6 suggerimenti per la gestione del progetto per portare a termine le cose

Questo elenco di sei suggerimenti per la gestione dei progetti ti aiuterà sicuramente a eliminare i progetti che generano entrate per la tua attività.

Trascrizione :

Dare il via a un grande progetto può sembrare intimidatorio, soprattutto se sei incaricato di mantenere le cose in movimento. Siamo qui per aiutarti a mettere fine a quei progetti grandi e spaventosi e diventare un project manager che distrugge gli obiettivi.

È proprio così che gli obiettivi sono l'argomento del nostro primo consiglio di gestione del progetto.

1. Definisci i tuoi obiettivi

Ogni progetto ha bisogno di obiettivi. Quando definisci cosa vuoi ottenere, ti sarà più facile capire come arrivarci.

Potresti prendere in considerazione l'utilizzo del framework degli obiettivi SMART per il tuo progetto. Questo approccio si concentra sulla definizione di obiettivi che sono:

• Specifici, nel senso che sono abbastanza dettagliati da spiegare esattamente quello che vuoi
• Misurabile, il che significa che il tuo successo può essere valutato con determinate metriche
• Raggiungibile, il che significa che hai aspettative realistiche su ciò che puoi ottenere
• Rilevante, il che significa che i tuoi obiettivi sono allineati con gli obiettivi aziendali generali
• Limitato nel tempo, il che significa che hai una sequenza temporale per quando i tuoi obiettivi dovrebbero essere completati

Non tenere questi obiettivi per te, però. Tutti coloro che lavorano a un progetto devono essere consapevoli di ciò per cui stai lavorando in modo che possano assicurarsi che i loro contributi siano in linea con la tua visione.

Inoltre, avere un dialogo aperto con le persone del tuo team dà loro l'opportunità di condividere ciò che pensano sia possibile per la loro parte del progetto, permettendoti di pianificare di conseguenza.

2. Lavorare all'indietro

Una gestione di successo del progetto inizia con il risultato finale. Se hai un obiettivo per il tuo progetto, puoi lavorare a ritroso per analizzare i passaggi che ti porteranno al traguardo.

Supponi di voler lanciare una campagna pubblicitaria video su YouTube. Avrai sicuramente bisogno di un video. Il video deve essere aggiunto a YouTube. Se andiamo più in là, avrai bisogno di qualcuno che realizzi il video.

Analizziamolo ancora di più. Avrai bisogno di qualcuno che pianifichi il video, si coordini con un attore, scriva una sceneggiatura, giri il video e modifichi il prodotto finito. Per quanto riguarda la pubblicità, devi capire il tuo budget, decidere il targeting per pubblico e scrivere una copia.

Puoi espandere ciascuno dei singoli passaggi in questo esempio in modo che abbiano ancora più dettagli.

Dopo aver lavorato a tutto, il grande progetto spaventoso sembrerà una serie gestibile di compiti che tu e il tuo team potrete affrontare.

3. Gestisci le aspettative

Hai fissato i tuoi obiettivi. Ora attieniti a loro. E non promettere cose impossibili solo per compiacere le persone. Nessuno si sentirà felice quando manchi una scadenza o non raggiungi i tuoi obiettivi.

Comunica la sequenza temporale e le capacità del tuo team con tutte le parti interessate del tuo progetto. Sii onesto, ma educato, se qualcuno ha aspettative irrealistiche.

In qualità di project manager, è utile a te e alle persone con cui lavori essere consapevoli dei programmi di tutti. Il tuo progetto probabilmente non è l'unica cosa che tutti hanno nei loro piatti. Ignorare le responsabilità degli altri e spingerli troppo oltre può portare al burnout e alla mancanza di motivazione, il che non fa bene a nessuno.

Tutti si sentiranno meglio se rispetti il ​​loro tempo e comunichi ciò che puoi realizzare realisticamente. Ciò include la contabilizzazione dei problemi che potrebbero verificarsi durante il progetto.

4. Documenta tutto

Avere risorse documentate rimane essenziale per una gestione efficace del progetto.

Tenere una riunione? Prendi nota. Vuoi che le persone completino un'attività in un certo modo? Scrivi le indicazioni. Necessità di soddisfare determinati standard di marca? Crea una guida di stile.

Più documentazione hai per il tuo progetto, meno domande dovrai rispondere e più puoi essere sicuro che tutti siano sulla stessa pagina.

Non dimenticare di creare anche modelli. Se noti che le attività vengono ripetute più e più volte, potresti voler creare un modello. Se, ad esempio, qualcuno sta aggiungendo pagine a un sito Web e sono tutte simili, crea un modello di pagina in modo che non debba creare qualcosa da zero ogni volta che aggiunge una pagina.

Quando documenti tutto, crei una libreria di risorse a cui il tuo team può fare riferimento ogni volta che ha bisogno di informazioni, rendendo il tuo lavoro molto più efficiente.

5. Fai domande

Se ricordi solo uno dei suggerimenti per la pianificazione del progetto in questo video, anche se spero che tu ne ricordi più di uno, ricorda di porre domande, non importa quanto piccole o irrilevanti pensi che siano. Se ci stai pensando, ci sono buone probabilità che lo sia anche qualcun altro.

Incoraggia il tuo team a fare domande. Vuoi assicurarti che tutti comprendano il progetto e le loro responsabilità. Non c'è da vergognarsi a fare un po' di chiarezza.

Le domande aiutano te, il tuo team e chiunque altro coinvolto nel progetto a diventare dei migliori comunicatori.

Supponiamo che il tuo team abbia eliminato un grande progetto e che tu abbia il compito di programmare un grande incontro con tutti i leader della tua azienda. Prenoti una grande sala conferenze e ordini degli snack. Arriva il giorno della riunione e il tuo team leader chiede dove si trova la webcam per le persone che non sono in ufficio. Non ne hai uno pronto perché non hai mai chiesto: "Saranno tutti in ufficio?" Solo una domanda può salvare tutti un sacco di stress.

6. Utilizzare uno strumento di gestione dei progetti

Ultimo in questo elenco di suggerimenti per la gestione dei progetti, investi in uno strumento di gestione dei progetti.

Uno strumento di gestione dei progetti ti dà la possibilità di tenere traccia di più progetti tutti nello stesso posto. A seconda dello strumento che utilizzi, puoi caricare file, impostare elenchi di cose da fare, assegnare attività ai membri del team, commentare discussioni relative al tuo progetto e altro ancora.

Con tutto in un unico posto, avrai un flusso di lavoro più organizzato e meno caotico, soprattutto se lavori su più progetti contemporaneamente o hai qualcosa di più complesso in cantiere.

Un semplice foglio di calcolo può tenerti organizzato inizialmente, ma potresti prendere in considerazione uno strumento dedicato se ritieni che un foglio di calcolo non soddisfi le tue crescenti esigenze.

Suggerimento bonus. Collabora con un'agenzia di marketing digitale come WebFX se stai cercando un team di project manager che ti aiuti con i tuoi sforzi di marketing.

Ed è tutto ciò che ho per te in questo video. Prima di andare, questo è il tuo regolare promemoria per iscriverti al nostro canale YouTube e alla nostra newsletter via e-mail, Revenue Weekly, per approfondimenti di marketing digitale dai nostri esperti. Puoi trovare il link a Revenue Weekly nella descrizione del video.

Ora esci e gestisci quei progetti come il capo che sei!