Gestion de projet virtuelle : avantages, défis et outils

Le travail à distance est plus que courant, il devient une nécessité pour un certain nombre de raisons. Il y a des avantages à trouver les meilleurs talents où qu'ils vivent. Il contribue à la ligne de fond d'une organisation. Parfois, un acte de Dieu perturbera le déroulement normal du travail.

Quelle que soit la raison, la gestion de projet virtuelle comporte son propre ensemble de défis qui s'ajoutent à la tâche déjà difficile de gérer un projet. Il existe des protocoles traditionnels pour effectuer des affectations, gérer les ressources, suivre les progrès et mettre à jour les parties prenantes, mais pas lorsqu'elles se trouvent dans un lieu différent ou dans un pays étranger.

Comment naviguez-vous dans ce nouveau monde courageux de la gestion de projet virtuelle ? Nous y reviendrons, mais d'abord, il est important de comprendre la situation dans son ensemble.

Qu'est-ce que la gestion de projet virtuelle ?

La gestion de projet virtuelle est le processus par lequel on gère des projets via des équipes distantes ou virtuelles. Lorsque les équipes sont réparties sur différents fuseaux horaires, elles doivent toujours se voir attribuer des tâches et ce travail doit être surveillé et suivi pour s'assurer qu'il reste dans les délais. Alors que de plus en plus d'équipes travaillent à domicile, la gestion de projet virtuelle est devenue plus définie.

Bien que les bases restent les mêmes, telles que le cycle de vie du projet et les différentes disciplines qui entrent dans le contrôle de chaque aspect d'un projet, il existe une différence. Et c'est un grand. Ces équipes gérées ne sont pas en un seul endroit, mais plutôt dispersées aux quatre coins du monde. Ne pas avoir de contact physique avec son équipe crée de nouveaux obstacles que les chefs de projet doivent surmonter.

Les équipes virtuelles ne disparaissent pas. Ils se développent et les chefs de projet ne doivent pas devenir complaisants et croire que les anciennes règles s'appliquent toujours. Les choses changent et les chefs de projet doivent changer avec eux et faire entrer leur gestion de projet dans l'ère numérique.

Heureusement, les outils de gestion de projet sont depuis un certain temps passés de l'analogique au numérique, et avec cette transition, l'efficacité et la productivité ont augmenté. Ainsi, le passage à la gestion de projet virtuelle est le grand saut qu'il pourrait sembler à première vue. Mais d'abord, examinons la tendance et pourquoi elle ne peut être ignorée.

Pourquoi l'essor de la gestion de projet virtuelle ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la gestion de projet virtuelle gagne en popularité. Il y a le fait que de nombreuses équipes demandent une plus grande flexibilité au travail afin d'avoir plus de contrôle sur leur emploi du temps. Cela peut être dû au fait d'avoir de jeunes enfants et de vouloir rester à la maison avec eux ou de trouver un équilibre entre le travail et la vie personnelle.

La tendance à embaucher des sous-traitants pour externaliser le travail a eu des conséquences inattendues. Au fur et à mesure que les organisations s'habituent et se sentent à l'aise de travailler avec des équipes qui ne sont pas situées avec elles, elles se sont également réchauffées à l'idée d'équipes virtuelles et de chefs de projet virtuels.

Nouvelle technologie et nouvelle génération

Cela va de pair avec les avancées technologiques qui ont facilité la gestion des télétravailleurs. Le développement d'un bureau virtuel a rendu la transition vers la gestion de projet virale d'autant plus fluide.

Le changement générationnel des travailleurs est également en jeu dans l'essor de la gestion de projet virtuelle. De nouveaux travailleurs entrent sur le marché du travail, mais les travailleurs plus âgés qui sont capables de s'adapter restent avec l'aide d'équipes virtuelles.

Cela crée une équipe encore plus productive, dynamisée par l'enthousiasme des jeunes et les nouvelles idées, mais ancrée par l'expérience et les compétences des membres plus âgés de l'équipe. De plus, de nombreux jeunes travailleurs sont attirés par le travail dans des équipes virtuelles. Ils sont souvent plus familiarisés avec les outils numériques et apprécient la liberté. Heureusement, rien de tout cela ne compromet les locataires centraux d'une bonne gestion de projet.

C'est une question de résultats

ROWE, ou environnement de travail axé uniquement sur les résultats, est une stratégie de gestion qui gagne du terrain. Son concept de permettre aux travailleurs de fixer les conditions et le temps tant qu'ils atteignent les résultats requis. Cela a contribué à alimenter la croissance des équipes virtuelles et, ce faisant, la gestion de projet virtuelle.

En fait, pour que ROWE fonctionne, les responsables et leurs équipes doivent faciliter des communications claires et efficaces, ce qui est la pierre angulaire de la gestion de projet virtuelle.

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Quels sont les avantages de la gestion de projet virtuelle ?

