Como usar o marketing por email para apoiar o seu próximo evento

O local está reservado, decorações e bolsas de brindes encomendadas, palestrantes e patrocinadores confirmados. Você está pronto para a última mega-festa de conferência / explosão e a única coisa que falta é: as pessoas. Você está pensando: “Este é o evento mais legal de SEMPRE. Quem é alguém deve querer estar lá! ”

Como seus participantes sabem o quão incrível é o seu evento se você não contar a eles? É hora de enviar uma campanha de marketing por e-mail para que os participantes em potencial saibam que o hype é real. Quanto mais criativo melhor.

Os eventos presenciais ou virtuais giram em torno de conhecer outras pessoas e aprender uns com os outros. Como o e-mail é um canal tão pessoal, é o meio ideal para criar entusiasmo para eventos, enviar lembretes e relembrar pós-evento.

Criar um plano de e-mail para promover seu evento antes, durante e depois do evento é uma parte essencial do pré-planejamento. Aqui está o que você precisa saber para garantir que sua campanha de e-mail baseada em eventos funcione do início ao fim.

O que incluir no seu e-mail

Quando você estiver falando sobre um evento, certifique-se de responder aos 5 W's:

• Quem: Quem se beneficiará em participar do seu evento? Definir seu público-alvo tornará mais fácil segmentar sua lista e criar uma cópia que os motivará a se inscrever em seu evento.
• O que: o que o evento envolve? É um webinar, encontro, conferência ou chat no Twitter? Tudo isso exige tempo e compromissos financeiros completamente diferentes por parte de seu assinante, portanto, deixe claro o que ele está assinando.
• Onde: Onde está o seu evento? É virtual ou presencial? Existem vários locais para o seu evento e, em caso afirmativo, qual é a diferença entre eles?
• Quando: quando o evento acontecerá? A que horas? Em que dia
• Por que: explique exatamente o que você ganha com isso para seus assinantes participando. O que eles aprenderão? Quem eles encontrarão? Por que vale a pena reservar um tempo em seu agitado dia de trabalho para comparecer? É importante ajudá-los a decidir, mas seus assinantes também podem ter o desafio de convencer o chefe. Adicionar um modelo de carta "justifique sua viagem" predefinido ajuda seus participantes em potencial a comparecerem ao seu evento.

Este e-mail do Sprout Social é um ótimo exemplo de e-mail de evento que vai direto ao ponto, respondendo a todas essas perguntas em menos de um parágrafo de texto.

Lembre-se de que o foco do seu e-mail de inscrição no evento deve ser a inscrição no evento. Então, deixe isso bem claro. Certifique-se de que sua frase de chamariz (CTA) seja facilmente identificável, para que seja óbvio onde se inscrever. Tenha em mente:

• Inclua um botão de CTA que contraste com o resto do seu e-mail.
• Amplie o valor da sua conferência com a cópia correta do CTA.

Este convite do webinar AddThis deixa claro qual ação os assinantes devem realizar para se registrar, com um botão de CTA que salta para fora da página:

Acima de tudo, personalize sua mensagem para o público-alvo. Para o Litmus Live, queríamos entrar em contato com os participantes de nossa conferência de 2015 para que soubessem que os ingressos ainda estavam disponíveis, mas logo estariam esgotados. Para isso, criamos um e-mail em formato de carta pessoal e o segmentamos por local do evento de 2015, tornando a mensagem o mais relevante possível para cada assinante.

Este exemplo do Wistia captura o espírito do WistiaFest com este e-mail simples, mas poderoso. Adicionar um link a um vídeo pode adicionar um toque pessoal e ajudá-lo a reviver a magia do seu evento. Além disso, fornecer aos participantes anteriores um código de desconto personalizado “NotMyFirstRodeo” personaliza o e-mail e mostra aos participantes anteriores o quanto Wistia apreciou sua participação.

Crie uma lacuna de curiosidade

Para incentivar os assinantes a clicarem, você precisa criar o que o psicólogo George Loewenstein chama de "lacuna de curiosidade". É quando você aprende - por meio de uma linha de assunto ou CTA - que está perdendo um conhecimento valioso. Quando você não sabe a resposta, isso cria uma lacuna dolorosa. Tão doloroso, na verdade, que você tem vontade de clicar para saber mais.

