So nutzen Sie E-Mail-Marketing zur Unterstützung Ihrer nächsten Veranstaltung

Die Location ist gebucht, Dekorationen und Swagbags bestellt, Redner und Sponsoren bestätigt. Sie sind bereit für die ultimative Conference/Blowout-Megaparty und es fehlt nur noch: die Menschen. Du denkst: „Das ist das coolste Event aller Zeiten. Jeder, der irgendjemand ist, sollte dabei sein wollen!“

Woher wissen Ihre Teilnehmer, wie toll Ihre Veranstaltung ist, wenn Sie es ihnen nicht sagen? Es ist an der Zeit, eine E-Mail-Marketingkampagne zu verschicken, damit potenzielle Teilnehmer wissen, dass der Hype real ist. Je kreativer, desto besser.

Bei persönlichen oder virtuellen Veranstaltungen geht es darum, andere Menschen kennenzulernen und voneinander zu lernen. Da E-Mail ein so persönlicher Kanal ist, ist es das ideale Medium, um Begeisterung für Veranstaltungen zu wecken, Erinnerungen zu senden und nach der Veranstaltung in Erinnerungen zu schwelgen.

Das Erstellen eines E-Mail-Plans zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung vor, während und nach der Veranstaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der Vorplanung. Hier ist, was Sie wissen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre ereignisbasierte E-Mail-Kampagne von Anfang bis Ende funktioniert.

Was Sie in Ihre E-Mail aufnehmen sollten

Wenn Sie über eine Veranstaltung sprechen, beantworten Sie unbedingt die 5 Ws:

• Wer: Wer profitiert von der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung? Wenn Sie Ihre Zielgruppe definieren, können Sie Ihre Liste leichter segmentieren und Kopien erstellen, die sie dazu verleiten, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden.
• Was: Was beinhaltet die Veranstaltung? Handelt es sich um ein Webinar, Meetup, eine Konferenz oder einen Twitter-Chat? All dies erfordert von Ihrem Abonnenten völlig unterschiedliche zeitliche und finanzielle Verpflichtungen. Machen Sie also deutlich, wofür er sich anmeldet.
• Wo: Wo ist Ihre Veranstaltung? Ist es virtuell oder persönlich? Gibt es mehrere Locations für Ihre Veranstaltung und wenn ja, was ist der Unterschied?
• Wann: Wann findet die Veranstaltung statt? Zu welcher Zeit? An welchem ​​Tag?
• Warum: Erklären Sie Ihren Abonnenten durch die Teilnahme genau, was drin ist. Was werden sie lernen? Wen werden sie treffen? Warum lohnt es sich, sich die Zeit ihres arbeitsreichen Tages zu nehmen, um daran teilzunehmen? Es ist wichtig, ihnen bei der Entscheidung zu helfen, aber Ihre Abonnenten haben möglicherweise auch die Herausforderung, ihren Chef zu überzeugen. Durch das Hinzufügen eines vorgefertigten Vorlagenbriefs „Rechtfertigen Sie Ihre Reise“ können Ihre potenziellen Teilnehmer Ihre Veranstaltung erreichen.

Diese Sprout Social-E-Mail ist ein großartiges Beispiel für eine Event-E-Mail, die direkt auf den Punkt kommt und all diese Fragen in weniger als einem Textabsatz beantwortet.

Denken Sie daran, dass der Schwerpunkt Ihrer Event-Registrierungs-E-Mail auf der Registrierung für das Event liegen sollte. Machen Sie das also klar. Stellen Sie sicher, dass Ihr Call-to-Action (CTA) leicht zu erkennen ist, damit es klar ist, wo Sie sich anmelden müssen. Merken Sie sich:

• Fügen Sie eine CTA-Schaltfläche hinzu, die sich vom Rest Ihrer E-Mail abhebt.
• Steigern Sie den Wert Ihrer Konferenz mit der richtigen CTA-Kopie.