Les avantages de la gestion de projet virtuelle sont liés aux avantages d'avoir des équipes virtuelles. La gestion de projet virtuelle, après tout, n'existe qu'en tant que méthode de gestion de ces équipes distantes.

Bon pour votre résultat net

Celui qui est probablement le plus convaincant pour une entreprise est l'impact sur ses résultats. Avoir des équipes virtuelles et une gestion de projet virtuelle pour les gérer signifie moins d'espace de bureau, moins d'équipement, moins de factures de services publics, etc.

Accéder à plus de talents

Comme indiqué précédemment, la gestion de projet virtuelle signifie des équipes virtuelles, qui sont un excellent leurre pour attirer des talents au-delà de votre région. C'est ainsi que de nombreuses organisations soulignent l'importance d'avoir une gestion de projet virtuelle, mais ce qui n'est pas toujours abordé, c'est la façon dont les équipes distantes contribuent également à la rétention de ce talent.

Meilleure rétention des employés

Lors de la gestion virtuelle, votre organisation attire non seulement des talents au-delà de sa portée géographique, mais retient ces travailleurs qualifiés. De plus en plus d'employés exigent un équilibre entre vie et travail. Faire partie d'une équipe virtuelle leur offre généralement la possibilité de s'occuper de jeunes enfants, de définir leurs horaires et d'obtenir d'autres avantages qui les maintiennent fidèles à l'organisation. Ils sont moins susceptibles de s'agiter et de chercher un emploi ailleurs.

Une plus grande productivité

Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, la gestion de projet virtuelle augmente la productivité. Selon une enquête de Global Workplace Analytics, « un employeur type peut économiser en moyenne 11 000 $ par télétravailleur à mi-temps par an. Les principales économies sont le résultat d'une productivité accrue, d'une baisse des coûts immobiliers, d'une réduction de l'absentéisme et du roulement, et d'une meilleure préparation aux catastrophes. Cela n'inclut même pas moins de temps de déplacement et de réunions inutiles.

Défis de la gestion de projet virtuelle

Cela ne signifie pas que la gestion de projet virtuelle n'est pas sans défis. Il y aura toujours des obstacles à franchir.

Construire de la confiance

Le problème numéro un est la confiance. C'est vrai pour n'importe quel projet. Il faut faire confiance aux équipes pour exécuter leurs tâches du mieux qu'elles peuvent avec les compétences qui les ont embauchées.

Ne pas avoir votre équipe au bureau avec vous crée la crainte qu'ils ne travaillent pas aussi diligemment qu'ils le feraient si vous regardiez par-dessus leur épaule. La vérité est que bâtir la confiance prend du temps et cela peut être long si vous travaillez dans une culture d'entreprise qui est nouvelle dans la gestion de projet virtuelle.

Suivi des progrès

Être capable de surveiller et de suivre les progrès en quelque sorte se greffe sur la question de la confiance. Mais même si vous faites entièrement confiance à votre équipe pour travailler dur, tout chef de projet digne de ce nom sait que sans métriques pour mesurer son travail, les choses peuvent rapidement devenir incontrôlables.

Avoir des équipes virtuelles à gérer rend la surveillance et le suivi des progrès plus difficiles. Vous ne pouvez pas simplement entrer dans leur bureau et obtenir une mise à jour ou voir où ils en sont dans le processus.

Culture de bureau

La culture d'entreprise de votre organisation peut être un avantage ou un défi, mais il est plus probable qu'improbable qu'il s'agisse d'un autre obstacle à franchir. Même avec une liste aussi longue que votre bras note comment la gestion de projet virtuelle peut aider les projets et les organisations, les vieilles habitudes ont la vie dure. Si les dirigeants n'adhèrent pas à l'idée de la gestion de projet virtuelle, elle est vouée à l'échec. Mais obtenir cette véritable acceptation du sommet peut être difficile.

Communication lente

Le temps est l'une des triples contraintes d'un projet. La rationalisation du processus est la façon dont les projets fonctionnent plus efficacement. Mais lorsque vous travaillez avec une gestion de projet virtuelle et des équipes distribuées, il peut souvent y avoir un délai entre l'attribution d'une tâche et son exécution.

Il y a aussi la communication au jour le jour qui est si importante pour tout projet. Avoir un canal de communication est crucial, quelque chose de plus immédiat que le courrier électronique, et s'assurer que les gens y prêtent attention.

Outils pour la gestion de projet virtuelle

Surmonter ces défis et profiter des avantages, c'est là que les outils de gestion de projet virtuels entrent en jeu. De plus en plus de personnes travaillent à distance et de plus en plus de responsables doivent contrôler ce travail virtuellement. Ce sont quelques-uns des outils qui aident les managers et les équipes à mieux faire leur travail.

G Suite

G Suite de Google Cloud regroupe tous vos logiciels de bureau sous un même toit. Non seulement il inclut Gmail, Docs, Drive, Calendar et plus encore pour les entreprises, mais tout est stocké en ligne et facile à partager avec les équipes. Des réunions peuvent être configurées et le calendrier alerte l'équipe. Les membres de l'équipe peuvent collaborer sur des documents en temps réel. C'est la piste virtuelle papier qui mène à une gestion de projet virtuelle solide.

