Cara Memprioritaskan dengan Metode MoSCoW

Apakah Anda memerlukan bantuan untuk memprioritaskan tugas saat mengelola proyek? Ada akronim untuk itu! Ini disebut metode MoSCow dan merupakan teknik yang bagus untuk membantu dalam penentuan prioritas.

Cara Memprioritaskan dengan Metode MoSCoW:

Mengelola sebuah proyek sering kali tentang mengelola apa yang Anda mau – dan tidak mau! – selesai dalam timeline proyek yang diberikan. Ketika tidak ada prioritas yang ditetapkan, proyek dapat dengan cepat menjadi gratis, dengan suara paling keras di ruangan membuat pekerjaan mereka diprioritaskan daripada yang lain, seringkali tidak menguntungkan proyek atau organisasi.

Tapi ada pendekatan yang berbeda. Ini disebut metode MoSCoW untuk mendefinisikan dan mengelola persyaratan dan tugas dalam sebuah proyek.

Berikut adalah daftar untuk memperjelas apa persyaratan itu:

Persyaratan yang harus dimiliki

Cara lain untuk merujuk pada ini adalah sebagai subset yang dapat digunakan minimum (MUS) atau apa yang harus diberikan oleh proyek. Dengan kata lain, proyek harus mengirimkan ini pada tanggal target agar proyek tetap pada jalurnya. Tidak ada penundaan yang dapat diterima. Ini akan membuat proyek keluar jalur, tidak aman atau bahkan ilegal untuk tidak melakukan ini pada waktu yang diberikan dalam kasus bisnis proyek.

Cara untuk memahami jika Anda berurusan dengan MUS adalah dengan bertanya pada diri sendiri, "Apa yang terjadi jika ini tidak terpenuhi?" Jika jawabannya adalah, “Proyek gagal”, maka Anda memiliki MUS. Solusi apa pun yang dapat dirancang untuk melanjutkan proyek dan tidak membahayakan keberhasilannya, berarti ini bukan MUS.

Persyaratan yang Harus Dimiliki

Jenis persyaratan ini hampir sama pentingnya dengan MUS, tetapi tidak vital bagi keberhasilan proyek. Dengan kata lain, proyek tidak bergantung pada persyaratan ini. Anda mungkin tidak ingin mengabaikannya, karena hal itu dapat berdampak besar pada proyek, tetapi pada akhirnya, hal itu dapat dilakukan tanpa menyebabkan kerusakan yang tidak dapat diperbaiki. Sekali lagi, mengabaikan persyaratan ini berarti banyak pekerjaan⁠ (menemukan solusi, mengubah harapan pemangku kepentingan, mungkin mengalami beberapa inefisiensi⁠), tetapi proyek dapat terus berjalan.

Bisa-Memiliki Persyaratan

Perbedaan antara persyaratan yang harus dimiliki dan persyaratan yang dapat dimiliki hanyalah dengan mencari tahu tingkat rasa sakit yang akan disebabkan oleh tidak memenuhinya. Yaitu, bagaimana hal itu akan berdampak pada nilai bisnis proyek, berapa banyak orang yang akan terpengaruh, dll. Oleh karena itu, persyaratan yang dapat dimiliki adalah sesuatu yang Anda inginkan tetapi kurang penting daripada persyaratan yang harus dimiliki. Akan ada dampak jika ditinggalkan dari proyek, tetapi kurang dari dampak persyaratan yang harus dimiliki.

Yang Tidak Akan Kita Miliki Saat Ini

Di sinilah Anda dapat mengumpulkan persyaratan yang tidak layak untuk rilis tertentu. Mungkin lain kali, tapi proyek ini tetap kuat tanpa mereka. Ini adalah cara yang bagus untuk menghindari creep lingkup proyek. Setelah inisiatif ditempatkan dalam kategori tidak punya waktu, tim tahu bahwa mereka bukan prioritas untuk berkeliling ini dan dapat menempatkan mereka di belakang-burner dan keluar dari pikiran mereka. Ini memungkinkan mereka untuk lebih fokus pada persyaratan yang penting bagi proyek.

