Cómo utilizar el marketing por correo electrónico para respaldar su próximo evento

El lugar está reservado, las decoraciones y las bolsas de botín están ordenadas, los oradores y patrocinadores están confirmados. Estás listo para la última megafiesta de conferencia / reventón y lo único que falta es: la gente. Estás pensando: “Este es el evento más genial de todos los tiempos. ¡Cualquiera que sea alguien debería querer estar allí! "

¿Cómo sabrán tus asistentes lo maravilloso que es tu evento si no les dices? Es hora de enviar una campaña de marketing por correo electrónico para que los asistentes potenciales sepan que la publicidad es real. Cuanto más creativo, mejor.

Los eventos presenciales o virtuales giran en torno a conocer a otras personas y aprender unos de otros. Debido a que el correo electrónico es un canal tan personal, es el medio ideal para generar entusiasmo por los eventos, enviar recordatorios y recordar después del evento.

Crear un plan de correo electrónico para promocionar su evento antes, durante y después del evento es una parte esencial de la planificación previa. Esto es lo que necesita saber para asegurarse de que su campaña de correo electrónico basada en eventos funcione de principio a fin.

Qué incluir en su correo electrónico

Cuando hable de un evento, asegúrese de responder las 5 preguntas:

• Quién: ¿Quién se beneficiará de asistir a su evento? Definir su público objetivo hará que sea más fácil segmentar su lista y crear una copia que los atraerá a inscribirse en su evento.
• Qué: ¿Qué implica el evento? ¿Es un seminario web, una reunión, una conferencia o un chat de Twitter? Todos estos requieren compromisos monetarios y de tiempo completamente diferentes por parte de su suscriptor, así que deje en claro para qué se está registrando.
• Dónde: ¿Dónde es tu evento? ¿Es virtual o presencial? ¿Hay varias ubicaciones para su evento y, de ser así, cuál es la diferencia entre ellas?
• Cuándo: ¿ Cuándo se llevará a cabo el evento? ¿A qué hora? ¿Qué día?
• Por qué: Explique exactamente qué hay para sus suscriptores asistiendo. ¿Qué aprenderán? ¿Con quién se encontrarán? ¿Por qué vale la pena tomarse el tiempo de su ajetreado día de trabajo para asistir? Es importante ayudarlos a decidir, pero sus suscriptores también pueden tener el desafío de convencer a su jefe. Agregar una plantilla de carta prediseñada para "justificar su viaje" ayuda a sus posibles asistentes a llegar a su evento.

Este correo electrónico de Sprout Social es un gran ejemplo de un correo electrónico de evento que va directo al grano, respondiendo todas esas preguntas en menos de un párrafo de texto.

Recuerde, el objetivo del correo electrónico de registro de su evento debe ser registrarse para el evento. Así que déjelo en claro. Asegúrese de que su llamado a la acción (CTA) sea fácilmente identificable, de modo que sea obvio dónde registrarse. Tenga en cuenta:

• Incluye un botón de llamada a la acción que contrasta con el resto de tu correo electrónico.
• Amplíe el valor de su conferencia con la copia de CTA correcta.

Esta invitación al seminario web AddThis deja en claro qué acción deben tomar los suscriptores para registrarse, con un botón de llamada a la acción que salta de la página:

Sobre todo, personalice su mensaje para su público objetivo. Para Litmus Live, queríamos comunicarnos con los asistentes de nuestra conferencia de 2015 para informarles que las entradas aún estaban disponibles, pero que pronto se agotarían. Para lograr esto, creamos un correo electrónico con un formato de carta personal y lo segmentamos por ubicación del evento 2015, haciendo que el mensaje sea lo más relevante posible para cada suscriptor.

Este ejemplo de Wistia captura el espíritu de WistiaFest con este simple pero poderoso correo electrónico. Agregar un enlace a un video puede agregar un toque personal y ayudarlo a revivir la magia de su evento. Además, proporcionar a los asistentes anteriores un código de descuento personalizado “NotMyFirstRodeo” personaliza el correo electrónico y muestra a los asistentes anteriores cuánto agradeció Wistia su asistencia.

Crea una brecha de curiosidad

Para alentar a los suscriptores a hacer clic, debe crear lo que el psicólogo George Loewenstein llama "la brecha de la curiosidad". Es cuando aprende, a través de una línea de asunto o una llamada a la acción, que está perdiendo un conocimiento valioso. Cuando no sabe la respuesta, se crea una brecha dolorosa. Tan doloroso, de hecho, que sientes la necesidad de hacer clic para obtener más información.

