Die 3 häufigsten Werbeagentur-Hierarchien & wie Sie Ihr Team strukturieren

Ihre Werbeagentur-Hierarchie spiegelt wider, was Sie als Unternehmen erreichen möchten. Die Einbeziehung bestimmter Abteilungen oder Organisationsstrukturen sagt den Mitarbeitern nicht nur, an wen sie berichten sollen, sondern sollten sich an Ihren strategischen Zielen ausrichten. Es kann auch viel darüber aussagen, wie Sie mit Kunden zusammenarbeiten.

Ohne eine gut durchdachte Hierarchie können Verzögerungen im Workflow zunehmen und zu unzufriedenen Kunden führen.

Egal, ob Sie zum ersten Mal neue Mitarbeiter einstellen oder Ihr Team von einem Boutique-Betrieb zu einem Full-Service-Dienstleister führen, dieser Leitfaden beschreibt die gängigsten Hierarchiestrukturen und -varianten für Ihre einzigartige Agentur.

Mit der richtigen Organisationsstruktur wird Ihre Agentur effizienter arbeiten und bei den Kunden aus den richtigen Gründen in Erinnerung bleiben.

Was ist eine Agenturhierarchie?

Eine Agenturhierarchie gruppiert Mitarbeiter nach ihren allgemeinen Verantwortlichkeiten, beispielsweise innerhalb der Marketingabteilung oder einer Abteilung des Kundenservice. Es zeigt auch, wie Rollen strukturiert sind, damit jeder weiß, wer sein fachlicher Vorgesetzter ist. Sie kommen in zwei Hauptvarianten, mechanistisch und organisch:

Mechanistische Strukturen zentralisieren die Macht und schaffen formelle Beziehungen zwischen den Teammitgliedern. Organische Strukturen ermöglichen eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit und reduzieren die „Gatekeeper“-Mentalität, die Abteilungsleiter und langsame Prozesse umgeben kann.

Sowohl mechanistische als auch organisatorische Strukturen haben Vor- und Nachteile. Wie Sie sehen werden, hängt es letztendlich von Ihrer Größe, Ihren Kunden und den angebotenen Dienstleistungen ab, was für Ihre Agentur am besten geeignet ist.

Die gängigsten Hierarchie-Organigramme für Agenturen

Das traditionelle Modell

Das traditionelle Modell ist seit langem die erste Wahl für große Werbeagenturen, die eine Vielzahl von Dienstleistungen anbieten. Es geht das Problem der Verwaltung zahlreicher Mitarbeiter durch die Zentralisierung der Autorität an und macht klar, an wen alle berichten:

Die Organisation ist in verschiedene Abteilungen unterteilt – Kreativ, Produktion, Kundenservice oder Finanzen. Jede Abteilung wird von einem Abteilungsleiter geleitet, z. B. einem Werbeleiter oder Werbeleiter, und umfasst alle Teammitglieder, die sich auf dieses Gebiet spezialisiert haben.

Die Kehrseite dieser Struktur besteht darin, dass sie natürlich Menschen isoliert und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit behindert. Aus diesem Grund eignet es sich nicht so gut für Agenturen, die demselben Kunden mehrere unterschiedliche Dienstleistungen anbieten und auf ständige Kommunikation angewiesen sind.

Insgesamt funktioniert dieses Modell am besten, wenn Kunden in der Regel für eine spezialisierte Dienstleistung an eine Agentur kommen, die in einer einzigen Abteilung wie SEO oder Markendesign enthalten sein kann.

Das Matrixmodell

Das Matrixmodell behält traditionelle Abteilungen und Abteilungsleiter bei, ist jedoch flexibel genug, um die Bildung bereichsübergreifender Teams zu ermöglichen:

Mit diesem Modell können Full-Service-Werbeagenturen alle Bedürfnisse ihrer Kunden erfüllen, ohne große Kommunikationsbarrieren zwischen den Bereichen aufzubauen. Es versucht, das Beste aus mechanistischen und organischen hierarchischen Strukturen zu vereinen.

Auf der anderen Seite führt dies zu Verwirrung zwischen den Teammitgliedern, denen zu einem bestimmten Zeitpunkt Bericht erstattet werden sollte: dem Projektleiter oder dem Bereichsleiter.

Das Pod-System

Ein noch organischerer Ansatz als das Matrixmodell ist das Pod-System.

Leeann Leahy, CEO von The VIA Agency, hat diese Organisationsstruktur für ihre Mitarbeiter entwickelt. Unter dem Pod-System sind die traditionellen Account Manager verschwunden und Kunden haben Zugriff auf vier Projektleiter, darunter:

• Leitung der Geschäfts-/Verbraucherstrategie
• Planungsleitung
• Kreativer Leiter
• Leitung Projektmanagement

Bei Bedarf delegiert der Projektleiter Aufgaben an andere Teammitglieder innerhalb der Agentur.

