6 conseils de gestion de projet pour faire avancer les choses

Cette liste de six conseils de gestion de projet vous aidera à coup sûr à éliminer les projets qui génèrent des revenus pour votre entreprise.

Transcription :

Lancer un gros projet peut sembler intimidant, surtout si vous êtes chargé de faire avancer les choses. Nous sommes là pour vous aider à mettre fin à ces grands projets effrayants et à devenir un chef de projet ambitieux.

Il se trouve que les objectifs font l'objet de notre premier conseil de gestion de projet.

1. Définissez vos objectifs

Chaque projet a besoin d'objectifs. Lorsque vous définissez ce que vous voulez atteindre, vous aurez plus de facilité à déterminer comment y parvenir.

Vous voudrez peut-être envisager d'utiliser le cadre des objectifs SMART pour votre projet. Cette approche se concentre sur l'établissement d'objectifs qui sont :

• Spécifiques, ce qui signifie qu'ils sont suffisamment détaillés pour expliquer exactement ce que vous voulez
• Mesurable, ce qui signifie que votre succès peut être évalué avec certains paramètres
• Atteignable, ce qui signifie que vous avez des attentes réalistes quant à ce que vous pouvez réaliser
• Pertinent, ce qui signifie que vos objectifs s'alignent sur les objectifs généraux de votre entreprise
• Limité dans le temps, ce qui signifie que vous avez un échéancier pour le moment où vos objectifs doivent être atteints

Cependant, ne gardez pas ces objectifs pour vous. Toutes les personnes travaillant sur un projet doivent être conscientes de ce vers quoi vous travaillez afin de s'assurer que leurs contributions correspondent à votre vision.

De plus, avoir un dialogue ouvert avec les membres de votre équipe leur donne la possibilité de partager ce qu'ils pensent être possible pour leur partie du projet, ce qui vous permet de planifier en conséquence.

2. Travaillez à l'envers

Une gestion de projet réussie commence par le résultat final. Si vous avez un objectif pour votre projet, vous pouvez travailler à rebours pour décomposer les étapes qui vous mèneront à la ligne d'arrivée.

Supposons que vous souhaitiez lancer une campagne publicitaire vidéo sur YouTube. Vous aurez certainement besoin d'une vidéo. La vidéo doit être ajoutée à YouTube. Si nous allons plus loin dans cette voie, vous aurez besoin de quelqu'un pour faire la vidéo.

Décomposons cela encore plus. Vous aurez besoin de quelqu'un pour planifier la vidéo, coordonner avec un acteur, écrire un scénario, tourner la vidéo et éditer le produit fini. Du côté de la publicité, vous devez déterminer votre budget, décider du ciblage de l'audience et rédiger un texte.

Vous pouvez développer chacune des étapes individuelles de cet exemple afin qu'elles soient encore plus détaillées.

Une fois que vous aurez tout travaillé, le grand projet effrayant ressemblera à une série de tâches gérables que vous et votre équipe pourrez accomplir.

3. Gérer les attentes

Vous avez défini vos objectifs. Maintenant, respectez-les. Et ne promettez pas des choses impossibles juste pour plaire aux gens. Personne ne se sentira heureux lorsque vous manquez une échéance ou que vous n'atteignez pas vos objectifs.

Communiquez le calendrier et les capacités de votre équipe à toutes les parties prenantes de votre projet. Soyez honnête - mais poli - si quelqu'un a des attentes irréalistes.

En tant que chef de projet, il est avantageux pour vous et pour ceux avec qui vous travaillez de tenir compte des horaires de chacun. Votre projet n'est probablement pas la seule chose que tout le monde a dans son assiette. Ignorer les responsabilités des autres et les pousser trop fort peut conduire à l'épuisement professionnel et au manque de motivation, ce qui n'est bon pour personne.

Tout le monde se sentira mieux si vous respectez son temps et communiquez ce que vous pouvez accomplir de manière réaliste. Cela inclut la prise en compte des problèmes qui peuvent survenir tout au long du projet.

4. Tout documenter

Avoir des ressources documentées reste essentiel pour une gestion de projet efficace.

Tenir une réunion? Prendre des notes. Vous voulez que les gens accomplissent une tâche d'une certaine manière ? Écrivez les instructions. Besoin de répondre à certaines normes de la marque ? Faites un guide de style.

Plus vous avez de documentation pour votre projet, moins vous aurez de questions à répondre et plus vous serez sûr que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

N'oubliez pas de créer également des modèles. Si vous remarquez que des tâches se répètent encore et encore, vous pouvez créer un modèle. Si, par exemple, quelqu'un ajoute des pages à un site Web et qu'elles sont toutes similaires, créez un modèle de page afin qu'il n'ait pas à créer quelque chose à partir de zéro chaque fois qu'il ajoute une page.

Lorsque vous documentez tout, vous créez une bibliothèque de ressources auxquelles votre équipe peut se référer chaque fois qu'elle a besoin d'informations, ce qui rend votre travail beaucoup plus efficace.

5. Posez des questions

Si vous ne vous souvenez que d'un seul des conseils de planification de projet dans cette vidéo - même si j'espère que vous vous en souvenez de plus d'un - n'oubliez pas de poser des questions, aussi petites ou sans importance que vous pensez qu'elles sont. Si vous y pensez, il y a de fortes chances que quelqu'un d'autre le soit aussi.

Encouragez votre équipe à poser des questions. Vous voulez vous assurer que chacun comprend le projet et ses responsabilités. Il n'y a pas de honte à avoir un peu de clarté.

Les questions vous aident, ainsi que votre équipe et toute autre personne impliquée dans le projet, à devenir de meilleurs communicateurs.

Disons que votre équipe a mis fin à un projet majeur et que vous êtes chargé de planifier une grande réunion avec tous les dirigeants de votre entreprise. Vous réservez une grande salle de conférence et commandez des collations. Le jour de la réunion arrive et votre chef d'équipe demande où se trouve la webcam pour les personnes qui ne sont pas au bureau. Vous n'en avez pas de prêt parce que vous n'avez jamais demandé : « Est-ce que tout le monde sera au bureau ? » Une seule question peut épargner beaucoup de stress à tout le monde.

6. Utiliser un outil de gestion de projet

Dernier de cette liste de conseils de gestion de projet, investissez dans un outil de gestion de projet.

Un outil de gestion de projet vous donne la possibilité de suivre plusieurs projets au même endroit. Selon l'outil que vous utilisez, vous pouvez télécharger des fichiers, configurer des listes de tâches, attribuer des tâches aux membres de l'équipe, commenter les fils de discussion liés à votre projet, etc.

Avec tout au même endroit, vous aurez un flux de travail plus organisé et moins chaotique, surtout si vous travaillez sur plusieurs projets à la fois ou si vous avez quelque chose de plus complexe en préparation.

Une simple feuille de calcul peut vous permettre de rester organisé au départ, mais vous pouvez envisager un outil dédié si vous pensez qu'une feuille de calcul ne répond pas à vos besoins croissants.

Astuce bonus. Associez-vous à une agence de marketing numérique telle que WebFX si vous recherchez une équipe de chefs de projet pour vous aider dans vos efforts de marketing.

Et c'est tout ce que j'ai pour vous dans cette vidéo. Avant de partir, ceci est votre rappel régulier de vous abonner à notre chaîne YouTube et à notre newsletter par e-mail, Revenue Weekly, pour obtenir des informations sur le marketing numérique de nos experts. Vous pouvez trouver le lien vers Revenue Weekly dans la description de la vidéo.

Maintenant, lancez-vous et gérez ces projets comme le patron que vous êtes !