Pengumpulan Persyaratan

Tetapi sebelum Anda dapat memprioritaskan, Anda harus memiliki sesuatu untuk diprioritaskan. Ini disebut pengumpulan persyaratan bagian dari proses. Ini bukan secara khusus bagian dari metode MoSCoW, tetapi Anda harus mengumpulkan persyaratan secara efektif untuk memprioritaskan secara efektif.

Ini lebih dari sekadar bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan dan kemudian pindah ke tahap berikutnya dalam proyek. Waktu harus dihabiskan untuk membuat pengumpulan persyaratan menyeluruh.

Terkait: Template Pengumpulan Persyaratan Gratis

Ini adalah proses empat langkah yang dapat digunakan untuk proyek besar dan kecil. Ukuran proyek hanya akan mempengaruhi lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses ini.

• Elicitation: Langkah ini berarti Anda mulai mengajukan pertanyaan dan secara aktif mendengarkan jawabannya, melalui wawancara dengan pemangku kepentingan, mereka yang berpengalaman, dll., juga sesi yang difasilitasi, prototipe, dan kuesioner adalah alat lain yang dapat Anda gunakan.
• Validasi: Sekarang Anda mulai menganalisis data yang dikumpulkan untuk memastikan informasinya akurat dan mewakili kebutuhan dan harapan para pemangku kepentingan. Anda akan mulai mengkonsolidasikan, merasionalisasi, mencari tumpang tindih, kesenjangan, dll.
• Spesifikasi: Anda akan beralih ke memprioritaskan dan memformalkan data ke dalam laporan definisi persyaratan. Anda juga ingin memastikan mereka dapat diuji.
• Verifikasi: Terakhir, Anda akan memverifikasi bahwa persyaratannya akurat dan mengomunikasikan kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan Anda. Persyaratan ditinjau dan disetujui.

Dengan mengikuti proses ini untuk menentukan persyaratan esensial dan non-esensial untuk proyek atau pengembangan produk Anda, Anda dapat dengan cepat melihat di mana seharusnya fokus Anda. Metode ini juga membantu Anda untuk memastikan Anda sampai pada kesimpulan tentang apa prioritas tersebut untuk setiap persyaratan di awal proses.

Bagaimana ProjectManager Mempertahankan Kualitas di Proyek Anda

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang dapat memastikan kebutuhan Anda terpenuhi sepanjang siklus hidup proyek. Karena perangkat lunak kami memberi Anda data waktu nyata, Anda dapat memenuhi prioritas Anda.

Dasbor real-time kami menunjukkan data real-time yang ditampilkan melalui enam metrik proyek yang berbeda. Angka-angka ini dirangkai dan diilustrasikan dalam grafik dan bagan warna-warni yang mudah dibaca yang membuat manajer proyek selalu menilai kemajuan dalam prioritas mereka.

Alur kerja juga divisualisasikan dengan papan kanban yang membuat tim tetap fokus pada prioritas mereka. Bagan Gantt online dapat menautkan dependensi dan tim dapat berkolaborasi di tingkat tugas, menambahkan komentar, dokumen, dan gambar.

Masih banyak lagi yang ditawarkan ProjectManager. Untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang apa yang dapat kami lakukan untuk membantu Anda mengelola proyek berikutnya dengan lebih baik, coba uji coba gratis kami selama 30 hari hari ini.

Tonton Penjelasan Pakar Kepemimpinan Kami tentang Metode MoSCoW

Guru kepemimpinan Susanne Madsen memimpin video pelatihan ini tentang cara menggunakan Metode MoSCoW untuk memprioritaskan kebutuhan Anda dalam sebuah proyek.

Berikut tangkapan layar untuk referensi Anda.

Terima kasih telah menonton!