La razón por la que los medios de comunicación como Buzzfeed y Upworthy cubren su feed de redes sociales con titulares de clickbait es porque ... ¡funcionan! Ahora, no estamos sugiriendo saltar al fondo con "Kim Kardashian dijo que sí a este evento ... ¡Y nunca adivinarás lo que sucederá después!" Pero al agregar este tipo de brecha en su redacción, CTA o en la estructura del correo electrónico en sí, puede crear un aura de misterio que genera entusiasmo.

Pusimos en práctica la brecha de la curiosidad con nuestro correo electrónico “Reserve la fecha” para TEDC16 cuando deliberadamente mantuvimos nuestra tercera ubicación en secreto. Reclutamos a toda nuestra comunidad de suscriptores y seguidores para revelarlo al mundo. Diseñamos el correo electrónico para que, para revelar la tercera ciudad, los suscriptores tuvieran que reenviar, publicar en la comunidad de Litmus y tuitear usando nuestro hashtag # TEDC16 (desde entonces lo hemos cambiado a #LitmusLive). ¡Nuestros suscriptores estaban tan emocionados que recibimos suficientes tweets para revelar la ciudad oculta, San Francisco, en solo 70 minutos! Al exponer una brecha de curiosidad, donde estaría nuestra tercera ubicación, generamos un montón de entusiasmo para la conferencia. Como beneficio adicional, ¡las suposiciones nos dieron una excelente respuesta sobre qué ubicaciones considerar para TEDC17!

Este correo electrónico de Hubspot, dirigido a asistentes anteriores a su Conferencia Inbound anual, lo hace con su línea de asunto: "Qué esperar de más de 250 sesiones en # INBOUND16". Crear misterio y entusiasmo no requiere un concurso especial o retener información; de hecho, este correo electrónico hace lo contrario, presenta la estructura de la conferencia y el propósito de cada tema. Tienes la curiosidad suficiente para hacer clic; pero, a diferencia de los titulares de clickbait-y, se le recompensa con información valiosa y útil.

Este correo electrónico de la conferencia Unbounce CTA hace mucho de lo mismo, con un asunto de "Quién asiste a la CTA Conf 2016 ... averigüemos", están poniendo en práctica la brecha de la curiosidad. Al revelar su agenda (y algunos asistentes de marketing de renombre ) despiertan entusiasmo a la vez que añaden un sentido de urgencia: ¡únase a nosotros, antes de que se acaben todas las entradas!

Prueba las plantillas de la comunidad de Litmus Aumenta la emoción para tu próximo evento con nuestra plantilla de evento gratuita probada previamente. Inicie su campaña de eventos →

Crea contenido para compartir

Incluso en la era de las redes sociales, no hay nada mejor que centrarse en las dimensiones personales, 1: 1, de compartir. Fomentar el reenvío y el intercambio de correos electrónicos es una parte esencial para construir su base de asistentes.

Los correos electrónicos de eventos son naturalmente más compartibles. De acuerdo con nuestro Informe de correo electrónico viral, los eventos que requieren registro o una confirmación de asistencia con más frecuencia se vuelven virales, aproximadamente 3,2 veces más probable.

Los eventos son naturalmente sociales (y urgentes: ¡las inscripciones pueden agotarse!). Aunque es genial conocer gente nueva, es probable que esté interesado en asistir con otra persona. ¡Eso es parte de la diversión! Cuando recibe una invitación a un seminario web o una reunión que no puede realizar, es más probable que la reenvíe a un amigo o compañero de trabajo y diga “¡Oye! ¿Escuchaste sobre esto? Suena divertido, ¡ojalá pudiera ir! " que cualquier otro tipo de correo electrónico. Como especialista en marketing por correo electrónico, facilite a sus suscriptores hacer precisamente eso.

Hacer que su correo electrónico sea más fácil de compartir también puede provenir de su oferta. Si su evento ofrece precios grupales o bonificaciones por recomendación, asegúrese de resaltarlas en su correo electrónico para aprovechar aún más los avances y aumentar el alcance de los asistentes potenciales.

Durante los últimos dos años, hemos lanzado nuestra venta de entradas TEDC con un correo electrónico promocionando un concurso de entradas doradas. Es una oportunidad para que #emailgeeks gane un boleto para TEDC, pero también una oportunidad divertida para que todos compartan su entusiasmo en las redes sociales. Para ganar un boleto, los suscriptores necesitaban encontrar los desafíos ocultos dentro del correo electrónico y luego tuitear la respuesta correcta para ser considerados ganadores.

