6 wskazówek dotyczących zarządzania projektami, aby załatwić sprawy

Ta lista sześciu wskazówek dotyczących zarządzania projektami z pewnością pomoże Ci wyeliminować projekty, które generują przychody dla Twojej firmy.

Transkrypcja :

Rozpoczęcie dużego projektu może wydawać się onieśmielające, zwłaszcza jeśli jesteś odpowiedzialny za utrzymanie rzeczy w ruchu. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci wyeliminować te duże, przerażające projekty i zostać kierownikiem projektów, który miażdży cele.

Tak się składa, że ​​cele są przedmiotem naszej pierwszej wskazówki dotyczącej zarządzania projektami.

1. Zdefiniuj swoje cele

Każdy projekt potrzebuje celów. Kiedy zdefiniujesz, co chcesz osiągnąć, będzie ci łatwiej wymyślić, jak to zrobić.

Możesz rozważyć użycie w swoim projekcie ramy celów SMART. Takie podejście koncentruje się na wyznaczaniu celów, które są:

• Konkretne, co oznacza, że ​​są wystarczająco szczegółowe, aby dokładnie wyjaśnić, czego chcesz
• Mierzalny, co oznacza, że ​​Twój sukces można ocenić za pomocą określonych wskaźników
• Osiągalne, co oznacza, że ​​masz realistyczne oczekiwania dotyczące tego, co możesz osiągnąć
• Istotne, co oznacza, że ​​Twoje cele są zgodne z ogólnymi celami firmy
• Terminowe, co oznacza, że ​​masz harmonogram, kiedy Twoje cele powinny zostać zrealizowane

Nie trzymaj jednak tych celów dla siebie. Każdy, kto pracuje nad projektem, musi być świadomy tego, nad czym pracujesz, aby mógł upewnić się, że ich wkład jest zgodny z Twoją wizją.

Ponadto prowadzenie otwartego dialogu z ludźmi z Twojego zespołu daje im możliwość podzielenia się tym, co ich zdaniem jest możliwe w ich części projektu — co pozwala odpowiednio zaplanować.

2. Pracuj wstecz

Skuteczne zarządzanie projektem zaczyna się od efektu końcowego. Jeśli masz cel dla swojego projektu, możesz pracować wstecz, aby rozbić kroki, które doprowadzą Cię do mety.

Załóżmy, że chcesz uruchomić jedną kampanię reklamową wideo w serwisie YouTube. Na pewno potrzebujesz wideo. Film musi zostać dodany do YouTube. Jeśli pójdziemy dalej tą ścieżką, będziesz potrzebować kogoś do nakręcenia filmu.

Rozłóżmy to jeszcze bardziej. Będziesz potrzebował kogoś, kto zaplanuje film, skoordynuje pracę z aktorem, napisze scenariusz, nakręci film i zmontuje gotowy produkt. Jeśli chodzi o reklamę, musisz ustalić swój budżet, zdecydować o kierowaniu na odbiorców i napisać tekst.

W tym przykładzie możesz rozwinąć każdy z poszczególnych kroków, aby zawierały jeszcze więcej szczegółów.

Po przepracowaniu wszystkiego wielki, przerażający projekt będzie przypominał wykonalną serię zadań, które Ty i Twój zespół możecie rozwiązać.

3. Zarządzaj oczekiwaniami

Wyznaczyłeś sobie cele. Teraz trzymaj się ich. I nie obiecuj rzeczy niemożliwych tylko po to, by zadowolić ludzi. Nikt nie będzie szczęśliwy, gdy przegapisz termin lub nie osiągniesz swoich celów.

Komunikuj harmonogram i możliwości swojego zespołu ze wszystkimi interesariuszami projektu. Bądź szczery — ale grzeczny — jeśli ktoś ma nierealistyczne oczekiwania.

Jako kierownik projektu, przestrzeganie harmonogramów wszystkich osób przynosi korzyści Tobie i osobom, z którymi pracujesz. Twój projekt prawdopodobnie nie jest jedyną rzeczą, którą każdy ma na swoich talerzach. Ignorowanie obowiązków innych ludzi i zbytnie ich naciskanie może prowadzić do wypalenia i braku motywacji — co nie jest dobre dla nikogo.