O motivo pelo qual veículos de comunicação como o Buzzfeed e o Upworthy cobrem seu feed de mídia social com manchetes clickbait é porque ... eles funcionam! Agora, não estamos sugerindo pular do fundo do poço com "Kim Kardashian disse sim para este evento ... e você nunca vai adivinhar o que vai acontecer a seguir!" Mas ao adicionar esse tipo de lacuna em seus direitos autorais, CTAs ou na estrutura do próprio e-mail, você pode criar uma aura de mistério que gera entusiasmo.

Colocamos a lacuna de curiosidade em prática com nosso e-mail “Salve a Data” para o TEDC16 quando, propositalmente, mantivemos nosso terceiro local em segredo. Convocamos toda a nossa comunidade de assinantes e seguidores para revelá-lo ao mundo. Projetamos o e-mail para que, para revelar a terceira cidade, os assinantes precisassem encaminhar, postar na Comunidade Litmus e tweetar usando nossa hashtag # TEDC16 (desde então mudamos para #LitmusLive). Nossos assinantes ficaram tão animados que recebemos tweets suficientes para revelar a cidade escondida - San Francisco - em apenas 70 minutos! Ao expor uma lacuna de curiosidade - onde seria o nosso terceiro local - nós criamos muito entusiasmo para a conferência. Como um bônus, os palpites nos deram um ótimo feedback sobre quais locais considerar para o TEDC17!

Este e-mail do Hubspot, direcionado aos participantes anteriores de sua Conferência Inbound anual, faz isso com sua linha de assunto: “O que esperar de mais de 250 sessões em # INBOUND16.” Criar mistério e emoção não requer um concurso especial ou retenção de informações; na verdade, este e-mail faz o contrário, delineando a estrutura da conferência e a finalidade de cada faixa. Você está curioso o suficiente para clicar; mas, ao contrário dos títulos que induzem a cliques, você é recompensado com informações úteis e valiosas.

Este e-mail de conferência do CTA da Unbounce faz quase o mesmo, com o assunto “Quem está participando do CTA Conf 2016 ... vamos descobrir”, eles estão colocando a lacuna da curiosidade em prática. Ao revelar sua agenda (e alguns participantes de marketing de renome ) eles criam entusiasmo e adicionam um senso de urgência - junte-se a nós antes que os ingressos acabem!

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Crie conteúdo compartilhável

Mesmo na era das mídias sociais, ainda não há nada melhor do que focar nas dimensões pessoais de compartilhamento 1: 1. Incentivar o encaminhamento e compartilhamento de e-mail é uma parte essencial da construção de sua base de participantes.

E-mails de eventos são naturalmente mais compartilháveis. De acordo com nosso Relatório de e-mail viral, eventos que exigem registro ou RSVP tornam-se mais comumente virais, cerca de 3,2 vezes mais provável.

Os eventos são naturalmente sociais (e urgentes - as inscrições podem esgotar!). Embora seja ótimo conhecer novas pessoas, é provável que você esteja interessado em participar com outra pessoa. Isso faz parte da diversão! Quando você recebe um convite para um webinar ou encontro que você não pode fazer, é mais provável que encaminhe para um amigo ou colega de trabalho e diga “Ei! Você ouviu sobre isso? Parece divertido, gostaria de poder ir! ” do que qualquer outro tipo de e-mail. Como um comerciante por email, torne mais fácil para seus assinantes fazerem exatamente isso.

Tornar seu e-mail mais compartilhável também pode vir de sua oferta. Se o seu evento oferece preços de grupo ou bônus de indicação, certifique-se de destacá-los em seu e-mail para alavancar ainda mais o encaminhamento e aumentar o alcance de participantes em potencial.

Nos últimos dois anos, lançamos nossas vendas de ingressos TEDC com um e-mail promovendo um concurso de ingressos dourados. É uma chance para #emailgeeks ganhar um ingresso para o TEDC, mas também uma oportunidade divertida para todos compartilharem seu entusiasmo nas redes sociais. Para ganhar um tíquete, os assinantes precisavam encontrar os desafios ocultos no e-mail e tweetar a resposta correta para serem considerados vencedores.

