Cara Menggunakan Pemasaran Email Untuk Mendukung Acara Anda Berikutnya

Tempat sudah dipesan, dekorasi dan tas barang curian dipesan, pembicara dan sponsor dikonfirmasi. Anda siap untuk konferensi besar/pesta besar dan satu-satunya hal yang hilang adalah: orang-orangnya. Anda berpikir, “Ini adalah acara paling keren yang pernah ada. Siapa pun yang seharusnya ingin berada di sana! ”

Bagaimana peserta Anda tahu betapa hebatnya acara Anda jika Anda tidak memberi tahu mereka? Saatnya mengirimkan kampanye pemasaran email sehingga calon peserta tahu bahwa hype itu nyata. Semakin kreatif, semakin baik.

Acara tatap muka atau virtual berkisar untuk mengenal orang lain dan belajar dari satu sama lain. Karena email adalah saluran pribadi, ini adalah media yang ideal untuk membangun kegembiraan untuk acara, mengirim pengingat, dan mengenang pasca acara.

Membuat rencana email untuk mempromosikan acara Anda sebelum, selama, dan setelah acara adalah bagian penting dari pra-perencanaan. Inilah yang perlu Anda ketahui untuk memastikan kampanye email berbasis acara Anda berfungsi dari awal hingga akhir.

Apa yang Harus Disertakan Dalam Email Anda

Ketika Anda berbicara tentang suatu peristiwa, pastikan untuk menjawab 5 W:

• Siapa: Siapa yang akan mendapat manfaat dari menghadiri acara Anda? Menentukan audiens target Anda akan memudahkan untuk mengelompokkan daftar Anda dan membuat salinan yang akan menarik mereka untuk mendaftar ke acara Anda.
• What: Apa yang dimaksud dengan acara tersebut? Apakah itu webinar, pertemuan, konferensi, atau obrolan Twitter? Ini semua membutuhkan komitmen waktu dan keuangan yang sama sekali berbeda dari pelanggan Anda, jadi jelaskan untuk apa mereka mendaftar.
• Where: Di mana acara Anda? Apakah itu virtual atau tatap muka? Apakah ada beberapa lokasi untuk acara Anda, dan jika ya, apa perbedaannya?
• Kapan: Kapan acara berlangsung? Pada pukul berapa? Pada hari apa?
• Mengapa: Jelaskan dengan tepat apa untungnya bagi pelanggan Anda dengan hadir. Apa yang akan mereka pelajari? Siapa yang akan mereka temui? Mengapa perlu meluangkan waktu dari hari kerja mereka yang sibuk untuk hadir? Sangat penting untuk membantu mereka memutuskan, tetapi pelanggan Anda juga mungkin memiliki tantangan untuk meyakinkan atasan mereka. Menambahkan surat templat "justify your trip" yang sudah dibuat sebelumnya, membantu calon peserta Anda datang ke acara Anda.

Email Sosial Sprout ini adalah contoh yang bagus dari email acara yang langsung ke intinya, menjawab semua pertanyaan itu dalam waktu kurang dari satu paragraf teks.

Ingat, fokus email pendaftaran acara Anda harus mendaftar untuk acara tersebut. Jadi buat itu jelas. Pastikan ajakan bertindak (CTA) Anda mudah dikenali, sehingga jelas di mana harus mendaftar. Mengingat:

• Sertakan tombol CTA yang kontras dengan email Anda lainnya.
• Perkuat nilai konferensi Anda dengan salinan CTA yang tepat.

Undangan webinar AddThis ini memperjelas tindakan apa yang harus dilakukan pelanggan untuk mendaftar, dengan tombol CTA yang melompat dari halaman:

Yang terpenting, sesuaikan pesan Anda untuk audiens yang dituju. Untuk Litmus Live, kami ingin menjangkau peserta dari konferensi 2015 kami untuk memberi tahu mereka bahwa tiket masih tersedia tetapi akan segera terjual habis. Untuk mencapai hal ini, kami membuat email dengan format surat pribadi dan menyegmentasikannya berdasarkan lokasi acara 2015, membuat pesan serelevan mungkin untuk setiap pelanggan.

Contoh dari Wistia ini menangkap semangat WistiaFest dengan email yang sederhana namun kuat ini. Menambahkan tautan ke video dapat menambahkan sentuhan pribadi dan membantu Anda menghidupkan kembali keajaiban acara Anda. Selain itu, memberi peserta sebelumnya kode diskon yang dipersonalisasi "NotMyFirstRodeo" mempersonalisasi email, dan menunjukkan kepada peserta sebelumnya betapa Wistia menghargai kehadiran mereka.

Buat Celah Keingintahuan

Untuk mendorong pelanggan mengklik, Anda harus membuat apa yang oleh psikolog George Loewenstein disebut "celah rasa ingin tahu." Saat Anda belajar—melalui baris subjek atau CTA—Anda kehilangan pengetahuan yang berharga. Ketika Anda tidak tahu jawabannya, itu menciptakan celah yang menyakitkan. Sangat menyakitkan, pada kenyataannya, Anda memiliki keinginan untuk mengklik untuk mempelajari lebih lanjut.

