Trzy najczęstsze hierarchie agencji reklamowych i jak zorganizować swój zespół

Hierarchia Twojej agencji reklamowej jest odzwierciedleniem tego, co chcesz osiągnąć jako firma. Włączenie określonych działów lub struktur organizacyjnych nie tylko mówi pracownikom, komu powinni podlegać, ale powinno być zgodne z Twoimi celami strategicznymi. Może też wiele powiedzieć o tym, jak współpracujesz z klientami.

Bez dobrze zaprojektowanej hierarchii opóźnienia w przepływie pracy mogą się wydłużyć i prowadzić do niezadowolonych klientów.

Niezależnie od tego, czy zatrudniasz nowych pracowników po raz pierwszy, czy też przenosisz swój zespół z butiku do dostawcy oferującego pełen zakres usług, ten przewodnik przedstawi najczęstsze struktury hierarchiczne i warianty dla Twojej wyjątkowej agencji.

Dzięki odpowiedniej strukturze organizacyjnej Twoja agencja będzie działać sprawniej i zostanie zapamiętana przez klientów z właściwych powodów.

Czym jest hierarchia agencji?

Hierarchia agencji grupuje pracowników według ich ogólnych obowiązków, takich jak dział marketingu lub dział obsługi klienta. Pokazuje również strukturę ról, aby każdy wiedział, kto jest jego przełożonym zawodowym. Występują w dwóch głównych odmianach, mechanicznej i organicznej:

Struktury mechanistyczne centralizują władzę i tworzą formalne relacje między członkami zespołu. Struktury organiczne pozwalają na współpracę międzywydziałową i redukują mentalność „strażnika”, która może otaczać liderów podziału i spowolnić proces.

Zarówno struktury mechanistyczne, jak i organizacyjne mają zalety i wady. Jak zobaczysz, to, co jest najlepsze dla Twojej agencji, ostatecznie zależy od Twojej wielkości, klientów i oferowanych usług.

Najczęstsze schematy organizacyjne hierarchii dla agencji

Model tradycyjny

Tradycyjny model od dawna jest strukturą obowiązującą dla dużych agencji reklamowych oferujących różnorodne usługi. Rozwiązuje problem zarządzania licznymi pracownikami przez centralizację władzy, jasno pokazując, komu wszyscy podlegają:

Organizacja jest podzielona na różne działy - kreatywny, produkcyjny, obsługi klienta lub finansów. Każdy dział jest kierowany przez szefa działu, takiego jak Menedżer ds. Reklamy lub Dyrektor ds. Reklamy i obejmuje wszystkich członków zespołu, którzy specjalizują się w tej dziedzinie.

Wadą tej struktury jest to, że w naturalny sposób blokuje ludzi i utrudnia współpracę międzywydziałową. W rezultacie nie jest to idealne rozwiązanie dla agencji, które oferują kilka różnych usług temu samemu klientowi i są uzależnione od stałej komunikacji.

Ogólnie rzecz biorąc, ten model sprawdza się najlepiej, gdy klienci zazwyczaj przychodzą do agencji po wyspecjalizowaną usługę, która może być zawarta w jednym dziale, na przykład SEO lub projektowanie marki.

Model macierzowy

Model macierzowy zachowuje tradycyjne działy i szefów działów, ale jest wystarczająco elastyczny, aby umożliwić tworzenie zespołów międzydziałowych:

Dzięki temu modelowi agencje reklamowe full service są w stanie zaspokoić wszystkie potrzeby swoich klientów bez tworzenia dużych barier w komunikacji między działami. Stara się łączyć to, co najlepsze z mechanistycznych i organicznych struktur hierarchicznych.

Z drugiej strony powoduje to zamieszanie w kwestii tego, komu członkowie zespołu powinni zgłaszać się w danym momencie: lidera projektu czy lidera dywizji.

System kapsułek

Jeszcze bardziej organicznym podejściem niż model macierzowy jest system strąków.

Leeann Leahy, CEO Agencji VIA, opracowała tę strukturę organizacyjną dla swojego personelu. W ramach systemu pod, tradycyjni opiekunowie kont zniknęli, a klienci mają dostęp do czterech leadów projektów, w tym:

• Lider strategii biznesowej/konsumenckiej
• Prowadzenie planowania
• Kreatywny ołów
• Kierownik ds. zarządzania projektami

W razie potrzeby prowadzi projekt deleguje zadania innym członkom zespołu w agencji.