Diese AddThis-Webinar-Einladung macht deutlich, welche Maßnahmen Abonnenten ergreifen sollten, um sich zu registrieren, mit einem CTA-Button, der von der Seite springt:

Personalisieren Sie Ihre Botschaft vor allem für die beabsichtigte Zielgruppe. Für Litmus Live wollten wir die Teilnehmer unserer Konferenz 2015 erreichen, um ihnen mitzuteilen, dass noch Tickets verfügbar sind, aber bald ausverkauft sein würden. Um dies zu erreichen, haben wir eine E-Mail mit persönlichem Briefformat erstellt und nach Veranstaltungsort 2015 segmentiert, um die Nachricht für jeden Abonnenten so relevant wie möglich zu machen.

Dieses Beispiel von Wistia fängt mit dieser einfachen, aber leistungsstarken E-Mail den Geist des WistiaFest ein. Das Hinzufügen eines Links zu einem Video kann eine persönliche Note verleihen und Ihnen helfen, die Magie Ihres Events noch einmal zu erleben. Darüber hinaus personalisiert die E-Mail, indem früheren Teilnehmern der personalisierte Rabattcode „NotMyFirstRodeo“ zur Verfügung gestellt wird, und zeigt früheren Teilnehmern, wie sehr Wistia ihre Teilnahme geschätzt hat.

Schaffen Sie eine Neugierde-Lücke

Um Abonnenten zum Klicken zu bewegen, müssen Sie das schaffen, was der Psychologe George Loewenstein "die Neugierde" nennt. Wenn Sie lernen – durch eine Betreffzeile oder einen CTA – verpassen Sie wertvolles Wissen. Wenn Sie die Antwort nicht kennen, entsteht eine schmerzhafte Lücke. So schmerzhaft, dass Sie den Drang verspüren, sich durchzuklicken, um mehr zu erfahren.

Der Grund, warum Medien wie Buzzfeed und Upworthy Ihren Social-Media-Feed mit Clickbait-Schlagzeilen überdecken, ist, weil ... sie funktionieren! Nun, wir schlagen nicht vor, mit „Kim Kardashian hat Ja zu diesem Ereignis gesagt … und Sie werden nie erraten, was als nächstes passiert!“ aus dem tiefen Ende zu springen! Aber indem Sie diese Art von Lücke in Ihre Texterstellung, CTAs oder in die Struktur der E-Mail selbst einfügen, können Sie eine Aura des Mysteriums erzeugen, die Aufregung erzeugt.

Mit unserer „Save the Date“-E-Mail für TEDC16 haben wir die Neugierde in die Tat umgesetzt, als wir unseren dritten Standort bewusst geheim hielten. Wir haben unsere gesamte Community von Abonnenten und Followern angeworben, um es der Welt zu enthüllen. Wir haben die E-Mail so gestaltet, dass die Abonnenten, um die dritte Stadt zu enthüllen, weiterleiten, in der Litmus-Community posten und mit unserem Hashtag #TEDC16 twittern mussten (wir haben ihn inzwischen in #LitmusLive geändert). Unsere Abonnenten waren so aufgeregt, dass wir genug Tweets erhalten haben, um die verborgene Stadt – San Francisco – in nur 70 Minuten zu enthüllen! Durch das Aufdecken einer Neugierde – wo unser dritter Standort wäre – haben wir eine Menge Vorfreude auf die Konferenz aufgebaut. Als Bonus gaben uns die Vermutungen ein großartiges Feedback, welche Orte für TEDC17 in Betracht gezogen werden sollten!

Diese Hubspot-E-Mail, die sich an frühere Teilnehmer ihrer jährlichen Inbound-Konferenz richtet, tut dies mit der Betreffzeile: „Was von 250+ Sessions bei #INBOUND16 zu erwarten ist.“ Um Geheimnisse und Aufregung zu schaffen, ist kein besonderer Wettbewerb oder das Zurückhalten von Informationen erforderlich; Tatsächlich bewirkt diese E-Mail das Gegenteil, indem sie die Struktur der Konferenz und den Zweck jedes Tracks darlegt. Sie sind neugierig genug, um zu klicken; Aber im Gegensatz zu diesen Clickbait-artigen Schlagzeilen werden Sie mit wertvollen, hilfreichen Informationen belohnt.