Alasan outlet media seperti Buzzfeed dan Upworthy menutupi umpan media sosial Anda dengan headline clickbait adalah karena…mereka bekerja! Sekarang, kami tidak menyarankan untuk melompat dari ujung yang dalam dengan "Kim Kardashian Mengatakan Ya Untuk Acara Ini ... Dan Anda Tidak Akan Pernah Menebak Apa Yang Terjadi Selanjutnya!" Tetapi dengan menambahkan celah semacam ini ke dalam copywriting, CTA, atau dalam struktur email itu sendiri, Anda dapat menciptakan aura misteri yang membangkitkan kegembiraan.

Kami mempraktikkan celah rasa ingin tahu dengan email "Simpan Tanggal" kami untuk TEDC16 ketika kami dengan sengaja merahasiakan lokasi ketiga kami. Kami meminta seluruh komunitas pelanggan dan pengikut kami untuk mengungkapkannya kepada dunia. Kami merancang email sehingga untuk mengungkapkan kota ketiga, pelanggan harus meneruskan, memposting ke Komunitas Litmus, dan men-tweet menggunakan tagar kami #TEDC16 (sejak itu kami mengubahnya menjadi #LitmusLive). Pelanggan kami sangat senang sehingga kami menerima cukup banyak tweet untuk mengungkapkan kota tersembunyi—San Francisco—hanya dalam 70 menit! Dengan mengekspos celah rasa ingin tahu—di mana lokasi ketiga kami akan berada—kami membangun banyak kegembiraan untuk konferensi. Sebagai bonus, tebakan memberi kami umpan balik yang bagus tentang lokasi apa yang perlu dipertimbangkan untuk TEDC17!

Email Hubspot ini, ditargetkan untuk peserta sebelumnya dari Konferensi Inbound tahunan mereka, melakukan ini dengan baris subjek mereka: "Apa yang diharapkan dari 250+ sesi di #INBOUND16." Menciptakan misteri dan kegembiraan tidak memerlukan kontes khusus atau menahan informasi; sebenarnya, email ini melakukan yang sebaliknya, menjelaskan struktur konferensi dan tujuan setiap lagu. Anda cukup penasaran untuk mengklik; tapi kemudian tidak seperti headline clickbait-y, Anda dihargai dengan informasi yang berharga dan bermanfaat.

Email konferensi CTA Unbounce ini melakukan banyak hal yang sama, dengan baris subjek "Siapa yang Menghadiri CTA Conf 2016...mari kita cari tahu," mereka mempraktikkan kesenjangan rasa ingin tahu. Dengan mengungkapkan agendanya (dan beberapa peserta pemasaran ternama ) mereka menghidupkan kegembiraan sambil menambahkan rasa urgensi — bergabunglah bersama kami, sebelum tiket habis!

Coba Template Komunitas Lakmus Tingkatkan kegembiraan untuk acara Anda berikutnya dengan template acara pra-uji gratis kami. Mulai kampanye acara Anda →

Buat Konten yang Dapat Dibagikan

Bahkan di era media sosial, tidak ada yang lebih baik daripada berfokus pada dimensi berbagi pribadi 1:1. Mendorong penerusan dan berbagi email adalah bagian penting dalam membangun basis peserta Anda.

Email acara secara alami lebih mudah dibagikan. Menurut Laporan Email Viral kami, peristiwa yang memerlukan pendaftaran atau RSVP lebih sering menjadi viral, sekitar 3,2 kali lebih mungkin.

Acara secara alami bersifat sosial (dan mendesak—pendaftaran dapat terjual habis!). Meskipun senang bertemu orang baru, kemungkinan besar Anda tertarik untuk hadir bersama orang lain. Itu bagian dari kesenangan! Saat Anda menerima undangan ke webinar atau pertemuan yang tidak dapat Anda buat, kemungkinan besar Anda akan meneruskan ke teman atau rekan kerja dan berkata, “Hei! Apakah Anda mendengar tentang ini? Kedengarannya menyenangkan, semoga aku bisa pergi!” daripada jenis email lainnya. Sebagai pemasar email, permudah pelanggan Anda untuk melakukan hal itu.

Membuat email Anda lebih dapat dibagikan juga bisa berasal dari penawaran Anda. Jika acara Anda menawarkan harga grup atau bonus rujukan, pastikan untuk menyoroti ini di email Anda untuk lebih meningkatkan ke depan dan untuk membangun jangkauan calon peserta.

Selama dua tahun terakhir, kami telah meluncurkan penjualan tiket TEDC kami dengan email yang mempromosikan kontes tiket emas. Ini adalah kesempatan bagi #emailgeeks untuk memenangkan tiket ke TEDC, tetapi juga kesempatan yang menyenangkan bagi semua orang untuk berbagi kegembiraan mereka di media sosial. Untuk memenangkan tiket, pelanggan perlu menemukan tantangan tersembunyi di dalam email, dan kemudian men-tweet jawaban yang benar untuk dianggap menang.