Pro-Tip: Teknik Moskow adalah cara yang bagus untuk membingkai percakapan dengan klien, untuk memahami apa yang mereka inginkan dan apa yang menyenangkan untuk dimiliki. Dengan cara ini, Anda tidak membuang waktu dan mereka tidak kabur. Ini adalah win-win untuk memulai proyek dengan klien.

Salinan:

Hai, saya Susanne Madsen. Selamat datang di sesi papan tulis tentang cara memprioritaskan persyaratan dengan teknik MoSCoW.

Dalam teknik MoSCoW, "M" adalah singkatan dari "harus memiliki persyaratan", tidak dapat dinegosiasikan, kita harus memilikinya.

"S" adalah singkatan dari "harus memiliki persyaratan," jika memungkinkan, kita harus memilikinya.

"C" adalah singkatan dari "could have requirements," itu tidak penting, tetapi kita dapat memilikinya jika kita memiliki waktu ekstra atau anggaran ekstra, dan "W" berarti sesuatu yang tidak akan kita miliki kali ini.

Anda lihat, di sebagian besar proyek, kami berbicara tentang sesuatu yang ada di dalam atau di luar ruang lingkup. Menggunakan teknik MoSCoW memberi Anda tampilan yang lebih terperinci, dan ini membantu Anda memastikan bahwa Anda memberikan prioritas teratas dan teratas kepada klien Anda terlebih dahulu.

Mari kita lihat sebuah contoh. Bayangkan Anda adalah manajer proyek untuk sebuah konferensi. Anda duduk dengan pemangku kepentingan Anda dan Anda bertanya kepada mereka, “Apa yang harus ada untuk konferensi ini? Apa semua persyaratan yang harus Anda miliki? ”

Dan klien Anda berkata, "Oke, kita harus memiliki tempat dalam jarak lima kilometer dari pusat kota."

"Oke, apa yang harus kita miliki, jika memungkinkan?"

"Yah, kita harus benar-benar memiliki tas yang bagus untuk dibawa pergi oleh setiap delegasi."

"Oke, apa yang bisa kita miliki?"

“Nah, biar kupikir, kita bisa memiliki beberapa track speaker, tapi sebenarnya tidak begitu penting, bagus untuk memiliki jika kita memiliki waktu dan anggaran ekstra, mari kita lakukan.”

“Apa yang tidak akan kita miliki?”

“Kami tidak akan memiliki alkohol di acara tersebut,” dan Anda melakukannya dengan semua persyaratan lain, tetapi kekuatan MoSCoW adalah Anda juga dapat menggunakannya pada tingkat yang lebih detail, untuk melihat fitur persyaratan.

Kita ambil contoh dengan goody bag. Bayangkan bahwa Anda sekarang telah mendelegasikan itu kepada Dan, dan Dan ingin tahu apa harapan Anda, jadi Dan bertanya kepada Anda, "Apa yang harus ada di dalam tas saat saya mengantarkannya?"

Dan Anda berkata, "Oke, kita harus memiliki salinan program konferensi."

"Baik. Apa yang harus kita miliki di sana?”

“Yah, kita harus benar-benar memiliki barang bermerek, mungkin seperti pena, atau semacamnya.”

"Oke, apa yang bisa kita miliki di sana?"

"Yah, kita bisa memiliki sesuatu yang manis, tetapi itu menyenangkan untuk dimiliki, itu benar-benar tidak penting."

“Apa yang tidak akan kita miliki?”

Dan Anda memutuskan bahwa Anda tidak akan memiliki minuman ringan atau air karena mereka akan membuat tas terlalu berat.

Jadi Anda lihat, Anda dapat menggunakan "MoSCoW" pada level yang sangat tinggi, tetapi juga pada level yang rendah. Saat Anda menggunakannya di level rendah, ini membantu Anda mendelegasikan tugas dengan lebih baik.

Terima kasih telah menonton, silakan kunjungi kami lagi di ProjectManager.