Głównym celem tego modelu jest skrócenie czasu procesu zatwierdzania, wyeliminowanie obcych stanowisk wyższego szczebla, zwiększenie odpowiedzialności rówieśniczej i zachęcanie do tego, co Leahy określa jako „szybką i wściekliwą” kreatywność.

Różnice w hierarchii według typu agencji

Nie każda agencja reklamowa będzie oferować wszystkie usługi, które wykonuje agencja full-service. To, w czym specjalizuje się agencja, będzie miało wpływ na to, jaka struktura organizacyjna będzie dla niej najlepsza.

Agencje SEO

Podczas gdy agencja reklamowa oferująca pełen zakres usług może włączyć SEO do swoich usług, agencja SEO specjalizuje się w budowaniu widoczności firmy w Internecie za pomocą usług takich jak:

• Analiza strony internetowej
• Optymalizacja struktury
• Produkcja treści
• Zarządzanie mediami społecznościowymi
• Optymalizacja współczynnika konwersji

W związku z tym agencja SEO może potrzebować tylko trzech głównych działów: zarządzania strategią/projektami, technicznego SEO i content marketingu. Tradycyjny model hierarchii może działać w przypadku agencji SEO, ponieważ oferowane usługi są zazwyczaj specyficzne i nie ma tylu działów potrzebnych, co agencja reklamowa z pełnym zakresem usług.

Agencje kreatywne

Agencja kreatywna zwykle opracowuje i produkuje produkty wizualne, które są wykorzystywane w istniejącej strategii marketingowej klienta, w tym:

• Kierunek sztuki
• Copywriting
• Projektowanie marki
• Projektowanie UX
• projektowanie stron
• Produkcja wideo

Usługi te wymagają intensywnej współpracy. Na przykład copywriterzy i projektanci grafiki reklamowej będą musieli współpracować, aby stworzyć wynik. Z tego powodu model macierzowy może najlepiej sprawdzić się w agencji kreatywnej.

Różnice w hierarchii według wielkości agencji

Dla agencji z więcej niż jedną lokalizacją

Agencje posiadające więcej niż jedną lokalizację dają zróżnicowanym geograficznie klientom więcej możliwości interakcji twarzą w twarz. Może również zwiększyć twoje szanse na znalezienie najlepszego talentu.

Twoja struktura organizacyjna z różnymi lokalizacjami może wyglądać mniej więcej tak:

W tym modelu władza jest zdecentralizowana na regiony geograficzne. Dzięki temu praca przebiega szybko, ale jeśli nie będziesz ostrożny, brak komunikacji między regionami może prowadzić do zamieszania, na przykład fragmentarycznego głosu marki.

Na przykład, jeśli wyżej wymienione oddziały Ameryki Północnej i Azji i Pacyfiku rozpoczęły kampanię marketingową skierowaną do lokalnej grupy docelowej, powinny one nadal koordynować ze sobą, aby utrzymać ogólny przekaz i spójność marki.

Dla dużych agencji lub agencji oferujących pełen zakres usług

Większe agencje oferują obszerną listę usług, które mogą spełnić wiele, jeśli nie wszystkie, wymagania marketingowe i reklamowe klientów, niezależnie od tego, czy potrzebują pomocy w projektowaniu wizualizacji marki, czy specjalistów SEO, którzy mogą poprawić swoje organiczne wyniki wyszukiwania.

W związku z tym w dużych agencjach sensowne jest posiadanie działu zajmującego się zarządzaniem kontami. Account Managerowie służą jako łącznik między klientem a członkami zespołu z innych działów zaangażowanych w projekt.

Poprawia to doświadczenie klienta, umożliwiając mu nawiązanie relacji z jednym centralnym punktem kontaktu. Opiekun klienta jest również w stanie przekazać spójną wiadomość do wszystkich działów, zmniejszając ryzyko wystąpienia sytuacji „powiedział, powiedziała”.

Struktura taka jak model macierzowy zachowuje uprawnienia działu, pozwalając jednocześnie menedżerom kont pracować z zespołem składającym się z różnych członków działu, który spełnia wszystkie potrzeby klienta.