Zoom

Zoom est un logiciel de visioconférence qui s'est imposé comme le leader virtuel des communications en ligne pour la gestion de projets virtuels. C'est idéal pour les séances d'information, les réunions et les discussions en tête-à-tête. Le service a récemment ajouté des mots de passe pour combler les failles de sécurité qu'il avait dans le passé.

Logiciel de gestion de projet

Les outils de productivité et la visioconférence ne sont que deux des piliers qui soutiennent la gestion de projet virtuelle. Mais cela ne peut pas se passer d'un logiciel de gestion de projet.

Ce que fait le logiciel de gestion de projet, c'est permettre aux équipes virtuelles de mieux travailler ensemble et aux responsables d'affecter, de surveiller et de suivre les progrès. Il le fait avec une suite de fonctionnalités. Pour mieux illustrer comment il procède, regardons le ProjectManager primé.

Comment faire de la gestion de projet virtuelle avec un logiciel

Tout d'abord, ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud. Cela signifie que les données sont collectées en temps réel et que toute personne disposant d'une connexion Internet peut se connecter au logiciel et travailler avec l'équipe. Si vous gérez des projets virtuellement, vous aurez besoin d'un outil basé sur le cloud qui vous donne des données et des communications en direct.

Gestion d'équipe virtuelle

Pour gérer des équipes, il faut d'abord les faire travailler. ProjectManager simplifie le démarrage d'un projet. Vous pouvez télécharger une feuille de calcul de tâches, exporter un projet à partir d'un autre logiciel, puis l'importer dans ProjectManager ou utiliser l'un des modèles intégrés pour vous guider tout au long du processus.

L'attribution peut sembler un problème lorsque les équipes sont réparties, mais une fois que vous avez un nouveau projet, invitez simplement l'équipe au logiciel et commencez à lui attribuer des tâches. L'équipe sera rassemblée dans un menu déroulant—attribuez-en une ou plusieurs à chaque tâche.

Établissez des horaires et respectez-les

Il existe plusieurs vues de projet, et le diagramme de Gantt en ligne est celui que les responsables trouveront utile. Ils peuvent planifier, lier les dépendances des tâches et définir des jalons dans la chronologie d'un projet.

Une fois les tâches en cours d'exécution, au fur et à mesure que les équipes mettent à jour leur statut, la progression est représentée sous forme d'ombrage sur la barre des tâches entre les dates de début et de fin. Ce niveau de transparence et de responsabilité aide à maintenir les équipes virtuelles sur la bonne voie et à faire avancer les projets.

Collaborez depuis n'importe où

Mais comment pouvez-vous aider les équipes à travailler ensemble lorsqu'elles sont physiquement séparées ? Une fois les tâches assignées aux équipes, elles disposent d'une plateforme pour collaborer. Chaque tâche dispose d'un espace pour ajouter des commentaires, ce qui déclenche une alerte par e-mail. Ainsi, peu importe où se trouvent les membres de votre équipe, ils peuvent mieux travailler ensemble.

ProjectManager dispose d'un stockage de fichiers illimité et les utilisateurs peuvent joindre autant de documents et d'images que nécessaire à la tâche. Ils peuvent même marquer quelqu'un qui n'est pas affecté à la tâche et l'impliquer dans la conversation.

Garder les équipes concentrées sur la bonne tâche au bon moment peut être un problème. L'une des vues de projet proposées par ProjectManager est un tableau kanban, qui visualise le flux de travail. Les tâches peuvent être étiquetées par priorité, ce qui permet aux membres de l'équipe de rester productifs, tout en offrant une transparence du processus de production pour le responsable et les autres membres de l'équipe.

Suivre la productivité et l'avancement du projet

Mais voir ce que font les membres de l'équipe ne va jusqu'à présent obtenir un chef de projet. Ils ont besoin de plus de données.

ProjectManager offre une vue d'ensemble de l'avancement du projet grâce à son tableau de bord en temps réel. Le logiciel analyse automatiquement les données du projet et les fournit sous forme de tableaux et de graphiques faciles à lire, ce qui est idéal pour les réunions des parties prenantes.

Si vous cherchez à avoir plus de contrôle sur les métriques du projet, ProjectManager dispose d'un outil de création de rapports simple qui peut être filtré pour afficher uniquement les informations souhaitées. Il existe également une fonctionnalité de gestion des ressources qui vous aide à équilibrer la charge de travail de votre équipe. Vous pourriez oublier que vous gérez des équipes virtuelles.

ProjectManager est un logiciel primé qui aide à garder les équipes organisées. De la planification, au suivi et au reporting, chaque phase d'un projet est gérée et contrôlée pour une plus grande productivité. Découvrez comment ProjectManager peut vous aider dans la gestion de votre projet virtuel dès aujourd'hui en prenant cet essai gratuit de 30 jours.