Das Hauptziel dieses Modells besteht darin, die Genehmigungsverfahren zu verkürzen, überflüssige Führungspositionen zu eliminieren, die Verantwortlichkeit von Kollegen zu erhöhen und die von Leahy als „schnelle und wütende“ Kreativität beschriebene zu fördern.

Abweichungen in der Hierarchie nach Agenturtyp

Nicht jede Werbeagentur bietet alle Leistungen einer Full-Service-Agentur. Worauf sich eine Agentur spezialisiert hat, beeinflusst, welche Organisationsstruktur für sie am besten geeignet ist.

SEO-Agenturen

Während eine Full-Service-Werbeagentur SEO in ihre Dienstleistungen einbeziehen kann, ist eine SEO-Agentur darauf spezialisiert, die Online-Sichtbarkeit eines Unternehmens mit Dienstleistungen wie:

• Website-Analyse
• Strukturoptimierung
• Content-Produktion
• Social-Media-Management
• Conversion-Rate-Optimierung

Daher benötigt eine SEO-Agentur möglicherweise nur drei Hauptbereiche: Strategie-/Projektmanagement, technisches SEO und Content-Marketing. Ein traditionelles Hierarchiemodell kann für eine SEO-Agentur funktionieren, da die angebotenen Dienstleistungen in der Regel spezifisch sind und nicht so viele Abteilungen benötigt werden wie bei einer Full-Service-Werbeagentur.

Kreativagenturen

Eine Kreativagentur entwickelt und produziert normalerweise visuelle Produkte, die in der bestehenden Marketingstrategie eines Kunden verwendet werden, einschließlich:

• Kunstrichtung
• Werbetexten
• Markendesign
• UX-Design
• Web-Design
• Video Produktion

Diese Dienste erfordern viel Zusammenarbeit. Zum Beispiel müssen Texter und Werbedesigner zusammenarbeiten, um ein Ergebnis zu erstellen. Aus diesem Grund eignet sich ein Matrixmodell möglicherweise am besten für eine Kreativagentur.

Unterschiede in der Hierarchie nach Agenturgröße

Für Agenturen mit mehr als einem Standort

Agenturen mit mehr als einem Standort bieten geografisch unterschiedlichen Kunden mehr Möglichkeiten für persönliche Interaktionen. Es kann auch Ihre Chancen erhöhen, Top-Talente zu finden.

So könnte Ihre Organisationsstruktur mit verschiedenen Standorten aussehen:

In diesem Modell ist die Autorität in geografische Regionen dezentralisiert. Auf diese Weise kann die Arbeit schnell erledigt werden, aber wenn Sie nicht aufpassen, kann die fehlende Kommunikation zwischen den Regionen zu Verwirrung führen, wie z. B. eine fragmentierte Markenstimme.

Wenn beispielsweise die oben genannten Divisionen Nordamerika und Asien-Pazifik eine Marketingkampagne für ihre lokale Zielgruppe gestartet haben, sollten sie sich dennoch aufeinander abstimmen, um die Gesamtbotschaft und die Marke zusammenzuhalten.

Für große oder Full-Service-Agenturen

Größere Agenturen bieten eine umfassende Liste von Dienstleistungen an, die viele, wenn nicht alle Marketing- und Werbeanforderungen eines Kunden erfüllen können, egal ob sie Hilfe bei der Gestaltung von Markenvisualisierungen oder SEO-Spezialisten benötigen, die ihre organischen Suchergebnisse verbessern können.

Daher ist es für große Agenturen sinnvoll, eine Abteilung für das Account Management zu haben. Account Manager dienen als Bindeglied zwischen dem Kunden und allen Teammitgliedern in anderen Abteilungen, die an einem Projekt beteiligt sind.

Dies verbessert das Kundenerlebnis, indem es ihnen ermöglicht, eine Beziehung zu einem zentralen Ansprechpartner aufzubauen. Der Account Manager ist auch in der Lage, allen Abteilungen eine zusammenhängende Botschaft zu übermitteln, wodurch die Wahrscheinlichkeit einer „Er sagte, sie sagte“-Situation verringert wird.

Eine Struktur wie das Matrixmodell bewahrt die Autorität der Divisionen und ermöglicht es den Account Managern, mit einem Team aus verschiedenen Divisionsmitgliedern zusammenzuarbeiten, das alle Bedürfnisse eines Kunden erfüllt.