Dla małych agencji

Członkowie zespołów w małych agencjach zazwyczaj noszą wiele kapeluszy i mają bardziej nieformalne, znajome relacje ze swoimi współpracownikami. Ich role są elastyczne i zmieniają się z dnia na dzień, jeśli nie co godzinę.

W związku z tym agencje te są dobrze przygotowane do eksperymentowania z bardziej postępową strukturą organizacyjną, taką jak system pod. Klienci mogą mieć dostęp do wszystkich członków zespołu bez przytłoczenia, a członkowie zespołu nie muszą przechodzić przez niepotrzebnego strażnika, takiego jak menedżer konta, aby uniknąć zamieszania w komunikacji.

Wskazówki dotyczące poprawy wydajności hierarchii zespołu

Nie możesz polegać na samej strukturze organizacyjnej, która zapewni płynną pracę zespołu. Oto kilka wskazówek, jak opracować odpowiednią hierarchię agencji do swoich potrzeb, a następnie skutecznie ją wykonać.

Ustal akceptację pracowników

Jeśli restrukturyzujesz hierarchię swojej agencji, szukaj zaangażowania menedżerów i pracowników, a nie tylko kadry kierowniczej lub zarządu. Twoi pracownicy będą tymi, którzy będą działać w ramach tej nowej struktury organizacyjnej dzień po dniu i prawdopodobnie będą mieli pewien wgląd w to, co będzie działać najlepiej.

Bądź elastyczny na początku

Bob Sanders z Sanders Consulting Group, organizacji, która pomaga agencjom w realizacji ich strategicznych celów, zaleca podejście do restrukturyzacji jako procesu ewolucyjnego, który powinien zachodzić w sposób organiczny.

Dzięki temu możesz wyczuć i przetestować nowe struktury, zanim zdecydujesz się na coś, co nie ma sensu dla Twojego zespołu.

Zamień seniorów w trenerów

Seniorzy zespołów i kadra kierownicza osiągnęli swój status dzięki dużej wiedzy zdobytej przez lata praktyki. Zbyt często ich wiedza jest marnowana tylko na zatwierdzanie lub podpisywanie dokumentów stworzonych przez członków zespołu, których nadzorują.

Zachęcanie wyższych stanowisk do pełnienia funkcji coachów dla swojego zespołu może nie tylko zwiększyć wiedzę młodszych pracowników, ale także poprawia jakość produktu końcowego, który dostarczasz klientom i zapobiega błędom.

Garrett Mehrguth, dyrektor generalny Directive Consulting, wyjaśnia uzasadnienie stosowania modelu coachingowego:

Kiedy ustanowiliśmy Dyrektywę, nasze kierownictwo pomyliło coaching ze szkoleniem. Wierzyliśmy, że dzięki naszym tablicom edukacyjnym kobiety i mężczyźni mogą stać się marketerami w wyszukiwarkach.

Założyliśmy, że ludzie mogą nauczyć się strategicznego myślenia z lektur online i zagłębienia się w swoją pracę. Nie skupialiśmy się na konieczności coachingu 1 na 1. Skupiliśmy się na kontroli jakości i w tamtym czasie zaniedbaliśmy znaczący coaching. Kontrola jakości jest reaktywna; coaching jest proaktywny.

Obaj mają miejsce, ale żaden trening nie powinien przebijać coachingu.

Jaka hierarchia agencji reklamowych jest najlepsza?

Mimo swojej reputacji jako tworzących silosy i krępujące współpracę, tradycyjne struktury organizacyjne mogą nadal działać dla agencji oferujących specjalistyczne usługi.

Jednak bardziej organiczne modele mogą tworzyć ekscytującą synergię, zmniejszając formalność między członkami zespołu. Podczas gdy coś takiego jak system pod może być zbyt luźne dla większej agencji reklamowej, model matrycy jest obiecujący, umożliwiając elastyczność przy jednoczesnym zachowaniu jasnych linii władzy.

Ostatecznie najlepszym modelem hierarchii dla Twojej agencji jest taki, który pomaga utrzymać zadowolenie pracowników i klientów.

Opracowanie odpowiedniej hierarchii dla Twojej agencji reklamowej to tylko część bitwy. Zarejestruj się na demo Instapage Enterprise już dziś.