Diese E-Mail zur CTA-Konferenz von Unbounce mit der Betreffzeile „Wer nimmt an der CTA Conf 2016… ) sorgen sie für Aufregung und geben gleichzeitig ein Gefühl der Dringlichkeit – kommen Sie zu uns, bevor alle Tickets weg sind!

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Gemeinsam nutzbare Inhalte erstellen

Auch im Zeitalter von Social Media gibt es nichts Schöneres, als sich auf die persönliche 1:1-Dimension des Teilens zu konzentrieren. Die Förderung der E-Mail-Weiterleitung und -Freigabe ist ein wesentlicher Bestandteil beim Aufbau Ihrer Teilnehmerbasis.

Event-E-Mails sind natürlich besser teilbar. Laut unserem viralen E-Mail-Bericht werden Ereignisse, die eine Registrierung oder eine RSVP erfordern, häufiger viral, etwa 3,2-mal wahrscheinlicher.

Veranstaltungen sind natürlich gesellschaftlich (und dringend – die Anmeldung kann ausverkauft sein!). Obwohl es großartig ist, neue Leute kennenzulernen, sind Sie wahrscheinlich daran interessiert, mit jemand anderem daran teilzunehmen. Das ist ein Teil des Spaßes! Wenn Sie eine Einladung zu einem Webinar oder Meetup erhalten, die Sie nicht machen können, leiten Sie eher an einen Freund oder Kollegen weiter und sagen „Hey! Hast du davon gehört? Klingt lustig, ich wünschte, ich könnte gehen!” als jede andere Art von E-Mail. Machen Sie es Ihren Abonnenten als E-Mail-Marketer einfach.

Die gemeinsame Nutzung Ihrer E-Mail kann auch von Ihrem Angebot ausgehen. Wenn Ihre Veranstaltung Gruppenpreise oder Empfehlungsboni bietet, stellen Sie sicher, dass Sie diese in Ihrer E-Mail hervorheben, um weitere Vorteile zu erzielen und die Reichweite potenzieller Teilnehmer zu erhöhen.

In den letzten zwei Jahren haben wir unseren TEDC-Ticketverkauf mit einer E-Mail gestartet, in der wir für einen Golden-Ticket-Wettbewerb werben. Es ist eine Chance für #emailgeeks, ein Ticket für TEDC zu gewinnen, aber auch eine unterhaltsame Gelegenheit für alle, ihre Begeisterung in den sozialen Medien zu teilen. Um ein Ticket zu gewinnen, mussten die Abonnenten die versteckten Herausforderungen in der E-Mail finden und dann die richtige Antwort twittern, um als gewonnen zu gelten.

Wir haben die Vermutungen im Laufe von zwei Tagen gestaffelt, um jedem die Chance zu geben, zu spielen, und haben für jedes Intervall zufällig einen Gewinner ausgewählt. Wir haben Aufregung erwartet, aber wir haben nicht erwartet, dass unsere Follower alles fallen lassen, um diesen Wettbewerb zu machen.

Durch das Hinzufügen eines sozialen Elements wie dem Golden Ticket Contest konnten wir in unserer Community und in den sozialen Medien eine Menge Aufregung für die diesjährige Veranstaltung erzeugen.

Machen Sie es mobilfreundlich

Da mobile E-Mail-Öffnungen durchweg über 50 % liegen, wird immer deutlicher, dass E-Mail-Kampagnen mit Blick auf mobile Abonnenten konzipiert werden müssen. E-Mail-Kampagnen nur für Desktops werden schnell in den Mülleimer verbannt, da Abonnenten großartige Erlebnisse erwarten, egal wo sie sich befinden oder welches Gerät sie verwenden. Wenn Sie während Ihrer Veranstaltung E-Mails senden, sind Ihre Abonnenten unterwegs – an Sitzungen, Networking, unterwegs oder in einem Hotel –, Ihre E-Mails mobilfreundlich zu gestalten, ist für die Gesundheit Ihrer Kampagne von entscheidender Bedeutung.

