6 Tips Manajemen Proyek untuk Menyelesaikan Pekerjaan

Daftar enam kiat manajemen proyek ini pasti akan membantu Anda menghentikan proyek yang mendorong pendapatan untuk bisnis Anda.

Transkrip :

Memulai proyek besar mungkin tampak menakutkan, terutama jika Anda bertanggung jawab untuk menjaga segala sesuatunya tetap berjalan. Kami di sini untuk membantu Anda menyelesaikan proyek besar dan menakutkan itu dan menjadi manajer proyek yang menghancurkan tujuan.

Tujuan kebetulan menjadi subjek tip manajemen proyek pertama kami.

1. Tentukan tujuan Anda

Setiap proyek membutuhkan tujuan. Ketika Anda menentukan apa yang ingin Anda capai, Anda akan lebih mudah mencari tahu bagaimana mencapainya.

Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan kerangka sasaran SMART untuk proyek Anda. Pendekatan ini berfokus pada penetapan tujuan yaitu:

• Spesifik, artinya cukup detail untuk menjelaskan dengan tepat apa yang Anda inginkan
• Terukur, artinya kesuksesan Anda dapat dievaluasi dengan metrik tertentu
• Dapat dicapai, artinya Anda memiliki harapan yang realistis atas apa yang dapat Anda capai
• Relevan, artinya tujuan Anda selaras dengan tujuan perusahaan Anda secara keseluruhan
• Terikat waktu, artinya Anda memiliki garis waktu kapan tujuan Anda harus diselesaikan

Namun, jangan simpan tujuan ini untuk diri sendiri. Setiap orang yang mengerjakan sebuah proyek perlu menyadari apa yang sedang Anda kerjakan sehingga mereka dapat memastikan kontribusi mereka selaras dengan visi Anda.

Selain itu, melakukan dialog terbuka dengan orang-orang di tim Anda memberi mereka kesempatan untuk berbagi apa yang menurut mereka mungkin untuk bagian mereka dalam proyek — memungkinkan Anda untuk membuat rencana yang sesuai.

2. Bekerja mundur

Manajemen proyek yang sukses dimulai dengan hasil akhir. Jika Anda memiliki tujuan untuk proyek Anda, Anda dapat bekerja mundur untuk memecah langkah-langkah yang akan membawa Anda ke garis finish.

Katakanlah Anda ingin meluncurkan satu kampanye iklan video di YouTube. Anda pasti membutuhkan video. Video perlu ditambahkan ke YouTube. Jika kita melangkah lebih jauh ke jalan itu, Anda akan membutuhkan seseorang untuk membuat video.

Mari kita uraikan lebih jauh lagi. Anda akan membutuhkan seseorang untuk merencanakan video, berkoordinasi dengan aktor, menulis naskah, merekam video, dan mengedit produk jadi. Di sisi periklanan, Anda perlu mengetahui anggaran Anda, memutuskan penargetan audiens, dan menulis salinan.

Anda dapat memperluas setiap langkah individu dalam contoh ini sehingga mereka memiliki lebih banyak detail.

Setelah Anda menyelesaikan semuanya, proyek besar yang menakutkan akan terasa seperti serangkaian tugas yang dapat Anda dan tim Anda tangani.

3. Kelola harapan

Anda telah menetapkan tujuan Anda. Sekarang patuhi mereka. Dan jangan menjanjikan hal-hal yang mustahil hanya untuk menyenangkan orang. Tidak ada yang akan merasa senang ketika Anda melewatkan tenggat waktu atau gagal mencapai tujuan Anda.

Komunikasikan linimasa dan kemampuan tim Anda dengan semua pemangku kepentingan proyek Anda. Jujurlah — tetapi sopan — jika ada orang yang memiliki harapan yang tidak realistis.

Sebagai manajer proyek, ada baiknya Anda dan orang-orang yang bekerja dengan Anda untuk memperhatikan jadwal setiap orang. Proyek Anda kemungkinan bukan satu-satunya yang dimiliki setiap orang. Mengabaikan tanggung jawab orang lain dan memaksakannya terlalu keras dapat menyebabkan kelelahan dan kurangnya motivasi — yang tidak baik untuk siapa pun.

