sea que esté contratando nuevos empleados por primera vez o llevando a su equipo de una operación de boutique a un proveedor de servicio completo, esta guía describirá las estructuras y variaciones jerárquicas más comunes para su agencia única.

Con la estructura organizacional adecuada, su agencia operará de manera más eficiente y será recordada por los clientes por las razones correctas.

¿Qué es una jerarquía de agencia?

La jerarquía de una agencia agrupa a los miembros del personal de acuerdo con sus responsabilidades generales, como dentro del departamento de marketing o una división de servicio al cliente. También muestra cómo se estructuran los roles para que todos sepan quién es su superior profesional. Vienen en dos variedades principales, mecánicas y orgánicas:

Las estructuras mecanicistas centralizan el poder y crean relaciones formales entre los miembros del equipo. Las estructuras orgánicas permiten la colaboración entre divisiones y reducen la mentalidad de "guardián" que puede rodear a los líderes de las divisiones y ralentizar el proceso.

Tanto las estructuras mecánicas como las organizativas tienen ventajas y desventajas. Como verá, lo que es mejor para su agencia depende en última instancia de su tamaño, clientes y servicios ofrecidos.

Los organigramas jerárquicos más comunes para agencias

El modelo tradicional

El modelo tradicional ha sido durante mucho tiempo la estructura de referencia para las grandes agencias de publicidad que ofrecen una variedad de servicios. Aborda la cuestión de la gestión de numerosos empleados centralizando la autoridad, dejando en claro a quién informan todos:

La organización se divide en diferentes divisiones: creatividad, producción, servicios al cliente o finanzas. Cada división está dirigida por un jefe de departamento, como un gerente de publicidad o un director de publicidad, e incluye a todos los miembros del equipo que se especializan en ese campo.

Las desventajas de esta estructura son que, naturalmente, separa a las personas e impide la colaboración entre divisiones. Como resultado, no es ideal para agencias que ofrecen varios servicios diferentes al mismo cliente y dependen de una comunicación constante.

En general, este modelo funciona mejor cuando los clientes suelen acudir a una agencia para obtener un servicio especializado que puede incluirse en un solo departamento, como SEO o diseño de marca.

El modelo matricial

El modelo matricial mantiene las divisiones tradicionales y los jefes de división, pero es lo suficientemente flexible como para permitir la formación de equipos entre divisiones:

Con este modelo, las agencias de publicidad de servicio completo pueden satisfacer todas las necesidades de sus clientes sin crear grandes barreras en la comunicación entre divisiones. Intenta combinar lo mejor de las estructuras jerárquicas tanto mecánicas como orgánicas.

Por otro lado, esto crea confusión entre a quién deben informar los miembros del equipo en un momento dado: el líder del proyecto o el líder de la división.

El sistema de vainas

Un enfoque aún más orgánico que el modelo matricial es el sistema de vainas.

Leeann Leahy, directora ejecutiva de The VIA Agency, desarrolló esta estructura organizativa para su personal. Bajo el sistema de pod, los gerentes de cuentas tradicionales se han ido y los clientes tienen acceso a cuatro clientes potenciales del proyecto, que incluyen:

• Líder de estrategia comercial / consumidor
• Líder de planificación
• Líder creativo
• Líder de gestión de proyectos

Cuando es necesario, el proyecto dirige las tareas delegadas a otros miembros del equipo dentro de la agencia.

El objetivo principal de este modelo es acortar los tiempos del proceso de aprobación, eliminar puestos superiores externos, aumentar la responsabilidad de los compañeros y fomentar lo que Leahy describe como creatividad "rápida y furiosa".

Variaciones en la jerarquía por tipo de agencia

No todas las agencias de publicidad ofrecerán todos los servicios que ofrece una agencia de servicio completo. Lo que una agencia se especializa influirá en la estructura organizativa que funcione mejor para ella.

Agencias de SEO

Si bien una agencia de publicidad de servicio completo puede incorporar SEO en sus servicios, una agencia de SEO se especializa en construir la visibilidad en línea de una empresa con servicios como:

• Análisis de sitios web
• Optimización de estructura
• Producción de contenido
• Gestión de redes sociales
• Optimización de la tasa de conversión

Como tal, una agencia de SEO solo puede necesitar tres divisiones principales: estrategia / gestión de proyectos, SEO técnico y marketing de contenido. Un modelo de jerarquía tradicional puede funcionar para una agencia de SEO porque los servicios ofrecidos suelen ser específicos y no se necesitan tantas divisiones como una agencia de publicidad de servicio completo.

Agencias creativas

Una agencia creativa generalmente desarrolla y produce productos visuales que se utilizan en la estrategia de marketing existente de un cliente, que incluyen:

• Dirección artística
• Redacción
• Diseño de marca
• Diseño UX
• diseño web
• Producción de vídeo

Estos servicios requieren mucha colaboración. Por ejemplo, los redactores publicitarios y los diseñadores de arte publicitario deberán trabajar juntos para crear un producto final. Por esa razón, un modelo matricial podría funcionar mejor para una agencia creativa.

Variaciones en la jerarquía por tamaño de agencia

Para agencias con más de una ubicación

Las agencias con más de una ubicación brindan a los clientes geográficamente diversos más oportunidades para las interacciones cara a cara. También puede aumentar sus probabilidades de encontrar los mejores talentos.

