Come utilizzare l'email marketing per supportare il tuo prossimo evento

Il locale è prenotato, le decorazioni e le borse swag ordinate, i relatori e gli sponsor confermati. Sei pronto per l'ultima mega-festa della conferenza/esplosione e l'unica cosa che manca è: le persone. Stai pensando: "Questo è l'evento più bello di SEMPRE. Chiunque sia qualcuno dovrebbe voler essere lì!”

Come fanno i tuoi partecipanti a sapere quanto è fantastico il tuo evento se non glielo dici? È tempo di inviare una campagna di email marketing in modo che i potenziali partecipanti sappiano che l'hype è reale. Più creativo è, meglio è.

Gli eventi di persona o virtuali ruotano attorno al conoscere altre persone e imparare gli uni dagli altri. Poiché l'e-mail è un canale così personale, è il mezzo ideale per creare entusiasmo per gli eventi, inviare promemoria e ricordare post-evento.

Creare un piano email per promuovere il tuo evento prima, durante e dopo l'evento è una parte essenziale della pianificazione preliminare. Ecco cosa devi sapere per assicurarti che la tua campagna email basata sugli eventi funzioni dall'inizio alla fine.

Cosa includere nella tua email

Quando parli di un evento, assicurati di rispondere alle 5 W:

• Chi: chi trarrà vantaggio dalla partecipazione al tuo evento? Definire il tuo pubblico di destinazione renderà più facile segmentare il tuo elenco e creare una copia che li indurrà a iscriversi al tuo evento.
• Cosa: cosa prevede l'evento? È un webinar, un meetup, una conferenza o una chat su Twitter? Tutti questi richiedono tempi e impegni finanziari completamente diversi da parte del tuo abbonato, quindi chiarisci per cosa si stanno iscrivendo.
• Dove: dov'è il tuo evento? È virtuale o di persona? Ci sono più sedi per il tuo evento e, in caso affermativo, qual è la differenza tra loro?
• Quando: quando si svolge l'evento? A che ora? In che giorno?
• Perché: Spiega esattamente cosa c'è dentro per i tuoi abbonati partecipando. Cosa impareranno? Chi incontreranno? Perché vale la pena dedicare del tempo alla loro intensa giornata lavorativa per partecipare? È importante aiutarli a decidere, ma anche i tuoi iscritti potrebbero avere la difficoltà di convincere il loro capo. L'aggiunta di una lettera modello "giustifica il tuo viaggio" predefinita aiuta i potenziali partecipanti a partecipare al tuo evento.

Questa e-mail di Sprout Social è un ottimo esempio di un'e-mail di evento che va dritta al punto, rispondendo a tutte queste domande in meno di un paragrafo di testo.

Ricorda, l'obiettivo dell'e-mail di registrazione dell'evento dovrebbe essere la registrazione all'evento. Quindi chiariscilo. Assicurati che la tua call to action (CTA) sia facilmente identificabile, in modo che sia ovvio dove registrarti. Tieni a mente:

• Includi un pulsante CTA che contrasti con il resto della tua email.
• Amplifica il valore della tua conferenza con la giusta copia CTA.

Questo invito al webinar AddThis chiarisce quale azione dovrebbero intraprendere gli abbonati per registrarsi, con un pulsante CTA che salta fuori dalla pagina:

Soprattutto, personalizza il tuo messaggio per il pubblico a cui è destinato. Per Litmus Live, volevamo contattare i partecipanti alla nostra conferenza del 2015 per far loro sapere che i biglietti erano ancora disponibili ma che presto si sarebbero esauriti. Per raggiungere questo obiettivo, abbiamo creato un'e-mail con un formato di lettera personale e l'abbiamo segmentata per luogo dell'evento 2015, rendendo il messaggio il più pertinente possibile per ogni iscritto.

Questo esempio di Wistia cattura lo spirito di WistiaFest con questa e-mail semplice ma potente. L'aggiunta di un collegamento a un video può aggiungere un tocco personale e aiutarti a rivivere la magia del tuo evento. Inoltre, fornire ai partecipanti precedenti un codice sconto personalizzato "NotMyFirstRodeo" personalizza l'e-mail e mostra ai partecipanti precedenti quanto Wistia abbia apprezzato la loro presenza.

Crea un divario di curiosità

Per incoraggiare gli abbonati a fare clic, devi creare quello che lo psicologo George Loewenstein chiama "il gap della curiosità". È quando impari, attraverso una riga dell'oggetto o CTA, che ti mancano conoscenze preziose. Quando non si conosce la risposta, si crea un doloroso divario. Così doloroso, infatti, che hai la voglia di fare clic per saperne di più.