Setiap orang akan merasa lebih baik jika Anda menghargai waktu mereka dan mengomunikasikan apa yang dapat Anda capai secara realistis. Ini termasuk memperhitungkan masalah yang mungkin muncul di seluruh proyek.

4. Dokumentasikan semuanya

Memiliki sumber daya yang terdokumentasi tetap penting untuk manajemen proyek yang efektif.

Mengadakan pertemuan? Ambil catatan. Ingin orang menyelesaikan tugas dengan cara tertentu? Tulis petunjuk arah. Perlu memenuhi standar merek tertentu? Buat panduan gaya.

Semakin banyak dokumentasi yang Anda miliki untuk proyek Anda, semakin sedikit pertanyaan yang harus Anda jawab dan semakin yakin Anda bahwa semua orang berada di halaman yang sama.

Jangan lupa untuk membuat template juga. Jika Anda melihat tugas yang berulang-ulang, Anda mungkin ingin membuat template. Jika, misalnya, seseorang menambahkan halaman ke situs web dan semuanya serupa, buatlah templat halaman sehingga mereka tidak perlu membuat sesuatu dari awal setiap kali mereka menambahkan halaman.

Saat Anda mendokumentasikan semuanya, Anda membuat pustaka sumber daya yang dapat dirujuk oleh tim Anda kapan pun mereka membutuhkan informasi, membuat pekerjaan Anda jauh lebih efisien.

5. Ajukan pertanyaan

Jika Anda hanya ingat salah satu tip perencanaan proyek dalam video ini — meskipun, saya harap Anda mengingat lebih dari satu — ingatlah untuk mengajukan pertanyaan, tidak peduli seberapa kecil atau tidak penting yang Anda pikirkan. Jika Anda memikirkannya, ada kemungkinan orang lain juga demikian.

Dorong tim Anda untuk mengajukan pertanyaan. Anda ingin memastikan semua orang memahami proyek dan tanggung jawab mereka. Tidak perlu malu untuk mendapatkan sedikit kejelasan.

Pertanyaan membantu Anda, tim Anda, dan siapa pun yang terlibat dalam proyek menjadi komunikator yang lebih baik.

Katakanlah tim Anda telah menyelesaikan proyek besar, dan Anda ditugaskan untuk menjadwalkan pertemuan besar dengan semua pemimpin perusahaan Anda. Anda memesan ruang konferensi besar dan memesan beberapa makanan ringan. Hari pertemuan tiba dan pemimpin tim Anda bertanya di mana webcam untuk orang-orang yang tidak berada di kantor. Anda tidak memilikinya karena Anda tidak pernah bertanya, "Apakah semua orang akan ada di kantor?" Hanya satu pertanyaan yang dapat menyelamatkan semua orang dari stres.

6. Gunakan alat manajemen proyek

Terakhir dalam daftar tip manajemen proyek ini, berinvestasilah dalam alat manajemen proyek.

Alat manajemen proyek memberi Anda kemampuan untuk melacak beberapa proyek di tempat yang sama. Bergantung pada alat yang Anda gunakan, Anda dapat mengunggah file, menyiapkan daftar tugas, menetapkan tugas ke anggota tim, mengomentari utas yang terkait dengan proyek Anda, dan banyak lagi.

Dengan semuanya di satu tempat, Anda akan memiliki alur kerja yang lebih teratur dan tidak terlalu kacau, terutama jika Anda mengerjakan banyak proyek sekaligus atau memiliki sesuatu yang lebih kompleks dalam proses.

Spreadsheet sederhana mungkin membuat Anda tetap teratur pada awalnya, tetapi Anda mungkin ingin mempertimbangkan alat khusus jika Anda merasa bahwa spreadsheet tidak memenuhi kebutuhan Anda yang terus bertambah.

Kiat bonus. Bermitralah dengan agensi pemasaran digital seperti WebFX jika Anda mencari tim manajer proyek untuk membantu upaya pemasaran Anda.

Dan hanya itu yang saya miliki untuk Anda dalam video ini. Sebelum Anda pergi, ini adalah pengingat rutin Anda untuk berlangganan saluran YouTube kami dan buletin email kami, Revenue Weekly, untuk wawasan pemasaran digital dari para ahli kami. Anda dapat menemukan tautan ke Revenue Weekly di deskripsi video.

Sekarang keluarlah dan kelola proyek-proyek itu seperti bos Anda!