Comment organiser une réunion de planification (liste de contrôle incluse)

Réunions—il peut y en avoir trop. Des réunions sont parfois organisées pour discuter du moment où se rencontrer : cela peut sembler absurde. Cependant, les réunions ne sont pas un artefact inutile du passé des affaires. Ils sont un moyen de communication important. C'est pourquoi une réunion de planification en gestion de projet est essentielle pour lancer un projet réussi.

Comme dans toute réunion, il y a des consignes à respecter. Il doit y avoir un ordre du jour, et seules les personnes qui doivent y être doivent être présentes. Sinon, eh bien, c'est pourquoi les réunions ont mauvaise réputation. Plus vous êtes préparé, plus la réunion est productive et plus la planification de votre projet est efficace.

C'est pourquoi nous avons décomposé une bonne réunion de planification en éléments de base que vous devez inclure pour la rendre complète et bénéfique. Nous avons même inclus une liste de contrôle que vous pouvez utiliser pour vous assurer que vous n'avez rien négligé lors de votre réunion.

Quel est le but d'une réunion de planification ?

La raison évidente d'avoir une réunion de planification est de créer un plan et d'obtenir l'adhésion de l'équipe. C'est la première étape dans l'élaboration d'un plan et nécessite de répondre à certaines questions, telles que comment atteindre cet objectif ? Que savons-nous déjà à son sujet ? Qui va être responsable de quoi ?

Lorsque la réunion de planification est terminée, il devrait y avoir quelques livrables, comme une ébauche du plan qui a été rapidement esquissée après avoir répondu aux questions ci-dessus. Il doit également y avoir une certaine clarté sur qui va faire quoi dans le projet.

Cela ne fait pas de mal si vous pouvez commencer à identifier les dépendances, les ressources dont vous aurez besoin et celles que vous n'avez pas déjà. De plus, vous aurez des questions auxquelles il faudra répondre ou qui nécessiteront une enquête et des recherches plus approfondies.

Une compréhension générale de la portée du plan doit également être établie. Toutes les personnes présentes doivent avoir une bonne idée du plan. Obtenez des commentaires pour vous assurer que ces paramètres étaient clairs lors de la réunion de planification et, s'ils ne le sont pas, encouragez les questions du groupe jusqu'à ce qu'ils le soient. Cela inclut la manière dont les individus se coordonneront avec les autres membres de l'équipe.

Éléments clés d'une réunion de planification

Une réunion de planification est seulement aussi bonne que ses parties. Ces parties sont ce que vous devez préparer avant même de convoquer la réunion. Vous voulez avoir tous vos canards d'affilée, pour ainsi dire, afin que la réunion se déroule sans accroc et que le plan et les responsabilités de l'équipe soient bien définis. Par conséquent, vous voudrez vous assurer que vous avez abordé chacun des éléments ci-dessous.

Vision, buts et objectifs

Avant de pouvoir avoir un plan, vous devez avoir un objectif. En d'autres termes, quels sont les buts et les objectifs que vous souhaitez atteindre. Pour comprendre cela, il faut se poser des questions simples mais importantes, telles que qu'essayez-vous de faire et quels problèmes essayez-vous de résoudre ?

Répondre à ces questions définira la vision, qui est un fil conducteur important à suivre lors de la mise en œuvre du plan. Cela donnera également aux parties prenantes et aux membres de l'équipe une rampe d'accès au projet. Cela conduit à créer une analyse de rentabilisation, à aligner le projet sur les objectifs commerciaux globaux de l'organisation et à identifier les avantages du projet.

Facteurs de succès critiques

Une fois que vous avez une vision, des buts et des objectifs, vous devrez qualifier cette vision, ces buts et ces objectifs. Qu'est-ce que cela signifie?

Selon D. Ronald Daniel, qui a développé le concept, c'est « le nombre limité de domaines dans lesquels les résultats, s'ils sont satisfaisants, assureront une performance compétitive réussie pour l'organisation. Ce sont les quelques domaines clés où les choses doivent aller bien pour que l'entreprise prospère. Si les résultats dans ces domaines ne sont pas adéquats, les efforts de l'organisation pour la période seront moins importants que souhaité.

En d'autres termes, quelles sont les choses que vous ne pouvez pas manquer de faire. Ces éléments de base de votre plan doivent être définis et clairs pour tous. Ceux-ci incluent le livrable du projet, un budget et un calendrier convenus, etc.

La mise en place de facteurs de succès critiques signifie que vous pouvez prioriser non seulement le processus de planification, mais aussi l'exécution du projet. Vous saurez qui sont les leaders, où placer vos ressources et comment ajuster votre plan pour vous assurer que ces facteurs critiques de succès sont toujours protégés.

