3 Hirarki Biro Iklan Paling Umum & Cara Menyusun Tim Anda

Hirarki biro iklan Anda adalah cerminan dari apa yang ingin Anda capai sebagai bisnis. Dimasukkannya departemen atau struktur organisasi tertentu tidak hanya memberi tahu karyawan kepada siapa mereka harus melapor, tetapi juga harus selaras dengan tujuan strategis Anda. Itu juga bisa mengatakan banyak tentang bagaimana Anda berkolaborasi dengan klien.

Tanpa hierarki yang dirancang dengan baik, waktu jeda dalam alur kerja dapat meningkat dan menyebabkan klien tidak bahagia.

Baik Anda merekrut karyawan baru untuk pertama kalinya atau membawa tim Anda dari operasi butik ke penyedia layanan lengkap, panduan ini akan menguraikan struktur hierarki paling umum dan variasi untuk agensi unik Anda.

Dengan struktur organisasi yang tepat, agensi Anda akan beroperasi lebih efisien dan diingat oleh klien untuk alasan yang tepat.

Apa itu hierarki agensi?

Hirarki agensi mengelompokkan anggota staf menurut tanggung jawab umum mereka, seperti dalam departemen Pemasaran atau divisi Layanan Pelanggan. Ini juga menunjukkan bagaimana peran disusun sehingga setiap orang tahu siapa atasan profesional mereka. Mereka datang dalam dua varietas utama, mekanistik dan organik:

Struktur mekanistik memusatkan kekuasaan dan menciptakan hubungan formal antara anggota tim. Struktur organik memungkinkan kolaborasi lintas divisi dan mengurangi mentalitas "penjaga gerbang" yang dapat mengelilingi pimpinan divisi dan memperlambat proses.

Baik struktur mekanistik maupun organisasi memiliki kelebihan dan kekurangan. Seperti yang akan Anda lihat, mana yang terbaik untuk biro iklan Anda pada akhirnya bergantung pada ukuran, klien, dan layanan yang ditawarkan.

Bagan organisasi hierarki paling umum untuk agensi

Model tradisional

Model tradisional telah lama menjadi struktur masuk untuk biro iklan besar yang menawarkan berbagai layanan. Ini menangani masalah mengelola banyak karyawan dengan memusatkan otoritas, memperjelas kepada siapa setiap orang melapor:

Organisasi dipecah menjadi divisi yang berbeda -- kreatif, produksi, layanan klien, atau keuangan. Setiap divisi dipimpin oleh seorang kepala departemen, seperti Manajer Periklanan atau Direktur Periklanan, dan mencakup semua anggota tim yang berspesialisasi dalam bidang itu.

Kelemahan dari struktur ini adalah struktur ini secara alami memisahkan orang dan menghambat kolaborasi lintas divisi. Akibatnya, itu tidak cocok untuk agensi yang menawarkan beberapa layanan berbeda kepada klien yang sama dan bergantung pada komunikasi yang konstan.

Secara keseluruhan, model ini berfungsi paling baik ketika klien biasanya datang ke agensi untuk layanan khusus yang dapat ditampung dalam satu departemen, seperti SEO atau desain merek.

Model matriks

Model matriks mempertahankan divisi dan kepala divisi tradisional tetapi cukup fleksibel untuk memungkinkan pembentukan tim lintas divisi:

Dengan model ini, biro iklan layanan lengkap dapat memenuhi semua kebutuhan klien mereka tanpa menciptakan hambatan besar dalam komunikasi antar divisi. Ia mencoba untuk memadukan yang terbaik dari struktur hierarki mekanistik dan organik.

Di sisi lain, ini menciptakan kebingungan antara siapa yang harus melapor kepada anggota tim pada waktu tertentu: pemimpin proyek atau pemimpin divisi.

Sistem polong

Pendekatan yang lebih organik daripada model matriks adalah sistem pod.

Leeann Leahy, CEO The VIA Agency, mengembangkan struktur organisasi ini untuk stafnya. Di bawah sistem pod, manajer akun tradisional tidak ada lagi dan klien memiliki akses ke empat prospek proyek, termasuk:

• Pemimpin strategi bisnis/konsumen
• Perencanaan memimpin
• Pemimpin kreatif
• Pimpinan manajemen proyek

Bila perlu, proyek memimpin delegasi tugas ke anggota tim lain di dalam agensi.