Su estructura organizativa con diferentes ubicaciones podría verse así:

En este modelo, la autoridad se descentraliza en regiones geográficas. Esto permite que el trabajo se realice rápidamente, pero si no tiene cuidado, la falta de comunicación entre las regiones puede generar confusión, como una voz de marca fragmentada.

Por ejemplo, si las divisiones de América del Norte y Asia-Pacífico anteriores lanzaron una campaña de marketing para su público objetivo local, aún deben coordinarse entre sí para mantener la coherencia de la marca y el mensaje general.

Para agencias grandes o de servicio completo

Las agencias más grandes ofrecen una lista completa de servicios que pueden satisfacer muchas, si no todas, las demandas de marketing y publicidad de un cliente, ya sea que necesiten ayuda para diseñar imágenes de marca o especialistas en SEO que puedan mejorar sus listados de búsqueda orgánica.

Como tal, tiene sentido que las grandes agencias tengan un departamento dedicado a la gestión de cuentas. Los gerentes de cuentas sirven como enlace entre el cliente y cualquier miembro del equipo en otros departamentos involucrados en un proyecto.

Esto mejora la experiencia del cliente al permitirle desarrollar una relación con un punto central de contacto. El gerente de cuenta también puede transmitir un mensaje coherente a todos los departamentos, lo que reduce la posibilidad de una situación de "él dijo, ella dijo".

Una estructura como el modelo matricial preserva la autoridad de la división al tiempo que permite a los gerentes de cuentas trabajar con un equipo compuesto por diferentes miembros de la división que satisface todas las necesidades de un cliente.

Para pequeñas agencias

Los miembros del equipo en las agencias pequeñas generalmente usan muchos sombreros y tienen relaciones más informales y familiares con sus compañeros de trabajo. Sus roles son flexibles y cambian a diario, si no cada hora.

Como tal, estas agencias están bien posicionadas para experimentar con una estructura organizacional más progresiva como el sistema de pod. Los clientes pueden tener acceso a todos los miembros del equipo sin sentirse abrumados, y los miembros del equipo no necesitan pasar por un portero innecesario como un administrador de cuentas para evitar causar confusión en la comunicación.

Consejos para mejorar la eficiencia de la jerarquía de su equipo

No puede confiar solo en una estructura organizativa para mantener a su equipo funcionando sin problemas. A continuación, se ofrecen algunos consejos para desarrollar la jerarquía de agencias adecuada a sus necesidades y, a continuación, ejecutarla de forma eficaz.

Establecer la aceptación de los empleados

Si está reestructurando la jerarquía de su agencia, busque la participación de sus gerentes y personal, no solo de sus altos ejecutivos o junta directiva. Sus empleados serán los que operen dentro de esta nueva estructura organizativa día tras día, y probablemente tengan alguna idea de lo que funcionará mejor.

Sea flexible al principio

Bob Sanders de Sanders Consulting Group, una organización que ayuda a las agencias con sus objetivos estratégicos, recomienda que aborde la reestructuración como un proceso evolutivo, uno que debería permitirse que suceda de manera orgánica.

Esto le permite sentir y probar nuevas estructuras antes de comprometerse con algo que no tiene sentido para su equipo.

Convierta a las personas mayores en entrenadores

Los miembros del equipo senior y los ejecutivos han alcanzado su estatus gracias a su considerable conocimiento adquirido durante años de práctica. Con demasiada frecuencia, su experiencia se desperdicia en solo aprobar o aprobar los entregables creados por los miembros del equipo que supervisan.

Alentar a los altos cargos para que también actúen como entrenadores de su equipo no solo puede aumentar la experiencia de los empleados más jóvenes, sino que también mejora la calidad del producto final que entrega a los clientes y evita errores.

Garrett Mehrguth, CEO de Directive Consulting, explica su razonamiento detrás del uso de un modelo de coaching:

Cuando establecimos la Directiva, nuestra dirección confundió el coaching con la formación. Creíamos que nuestros tableros de aprendizaje podían capacitar a hombres y mujeres para que se convirtieran en especialistas en marketing de búsqueda.

Asumimos que las personas podrían aprender a ser estratégicas a partir de lecturas en línea y sumergirse directamente en su trabajo. No nos centramos en la necesidad del coaching individual. El control de calidad fue nuestro enfoque, y descuidamos el coaching significativo en ese momento. El control de calidad es reactivo; el coaching es proactivo.

Ambos tienen un lugar, pero ningún entrenamiento debe prevalecer sobre el entrenamiento.

Entonces, ¿qué jerarquía de agencias de publicidad es mejor?

A pesar de su reputación de crear silos y sofocar la colaboración, las estructuras organizativas tradicionales aún pueden funcionar para agencias que ofrecen servicios especializados.

Sin embargo, los modelos más orgánicos pueden crear una sinergia emocionante al disminuir la formalidad entre los miembros del equipo. Si bien algo como el sistema de cápsulas puede ser demasiado flexible para una agencia de publicidad más grande, el modelo de matriz se muestra prometedor al permitir flexibilidad al tiempo que conserva líneas claras de autoridad.

En última instancia, el mejor modelo de jerarquía para su agencia es el que le ayuda a mantener satisfechos a los empleados y clientes.

Desarrollar la jerarquía adecuada para su agencia de publicidad es solo una parte de la batalla. Regístrese hoy para una demostración de Instapage Enterprise.