Asignamos las conjeturas a lo largo de dos días para darles a todos la oportunidad de jugar, y elegimos al azar un ganador para cada intervalo. Esperábamos emoción, pero no esperábamos que nuestros seguidores dejaran todo para hacer este concurso.

Al agregar un elemento social como el concurso de boletos dorados, pudimos generar un montón de entusiasmo para el evento de este año en nuestra comunidad y en las redes sociales.

Hágalo optimizado para dispositivos móviles

Dado que el correo electrónico móvil se abre constantemente por encima del 50%, es cada vez más claro que las campañas de correo electrónico deben diseñarse teniendo en cuenta a los suscriptores móviles. Las campañas de correo electrónico solo para computadoras de escritorio están siendo relegadas rápidamente a la basura, ya que los suscriptores esperan grandes experiencias sin importar dónde se encuentren o qué dispositivo estén usando. Si envía correos electrónicos durante su evento, sus suscriptores estarán en movimiento (asistiendo a sesiones, networking, en tránsito o en un hotel). Hacer que sus correos electrónicos sean compatibles con dispositivos móviles es esencial para la salud de su campaña.

Utilice correos electrónicos receptivos o híbridos

Puede utilizar dos técnicas diferentes para hacer que su correo electrónico sea compatible con dispositivos móviles: receptivo e híbrido. La codificación receptiva utiliza tablas fluidas, imágenes fluidas y consultas de medios para controlar el diseño de un correo electrónico en diferentes tamaños de dispositivos. La codificación híbrida o "esponjosa" todavía usa tablas e imágenes fluidas pero, a diferencia de los correos electrónicos receptivos, esas tablas e imágenes son fluidas por defecto. En lugar de utilizar consultas de medios para activar esos estados fluidos en pantallas más pequeñas, la codificación híbrida favorece los comentarios condicionales de Microsoft para restringir las tablas fluidas en pantallas más grandes.

Ambas formas brindan a su usuario la capacidad de experimentar su correo electrónico sin problemas, sin importar dónde se encuentren, lo cual es más importante que nunca para cualquier campaña de correo electrónico.

Sea claro y conciso

Con el móvil, cada línea cuenta. Para asegurarse de que sus suscriptores lean más de su correo electrónico, sea breve y directo. Este correo electrónico de la Asamblea General es un gran ejemplo de eso: explica el evento, por qué debe asistir y cómo registrarse de inmediato.

Envíe un recordatorio

Todos somos gente ocupada. Incluir un correo electrónico de recordatorio puede garantizar que sus asistentes realmente asistan.

Eso es especialmente importante para un evento virtual como un seminario web. Manténgalo aún más conciso y use la CTA para ayudar a los inscritos a unirse al seminario web. Este recordatorio de Sprout Social lo deja perfectamente claro y lo ayuda a agregar el evento a su calendario:

Para Litmus Live en 2015, enviamos un recordatorio final tres días antes de la conferencia, que contenía todo lo que los asistentes necesitaban saber: elementos clave de la agenda, logística, eventos especiales e información para compartir en redes sociales para difundir el mensaje.

Haz que la energía de tu evento dure

Incluso cuando los asistentes hayan empacado y se hayan ido de la ciudad, su evento no ha terminado. Aprovechar la energía y el entusiasmo que invirtió en su evento, ya sea una conferencia de una semana o un seminario web de una hora, es fundamental para alentar a los asistentes a regresar una vez más (y compartir su increíble experiencia con su marca en las redes sociales).

Este gran ejemplo de Emma llegó a nuestras bandejas de entrada unas semanas después de Marketing United en Nashville. Comenzando con la línea de asunto, "¿Recuerdas esto?" (¡alerta de brecha de curiosidad!) Su video recapitulativo y lo más destacado te hace volver directamente a esos momentos inspiradores.

La mejor parte del correo electrónico es que crea automáticamente una comunidad. El código de cupón "Alumni16" te hace sentir parte de algo más grande que tú, exactamente como ir a la universidad. Enviar el correo electrónico varias semanas más tarde, en lugar de días, permitió que el zumbido y la emoción desaparecieran (así como el agotamiento del viaje) sin esperar tanto tiempo que los suscriptores pudieran olvidar de qué se trataba la conferencia.

Cree su propia plantilla de correo electrónico de eventos increíble ... ¡o use la nuestra!

Si está buscando plantillas para usar como base para su campaña de correo electrónico, Litmus Community ahora cuenta con plantillas modernas y fáciles de usar creadas por veteranos de la industria. Encuentre la plantilla perfecta para su nuevo seminario web, conferencia y todo lo demás.

Explore nuestras plantillas gratuitas →