Kami mengejutkan tebakan selama dua hari untuk memberi semua orang kesempatan untuk bermain, dan secara acak memilih pemenang untuk setiap interval. Kami mengharapkan kegembiraan, tetapi kami tidak mengharapkan pengikut kami kehilangan segalanya untuk melakukan kontes ini.

Dengan menambahkan elemen sosial seperti kontes tiket emas, kami dapat membangkitkan banyak kegembiraan untuk acara tahun ini di seluruh komunitas kami dan di media sosial.

Jadikan Ini Ramah Seluler

Karena email seluler terbuka secara konsisten tetap di atas 50%, semakin jelas bahwa kampanye email perlu dirancang dengan mempertimbangkan pelanggan seluler. Kampanye email khusus desktop dengan cepat dibuang ke tempat sampah, karena pelanggan mengharapkan pengalaman hebat di mana pun mereka berada atau perangkat apa yang mereka gunakan. Jika Anda mengirim email selama acara, pelanggan Anda akan berpindah-pindah—menghadiri sesi, berjejaring, transit, atau di hotel—membuat email Anda mobile-friendly sangat penting untuk kesehatan kampanye Anda.

Gunakan Email Responsif atau Hybrid

Anda dapat menggunakan dua teknik berbeda untuk membuat email Anda mobile-friendly: responsif dan hybrid. Pengkodean responsif menggunakan tabel yang dapat disesuaikan, gambar yang dapat disesuaikan, dan kueri media untuk mengontrol tata letak email di berbagai ukuran perangkat. Pengkodean hibrid, atau "spons", masih menggunakan tabel dan gambar yang lancar, tetapi, berbeda dengan email responsif, tabel dan gambar tersebut secara default dapat diubah. Alih-alih menggunakan kueri media untuk memicu status lancar tersebut di layar yang lebih kecil, pengkodean hibrid lebih menyukai komentar bersyarat Microsoft untuk menahan tabel lancar di layar yang lebih besar.

Kedua cara memberi pengguna Anda kemampuan untuk merasakan email mereka dengan mulus di mana pun mereka berada—yang lebih penting dari sebelumnya untuk kampanye email apa pun.

Jadilah Jelas dan Ringkas

Dengan ponsel, setiap baris penting. Untuk memastikan pelanggan Anda membaca lebih banyak email Anda, buatlah singkat dan to the point. Email Majelis Umum ini adalah contoh yang bagus: Ini menjelaskan acara tersebut, mengapa Anda harus hadir, dan bagaimana cara mendaftar segera.

Kirim Pengingat

Kita semua orang sibuk. Menyertakan email pengingat dapat memastikan peserta Anda benar-benar datang.

Itu sangat penting untuk acara virtual seperti webinar. Buat lebih ringkas dan gunakan CTA untuk membantu pendaftar bergabung ke webinar. Pengingat dari Sprout Social ini membuatnya sangat jelas, dan membantu Anda menambahkan acara ke kalender Anda:

Untuk Litmus Live pada tahun 2015, kami mengirimkan satu pengingat terakhir tiga hari sebelum konferensi, yang berisi semua yang perlu diketahui oleh para peserta: item agenda utama, logistik, acara khusus, dan informasi berbagi sosial untuk menyebarkan berita!

Jadikan Acara Anda Berenergi Terakhir

Bahkan ketika para peserta telah berkemas dan meninggalkan kota, acara Anda belum berakhir. Memanfaatkan energi dan antusiasme yang masuk ke acara Anda—apakah itu konferensi selama seminggu atau webinar selama satu jam—sangat penting untuk mendorong peserta untuk kembali lagi (dan untuk berbagi pengalaman luar biasa mereka dengan merek Anda di media sosial).

Contoh hebat dari Emma ini masuk ke kotak masuk kami beberapa minggu setelah Marketing United di Nashville. Dimulai dengan baris subjek, "Ingat ini?" (peringatan celah rasa ingin tahu!) video rekap dan sorotannya membuat Anda langsung kembali ke momen-momen yang menginspirasi itu.

Bagian terbaik dari email adalah email tersebut secara otomatis membuat komunitas. Kode kupon “Alumni16” membuat Anda merasa menjadi bagian dari sesuatu yang lebih besar dari diri Anda, persis seperti kuliah. Mengirim email beberapa minggu kemudian, bukannya berhari-hari, membuat desas-desus dan kegembiraan mereda (serta kelelahan perjalanan) sementara tidak menunggu terlalu lama sehingga pelanggan dapat melupakan tentang konferensi itu.

Buat Template Email Acara Anda Sendiri yang Menakjubkan…Atau Gunakan Milik Kami!

Jika Anda mencari template untuk digunakan sebagai dasar kampanye email Anda, Komunitas Litmus kini menampilkan template modern dan mudah digunakan yang dibuat oleh para veteran industri. Temukan template sempurna untuk webinar baru Anda, konferensi, dan semua yang ada di antaranya.

Jelajahi template gratis kami →