Każdy poczuje się lepiej, jeśli szanujesz jego czas i komunikujesz, co możesz realistycznie osiągnąć. Obejmuje to rozliczanie problemów, które mogą pojawić się w trakcie projektu.

4. Dokumentuj wszystko

Posiadanie udokumentowanych zasobów pozostaje niezbędne do efektywnego zarządzania projektami.

Organizujesz spotkanie? Robić notatki. Chcesz, aby ludzie wykonali zadanie w określony sposób? Napisz wskazówki. Potrzebujesz spełniać określone standardy marki? Zrób przewodnik po stylu.

Im więcej masz dokumentacji do swojego projektu, tym mniej pytań będziesz musiał odpowiedzieć i tym bardziej możesz mieć pewność, że wszyscy są na tej samej stronie.

Nie zapomnij też o tworzeniu szablonów. Jeśli zauważysz, że zadania powtarzają się w kółko, możesz utworzyć szablon. Jeśli na przykład ktoś dodaje strony do witryny i wszystkie są podobne, stwórz szablon strony, aby nie musiał tworzyć czegoś od podstaw za każdym razem, gdy doda stronę.

Dokumentując wszystko, tworzysz bibliotekę zasobów, do których Twój zespół może się odwoływać zawsze, gdy potrzebuje informacji, dzięki czemu Twoja praca jest znacznie wydajniejsza.

5. Zadawaj pytania

Jeśli pamiętasz tylko jedną ze wskazówek dotyczących planowania projektu w tym filmie — chociaż mam nadzieję, że pamiętasz więcej niż jedną — pamiętaj, aby zadawać pytania, bez względu na to, jak małe lub nieistotne są według Ciebie. Jeśli tak myślisz, istnieje duża szansa, że ​​ktoś inny też.

Zachęć swój zespół do zadawania pytań. Chcesz mieć pewność, że wszyscy rozumieją projekt i swoje obowiązki. Nie ma wstydu w uzyskaniu odrobiny jasności.

Pytania pomagają Tobie, Twojemu zespołowi i wszystkim innym osobom zaangażowanym w projekt lepiej się komunikować.

Załóżmy, że Twój zespół zlikwidował duży projekt, a Twoim zadaniem jest zaplanowanie dużego spotkania ze wszystkimi liderami Twojej firmy. Rezerwujesz dużą salę konferencyjną i zamawiasz przekąski. Nadchodzi dzień spotkania i kierownik zespołu pyta, gdzie jest kamera internetowa dla osób, których nie ma w biurze. Nie masz gotowego, ponieważ nigdy nie pytałeś: „Czy wszyscy będą w biurze?” Tylko jedno pytanie może wszystkim oszczędzić wiele stresu.

6. Użyj narzędzia do zarządzania projektami

Na końcu tej listy wskazówek dotyczących zarządzania projektami zainwestuj w narzędzie do zarządzania projektami.

Narzędzie do zarządzania projektami daje możliwość śledzenia wielu projektów w tym samym miejscu. W zależności od używanego narzędzia możesz przesyłać pliki, konfigurować listy rzeczy do zrobienia, przydzielać zadania członkom zespołu, komentować wątki związane z Twoim projektem i nie tylko.

Mając wszystko w jednym miejscu, będziesz mieć bardziej zorganizowany, mniej chaotyczny przepływ pracy, zwłaszcza jeśli pracujesz nad wieloma projektami jednocześnie lub masz coś bardziej złożonego w potoku.

Prosty arkusz kalkulacyjny może początkowo zapewnić Ci porządek, ale warto rozważyć użycie dedykowanego narzędzia, jeśli uważasz, że arkusz kalkulacyjny nie spełnia Twoich rosnących potrzeb.

Dodatkowa wskazówka. Nawiąż współpracę z agencją marketingu cyfrowego, taką jak WebFX, jeśli szukasz zespołu kierowników projektów, którzy pomogą Ci w działaniach marketingowych.

I to wszystko, co mam dla Ciebie w tym filmie. Przed wyjazdem regularnie przypominasz o subskrybowaniu naszego kanału YouTube i naszego biuletynu e-mailowego Revenue Weekly, aby otrzymywać informacje o marketingu cyfrowym od naszych ekspertów. Link do Revenue Weekly znajdziesz w opisie filmu.

A teraz ruszaj i zarządzaj tymi projektami jak szef, którym jesteś!