Indicateurs clés de performance

Un indicateur de performance clé ou KPI est quelque chose qui a une valeur mesurable. Il montre à quel point un projet travaille efficacement pour atteindre ses principaux objectifs commerciaux. C'est une façon d'évaluer le succès, mais pour ce faire, vous devez d'abord déterminer quels sont les KPI pour le projet.

Par conséquent, la réunion de planification doit aborder les KPI du projet et, plus précisément, ce que chaque membre de l'équipe de projet est responsable de faire pour atteindre ces KPI. Sans fixer un objectif à atteindre et sans l'expliquer à l'équipe, ainsi que son rôle dans l'atteinte de cet objectif, le projet a moins de chances de réussir. C'est pourquoi c'est une partie essentielle de la réunion de planification.

Questions clés

Ensuite, il y a les questions clés : les choses les plus urgentes qui doivent être traitées immédiatement. Avant d'aller de l'avant avec le projet ou même la planification, il y a probablement des obstacles qui doivent être éliminés. C'est le moment où ils sont identifiés et une décision est prise concernant la résolution et qui dirigera cette charge.

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Frapper ces points fournira un aperçu de base pour une réunion de planification d'une journée. Bien sûr, vous pouvez et devrez peut-être consacrer plus de temps à la planification, mais cela dépendra davantage de la taille de votre équipe que du projet. Quelle que soit la taille de votre équipe, afin de rendre la réunion de planification plus productive, vous voudrez les inclure avant la réunion et obtenir leurs idées et leurs commentaires.

ProjectManager transforme une réunion de planification en un plan

Vous vous êtes rencontrés, vous avez défini le projet et vient maintenant l'élaboration d'un véritable plan pour intégrer tout ce dont vous avez parlé. C'est là que ProjectManager peut vous aider. ProjectManager est un logiciel de planification de projet en ligne qui peut vous aider à planifier, planifier et gérer des projets du début à la fin.

Importations faciles

Vous avez une vision, des buts et des objectifs, mais comment décomposez-vous ceux-ci en étapes qui mèneront au livrable final du projet ? Eh bien, pour commencer, utilisez une structure de répartition du travail, qui vous aidera à remonter de la fin du projet à toutes les tâches nécessaires pour y arriver. Il s'agit essentiellement de créer une liste de tâches qui peut ensuite être téléchargée dans ProjectManager et s'ouvrira en tant que nouveau projet.

Définir les dépendances, les délais et les jalons

Toutes les tâches ne peuvent pas être terminées en même temps, certaines ne peuvent pas commencer tant que d'autres ne sont pas terminées, vous devez donc les organiser. ProjectManager simplifie ce processus. Ajoutez des durées de tâche et remplissez une chronologie sur votre outil de diagramme de Gantt.

Vous pouvez désormais lier des tâches dépendantes, définir des jalons pour diviser le projet en phases et même commencer à affecter des membres d'équipe à partir du Gantt.

Outils de gestion des tâches pour gérer le travail

Une fois qu'un membre de l'équipe est invité à ProjectManager, il peut se voir attribuer des tâches. Les tâches peuvent avoir des instructions du gestionnaire, des listes de tâches et inclure un nombre illimité de pièces jointes de fichiers et d'images. Mais ce n'est que le début.

Différentes personnes travaillant sur le projet travaillent de différentes manières, c'est pourquoi ProjectManager a plusieurs vues de projet. Les membres de l'équipe peuvent préférer une liste de tâches ou même une vue de calendrier.

Cependant, une fois qu'ils commencent à exécuter des tâches, il peut être difficile de se concentrer sur les priorités et de contrôler le flux de travail. La vue Kanban permet aux membres de l'équipe de travailler uniquement sur les tâches pour lesquelles ils ont les ressources et la capacité d'accomplir. Les managers bénéficient également de la transparence dans le cycle de production.

Bien sûr, les membres de l'équipe sont plus productifs lorsqu'ils travaillent ensemble, c'est pourquoi ProjectManager favorise la collaboration. Les tâches peuvent être commentées et d'autres membres de l'équipe qui ne sont pas affectés à cette tâche peuvent être marqués et intégrés à la conversation.

Suivi et rapport sur le plan

Les responsables souhaitent suivre les progrès de l'équipe et peuvent le faire à un niveau élevé avec un tableau de bord en temps réel ou approfondir les données avec des rapports en un clic. ProjectManager est l'outil parfait pour transformer les plans en réalité et devrait être à l'ordre du jour de chaque réunion de planification.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui vous aide à planifier votre projet, puis à l'exécuter. Les multiples vues de projet en font un outil flexible pour tous les membres de l'équipe, des managers aux équipes et aux parties prenantes, qui aiment les rapports clairs et faciles. Essayez ProjectManager la prochaine fois que vous planifiez un projet avec cet essai gratuit de 30 jours.