6 dicas de gerenciamento de projetos para fazer as coisas

Esta lista de seis dicas de gerenciamento de projetos certamente o ajudará a eliminar os projetos que geram receita para o seu negócio.

Transcrição :

Iniciar um grande projeto pode parecer intimidador, especialmente se você estiver encarregado de manter as coisas em movimento. Estamos aqui para ajudá-lo a desvendar esses projetos grandes e assustadores e se tornar um gerente de projeto de metas.

As metas são o assunto da nossa primeira dica de gerenciamento de projetos.

1. Defina seus objetivos

Todo projeto precisa de metas. Quando você define o que deseja alcançar, terá mais facilidade em descobrir como chegar lá.

Você pode considerar o uso da estrutura de metas SMART para seu projeto. Essa abordagem se concentra em estabelecer metas que são:

• Específicos, o que significa que são detalhados o suficiente para explicar exatamente o que você deseja
• Mensurável, o que significa que seu sucesso pode ser avaliado com certas métricas
• Atingível, o que significa que você tem expectativas realistas sobre o que pode alcançar
• Relevante, o que significa que suas metas estão alinhadas com os objetivos gerais da empresa
• Com prazo, o que significa que você tem um cronograma para quando seus objetivos devem ser concluídos

Não guarde esses objetivos para si mesmo, no entanto. Todos que trabalham em um projeto precisam estar cientes do que você está trabalhando para garantir que suas contribuições estejam alinhadas à sua visão.

Além disso, ter um diálogo aberto com as pessoas de sua equipe lhes dá a oportunidade de compartilhar o que acham que é possível para sua parte do projeto – permitindo que você planeje adequadamente.

2. Trabalhe de trás para frente

O gerenciamento de projetos bem-sucedido começa com o resultado final. Se você tem uma meta para o seu projeto, pode trabalhar de trás para frente para detalhar as etapas que o levarão à linha de chegada.

Digamos que você queira lançar uma campanha de publicidade em vídeo no YouTube. Você definitivamente vai precisar de um vídeo. O vídeo precisa ser adicionado ao YouTube. Se formos mais adiante nesse caminho, você precisará de alguém para fazer o vídeo.

Vamos quebrar isso ainda mais. Você precisará de alguém para planejar o vídeo, coordenar com um ator, escrever um roteiro, filmar o vídeo e editar o produto final. No lado da publicidade, você precisa descobrir seu orçamento, decidir o público-alvo e escrever o texto.

Você pode expandir cada uma das etapas individuais neste exemplo para que elas tenham ainda mais detalhes.

Depois de ter trabalhado em tudo, o grande projeto assustador parecerá uma série gerenciável de tarefas que você e sua equipe podem enfrentar.

3. Gerencie as expectativas

Você definiu seus objetivos. Agora fique com eles. E não prometa coisas impossíveis só para agradar as pessoas. Ninguém ficará feliz quando você perder um prazo ou ficar aquém de seus objetivos.

Comunique o cronograma e os recursos de sua equipe com todas as partes interessadas do seu projeto. Seja honesto – mas educado – se alguém tiver expectativas irreais.

Como gerente de projeto, é benéfico para você e para aqueles com quem trabalha estar atento aos horários de todos. Seu projeto provavelmente não é a única coisa que todos têm em seus pratos. Ignorar as responsabilidades de outras pessoas e pressioná-las demais pode levar ao esgotamento e à falta de motivação – o que não é bom para ninguém.

Todos se sentirão melhor se você respeitar o tempo deles e comunicar o que você pode realizar de forma realista. Isso inclui a contabilização de problemas que podem surgir ao longo do projeto.

4. Documente tudo

Ter recursos documentados continua sendo essencial para o gerenciamento de projetos eficaz.

Fazendo uma reunião? Tome notas. Quer que as pessoas concluam uma tarefa de uma determinada maneira? Escreva as direções. Precisa atender a determinados padrões da marca? Faça um guia de estilo.

Quanto mais documentação você tiver para o seu projeto, menos perguntas terá que responder e mais confiança poderá ter de que todos estão na mesma página.

Não se esqueça de fazer modelos também. Se você perceber que as tarefas estão sendo repetidas várias vezes, convém criar um modelo. Se, por exemplo, alguém estiver adicionando páginas a um site e todas forem semelhantes, crie um modelo de página para que eles não precisem criar algo do zero toda vez que adicionarem uma página.

Ao documentar tudo, você cria uma biblioteca de recursos que sua equipe pode consultar sempre que precisar de informações, tornando seu trabalho muito mais eficiente.

5. Faça perguntas

Se você se lembrar apenas de uma das dicas de planejamento de projeto neste vídeo – embora, espero que você se lembre de mais de uma – lembre-se de fazer perguntas, não importa quão pequenas ou inconsequentes você ache que sejam. Se você está pensando assim, há uma boa chance de que outra pessoa também esteja.

Incentive sua equipe a fazer perguntas. Você quer garantir que todos entendam o projeto e suas responsabilidades. Não há vergonha em obter um pouco de clareza.

As perguntas ajudam você, sua equipe e qualquer outra pessoa envolvida no projeto a se tornarem melhores comunicadores.

Digamos que sua equipe derrubou um grande projeto e você está encarregado de agendar uma grande reunião com todos os líderes da sua empresa. Você reserva uma grande sala de conferências e pede alguns lanches. O dia da reunião chega e o líder de sua equipe pergunta onde está a webcam para as pessoas que não estão no escritório. Você não tem um pronto porque nunca perguntou: “Todos estarão no escritório?” Apenas uma pergunta pode poupar muito estresse a todos.

6. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos

Por último nesta lista de dicas de gerenciamento de projetos, invista em uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Uma ferramenta de gerenciamento de projetos oferece a capacidade de rastrear vários projetos no mesmo local. Dependendo da ferramenta que você usa, você pode fazer upload de arquivos, configurar listas de tarefas, atribuir tarefas aos membros da equipe, comentar em tópicos relacionados ao seu projeto e muito mais.

Com tudo em um só lugar, você terá um fluxo de trabalho mais organizado e menos caótico, especialmente se trabalhar em vários projetos ao mesmo tempo ou tiver algo mais complexo em andamento.

Uma planilha simples pode mantê-lo organizado inicialmente, mas você pode querer considerar uma ferramenta dedicada se achar que uma planilha não atende às suas necessidades crescentes.

Dica bônus. Faça parceria com uma agência de marketing digital como a WebFX se estiver procurando uma equipe de gerentes de projeto para ajudar em seus esforços de marketing.

E isso é tudo que eu tenho para você neste vídeo. Antes de ir, este é seu lembrete regular para assinar nosso canal do YouTube e nosso boletim informativo por e-mail, Revenue Weekly, para obter insights de marketing digital de nossos especialistas. Você pode encontrar o link para Revenue Weekly na descrição do vídeo.

Agora vá lá e gerencie esses projetos como o chefe que você é!