เคล็ดลับการบริหารโครงการ 6 ข้อในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ

เคล็ดลับการจัดการโครงการหกข้อนี้จะช่วยให้คุณเอาชนะโครงการที่สร้างรายได้ให้กับธุรกิจของคุณได้อย่างแน่นอน

ถอดเสียง :

การเริ่มโครงการใหญ่อาจดูน่ากลัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีหน้าที่ดูแลให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไป เราอยู่ที่นี่เพื่อช่วยคุณเอาชนะโครงการใหญ่ๆ ที่น่ากลัวเหล่านั้น และกลายเป็นผู้จัดการโครงการที่ทำลายเป้าหมาย

เป้าหมายเป็นเรื่องของเคล็ดลับการจัดการโครงการข้อแรกของเรา

1. กำหนดเป้าหมายของคุณ

ทุกโครงการต้องการเป้าหมาย เมื่อคุณกำหนดสิ่งที่ต้องการบรรลุ คุณจะมีเวลามากขึ้นในการหาวิธีไปที่นั่น

คุณอาจต้องการพิจารณาใช้กรอบเป้าหมาย SMART สำหรับโครงการของคุณ แนวทางนี้มุ่งเน้นไปที่การกำหนดเป้าหมายที่:

• เจาะจง หมายถึง มีรายละเอียดเพียงพอที่จะอธิบายสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างชัดเจน
• วัดได้ หมายถึงความสำเร็จของคุณสามารถประเมินได้ด้วยตัวชี้วัดบางอย่าง
• บรรลุได้ หมายความว่าคุณมีความคาดหวังตามความเป็นจริงสำหรับสิ่งที่คุณบรรลุได้
• เกี่ยวข้อง หมายถึง เป้าหมายของคุณสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของบริษัทโดยรวม
• Time-bound หมายถึง คุณมีเส้นเวลาว่าเป้าหมายของคุณควรจะสำเร็จเมื่อใด

อย่าเก็บเป้าหมายเหล่านี้ไว้กับตัวเอง ทุกคนที่ทำงานในโปรเจ็กต์ต้องตระหนักถึงสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ เพื่อให้แน่ใจว่าผลงานของพวกเขาสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ของคุณ

นอกจากนี้ การสนทนาอย่างเปิดเผยกับผู้คนในทีมของคุณยังเปิดโอกาสให้พวกเขาได้แบ่งปันสิ่งที่พวกเขาคิดว่าเป็นไปได้สำหรับส่วนหนึ่งของโครงการ — ช่วยให้คุณวางแผนได้อย่างเหมาะสม

2. ทำงานถอยหลัง

การจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จเริ่มต้นด้วยผลลัพธ์สุดท้าย หากคุณมีเป้าหมายสำหรับโครงการของคุณ คุณสามารถทำงานย้อนหลังเพื่อแบ่งขั้นตอนที่จะพาคุณไปถึงเส้นชัยได้

สมมติว่าคุณต้องการเปิดตัวแคมเปญโฆษณาวิดีโอหนึ่งรายการบน YouTube คุณจะต้องมีวิดีโออย่างแน่นอน ต้องเพิ่มวิดีโอลงใน YouTube หากเราไปต่อในเส้นทางนั้น คุณจะต้องมีคนทำวิดีโอ

มาทำลายมันกันดีกว่า คุณจะต้องมีใครสักคนในการวางแผนวิดีโอ ประสานงานกับนักแสดง เขียนบท ถ่ายทำวิดีโอ และแก้ไขผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป ในด้านการโฆษณา คุณต้องหางบประมาณ ตัดสินใจเกี่ยวกับการกำหนดกลุ่มเป้าหมาย และเขียนข้อความ

คุณสามารถขยายแต่ละขั้นตอนในตัวอย่างนี้เพื่อให้มีรายละเอียดมากขึ้น

หลังจากที่คุณได้ทำงานผ่านทุกอย่างแล้ว โปรเจ็กต์ใหญ่ที่น่ากลัวจะรู้สึกเหมือนกับชุดงานที่จัดการได้ซึ่งคุณและทีมของคุณสามารถจัดการได้

3. จัดการความคาดหวัง

คุณได้กำหนดเป้าหมายของคุณ ตอนนี้ยึดติดกับพวกเขา และอย่าสัญญาในสิ่งที่เป็นไปไม่ได้เพียงเพื่อทำให้คนอื่นพอใจ ไม่มีใครจะรู้สึกมีความสุขเมื่อคุณพลาดกำหนดเวลาหรือไม่บรรลุเป้าหมายของคุณ

สื่อสารไทม์ไลน์และความสามารถของทีมของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของโครงการ ซื่อสัตย์ — แต่สุภาพ — ถ้าใครมีความคาดหวังที่ไม่สมจริง

ในฐานะผู้จัดการโครงการ จะเป็นประโยชน์ต่อคุณและคนที่คุณทำงานด้วยที่จะต้องคำนึงถึงกำหนดการของทุกคน โครงการของคุณอาจไม่ใช่สิ่งเดียวที่ทุกคนมีอยู่บนจานของพวกเขา การเพิกเฉยต่อความรับผิดชอบของผู้อื่นและการผลักดันพวกเขามากเกินไปอาจนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายและขาดแรงจูงใจ ซึ่งเป็นสิ่งที่ดีสำหรับทุกคน