Tujuan utama dari model ini adalah untuk mempersingkat waktu proses persetujuan, menghilangkan posisi senior yang asing, meningkatkan akuntabilitas rekan, dan mendorong apa yang Leahy gambarkan sebagai kreativitas "cepat dan ganas".

Variasi dalam hierarki menurut jenis agensi

Tidak setiap biro iklan akan menawarkan semua layanan yang dilakukan oleh biro iklan layanan lengkap. Apa yang menjadi spesialisasi agensi akan memengaruhi struktur organisasi yang paling cocok untuknya.

Agen SEO

Sementara biro iklan layanan lengkap dapat memasukkan SEO ke dalam layanannya, biro iklan SEO berspesialisasi dalam membangun visibilitas online bisnis dengan layanan seperti:

• Analisis situs web
• Optimasi struktur
• Produksi konten
• Manajemen media sosial
• Pengoptimalan tingkat konversi

Dengan demikian, agensi SEO mungkin hanya membutuhkan tiga divisi utama: strategi/manajemen proyek, SEO teknis, dan pemasaran konten. Model hierarki tradisional dapat bekerja untuk agensi SEO karena layanan yang ditawarkan biasanya spesifik dan tidak ada banyak divisi yang dibutuhkan seperti agensi iklan layanan lengkap.

Agensi kreatif

Agensi kreatif biasanya mengembangkan dan memproduksi produk visual yang digunakan dalam strategi pemasaran klien yang ada, termasuk:

• Arah seni
• Copywriting
• Desain merek
• desain UX
• desain web
• Produksi video

Layanan ini membutuhkan banyak kolaborasi. Misalnya, copywriter dan desainer seni iklan perlu bekerja sama untuk membuat kiriman. Oleh karena itu, model matriks mungkin paling cocok untuk agensi materi iklan.

Variasi dalam hierarki menurut ukuran agensi

Untuk agensi dengan lebih dari satu lokasi

Agensi dengan lebih dari satu lokasi memberi klien yang beragam secara geografis lebih banyak peluang untuk interaksi tatap muka. Ini juga dapat meningkatkan peluang Anda untuk menemukan talenta terbaik.

Struktur organisasi Anda dengan lokasi yang berbeda mungkin terlihat seperti ini:

Dalam model ini, otoritas didesentralisasikan ke wilayah geografis. Hal ini memungkinkan pekerjaan terjadi dengan cepat, tetapi jika Anda tidak hati-hati, kurangnya komunikasi antar wilayah dapat menyebabkan kebingungan, seperti suara merek yang terfragmentasi.

Misalnya, jika Divisi Amerika Utara dan Asia-Pasifik di atas sama-sama meluncurkan kampanye pemasaran kepada audiens target lokal mereka, mereka harus tetap berkoordinasi satu sama lain untuk menjaga keseluruhan pesan dan merek tetap kohesif.

Untuk agensi besar atau layanan lengkap

Agensi yang lebih besar menawarkan daftar layanan lengkap yang dapat memenuhi banyak jika tidak semua permintaan pemasaran dan periklanan klien, apakah mereka memerlukan bantuan merancang visual merek atau spesialis SEO yang dapat meningkatkan daftar pencarian organik mereka.

Karena itu, masuk akal bagi agensi besar untuk memiliki departemen yang didedikasikan untuk manajemen akun. Manajer akun berfungsi sebagai penghubung antara klien dan anggota tim mana pun di departemen lain yang terlibat dalam suatu proyek.

Ini meningkatkan pengalaman klien dengan memungkinkan mereka mengembangkan hubungan dengan satu titik kontak utama. Manajer akun juga mampu menyampaikan pesan yang kohesif ke semua departemen, mengurangi kemungkinan situasi "katanya, katanya".

Struktur seperti model matriks mempertahankan otoritas divisi sambil memungkinkan manajer akun bekerja dengan tim yang terdiri dari anggota divisi berbeda yang memenuhi semua kebutuhan klien.

Untuk agensi kecil

Anggota tim di agensi kecil biasanya memakai banyak topi dan memiliki hubungan yang lebih informal dan akrab dengan rekan kerja mereka. Peran mereka fleksibel dan berubah setiap hari, jika tidak setiap jam.