Verwenden Sie responsive oder hybride E-Mails

Sie können zwei verschiedene Techniken verwenden, um Ihre E-Mails mobilfreundlich zu gestalten: reaktionsschnell und hybrid. Responsive Codierung verwendet flüssige Tabellen, flüssige Bilder und Medienabfragen, um das Layout einer E-Mail über verschiedene Gerätegrößen hinweg zu steuern. Hybride oder „schwammige“ Codierung verwendet immer noch flüssige Tabellen und Bilder, aber im Gegensatz zu responsiven E-Mails sind diese Tabellen und Bilder standardmäßig flüssig. Anstatt Medienabfragen zu verwenden, um diese flüssigen Zustände auf kleineren Bildschirmen auszulösen, bevorzugt die Hybridcodierung bedingte Kommentare von Microsoft, um flüssige Tabellen auf größeren Bildschirmen einzuschränken.

Beide Möglichkeiten bieten Ihren Benutzern die Möglichkeit, ihre E-Mails nahtlos zu erleben, egal wo sie sich befinden – was für jede E-Mail-Kampagne wichtiger denn je ist.

Seien Sie klar und prägnant

Beim Handy zählt jede Zeile. Um sicherzustellen, dass Ihre Abonnenten mehr von Ihrer E-Mail lesen, halten Sie sie kurz und prägnant. Diese E-Mail zur Generalversammlung ist ein gutes Beispiel dafür: Sie erklärt die Veranstaltung, warum Sie teilnehmen sollten und wie Sie sich sofort anmelden können.

Senden Sie eine Erinnerung

Wir sind alle vielbeschäftigte Leute. Das Einfügen einer Erinnerungs-E-Mail kann sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer tatsächlich kommen.

Das ist besonders wichtig für eine virtuelle Veranstaltung wie ein Webinar. Halten Sie es noch prägnanter und verwenden Sie den CTA, um Registranten bei der Teilnahme am Webinar zu unterstützen. Diese Erinnerung von Sprout Social macht es ganz klar und hilft Ihnen, das Ereignis zu Ihrem Kalender hinzuzufügen:

Für Litmus Live im Jahr 2015 haben wir drei Tage vor der Konferenz eine letzte Erinnerung verschickt, die alles enthält, was die Teilnehmer wissen mussten: wichtige Tagesordnungspunkte, Logistik, Sonderveranstaltungen und Informationen zum sozialen Austausch, um die Nachricht zu verbreiten!

Machen Sie Ihre Veranstaltungsenergie nachhaltig

Auch wenn die Teilnehmer ihre Sachen gepackt und die Stadt verlassen haben, ist Ihre Veranstaltung noch nicht vorbei. Die Energie und der Enthusiasmus zu nutzen, die in Ihre Veranstaltung geflossen sind – sei es eine einwöchige Konferenz oder ein einstündiges Webinar – ist entscheidend, um die Teilnehmer zu ermutigen, noch einmal zurückzukehren (und ihre erstaunlichen Erfahrungen mit Ihrer Marke in den sozialen Medien zu teilen).

Dieses großartige Beispiel von Emma landete einige Wochen nach Marketing United in Nashville in unseren Posteingängen. Beginnend mit der Betreffzeile „Erinnerst du dich daran?“ (Curiosity Gap Alert!) Ihr Recap-Video und die Highlights lassen Sie direkt zu diesen inspirierenden Momenten zurückkehren.

Das Beste an der E-Mail ist, dass sie automatisch eine Community erstellt. Mit dem Gutscheincode „Alumni16“ fühlst du dich als Teil von etwas Größerem, genau wie an einer Universität. Das Versenden der E-Mail mehrere Wochen später statt Tage ließ die Begeisterung und die Aufregung nachlassen (sowie die Reisemüdigkeit), während die Abonnenten nicht so lange warten konnten, worum es bei der Konferenz ging.

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