Il motivo per cui i media come Buzzfeed e Upworthy coprono il tuo feed di social media con titoli clickbait è perché... funzionano! Ora, non stiamo suggerendo di saltare fuori dalla fine con "Kim Kardashian ha detto sì a questo evento ... e non indovinerai mai cosa succederà dopo!" Ma aggiungendo questo tipo di lacuna nel tuo copywriting, CTA o nella struttura dell'e-mail stessa, puoi creare un'aura di mistero che genera eccitazione.

Abbiamo messo in pratica il divario di curiosità con la nostra e-mail "Save the Date" per TEDC16 quando abbiamo volutamente tenuto segreta la nostra terza posizione. Abbiamo arruolato la nostra intera comunità di abbonati e follower per rivelarlo al mondo. Abbiamo progettato l'e-mail in modo che per rivelare la terza città, gli abbonati dovessero inoltrare, postare nella community di tornasole e twittare utilizzando il nostro hashtag #TEDC16 (da allora l'abbiamo cambiato in #LitmusLive). I nostri abbonati erano così entusiasti che abbiamo ricevuto abbastanza tweet per rivelare la città nascosta, San Francisco, in soli 70 minuti! Esponendo una lacuna di curiosità, dove sarebbe stata la nostra terza sede, abbiamo accumulato un sacco di entusiasmo per la conferenza. Come bonus, le ipotesi ci hanno dato un ottimo feedback su quali luoghi considerare per TEDC17!

Questa e-mail di Hubspot, destinata ai partecipanti precedenti alla loro conferenza annuale in entrata, lo fa con la riga dell'oggetto: "Cosa aspettarsi da oltre 250 sessioni a #INBOUND16". Creare mistero ed eccitazione non richiede un concorso speciale o informazioni riservate; infatti, questa email fa l'opposto, delineando la struttura della conferenza e lo scopo di ogni traccia. Sei abbastanza curioso da fare clic; ma poi, a differenza di quei titoli clickbait-y, sei ricompensato con informazioni preziose e utili.

Questa e-mail della conferenza CTA Unbounce fa più o meno lo stesso, con un oggetto "Chi partecipa alla CTA Conf 2016 ... scopriamolo", stanno mettendo in pratica il divario di curiosità. Rivelando la sua agenda (e alcuni partecipanti di marketing di grandi nomi ) suscitano eccitazione aggiungendo un senso di urgenza: unisciti a noi, prima che i biglietti siano esauriti!

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Crea contenuti condivisibili

Anche nell'era dei social media, non c'è niente di meglio che concentrarsi sulle dimensioni personali, 1:1 della condivisione. Incoraggiare l'inoltro e la condivisione delle e-mail è una parte essenziale della creazione della base di partecipanti.

Le email degli eventi sono naturalmente più condivisibili. Secondo il nostro Viral Email Report, gli eventi che richiedono la registrazione o un RSVP diventano più comunemente virali, con una probabilità circa 3,2 volte maggiore.

Gli eventi sono naturalmente sociali (e urgenti: la registrazione può esaurirsi!). Anche se è bello incontrare nuove persone, è probabile che tu sia interessato a partecipare con qualcun altro. Fa parte del divertimento! Quando ricevi un invito a un webinar o un incontro che non puoi fare, è più probabile che lo inoltri a un amico o collega e dica "Ehi! hai sentito parlare di questo? Sembra divertente, vorrei poter andare!” rispetto a qualsiasi altro tipo di email. Come e-mail marketer, rendi facile per i tuoi abbonati fare proprio questo.

Rendere la tua email più condivisibile può derivare anche dalla tua offerta. Se il tuo evento offre prezzi di gruppo o bonus di riferimento, assicurati di evidenziarli nella tua e-mail per sfruttare ulteriormente gli inoltri e aumentare la portata dei potenziali partecipanti.

Negli ultimi due anni, abbiamo lanciato la nostra vendita di biglietti TEDC con un'e-mail che promuoveva un concorso di biglietti d'oro. È un'opportunità per #emailgeeks di vincere un biglietto per TEDC, ma anche un'opportunità divertente per tutti di condividere le proprie emozioni sui social media. Per vincere un biglietto, gli abbonati dovevano trovare le sfide nascoste all'interno dell'e-mail e quindi twittare la risposta corretta per essere considerati vincitori.