Für kleine Agenturen

Teammitglieder in kleinen Agenturen tragen normalerweise viele Hüte und haben informellere, vertrautere Beziehungen zu ihren Kollegen. Ihre Rollen sind flexibel und ändern sich täglich, wenn nicht stündlich.

Daher sind diese Agenturen gut positioniert, um mit einer progressiveren Organisationsstruktur wie dem Pod-System zu experimentieren. Kunden können auf alle Mitglieder des Teams zugreifen, ohne überfordert zu werden, und Teammitglieder müssen keinen unnötigen Gatekeeper wie einen Account Manager durchlaufen, um Verwirrung in der Kommunikation zu vermeiden.

Tipps zur Verbesserung der Effizienz Ihrer Teamhierarchie

Sie können sich nicht allein auf eine Organisationsstruktur verlassen, damit Ihr Team reibungslos funktioniert. Hier sind einige Tipps, wie Sie die richtige Agenturhierarchie für Ihre Bedürfnisse entwickeln und diese dann effizient ausführen können.

Mitarbeiter-Buy-in etablieren

Wenn Sie die Hierarchie Ihrer Agentur umstrukturieren, sollten Sie Ihre Manager und Mitarbeiter einbeziehen, nicht nur Ihre Top-Manager oder den Vorstand. Ihre Mitarbeiter werden Tag für Tag in dieser neuen Organisationsstruktur tätig sein und haben wahrscheinlich einen Einblick in das, was am besten funktioniert.

Seien Sie zunächst flexibel

Bob Sanders von der Sanders Consulting Group, einer Organisation, die Agenturen bei ihren strategischen Zielen unterstützt, empfiehlt, Umstrukturierungen als evolutionären Prozess zu betrachten, der organisch erfolgen sollte.

So können Sie neue Strukturen erfühlen und testen, bevor Sie sich auf etwas festlegen, das für Ihr Team keinen Sinn ergibt.

Verwandeln Sie ältere Menschen in Trainer

Senior Teammitglieder und Führungskräfte haben ihren Status dank ihrer umfangreichen Kenntnisse, die sie in jahrelanger Praxis erworben haben, erreicht. Allzu oft wird ihr Know-how verschwendet, um nur Ergebnisse zu genehmigen oder zu unterzeichnen, die von den Teammitgliedern, die sie beaufsichtigen, erstellt wurden.

Wenn Sie leitende Positionen ermutigen, auch als Coach für ihr Team zu fungieren, können Sie nicht nur das Fachwissen jüngerer Mitarbeiter erhöhen, sondern auch die Qualität des Endprodukts verbessern, das Sie an Ihre Kunden liefern, und Fehler vermeiden.

Garrett Mehrguth, CEO von Direktive Consulting, erklärt die Gründe für die Verwendung eines Coaching-Modells:

Als wir die Direktive gründeten, verwechselte unser Management Coaching mit Training. Wir waren davon überzeugt, dass unsere Learning Boards Männer und Frauen darin ausbilden könnten, sich zu Suchmaschinen-Vermarktern zu entwickeln.

Wir gingen davon aus, dass die Leute lernen könnten, durch Online-Lesungen strategisch vorzugehen und direkt in ihre Arbeit einzutauchen. Wir haben uns nicht auf die Notwendigkeit des 1-gegen-1-Coachings konzentriert. Die Qualitätskontrolle stand bei uns im Fokus, sinnvolles Coaching haben wir damals vernachlässigt. Die Qualitätskontrolle ist reaktiv; Coaching ist proaktiv.

Beides hat seinen Platz, aber kein Training sollte das Coaching übertrumpfen.

Welche Werbeagentur-Hierarchie ist also die beste?

Trotz ihres Rufs, Silos zu schaffen und die Zusammenarbeit zu ersticken, können traditionelle Organisationsstrukturen immer noch für Agenturen funktionieren, die spezialisierte Dienstleistungen anbieten.

Organischere Modelle können jedoch spannende Synergien schaffen, indem sie die Formalitäten zwischen den Teammitgliedern verringern. Während so etwas wie das Pod-System für eine größere Werbeagentur zu locker sein könnte, ist das Matrix-Modell vielversprechend, indem es Flexibilität zulässt und gleichzeitig klare Autoritäten behält.

Letztendlich ist das beste Hierarchiemodell für Ihre Agentur dasjenige, das Ihnen hilft, Mitarbeiter und Kunden zufrieden zu stellen.

Die Entwicklung der richtigen Hierarchie für Ihre Werbeagentur ist nur ein Teil des Kampfes. Melden Sie sich noch heute für eine Instapage Enterprise-Demo an.