Dengan demikian, agensi-agensi ini memiliki posisi yang baik untuk bereksperimen dengan struktur organisasi yang lebih progresif seperti sistem pod. Klien dapat memiliki akses ke semua anggota tim tanpa kewalahan, dan anggota tim tidak perlu melalui penjaga gerbang yang tidak perlu seperti manajer akun untuk menghindari kebingungan dalam komunikasi.

Kiat untuk meningkatkan efisiensi hierarki tim Anda

Anda tidak dapat mengandalkan struktur organisasi saja untuk menjaga tim Anda berjalan dengan lancar. Berikut adalah beberapa tip untuk mengembangkan hierarki agensi yang tepat untuk kebutuhan Anda, kemudian menjalankannya secara efisien.

Tetapkan penerimaan karyawan

Jika Anda sedang merestrukturisasi hierarki agensi Anda, carilah keterlibatan manajer dan staf Anda, bukan hanya eksekutif puncak atau dewan direksi Anda. Karyawan Anda akan menjadi orang-orang yang beroperasi dalam struktur organisasi baru ini hari demi hari, dan mereka mungkin memiliki beberapa wawasan tentang apa yang akan bekerja paling baik.

Jadilah fleksibel pada awalnya

Bob Sanders dari Sanders Consulting Group, sebuah organisasi yang membantu agensi dengan tujuan strategis mereka, merekomendasikan agar Anda mendekati restrukturisasi sebagai proses evolusi, yang harus dibiarkan terjadi secara organik.

Ini memungkinkan Anda untuk merasakan dan menguji struktur baru sebelum melakukan sesuatu yang tidak masuk akal bagi tim Anda.

Ubah orang senior menjadi pelatih

Anggota tim senior dan eksekutif telah mencapai status mereka berkat pengetahuan yang mereka peroleh selama bertahun-tahun berlatih. Terlalu sering, keahlian mereka disia-siakan hanya dengan menyetujui atau menandatangani kiriman yang dibuat oleh anggota tim yang mereka awasi.

Mendorong posisi senior untuk juga bertindak sebagai pelatih untuk tim mereka tidak hanya dapat meningkatkan keahlian lebih banyak karyawan junior, tetapi juga meningkatkan kualitas produk akhir yang Anda berikan kepada klien dan mencegah kesalahan.

Garrett Mehrguth, CEO Directive Consulting, menjelaskan alasan mereka di balik penggunaan model pembinaan:

Ketika kami menetapkan Directive, manajemen kami mengacaukan coaching dengan pelatihan. Kami percaya bahwa papan pembelajaran kami dapat melatih pria dan wanita untuk berkembang menjadi pemasar penelusuran.

Kami berasumsi bahwa orang dapat belajar menjadi strategis dari membaca online dan terjun langsung ke pekerjaan mereka. Kami tidak fokus pada perlunya pembinaan 1 lawan 1. Kontrol kualitas adalah fokus kami, dan kami mengabaikan pembinaan yang berarti pada saat itu. Kontrol kualitas bersifat reaktif; pembinaan bersifat proaktif.

Keduanya memiliki tempat, tetapi tidak ada pelatihan yang harus mengalahkan pembinaan.

Jadi, hierarki biro iklan mana yang terbaik?

Terlepas dari reputasi mereka untuk menciptakan silo dan kolaborasi yang mencekik, struktur organisasi tradisional masih dapat bekerja untuk agensi yang menawarkan layanan khusus.

Lebih banyak model organik, bagaimanapun, dapat menciptakan sinergi yang menarik dengan mengurangi formalitas antara anggota tim. Sementara sesuatu seperti sistem pod mungkin terlalu longgar untuk biro iklan yang lebih besar, model matriks menunjukkan janji dengan memungkinkan fleksibilitas sambil mempertahankan garis otoritas yang jelas.

Pada akhirnya, model hierarki terbaik untuk agensi Anda adalah model yang membantu Anda menjaga kepuasan karyawan dan klien.

Mengembangkan hierarki yang tepat untuk biro iklan Anda hanyalah bagian dari pertempuran. Daftar untuk demo Instapage Enterprise hari ini.