Abbiamo scaglionato le ipotesi nel corso di due giorni per dare a tutti la possibilità di giocare e abbiamo scelto casualmente un vincitore per ogni intervallo. Ci aspettavamo eccitazione, ma non ci aspettavamo che i nostri follower abbandonassero tutto per fare questo concorso.

Aggiungendo un elemento social come il concorso del biglietto d'oro, siamo stati in grado di generare un sacco di entusiasmo per l'evento di quest'anno in tutta la nostra comunità e sui social media.

Rendilo ottimizzato per i dispositivi mobili

Poiché l'e-mail mobile si apre costantemente al di sopra del 50%, è sempre più chiaro che le campagne e-mail devono essere progettate tenendo conto degli abbonati mobili. Le campagne e-mail solo per desktop vengono rapidamente relegate nel cestino della spazzatura, poiché gli abbonati si aspettano grandi esperienze, indipendentemente da dove si trovino o dal dispositivo che utilizzano. Se invii e-mail durante il tuo evento, i tuoi iscritti saranno in movimento, partecipando a sessioni, networking, in transito o in un hotel, rendere le tue e-mail ottimizzate per i dispositivi mobili è essenziale per la salute della tua campagna.

Usa email reattive o ibride

Puoi utilizzare due diverse tecniche per rendere la tua email ottimizzata per i dispositivi mobili: reattiva e ibrida. La codifica reattiva utilizza tabelle fluide, immagini fluide e query multimediali per controllare il layout di un'e-mail su dispositivi di diverse dimensioni. La codifica ibrida, o "spugnosa", utilizza ancora tabelle e immagini fluide ma, a differenza delle e-mail reattive, tali tabelle e immagini sono fluide per impostazione predefinita. Invece di utilizzare le query multimediali per attivare quegli stati fluidi su schermi più piccoli, la codifica ibrida favorisce i commenti condizionali Microsoft per limitare le tabelle fluide su schermi più grandi.

Entrambi i modi offrono all'utente la possibilità di sperimentare senza problemi la propria posta elettronica, indipendentemente da dove si trovi, il che è più importante che mai per qualsiasi campagna di posta elettronica.

Sii chiaro e conciso

Con il cellulare, ogni riga conta. Per assicurarti che i tuoi iscritti leggano di più la tua email, mantienila breve e al punto. Questa e-mail dell'Assemblea Generale ne è un ottimo esempio: spiega l'evento, perché dovresti partecipare e come registrarti immediatamente.

Invia un promemoria

Siamo tutte persone impegnate. Includere un'e-mail di promemoria può assicurarti che i tuoi partecipanti vengano effettivamente.

Questo è particolarmente importante per un evento virtuale come un webinar. Rendilo ancora più conciso e usa il CTA per aiutare i registranti a partecipare al webinar. Questo promemoria di Sprout Social lo rende perfettamente chiaro e ti aiuta ad aggiungere l'evento al tuo calendario:

Per Litmus Live nel 2015, abbiamo inviato un ultimo promemoria tre giorni prima della conferenza, contenente tutto ciò che i partecipanti dovevano sapere: punti chiave dell'agenda, logistica, eventi speciali e informazioni di condivisione sui social per spargere la voce!

Fai durare l'energia del tuo evento

Anche quando i partecipanti hanno fatto le valigie e lasciato la città, il tuo evento non è finito. Sfruttare l'energia e l'entusiasmo che sono andati al tuo evento, che si tratti di una conferenza di una settimana o di un webinar di un'ora, è fondamentale per incoraggiare i partecipanti a tornare ancora una volta (e a condividere la loro straordinaria esperienza con il tuo marchio sui social media).

Questo fantastico esempio di Emma è arrivato nelle nostre caselle di posta poche settimane dopo Marketing United a Nashville. A partire dalla riga dell'oggetto, "Ricordi questo?" (curiosità gap alert!) il loro video riassunto e i momenti salienti ti fanno tornare subito a quei momenti stimolanti.

La parte migliore dell'e-mail è che crea automaticamente una comunità. Il codice coupon “Alumni16” ti fa sentire parte di qualcosa di più grande di te, esattamente come frequentare l'università. L'invio dell'e-mail diverse settimane dopo, anziché giorni, ha permesso al brusio e all'eccitazione di svanire (così come l'esaurimento del viaggio) senza aspettare così a lungo che gli abbonati possano dimenticare di cosa trattava la conferenza.

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