Escalonamos os palpites ao longo de dois dias para dar a todos a chance de jogar e escolhemos aleatoriamente um vencedor para cada intervalo. Esperávamos empolgação, mas não esperávamos que nossos seguidores largassem tudo para fazer este concurso.

Ao adicionar um elemento social como o concurso do bilhete dourado, fomos capazes de gerar muito entusiasmo para o evento deste ano em nossa comunidade e nas redes sociais.

Torne-o compatível com dispositivos móveis

Como o e-mail móvel abre consistentemente acima de 50%, fica cada vez mais claro que as campanhas de e-mail precisam ser projetadas com os assinantes móveis em mente. Campanhas de e-mail somente para computador estão sendo rapidamente relegadas para a lixeira, pois os assinantes esperam grandes experiências, não importa onde estejam ou o dispositivo que estejam usando. Se você estiver enviando e-mails durante o evento, seus assinantes estarão em movimento - participando de sessões, networking, em trânsito ou em um hotel - tornar seus e-mails compatíveis com dispositivos móveis é essencial para a saúde de sua campanha.

Use e-mails responsivos ou híbridos

Você pode usar duas técnicas diferentes para tornar seu e-mail compatível com dispositivos móveis: responsivo e híbrido. A codificação responsiva usa tabelas fluidas, imagens fluidas e consultas de mídia para controlar o layout de um e-mail em diferentes tamanhos de dispositivo. A codificação híbrida ou “esponjosa” ainda usa tabelas e imagens fluidas, mas, ao contrário dos e-mails responsivos, essas tabelas e imagens são fluidas por padrão. Em vez de usar consultas de mídia para acionar esses estados fluidos em telas menores, a codificação híbrida favorece os comentários condicionais da Microsoft para restringir tabelas fluidas em telas maiores.

Ambas as formas fornecem ao seu usuário a capacidade de experimentar seu e-mail de forma integrada, não importa onde ele esteja - o que é mais importante do que nunca para qualquer campanha por e-mail.

Seja claro e conciso

Com o celular, cada linha conta. Para garantir que seus assinantes leiam mais seu e-mail, seja curto e direto. Este e-mail da Assembleia Geral é um grande exemplo disso: explica o evento, porque você deve comparecer e como se inscrever imediatamente.

Envie um lembrete

Somos todos pessoas ocupadas. Incluir um lembrete por e-mail pode garantir que os participantes realmente compareçam.

Isso é especialmente importante para um evento virtual como um webinar. Seja ainda mais conciso e use o CTA para ajudar os inscritos a participar do webinar. Este lembrete do Sprout Social torna isso perfeitamente claro e ajuda você a adicionar o evento à sua agenda:

Para o Litmus Live em 2015, enviamos um lembrete final três dias antes da conferência, contendo tudo o que os participantes precisavam saber: itens principais da agenda, logística, eventos especiais e informações de compartilhamento social para espalhar a palavra!

Faça a energia do seu evento durar

Mesmo depois de os participantes terem feito as malas e saído da cidade, seu evento ainda não acabou. Capitalizar a energia e o entusiasmo que entraram em seu evento - seja uma conferência de uma semana ou um webinar de uma hora - é fundamental para encorajar os participantes a voltar mais uma vez (e para compartilhar sua experiência incrível com sua marca nas redes sociais).

Este ótimo exemplo de Emma chegou às nossas caixas de entrada algumas semanas após o Marketing United em Nashville. Começando com a linha de assunto, “Lembra disso?” (alerta de lacuna de curiosidade!) o vídeo de recapitulação e os destaques fazem você voltar direto para aqueles momentos inspiradores.

A melhor parte do e-mail é que ele cria automaticamente uma comunidade. O código do cupom “Alumni16” faz você se sentir parte de algo maior do que você, exatamente como ir à universidade. Enviar o e-mail várias semanas depois, em vez de dias, permitiu que o burburinho e a empolgação se dissipassem (assim como o cansaço da viagem), ao mesmo tempo que não demorava tanto a ponto de os assinantes esquecerem do que se tratava a conferência.

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