ทุกคนจะรู้สึกดีขึ้นถ้าคุณเคารพเวลาของพวกเขาและสื่อสารสิ่งที่คุณทำได้จริง ซึ่งรวมถึงการบัญชีสำหรับปัญหาที่อาจปรากฏขึ้นตลอดทั้งโครงการ

4. เอกสารทุกอย่าง

การมีเอกสารทรัพยากรยังคงมีความจำเป็นต่อการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

จัดประชุม? จดบันทึก. ต้องการให้ผู้คนทำงานให้สำเร็จด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง? เขียนคำแนะนำ ต้องเป็นไปตามมาตรฐานของแบรนด์หรือไม่? ทำคู่มือสไตล์

ยิ่งคุณมีเอกสารสำหรับโครงการของคุณมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งต้องตอบคำถามน้อยลงเท่านั้น และมั่นใจมากขึ้นว่าทุกคนเข้าใจตรงกัน

อย่าลืมสร้างเทมเพลตด้วย หากคุณสังเกตเห็นงานซ้ำแล้วซ้ำเล่า คุณอาจต้องการสร้างเทมเพลต ตัวอย่างเช่น หากมีใครบางคนกำลังเพิ่มหน้าลงในเว็บไซต์และทุกหน้าคล้ายกัน ให้สร้างเทมเพลตหน้าเพื่อไม่ให้พวกเขาต้องสร้างอะไรใหม่ตั้งแต่ต้นทุกครั้งที่เพิ่มหน้า

เมื่อคุณจัดทำเอกสารทุกอย่าง คุณจะสร้างไลบรารีของทรัพยากรที่ทีมของคุณสามารถอ้างอิงได้ทุกเมื่อที่ต้องการข้อมูล ทำให้งานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. ถามคำถาม

หากคุณจำได้เพียงหนึ่งในเคล็ดลับการวางแผนโครงการในวิดีโอนี้ แม้ว่าฉันหวังว่าคุณจะจำได้มากกว่าหนึ่งข้อ — อย่าลืมถามคำถาม ไม่ว่าคุณจะคิดว่ามันเล็กน้อยหรือไม่สำคัญเพียงใด หากคุณกำลังคิดอยู่ก็มีโอกาสดีที่คนอื่นจะเป็นเช่นกัน

สนับสนุนให้ทีมของคุณถามคำถาม คุณต้องการให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจโครงการและความรับผิดชอบของพวกเขา ไม่มีความละอายที่จะได้รับความชัดเจนเล็กน้อย

คำถามช่วยให้คุณ ทีมของคุณ และใครก็ตามที่เกี่ยวข้องกับโครงการกลายเป็นผู้สื่อสารที่ดีขึ้น

สมมติว่าทีมของคุณล้มโครงการใหญ่ และคุณได้รับมอบหมายให้จัดกำหนดการการประชุมใหญ่กับผู้นำของบริษัททั้งหมดของคุณ คุณจองห้องประชุมขนาดใหญ่และสั่งของว่าง วันประชุมมาถึงและหัวหน้าทีมของคุณจะถามว่าเว็บแคมอยู่ที่ไหนสำหรับคนที่ไม่ได้อยู่ในสำนักงาน ไม่มีพร้อมเพราะไม่เคยถามว่า “ทุกคนจะอยู่ในออฟฟิศไหม” คำถามเดียวสามารถช่วยทุกคนคลายเครียดได้

6. ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ

สุดท้ายในรายการเคล็ดลับการจัดการโครงการ ลงทุนในเครื่องมือการจัดการโครงการ

เครื่องมือการจัดการโครงการช่วยให้คุณสามารถติดตามหลายโครงการได้ในที่เดียว ขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่คุณใช้ คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ ตั้งค่ารายการสิ่งที่ต้องทำ มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม แสดงความคิดเห็นในเธรดที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ และอื่นๆ

เมื่อรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว คุณจะมีเวิร์กโฟลว์ที่เป็นระเบียบและไม่วุ่นวายมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานหลายโครงการพร้อมกันหรือมีสิ่งที่ซับซ้อนกว่านี้ในไปป์ไลน์

สเปรดชีตธรรมดาอาจทำให้คุณจัดระเบียบได้ตั้งแต่แรก แต่คุณอาจต้องการพิจารณาเครื่องมือเฉพาะหากคุณรู้สึกว่าสเปรดชีตไม่ตรงกับความต้องการที่เพิ่มขึ้นของคุณ

เคล็ดลับโบนัส ร่วมเป็นพันธมิตรกับเอเจนซี่การตลาดดิจิทัล เช่น WebFX หากคุณกำลังมองหาทีมผู้จัดการโครงการเพื่อช่วยเหลือด้านการตลาดของคุณ

และนั่นคือทั้งหมดที่ฉันมีให้คุณในวิดีโอนี้ ก่อนที่คุณจะไป นี่คือการเตือนความจำปกติของคุณให้สมัครรับข้อมูลจากช่อง YouTube และจดหมายข่าวทางอีเมล Revenue Weekly สำหรับข้อมูลเชิงลึกด้านการตลาดดิจิทัลจากผู้เชี่ยวชาญของเรา คุณสามารถหาลิงก์ไปยัง Revenue Weekly ได้ในคำอธิบายวิดีโอ

ออกไปที่นั่นและจัดการโครงการเหล่านั้นเหมือนเจ้านายที่คุณเป็น!